Der Buchungszyklus ist ein Verfahren zur genauen Dokumentation und Meldung von Geldtransaktionen. Sie setzt sich fort, wenn eine Transaktion getätigt wird, bis sie in den Büchern erfasst wird. Am Ende eines Abrechnungszyklus werden Schritte eingerichtet, um den Beginn des nächsten zu signalisieren. Der Beginn der nächsten Haushaltsperiode ist durch diese Bedeutung und beispielhafte Signale im Rechnungszyklus gekennzeichnet. Darüber hinaus erhalten Sie durch die Arbeit in der Buchhaltungsabteilung einer Organisation Erfahrungen aus erster Hand mit dem Buchhaltungszyklus. Das Endergebnis wird ein leicht verständlicher Jahresabschluss sein, der nützliche Informationen liefert, die Unternehmern helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über den Abrechnungszyklus wissen müssen.
Überblick
Unter Verwendung des Buchungszyklus und unter Berücksichtigung seiner Bedeutung kann ein Unternehmen Transaktionen besser überwachen und Diskrepanzen identifizieren. Es ist nützlich, um den finanziellen Erfolg von einem Geschäftsjahresende zum nächsten zu messen und gegenüberzustellen. Denn anders als bei der Periodenrechnung werden Ertrags- und Kostenkonten am Ende einer Steuerperiode geschlossen (und storniert) und nicht in der nächsten angesammelt. Die Fähigkeit eines Unternehmens, Rechnungslegungsstandards, Steuergesetze und andere Regierungsaufträge einzuhalten, hängt von seiner Fähigkeit ab, den Rechnungslegungszyklus effektiv umzusetzen.
Um die Finanzaktivitäten eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Rechnungszeitraums zusammenzustellen und zu analysieren, müssen Buchhalter außerdem bestimmte Verfahren einhalten.
Was ist der Rechnungszyklus?
Der Buchhaltungszyklus ist ein typischer Satz von Schritten und Verfahren, der alle finanziellen Aktivitäten und Transaktionen innerhalb eines Unternehmens überwacht, dokumentiert und bewertet. Der Prozess beginnt mit dem Zustandekommen einer Transaktion und endet mit der Veröffentlichung eines Jahresabschlusses.
Darüber hinaus können Sie dies tun, indem Sie sich an einen organisierten 8-Schritte-Prozess halten, der mit einer Transaktion beginnt und mit Jahresabschlüssen endet, die einem Unternehmen helfen, Ausgaben zu planen, Kredite zu erhalten oder sogar das Unternehmen zu verkaufen.
Erstens ist jeder Schritt im Abrechnungszyklus vom letzten abhängig. Tatsächlich müssen Sie jeden Schritt beenden, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren. Wird eines weggelassen, kann die Organisation während des gesamten Finanzberichterstattungsprozesses mit fehlerhaften Daten und Fehlern enden, was zu schlechten Entscheidungen führen kann.
Wie funktioniert der Rechnungszyklus?
Um eine Aufgabentrennung zu erreichen, ist ein Mitglied des Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltungsteams, ein Vollzeitbuchhalter oder ein Buchhalter für die Aufzeichnung von Finanztransaktionen, den Abschluss der Bücher für den Abrechnungszeitraum und die Erstellung von Jahresabschlüssen verantwortlich. Dies geschieht unter Berücksichtigung der Regeln der internen Kontrolle und der Rollen.
Schritte im Rechnungszyklus
Diese acht sind jedoch eine anständige Grundlage für die meisten Unternehmen, die sie als Ausgangspunkt verwenden können. Die Anzahl der Schritte in einem Abrechnungszyklus hängt vom Geschäft und seinen Anforderungen ab. Im Folgenden sind die 8 Schritte im Abrechnungszyklus aufgeführt:
- Identifizieren und Verfolgen von Finanztransaktionen
- Der Prozess der Erstellung von Journaleinträgen
- Tragen Sie die Geldtransaktionen in das Hauptbuch ein
- Machen Sie eine Probebilanz ohne Anpassungen
- Erstellung von Arbeitsblättern zur Fehlersuche
- Vorbereitung zur Anpassung von Einträgen
- Erstellen und verteilen Sie Finanzberichte.
