Die Mehrheit kleiner und mittlerer Unternehmen verwendet die QuickBook-Buchhaltungssoftware, um ihre Finanzunterlagen zu vereinfachen. QuickBook, die branchenübliche Buchhaltungssoftware, hilft Buchhaltern und Unternehmen dabei, Forderungen und Verbindlichkeiten im Auge zu behalten, die Rentabilität zu bewerten und die Steuersaison zu planen. Außerdem hilft Ihnen die QuickBook-Buchhaltungssoftware, Ihre Ausgaben für den Arbeitstag zu organisieren und die Rechnungsverfolgung unterwegs zu verwalten.
Um das Thema weiter zu untermauern, gibt dieser Beitrag einen Überblick über die QuickBook-Software, die Buchhaltern helfen wird, Rechnungen zu erstellen und Konten abzugleichen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Buchhaltungssoftware QuickBook verwenden
QuickBook-Buchhalter
Laut Bewertungen ist QuickBook die beste Allround-Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Buchhalter. Die Software ist Cloud-basiert und kann über einen Webbrowser oder eine mobile App aufgerufen werden.
Nicht nur die überwiegende Mehrheit der Buchhalter nutzt QuickBook Online, sondern es gibt auch eine Fülle von Online-Schulungsmaterialien und Foren, in denen Sie bei Bedarf Hilfe erhalten können.
Darüber hinaus sind alle Buchhaltungselemente von einer einzigen primären Schnittstelle aus leicht zugänglich, was die Buchhaltung flüssiger und effizienter macht. Als Ergebnis bietet es eine lokale Buchhaltungssoftware, die Ihre Geschäftskonten verwaltet, und eine Cloud-basierte Version, die Zahlungen akzeptiert und Gehaltsabrechnungen verwaltet.
Einige bestehende QuickBook-Online-Pakete, die für Sie am besten geeignet sind
QuickBooks Online ist in vier unterschiedlichen Paketen erhältlich, jedes mit unterschiedlichen Funktionalitäten, basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens. Welches Paket Ihr Unternehmen benötigt, hängt von der Anzahl der erforderlichen Benutzer, der Anzahl der monatlich verarbeiteten Rechnungen und Zahlungen und der Art der erforderlichen Berichte ab.
Dennoch verfolgen alle Pakete Einnahmen und Ausgaben, sammeln und organisieren Belege, maximieren Steuerabzüge, fakturieren und akzeptieren Zahlungen.
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#1. Einfacher Anfang
QuickBooks Online Simple Start ist, wie der Name schon sagt, ideal für kleine Unternehmen, die gerade erst anfangen. Einfacher Start ist das einfachste Online-Paket von QuickBooks, auf das zugegriffen werden kann, mit Ausnahme der Selbständigen-Edition (für Freiberufler). Die Software wird in der Lage sein, die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen zu handhaben, die Benutzer von der Marke erwarten.
#2. Essentielles
Mit QuickBooks Online Essentials können Sie den Rechnungsstatus verfolgen, Zahlungen aufzeichnen und regelmäßige Zahlungen direkt über die App einrichten. Sie können auch mehrere Lieferanten und Rechnungen auf einmal bezahlen sowie Schecks von überall aus erstellen und ausdrucken, wenn Sie fertig sind.
Das Essentials-Paket mit seinen automatisierten Abrechnungsfunktionen hilft bei der Verwaltung eines sich entwickelnden kleinen Unternehmens. Es verfügt über alle Funktionen von Simple Start sowie die Möglichkeit, Rechnungen zu organisieren und zu bezahlen, Zeit zu verfolgen und bis zu drei Personen Zugriff zu gewähren.
#3. Plus
QuickBooks Online Plus enthält alle in Essentials verfügbaren Funktionen sowie die Möglichkeit, Inventar zu verwalten und die Rentabilität von Projekten zu verfolgen. Folglich ist das Paket ideal für projektbasierte Organisationen wie Auftragnehmer sowie für Unternehmen, die mit der Bestandsverwaltung zu kämpfen haben. QuickBooks Online Plus unterstützt bis zu 5 Benutzer.
