Wenn ein Unternehmen Produkte und Dienstleistungen auf Kredit von einem Lieferanten oder Gläubiger kauft, der schnell zurückgezahlt werden muss, wird der Buchhaltungsposten als Kreditorenbuchhaltung (AP) bezeichnet. In der Bilanz werden sie als kurzfristige Verbindlichkeiten aufgeführt. Eine Kreditorenbuchhaltung in einem Unternehmen ist dafür zuständig, Zahlungen zu leisten, die das Unternehmen Lieferanten und anderen Gläubigern schuldet. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Kreditorenbuchhaltung, einschließlich ihrer Beispiele, ihres Prozesses, ihrer Bilanzierung und eines guten Vergleichs von AP und Forderungen. Lass uns anfangen.
Was sind Kreditoren (AP)?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind kurzfristige Verbindlichkeiten und Bilanzverbindlichkeiten, bei denen ein Unternehmen seinen Lieferanten/Lieferanten Geld schuldet, die dem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gegeben haben. AP ist auch als die Abteilung bekannt, die für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen oder Rechnungen und die Erfassung kurzfristiger Schulden im Hauptbuch (GL) zuständig ist. Vor der Zahlung an die Lieferanten verifizierte die Kreditorenbuchhaltung die Rechnungen mit den (Kauf-)Bestellungen und stellte sicher, dass die Produkte oder Dienstleistungen eingegangen waren.
Was macht die Kreditorenbuchhaltung?
Die Rolle der AP-Abteilung besteht darin, einer Organisation finanzielle, administrative und kaufmännische Unterstützung anzubieten: Dieses Team ist für die Überwachung des gesamten Kreditorenprozesses verantwortlich. Dies ist eine wichtige Funktion in der Buchhaltung des Unternehmens und umfasst die Codierung, Genehmigung, Zahlung und Abstimmung von Lieferantenrechnungen.
Die Verantwortung jedes Mitglieds des Kreditorenteams trägt zur Verbesserung des Zahlungsprozesses bei und stellt sicher, dass Zahlungen nur auf legitime und korrekte Rechnungen und Rechnungen erfolgen. Ein qualifiziertes und gut geführtes Kreditorenbuchhaltungspersonal kann Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld im Kreditorenbuchhaltungsprozess sparen.
Mit Automatisierungsfunktionen können Kreditorenbuchhaltungsteams schnell auswählen, wann Rechnungen bezahlt werden sollen (um verspätete Gebühren zu vermeiden oder von Einsparungen bei vorzeitiger Zahlung zu profitieren) und wie sie bezahlt werden (per Papierscheck, ACH oder über virtuelle Karten, mit denen Sie Cashback-Rabatte erhalten). . Dadurch erhalten Organisationen eine bessere Kontrolle über ihre ausgehenden Barmittel und können sogar AP von einem Kostenzentrum in ein Profitcenter umwandeln.
Was ist der Kreditorenbuchhaltungsprozess?
Vor einer Lieferantenzahlung führt die Kreditorenbuchhaltung eine Reihe von Verfahren durch. Aufgrund der Größe und des Volumens der Transaktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen Richtlinien festgelegt werden.
Das Verfahren umfasst die folgenden Schritte:
#1. Erhalt der Rechnung
Wenn Produkte gekauft wurden, hilft die Rechnung bei der Bestimmung der erhaltenen Menge. Während dieser Zeit kann auch die Echtheit der Rechnung festgestellt werden.
#2. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails
Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den Namen, die Autorisierung, das Datum und die Spezifikationen des Lieferanten enthält, die überprüft wurden und mit der Bestellung übereinstimmen.
#3. Aktualisierung der Aufzeichnungen nach Erhalt der Rechnung
Konten im Hauptbuch müssen abhängig von erhaltenen Rechnungen aktualisiert werden, und häufig ist eine Ausgabenbuchung erforderlich. Da die Genehmigungshierarchie an den Rechnungswert gebunden ist, kann in diesem Schritt eine Genehmigung durch das Management erforderlich sein.
#4. Pünktliche Zahlung leisten
Alle Zahlungen auf Rechnungen sollten vor oder an dem zwischen einem Verkäufer und einem kaufenden Unternehmen vereinbarten Fälligkeitsdatum ausgeführt werden. Die erforderlichen Unterlagen müssen vorbereitet und geprüft werden. Die auf dem Scheck vermerkten Informationen, die Bankverbindung des Verkäufers, die Zahlungsbelege, die Originalrechnung und die Bestellung müssen alle überprüft werden. Zu diesem Zeitpunkt kann auch eine Genehmigung durch das Management erforderlich sein.