- Schließen Sie die Bücher für den Abrechnungszeitraum.
Wir betrachten die Schritte des Abrechnungszyklus genauer.
#1. Identifizieren und Verfolgen von Finanztransaktionen
Die Buchhaltung beginnt mit der Erfassung und Aufzeichnung von Transaktionen in Nebenbüchern (Journale). Transaktionen werden in den Büchern dokumentiert und in den Abschluss aufgenommen, wann immer es eine monetäre Aktivität oder ein geschäftliches Ereignis gibt. Monatliche und jährliche Zeiträume sind zwei Beispiele für Abrechnungszeiträume.
Darüber hinaus folgen Rechnungen, die von der Buchhaltung an Kunden gesendet werden, aus Gründen der Verantwortlichkeit immer einer bestimmten Nummernfolge. Ein Unternehmen, das noch Papierschecks verwendet, notiert die Nummern auf jedem in einer bestimmten Reihenfolge. Wenn ein Scheck mit einem falschen Betrag ausgestellt wird, wird der Scheck annulliert und die ursprüngliche Schecknummer wird verwendet, um den nächsten Scheck in der Reihe zu bestimmen.
#2. Der Prozess der Erstellung von Journaleinträgen
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Finanztransaktionen als Journalbuchungen in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Hauptbuch zu erfassen. Einige Organisationen verwenden Point-of-Sale-Technologie, die mit ihren Büchern verknüpft ist und die Schritte eins und zwei kombiniert. Für Unternehmen ist es jedoch nach wie vor entscheidend, ihre Ausgaben zu überwachen.
Ihre Buchhaltungsart und Ihr Ansatz bestimmen, wann Sie Ausgaben und Einnahmen identifizieren. Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden, behalten Sie den Überblick über Geldgeschäfte, während sie stattfinden. Im Gegensatz dazu beinhaltet die Kassenbuchhaltung die Aufzeichnung aller Geldbewegungen.
Bei der doppelten Buchführung wird jede Transaktion als Gutschrift oder Belastung in verschiedenen Journalen dokumentiert, um eine ordnungsgemäße Bilanz, Kapitalflussrechnung und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Auf der anderen Seite gleicht die einmalige Buchführung eher dem Umgang mit einem Scheckbuch. Ohne erneute Eingaben erhalten Sie einen Saldobericht.
#3. Geben Sie die Geldtransaktionen in das Hauptbuch ein
Alle Hauptbucheinträge beginnen mit einem Journaleintrag. Das Hauptbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und verfolgt alle Geldgeschäfte.
Wenn Sie jedoch im Auge behalten möchten, wie viel Geld auf jedes der vielen Konten Ihres Unternehmens fließt, müssen Sie das Hauptbuch konsultieren. Da es zu jedem Zeitpunkt die liquiden Mittel eines Unternehmens darstellt, ist das Geldkonto der wichtigste Teil des Hauptbuchs.
#4. Machen Sie eine Probebilanz ohne Anpassungen
Indem Sie einen nicht angepassten Bilanzbericht aus den Buchhaltungsunterlagen erstellen, können Sie überprüfen, ob alle Transaktionen ordnungsgemäß im Hauptbuch erfasst wurden, und etwaige Unstimmigkeiten erkennen. Die Probebilanz zeigt die Summen und Salden aller Hauptbuchkonten ohne nähere Erläuterungen. Wenn Sie ein doppeltes Buchführungssystem verwenden, sollten Ihre Belastungen Ihre Gutschriften am Ende jeder Abrechnungsperiode ausgleichen.
Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, wird diese einen Bericht namens „nicht angepasste Probebilanz“ erstellen. Überprüfen Sie die gesamten Soll- und Habenbeträge des Berichts und verwenden Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse, um über alle erforderlichen Korrektureinträge zu informieren.
#5. Erstellen von Arbeitsblättern zum Identifizieren von Fehlern
In diesem Schritt des Abrechnungszyklus untersuchen Sie Ihre Tabellenkalkulationen, um fehlerhafte Einträge zu finden. Da es sich bei jedem Kauf entweder um eine Gutschrift oder eine Belastung handelt, muss in diesem Schritt überprüft werden, ob der kombinierte Betrag dieser beiden Konten genau identisch ist.