Darüber hinaus verwaltet Plus Arbeitskosten und Ausgaben durch Auftragskosten, sodass Sie die Projektrentabilität anhand klarer Dashboards und Berichte bewerten können. Mit den Inventarfunktionen können Sie sogar Produktniveaus und Artikelkosten überwachen und Warnungen erhalten, wenn der Lagerbestand zur Neige geht, damit Sie mehr bestellen können.
#4. Fortschrittlich
Advanced ist das leistungsfähigste der QuickBook Online-Pakete, mit den meisten Anpassungen und Funktionen aller zugänglichen Pläne. Mit der Buchhaltungssoftware können Sie weiterhin Rechnungen verwalten, Projektzeit und -kosten verfolgen, Kunden Rechnungen stellen, Verträge verwalten und Mitarbeiter bezahlen. Dennoch ist es ein größeres und besseres QuickBooks für expandierende Unternehmen mit mehr Funktionen, Benutzern und Support als niedrigere Editionen der QuickBook-Software.
Diese robuste Version von QuickBooks Online wurde entwickelt, um mit QuickBooks Enterprise zu konkurrieren – der fortschrittlichsten On-Premise-Version, die QuickBooks anbietet. Dies liegt an der einzigen Möglichkeit, mit Benutzerautorisierungseinstellungen auf bis zu 25 Benutzer zuzugreifen.
Funktionsweise der QuickBook-Online-Software
Nach der 30-tägigen kostenlosen Testversion lauten die Mitgliedschaftspläne wie folgt: Einfacher Start für 25 USD pro Monat, Essentials für 40 USD pro Monat plus 70 USD pro Monat und Advanced für 150 USD pro Monat. In der Regel wird in den ersten Monaten ein erheblicher Rabatt gewährt, und einige Buchhalter können kleinen Unternehmen sogar Großhandelspreise anbieten.
Die monatliche Mitgliedschaft dieser Software kann aktualisiert werden, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Außerdem gibt es zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten mit der mobilen App, die für Zahlungen dienen, Schecks melden, ein Bild einer Quittung aufzeichnen und Geschäftsmeilen verfolgen kann. QuickBook Payroll verbindet sich vollständig mit QuickBook Online für Unternehmen, die nach einer Gehaltsabrechnungslösung suchen.
Jeder Plan umfasst komplexere Funktionen wie Bestandsverwaltung, Zeiterfassung, mehr Benutzer und Budgetierung. Beispielsweise wird Simple Start den Anforderungen der meisten dienstleistungsorientierten Kleinunternehmen gerecht. Essentials oder Plus bieten zusätzliche Bestands- und Anpassungsmöglichkeiten für kleine Unternehmen, die Produkte verkaufen. Ein Advanced-Abonnement ist eine neue Option, die umfassende Finanzberichte von Fathom bereitstellt. Fathom ist ein High-End-Tool zur Online-Analyse von Finanzberichten, das von vielen bedeutenden Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt wird.
Alle Optionen unterstützen die Interaktion mit Apps von Drittanbietern wie Stripe und PayPal. Der QuickBooks App Store kategorisiert alle seine Apps nach Funktion und bietet nützliche Beispiele für die Vorteile der einzelnen Produkte.
QuickBook-Buchhaltungsvorteile
Diese QuickBook-Buchhaltungssoftware wird normalerweise von kleinen und mittleren Unternehmen bevorzugt, da sie die meisten Funktionen enthält, die von kleinen und mittleren Unternehmen benötigt werden.
#1. Armaturenbrett
A rudimentär Dashboard bietet eine Momentaufnahme der finanziellen Situation Ihres Unternehmens. Zum Beispiel Diagramme für Rechnungen, Ausgaben, Bankkonten, Gewinn und Verlust und Verkäufe. Auf der linken Seite befindet sich ein Menü, mit dem Sie die am häufigsten verwendeten Funktionen durchlaufen können. Außerdem befindet sich oben rechts auf dem Bildschirm eine Plus-Schaltfläche und die Zahnradschaltfläche, mit der Sie auf Verknüpfungen und komplexere Funktionen zugreifen können.
Weiterhin gibt es Suchvorgänge und einen Hilfe-Button, sowie einen KI-Chat-Button, der in den Einstellungen erlaubt. Schließlich führt Sie die Option „Alle Aktivitäten anzeigen“ unten im Dashboard zu einem vollständigen Audit-Datensatz und Verlauf der letzten Aktivitäten.