Interne Kontrollen sollten in den Kreditorenprozess aufgenommen werden, um die Sicherheit der Barmittel und Vermögenswerte eines Unternehmens zu gewährleisten.
- Verhindern Sie die Zahlung einer betrügerischen Rechnung
- Verhindern Sie die Zahlung einer falschen Rechnung
- Verhindern Sie, dass Sie eine Kreditorenrechnung zweimal bezahlen
- Stellen Sie sicher, dass alle Kreditorenrechnungen berücksichtigt werden
Beispiele für die Kreditorenbuchhaltung
AP umfasst Business-to-Business-Abrechnung. Ihr Unternehmen muss ein anderes Unternehmen für die von ihm angebotenen Artikel oder Dienstleistungen bezahlen. Dies sind einige Beispiele für Kreditoren, darunter:
#1. Reinigungsdienste
Reinigungsdienste sind eines der Beispiele für Verbindlichkeiten. AP kann angezeigt werden, wenn Unternehmen A Unternehmen B beschäftigt, um seinen Reinigungsbedarf zu decken. In diesem Fall muss Unternehmen A Unternehmen B regelmäßig im Austausch für rechtzeitige und zuverlässige Reinigungsdienste bezahlen.
#2. Uniformen des Personals
Dies ist eines der Beispiele für Verbindlichkeiten, wenn ein Unternehmen ein anderes Unternehmen beauftragt, die Uniformen seiner Mitarbeiter herzustellen. Dies ist ein Beispiel für wiederkehrende oder laufende Unternehmensausgaben. Aufgrund von Personalfluktuation und verlorenen oder beschädigten Uniformen sind weitere Bestellungen erforderlich. Wenn Unternehmen B einen neuen Auftrag erhält, stellt es Unternehmen A eine Rechnung aus, und die Debitorenbuchhaltung von Unternehmen A wickelt die Zahlung ab.
#3. Bürobedarf
Um sicherzustellen, dass ihnen nie die wichtigen Vorräte ausgehen, kaufen viele Unternehmen in großen Mengen und richten wiederkehrende Einkäufe basierend auf der Nutzungshäufigkeit ein. Um eine effektive Produktivität zu gewährleisten, haben diese Geschäftsinhaber häufig ausstehende Zahlungen an ihre Bürobedarfslieferanten.
#4. Hygiene
Viele Unternehmen beauftragen andere Unternehmen mit dem Abtransport ihrer Abfälle und Wertstoffe. Diese Dienste werden in der Regel wöchentlich angeboten. Dies ist auch eines der guten Beispiele für Kreditorenbuchhaltung.
Was sind Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Debitorenbuchhaltung (AR) und Kreditorenbuchhaltung (AP) stehen sich grundsätzlich diametral gegenüber. Verbindlichkeiten sind die Gelder, die Lieferanten geschuldet werden, während Forderungen Gelder sind, die dem Unternehmen geschuldet werden, im Allgemeinen von Verbrauchern. Wenn ein Unternehmen eine Kredittransaktion mit einem anderen durchführt, verbucht das eine einen Eintrag bei AP in seinen Büchern, während das andere einen Eintrag bei den Debitorenbuchhaltungen verbucht.
Debitoren- vs. Kreditorenbuchhaltung: Was ist der Unterschied?
- Klassifikation
- Verrechnungszulagen
- Audits
Die Bilanzierungsmethoden für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind sehr ähnlich. Der wesentliche Gegensatz besteht darin, dass sich Forderungen auf Gelder beziehen, die voraussichtlich in die Organisation eingehen, während sich Verbindlichkeiten auf Gelder beziehen, die das Unternehmen bald verlassen werden. Weitere Unterscheidungen zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten sind wie folgt:
#1. Einstufung
AP ist ein Girokonto, das Geld meldet, das voraussichtlich bald in die Organisation eingeht. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind eine Art Kontokorrentkonto, das Geld beschreibt, das kurz davor steht, das Unternehmen zu verlassen.
#2. Verrechnungszulagen
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, aber nicht AP, können einen laufenden Betrag haben, der als Verrechnungsbetrag bezeichnet wird. Verrechnungsabzüge sollen der Möglichkeit Rechnung tragen, dass einige Forderungen niemals bezahlt werden. Buchhalter bezeichnen diese als „zweifelhafte Konten“. Eine Verrechnungszulage ist der Geldbetrag, den das Unternehmen verlieren kann, wenn fragwürdige Konten ihre Rechnungen nicht bezahlen. Das Unternehmen erleidet einen Verlust, der sich auf das Gesamtergebnis auswirkt.