Darüber hinaus findet dieser Prozess nicht nur Fehler; Es hilft auch, Einnahmen und Ausgaben in einem periodengerechten Buchhaltungssystem abzugleichen. Im nächsten Schritt werden etwaige Abweichungen behoben, indem die zugrunde liegenden Ursachen behoben werden.
#6. Anpassungsbuchungen vorbereiten
Wenn Sie Bilanzkonten abstimmen, müssen Sie möglicherweise Journalbuchungen anpassen, um aufgedeckte Diskrepanzen oder Fehler widerzuspiegeln. Damit das Journal reibungslos läuft, muss jeder Eintrag geprüft und freigegeben werden.
Belastungen sollten jedoch immer mit Haben ausgeglichen werden, nachdem Korrekturbuchungen erfasst und in das Hauptbuch gebucht wurden. Um dies zu überprüfen, erstellen und analysieren Sie einfach eine geänderte Probebilanz.
#7. Erstellung und Verteilung von Finanzberichten
Nachdem die Gesellschaft alle Anpassungsbuchungen vorgenommen hat, erstellt sie einen Jahresabschluss. Abschlüsse, einschließlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung, werden in der Regel von Unternehmen erstellt. Die Aktivitäten des letzten Buchungszyklus spiegeln sich in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung wider. Obwohl eine Kapitalflussrechnung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, wird sie aufgrund ihres Wertes bei der Prognose und Überwachung von Cashflows in der Wirtschaft häufig verwendet.
Diese Jahresabschlüsse sind für jede Partei, die daran interessiert ist, Ihr Unternehmen im Vergleich zu seinen Wettbewerbern zu bewerten, von wesentlicher Bedeutung und stellen das wichtigste Ergebnis des Rechnungslegungszyklus dar. Sie sind auch für Unternehmer sehr hilfreich. Das Interpretieren von Jahresabschlüssen hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten und eine Wachstumsstrategie zu entwerfen.
#8. Schließen Sie die Bücher für die Abrechnungsperiode.
Schritt 8 wird nur am Jahresende durchgeführt, nicht am Ende eines jeden Monats. Übertragen Sie alle offenen temporären Gewinn- und Verlustrechnungskonten in ein permanentes Hauptbuch. Die Einnahmen- und Ausgabenkonten sind Beispiele für vorläufige Konten. Der Nettogewinn oder -verlust wird am Ende eines jeden Jahres auf das Gewinnrücklagenkonto übertragen. Darüber hinaus generiert das System eine Abschlussbuchung, um alle offenen Einnahmen- und Ausgabensachkonten auf Null zu löschen.
Erstellen Sie einen Bilanzbericht zum Jahresende. Gleichen Sie noch einmal Soll und Haben aus. Wenn Sie die Jahresabschlussrechnung abgeschlossen haben, sollten die temporären Sachkonten auf Null gesetzt werden. Überprüfen Sie den Anfangssaldo der im nächsten Geschäftsjahr zu verwendenden einbehaltenen Gewinne. Die Jahresabrechnung ist abgeschlossen, wenn die Probebilanz nach Abschluss gut ist.
Auch wenn die Jahresabrechnung abgeschlossen ist, müssen Sie möglicherweise noch Anpassungsbuchungen aus der Finanzprüfung der CPA-Firma einreichen. Beginnen Sie die Abrechnungszyklen des folgenden Monats und Jahres, indem Sie eine neue Abrechnungsperiode eröffnen. Durch die Verwendung dieser Schritte im Buchhaltungszyklus ist Ihnen ein erfolgreiches Ergebnis garantiert.
Was ist der 6. Rechnungszyklus?
Unternehmen befolgen eine Reihe von Verfahren, die als Abrechnungszyklus bezeichnet werden, um Transaktionen zu verfolgen und Finanzdaten während eines bestimmten Abrechnungszeitraums (Monat, Quartal oder Jahr) zu aggregieren. Genaue Finanzkonten für diesen Zeitraum und die Bereitschaft für das Beispiel und seine Bedeutung für den Abrechnungszeitraum sind die Ergebnisse des Abrechnungszyklus. Hier sind die sechs Abrechnungszyklen.