#2. Fakturierung
QuickBook enthält sechs Rechnungsdesigns sowie zahlreiche Rechnungsautomatisierungen (Sie können auch eine vorhandene Rechnungsvorlage über Microsoft Word importieren). Mit dieser Funktion können Sie das Logo, die Schriftart, das Farbschema, die Kopfzeile, die Fußzeile, die Anzahl der Spalten und andere Elemente ändern. Außerdem können Sie QuickBook-Rechnungserinnerungen an Kunden senden und wiederkehrende Rechnungen festlegen, wenn Sie das Essentials-, Plus- oder Advanced-Abonnement haben.
Die QuickBook-Rechnungsfunktion lässt Ihr Unternehmen gut erscheinen, indem professionelle Verkaufsbelege und Schätzungen erstellt werden, die Ihr Unternehmen als Marke verbessern und das Unternehmen in der Markenkategorie widerspiegeln.
Als Ergebnis liefert QuickBook eine Online-Rechnung für Ein-Klick-Zahlungen, sodass Verbraucher einfach mit einer Debitkarte, Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen können. Als neue Ergänzung ermöglicht Ihnen die mehrsprachige Rechnungsstellung, Rechnungen in sechs verschiedenen Sprachen zu versenden: Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Chinesisch und Französisch.
#3. Kontaktmanagement
QuickBook Online-Konten enthalten ein umfassendes Kontaktverwaltungssystem. Sie können eine Menge Informationen über Ihre Kunden speichern, z. B. deren Zahlungsmethode, Eröffnungssaldo und Standardsteuercodes.
Darüber hinaus kann jeder Kontakt wichtige Dateien haben, z. B. Verträge, die an ihn angehängt sind, sodass Sie Massen-E-Mails senden können. Darüber hinaus können Sie als neueste Entwicklung den Namen Ihrer Kunden ändern. Zur Veranschaulichung Auftraggeber, Kunden, Spender, Gäste, Mitglieder, Patienten oder Mieter.
#4. Ausgabenverfolgung
Mit der Ausgabenverfolgung können Sie einzelne Ausgaben eingeben, Kontoauszüge manuell importieren oder Live-Bank-Feeds aktivieren. Außerdem können Sie Ihre Ausgaben klassifizieren, bestimmte Bankregeln einrichten und Quittungen anhängen. QuickBooks gleicht Transaktionen automatisch ab (aber Sie müssen die Übereinstimmungen noch manuell genehmigen)
Anders als die meisten Buchhaltungssysteme verwendet QuickBook Online Yodlee nicht für Live-Bank-Feeds. Es erhält stattdessen Bonuspunkte für die Verwendung seines Bank-Connectors, bei dem Yodlee bekanntermaßen gegen die Bedingungen einiger Banken verstößt.
#5. Importieren und Exportieren
Im Vergleich zu den meisten anderen Apps ist die Importfunktion von QuickBooks erfrischend und einfach zu bedienen. Kunden, Lieferanten, Kontenpläne, Produkte und Dienstleistungen können alle importiert werden, aber der Export ist eingeschränkter. Außerdem können Berichte nach Excel exportiert werden, während alle anderen Daten mit Internet Explorer exportiert werden müssen.
#6. Arbeitsabläufe
Die Routinen-Beta-Funktion in QuickBooks Online wurde in Workflows umbenannt. Mit Workflows können Sie Prozesse automatisieren, z. B. das Senden von Erinnerungen an Ihr Team oder das Ausstellen automatischer Rechnungsstellungen. Diese Funktion steht nur Kunden des Advanced-Plans zur Verfügung.
#7. Budgetierung
Im Gegensatz zur Desktop-Version, die nur die Budgetierung für ein Jahr zulässt, ermöglicht die QuickBook Online-Buchhaltung zahlreiche Budgets. Das heißt, Budgets können monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt werden. Sie können auch ein Budget mit Daten aus einem früheren Geschäftsjahr erstellen und mehrere Budgetberichte ausführen. Diese Funktion ist jedoch nur für die Plus- und Advanced-Abonnements verfügbar.
#8. Kontenplan
Accounting QuickBook wird mit einem Standardkontenplan geliefert, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Anstatt über einen integrierten Abschreibungsplan für Vermögenswerte zu verfügen, können Sie sie mithilfe der Kontenplanfunktion manuell verfolgen.