Wirtschaftsprüfer und Buchhalter dürfen keine Ausgleichszahlungen für AP erstellen. Wenn das Unternehmen einen Verrechnungsbetrag für Schulden schafft, die es (das Unternehmen) schuldet, impliziert dies, dass das Unternehmen nicht beabsichtigt, seine Rechnungen zu bezahlen. Dieses Verhalten verstößt gegen mehrere allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP), die die Unternehmensfinanzierung regeln.
#3. Prüfungen
Wirtschaftsprüfer untersuchen sowohl Verbindlichkeiten als auch Forderungen, um Transparenz und Ehrlichkeit zu gewährleisten, aber sie suchen in jedem Hauptbuch nach unterschiedlichen Dingen.
- Bei der Prüfung der Debitorenbuchhaltung stellen sie sicher, dass jeder Hauptbuchposten realen Rechnungen entspricht. Sie suchen auch nach fragwürdigen Konten und Rechnungen, die wahrscheinlich nicht bezahlt werden. Sie überprüfen, ob die Buchhalter eines Unternehmens den Nettowert des Unternehmens aufblähen, indem sie zukünftige Einnahmen melden, die niemals realisiert werden. Zeigen sich die Kunden eines Unternehmens nicht bereit, ihre Rechnungen zu bezahlen, muss deren Betrag von den Forderungen in die laufenden Ausgaben überführt werden. Auditoren bescheinigen auch, dass alle AP vom Unternehmen korrekt gelistet sind.
- Wirtschaftsprüfer suchen das Gegenteil, wenn sie Kreditorenbuchhaltung prüfen – Unternehmen könnten ihren Nettowert übertreiben, indem sie Rechnungen aus Kreditorenbuchhaltung löschen. Dies verschleiert effektiv bekannte Verpflichtungen gegenüber den Aktionären, Gläubigern und potenziellen Investoren des Unternehmens.
Warum die Kreditorenbuchhaltung automatisieren?
Jedes Unternehmen erhält Rechnungen und bezahlt Lieferanten. Dennoch dauert die manuelle Bearbeitung dieser Rechnungen und die Zahlung von Zahlungen lange und ist sehr kostspielig. Die typischen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung betragen 12 bis 15 US-Dollar, zuzüglich 5 US-Dollar für die Zahlung per Papierscheck. Manuelle Kreditorenbuchhaltung kann auch die Sichtbarkeit und die Betriebsressourcen sowie das Buchhaltungsteam belasten.
Organisationen können ihre AP-Abteilungen mithilfe der AP-Automatisierung umstrukturieren, um Ineffizienzen im Zusammenhang mit manuellen Verfahren zu verringern und harte und weiche Kosten um bis zu 80 % zu senken. Die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung automatisiert Ihren Kreditorenprozess, vom Rechnungseinzug bis zur Zahlungsausführung, und hält Ihre Daten aktuell und einsatzbereit.
Die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung automatisiert Ihren Kreditorenprozess, vom Rechnungseinzug bis zur Zahlungsausführung, und hält Ihre Daten aktuell und einsatzbereit. Ihre Kreditorenbuchhaltung wird mit AP-Automatisierungslösungen wie MineralTree schneller, einfacher und sicherer und spart Ihrem Unternehmen zwei wichtige Ressourcen: Geld und Zeit.
Die Fähigkeit, nach der Sie suchen müssen, wenn Sie AP interviewen
Obwohl AP hauptsächlich ein numerischer Job ist, erfordert er auch starke Kommunikationsfähigkeiten. Die besten AP-Mitarbeiter sind geschickt im Umgang mit Daten und einer Vielzahl menschlicher Interaktionen, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens. Sie arbeiten nicht nur mit den Hauptgenehmigern in verschiedenen Abteilungen zusammen, sondern auch mit anderen, die wichtige Informationen zum Prozess beitragen und kritische Lieferantenbeziehungen verwalten.
Die Einstellung der richtigen Person mit Kommunikationsfähigkeiten und Buchhaltungskenntnissen sowie deren Schulung für einen effektiven Betrieb in Ihrem Unternehmen kann Ihrem bereits überlasteten AP-Team viel Zeit kosten.