- Transaktionen identifizieren
- Aufzeichnung von Transaktionen
- Buchen von Journaleinträgen in das Hauptbuch
- Erstellen einer nicht angepassten Probebilanz
- Vorbereitung zur Anpassung von Einträgen
- Erstellung einer angepassten Probebilanz
Beispiel für einen Abrechnungszyklus
Um zu verstehen, wie das Verfahren funktioniert, werfen wir einen Blick auf das folgende Beispiel für den Abrechnungszyklus:
Unternehmen Z erhielt am 700. August 15 2022 $ für seine Softwareprodukte und gab den Eintrag für diesen bestimmten Zeitraum ein. Es wird als Gutschrift für den Verkaufserlös und als Belastung für den Kassenbestand erfasst. Eine Bargeldtransaktion für den Tag wäre eine Belastung von 1000 US-Dollar, wenn das Unternehmen einen Barverkauf von 700 US-Dollar, einen Barverkauf von 500 US-Dollar und eine Barrückerstattung von 200 US-Dollar tätigt.
Zusätzlich zu dem Bardefizit von 700 US-Dollar ergaben die Transaktionen und Aktivitäten des Unternehmens einen negativen Saldo von 1200 US-Dollar an Forderungen und 100 US-Dollar an Lagerbeständen. Die Probebilanz zeigt also, dass die Gutschriften in Höhe von 1,000 $ nicht mit den Belastungen in Höhe von 1,200 $ übereinstimmen. Daher liegt es in der Verantwortung des Buchhalters, die fehlenden Dokumente aufzuspüren, um die Bücher genau auszugleichen.
Buchhalter erstellen Jahresabschlüsse und schließen die Bücher für diesen Abrechnungszeitraum, nachdem sie die Einträge entsprechend korrigiert haben.
Bedeutung des Rechnungszyklus
Unternehmen und andere Organisationen verlassen sich auf den Buchhaltungszyklus, um den Überblick über ihr Geld zu behalten und nützliche Finanzberichte bereitzustellen. Buchhaltungssysteme spielen eine entscheidende Rolle im standardisierten Buchhaltungsprozess, der Geschäftsinhabern, kleinen Unternehmen und großen Unternehmen hilft, ihre Bücher am Ende des Rechnungszeitraums abzuschließen und Finanzinformationen zur Verwendung bei der Analyse von Jahresabschlüssen und der Führung des Unternehmens zu generieren.
Die externen Stakeholder des Unternehmens verwenden die Daten jedoch, um die Gesundheit des Unternehmens zu bewerten und Entscheidungen darüber zu treffen, ob sie in das Unternehmen investieren oder bei zukünftigen Vorhaben mit ihm zusammenarbeiten. Hier sind die 3 Hauptgründe, warum der Buchhaltungszyklus heute in der Branche so wichtig ist.
#1. Für interne Analysen
Um wichtige Finanzentscheidungen treffen zu können, benötigen Organisationen die Informationen aus dem Buchhaltungszyklus. Um Trends zu bewerten und entsprechende Ziele zu erstellen, organisiert der Prozess alle Aspekte der Finanzaktivitäten eines Unternehmens. Es gibt keine Möglichkeit für das Unternehmen, zu expandieren, ohne zuerst seine Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und seinen Cashflow zu bewerten.
#2. Effizienz
Wenn Buchhalter es als Checkliste verwenden, ist der Buchhaltungszyklus sehr nützlich. Es werden weniger Fehler passieren, Sie können sicher sein, dass jeder Schritt erledigt wird, und Ihre Arbeit wird effizienter organisiert. Man muss nicht darüber spekulieren, was als nächstes passieren wird. Es ist auch eine sich selbst verstärkende Schleife. Die abschließenden Verfahren richten die Abrechnungsgruppe ein, um dieselben Aufgaben in der folgenden Abrechnungsperiode zu wiederholen.
#3. Einhaltung
Ein Buchhaltungszyklus hält Organisationen mit Buchhaltungsvorschriften und Steuergesetzen in Einklang und gewährleistet Genauigkeit und Regelmäßigkeit. Wenn ein Unternehmen nach Investoren oder möglichen Käufern sucht, würde die Befolgung des Rechnungslegungsprozesses den Markt für Wettbewerber fair halten und gleichzeitig genaue Informationen leicht verfügbar machen.