#9. Bankabstimmung:
Mit dieser QuickBook-Buchhaltungsfunktion können Sie Bankkonten einfach abgleichen und einen Abgleichsbericht erstellen.
#10. Geld Management
QuickBook verfügt über spezielle Funktionen, um Buchhaltern bei der Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens zu helfen. Sie können die Fälligkeitsdaten und Zahlungsdetails für alle wiederkehrenden Rechnungen in einem Abschnitt des Programms eingeben. Buchhalter können auch Rechnungen erstellen oder Schecks sofort von QuickBook aus drucken, wenn Rechnungen fällig sind.
Darüber hinaus wird jede Transaktion für einen bequemen Zugriff bei zukünftigen Audits dokumentiert.
Benutzer von QuickBook können auch ihre Bankkonten mit dem Programm verbinden. Diese QuickBook-Funktion bietet Buchhaltern nicht nur die Möglichkeit, alle Finanzunterlagen auf einem einzigen Bildschirm anzuzeigen, sondern macht auch gedruckte Kontoauszüge überflüssig.
#11. Zeiterfassung für Mitarbeiter
Mit der Mitarbeiterzeiterfassung von QuickBooks Online nach Kundenfunktion können Sie einer unbegrenzten Anzahl von Mitarbeitern Zeiterfassungszugriff gewähren, sodass sie ihre Zeit unabhängig im System erfassen können. Außerdem können Sie so die Zeit schnell erfassen, sodass Sie Ihre Mitarbeiter angemessen abrechnen und bezahlen können.
Ihre Mitarbeiter oder Auftragnehmer füllen ihre Stundenzettel einfach an jedem PC mit Internetverbindung aus. Darüber hinaus können Sie jede Zeitaktivität einem Projekt oder Kunden zuweisen und wählen, ob Sie Ihren Kunden diese Zeit in Rechnung stellen möchten oder nicht.
# 12. Berichterstattung
Buchhalter können die QuickBook-Software verwenden, um Rechnungen und eine Reihe anderer Finanzberichte zu erstellen. Dazu gehören Einkommens- und Ausgabenvergleiche von Jahr zu Jahr sowie Trends und Prognoseaufzeichnungen. Darüber hinaus kann jeder Bericht in das Microsoft Excel-Tabellenformat exportiert und per E-Mail versendet werden.
So verwenden Sie die QuickBook-Software
Nachdem Sie sich bei QuickBooks Online angemeldet haben, können Sie sich anmelden und auf die primäre Dashboard-Seite zugreifen. Wenn Sie von einer anderen Buchhaltungssoftware zu QuickBook wechseln, können Sie Ihre vorherigen Dateien in Ihre neuen Konten importieren. Das primäre Dashboard bietet einen Überblick über Ihre QuickBook-Konten, einschließlich Cashflow, Rechnungen, Kosten, Verkäufe und andere Informationen.
Darüber hinaus können Sie Ihre Kreditkartenkonten über die Registerkarte Banking auf der linken Seite des Dashboards verbinden, damit QuickBooks Transaktionen automatisch für Sie kategorisiert. Wenn Sie anschließend Ihre Bücher abgleichen, können Sie diese Transaktionen im Banking-Menü überprüfen
Anschließend können Sie Rechnungen personalisieren, die automatisierte Umsatzsteuerüberwachung aktivieren (falls erforderlich) und lernen, wie Sie mobile Quittungen und Rechnungen eingeben. Über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke können Sie alle Kontoeinstellungen Ihres Unternehmens aktualisieren. Schließlich können Sie Ihre Buchhalter über die Option Meine Experten zu Ihren QuickBooks Online-Konten einladen; Sie können auch nach einem Buchhalter suchen, wenn Sie derzeit keinen haben.
Ist QuickBooks schwer zu erlernen?
Für jemanden, der mit Buchhaltungsprinzipien und der Funktionsweise der Buchhaltungssoftware vertraut ist, ist das Erlernen der Verwendung von QuickBooks einfach. Für jemanden, dem es an Computerkenntnissen oder Buchhaltungserfahrung mangelt, kann es jedoch eine Herausforderung sein. Es verlässt sich auf den Endbenutzer, obwohl Intuit, die Firma, die QuickBooks erstellt hat, es als gebrauchsfertig darstellt.