Kreditorenbuchhaltung vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Obwohl die Begriffe „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ manchmal synonym verwendet werden, beziehen sie sich auf ähnliche, aber leicht unterschiedliche Situationen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind die Gelder, die ein Unternehmen seinen Lieferanten für bestandsbezogene Waren wie Betriebsmittel oder Materialien schuldet. AP umfasst alle kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens.
Wenn ein Restaurant beispielsweise einem Lebensmittel- oder Getränkeunternehmen Geld schuldet, gehören diese Dinge zum Inventar und damit zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. AP beinhaltet Verbindlichkeiten gegenüber anderen Unternehmen, wie z. B. dem Unternehmen, das die Uniformen der Mitarbeiter des Restaurants reinigt. Jede dieser Kategorien ist Teil der breiteren AP-Kategorie, und viele Unternehmen werfen sie zusammen.
Welche zwei Arten von Kreditorenbuchhaltung gibt es?
AP sind Konten, die sich mit Schulden befassen, die entstanden sind, aber noch nicht bezahlt wurden. Gehälter und Kosten sind die beiden Kategorien von Business AP. Kreditorenbuchhaltungen liegen häufig in Form von Lieferantenrechnungen vor, können aber auch Wechsel, Rechnungen und Schecks umfassen.
Was sind die 4 Funktionen der Kreditorenbuchhaltung?
- Verwalten und priorisieren Sie zahlbare Rechnungen.
- Rechnungen sind zu verschlüsseln.
- Korrigieren Sie alle Fehler.
- Überprüfen Sie die Aussagen des Anbieters.
Was ist der Kreditorenprozess im Vorstellungsgespräch?
Vor Abschluss einer Zahlung ist es erforderlich, die Rechnung abzugleichen, die Bestellung zu vergleichen und einen Bericht zur Authentifizierung der Transaktionsdetails zu erhalten.
Wie bereite ich mich auf ein Kreditorengespräch vor?
Hier sind einige Strategien, um während Ihres AP-Interviews ruhig zu bleiben:
- Bleiben Sie cool.
- Bitte um Klärung.
- Sei kein Faulpelz.
- Machen Sie sich ein Bild davon.
- Lassen Sie sich Zeit.
- Fragen stellen.
Wer verwaltet die Kreditorenbuchhaltung?
Basierend auf den internen Kontrollen eines Unternehmens kann eine AP-Abteilung vorab genehmigte Bestellungen bearbeiten oder AP kann Käufe überprüfen, nachdem sie getätigt wurden. Die AP-Abteilung erstellt auch am Ende des Monats Altersanalyseberichte, die das Management darüber informieren, wie viel das Unternehmen schuldet.
Was sind Schlüsselqualifikationen für die Kreditorenbuchhaltung?
Einige der wichtigen Fähigkeiten, die für eine AP-Position erforderlich sind, umfassen: Gute Dateneingabefähigkeiten sind für Spesenabrechnungen erforderlich. Microsoft-Excel-Kenntnisse. Rechnungslegungsgrundsätze und Kreditorenbuchhaltungsprozesse müssen verstanden werden.
Wie wird die Kreditorenbuchhaltung in einer Bilanz erfasst?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind in der Bilanz eines Unternehmens enthalten, und da es sich um Verbindlichkeiten handelt, werden die Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern unter „kurzfristige Verbindlichkeiten“ aufgeführt. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind häufig kurzfristige Verbindlichkeiten mit einer Laufzeit von weniger als 90 Tagen.
Ist die Kreditorenbuchhaltung eine Verbindlichkeit oder ein Aufwand?
AP sind Verbindlichkeiten, weil sie Geld darstellen, das einem oder mehreren Gläubigern zusteht. Verbindlichkeiten erscheinen in der Bilanz eines Unternehmens, Ausgaben jedoch in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Wo finde ich die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erscheinen in der Bilanz eines Unternehmens und werden als kurzfristige Verbindlichkeiten eingestuft, da sie anderen gegenüber geschuldete Gelder darstellen.
Zusammenfassung
AP sind die Verbindlichkeiten, die ein Unternehmen während seiner Geschäftstätigkeit eingegangen ist, die noch fällig sind und in naher Zukunft bezahlt werden müssen. Infolgedessen wird die Verbindlichkeit in der Bilanz als kurzfristige Verpflichtung eingestuft. Lieferantenrechnungen, Anwaltskosten, Auftragnehmerzahlungen usw. sind Beispiele für typische Kreditorenposten.
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Bibliographie