Was ist die Zusammenfassung des Rechnungszyklus?
Das Beispiel des Rechnungszyklus und seine Bedeutung ist eine kurze Beschreibung, wie ein Unternehmen sein Geld im Auge behält. Als Teil dieses Prozesses müssen Sie diese Geschäfte prüfen, zusammenfassen und den zuständigen Steuerbehörden, Überwachungsorganisationen und Aufsichtsbehörden offenlegen.
Was ist der Unterschied zwischen dem Rechnungszyklus und dem Budgetzyklus?
Im Gegensatz zum Budgetzyklus findet der Rechnungszyklus zweimal pro Jahr statt. Der Abrechnungszyklus überprüft vergangene Ereignisse, um die genaue Berichterstattung über Geldtransaktionen zu bestätigen. Auf der anderen Seite befasst sich der Budgetzyklus mit der Planung zukünftiger Operationen und Transaktionen.
Was sind die Schritte des Buchhaltungszyklus in der Reihenfolge?
Identifizierung von Transaktionen, Aufzeichnung von Journaleinträgen, Verbuchung von Transaktionen, Erstellung der unbereinigten Probebilanz, Arbeitsblattanalyse, Korrektur von Arbeitsblattinkonsistenzen, Erstellung des Jahresabschlusses und Abschluss der Bücher sind die Schritte im Buchhaltungszyklus.
Was ist der Hauptzweck des Rechnungszyklus?
Die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Finanzkonten werden in erster Linie durch den Rechnungszyklus sichergestellt. Auch wenn der Großteil der Buchhaltung elektronisch abgewickelt wird, ist es dennoch wichtig, alles auf Korrektheit zu überprüfen, da sich mit der Zeit Fehler anhäufen können.
Was ist ein „Soft Close“?
Wenn Unternehmen ihre Bücher schnell, aber nicht vollständig schließen möchten, z. B. für interne Management-Berichterstattungsanforderungen, implementieren sie einen „Soft-Close“. Im Gegensatz zu einem „harten Abschluss“, bei dem Unternehmen einen strengeren Ansatz anwenden, um sicherzustellen, dass die Berichterstattung und der endgültige Jahresabschluss korrekt sind und dass die Bücher für einen Abrechnungszeitraum geschlossen werden können, ist es allgemein anerkannt, dass die Ergebnisse wesentlich falsch sein können.
Was ist der Unterschied zwischen einem Journal und einem Ledger?
Einer der ersten Schritte im Buchhaltungszyklus ist das Führen eines Tagebuchs, in dem Einzelheiten zu jeder Finanztransaktion notiert werden. Der „Master“-Datensatz, der alle Transaktionen und die Finanzlage des Unternehmens zusammenfasst, wird als Hauptbuch bezeichnet.
Zusammenfassung
Eine Abfolge von Phasen bildet den Rechnungszyklus, der Finanztransaktionen aufzeichnet und Jahresabschlüsse erstellt. Einige Dateneingabevorgänge können jederzeit während des Rechnungslegungszyklus stattfinden, während einige Aktivitäten nur während der Erstellung des Jahresabschlusses stattfinden. Dieses Verfahren zum Beispiel und seine Bedeutung wiederholt sich für jeden Abrechnungszyklus, ob für große oder kleine Organisationen.
Die häufig gestellten Fragen zum Rechnungszyklus
Wie hält der Rechnungszyklus die Kontinuität der Konten aufrecht?
Die Salden in den Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Kapital werden auf das nächste Jahr übertragen. Auf diese Weise stellt der Buchungszyklus sicher, dass die Konten von einem Jahr zum anderen immer noch gleich sind.
Was ist das Endziel des Abrechnungszyklus?
Das Hauptziel des Rechnungslegungszyklus besteht darin, sicherzustellen, dass die Abschlüsse korrekt und konsistent sind.
Wie lange ist der Abrechnungszyklus?
Intern beträgt der Abrechnungszeitraum einen Monat oder drei Monate, extern jedoch ein Jahr.
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