Ist QuickBooks besser als Excel?
Mit Excel können Sie anspruchsvolle Berechnungen durchführen, da seine Formeln weitaus robuster sind als die in QuickBooks. QuickBooks ist nicht in der Lage, komplexe Aktivitäten wie statistische Analysen und Pivot-Tabellen durchzuführen, was es schwierig oder unmöglich macht.
Können Sie QuickBooks kostenlos erhalten?
Über unser Intuit Education Program haben Pädagogen und Studenten kostenlosen Zugang zu QuickBooks Online (IEP). Besuchen Sie unsere Website oder senden Sie eine E-Mail an [E-Mail geschützt] um einen Antrag einzureichen und ein Konto einzurichten. Nach der Registrierung erhalten Sie eine kostenlose Lizenz für das QuickBooks Online-Konto.
Kann ich mir QuickBooks selbst beibringen?
Zusätzlich können Sie einen Crashkurs in Lohnbuchhaltung oder Buchhaltung absolvieren. Das Online-Videotraining zum Selbststudium ist eine Option, wenn Ihr Zeitplan hektisch ist. Sie können die Videos jederzeit ansehen, nachdem Sie sie erhalten haben, damit Sie in Ihrem eigenen Tempo lernen können.
Kann ich QuickBooks an einem Tag lernen?
Sie werden Fähigkeiten erlernen, die es Ihnen ermöglichen, schneller und effizienter zu arbeiten, unabhängig von Ihrem Fähigkeitsniveau oder Wissen mit QuickBooks. In unserem eintägigen Übersichtskurs lernen die Studierenden den Umgang mit Listen, Kontenplänen und Bankkonten kennen und lernen gleichzeitig das Umfeld und die Grundlagen der Unternehmensgründung kennen.
Warum verwenden alle QuickBooks?
Aufgrund seiner umfassenden Kapazität zur Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, Rechnungsstellung und Zahlungen, Steuerabzügen und mehr für Unternehmen jeder Größe – einschließlich Selbständige – ist QuickBooks eines der bekanntesten und am häufigsten verwendeten Buchhaltungssoftwaresysteme auf dem Markt .
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Häufig gestellte Fragen zu QuickBooks
Ist QuickBook schwer zu erlernen?
QuickBooks kann für diejenigen, die neu in der Software- und Buchhaltungsbranche sind, eine kleine Lernkurve darstellen. Für diejenigen, die mit Buchhaltungskonzepten und ähnlicher Software vertraut sind, ist QuickBooks jedoch ziemlich einfach zu erlernen.
Ist QuickBooks Buchführung kostenlos?
Die Mission von QuickBooks war es schon immer, kleine Unternehmen und Buchhalter auf der ganzen Welt zu unterstützen. Zu diesem Zweck können Sie kostenlos mit Ihren Kunden zusammenarbeiten. So werden die Gesamtkosten minimiert und wenn Sie neue QuickBooks Online-Kunden aufnehmen, übernehmen diese neue Geschäfte
Kann ich QuickBooks selbst lernen?
Sobald Sie die Videos erhalten haben, bleiben sie für immer Ihr Eigentum, sodass Sie in Ihrem eigenen Tempo lernen können. Wenn Sie eine Lernerfahrung im Klassenzimmer bevorzugen, können Sie sich auch für Live-Unterricht an einem Ort in Ihrer Nähe entscheiden. Informationen zu den Schulungskosten finden Sie auf der Intuit-Website.
Wie lange dauert es, um QuickBooks-zertifiziert zu werden?
Sie müssen kein Buchhalter oder Buchhalter sein oder über bestimmte Bildungsnachweise oder Abschlüsse verfügen. Wenn Sie jedoch nur ein oder zwei Stunden pro Tag investieren, können Sie in nur zwei Wochen ein zertifizierter QuickBooks ProAdvisor werden
Wie werde ich Buchhalter in QuickBooks?
Um zertifizierter Buchhalter zu werden, müssen Sie mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Buchhaltung haben und eine Prüfung bestehen. Ungeachtet dessen müssen Sie die Bildungsanforderungen alle drei Jahre erfüllen, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten
