Das Rückgrat Ihres Unternehmens ist das Inventar. Sie müssen genügend Lagerbestände vorhalten, um die Kundennachfrage zu befriedigen, aber nicht so viel, dass Ihre Lagerkosten außer Kontrolle geraten. In dieser Situation kann ein Inventarsystem verwendet werden. Ein periodisches Inventarsystem oder ein kontinuierliches Inventarsystem kann von Unternehmen verwendet werden, die Waren verkaufen. In diesem Leitfaden erklären wir, was ein kontinuierliches Bestandssystem ist, geben ein Beispiel, erläutern seine Vorteile und untersuchen den Journaleintrag für periodische und kontinuierliche Bestandssysteme, um festzustellen, ob es sich um die beste Bestandsverwaltungspraxis für die Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens handelt.
Was ist Perpetual Inventory?
Perpetual Inventory ist eine kontinuierliche Buchhaltungspraxis, die Bestandsänderungen in Echtzeit aufzeichnet, wodurch die Notwendigkeit einer physischen Bestandsaufnahme entfällt und sichergestellt wird, dass der Buchbestand den tatsächlichen Bestand genau widerspiegelt. Eingabegeräte wie Point-of-Sale (POS)-Systeme und Scanner werden von Lagern verwendet, um den fortlaufenden Bestand zu erfassen.
Permanente Inventarisierungsmethoden werden in Lagern und im Einzelhandel immer beliebter. Übertreibungen, auch Phantominventur genannt, und fehlende Inventurunterschätzungen können mit einer fortlaufenden Inventur auf ein Minimum reduziert werden. Unternehmen, die ein Materialbedarfsplanungssystem (MRP) für die Produktion verwenden, müssen außerdem eine kontinuierliche Bestandsführung führen.
Was ist ein Perpetual Inventory System?
Ein kontinuierliches Bestandssystem basiert auf einer Buchhaltungsmethode, die als kontinuierliche Bestandsaufnahme bekannt ist und Bestandsänderungen in Echtzeit mit computergestützten Kassensystemen kontinuierlich aufzeichnet, wodurch die Notwendigkeit für physische Bestandsprüfungen entfällt.
Innerhalb dieses Systems unternimmt ein Unternehmen keine Anstrengungen, um detaillierte Bestandsaufzeichnungen der verfügbaren Produkte zu führen; vielmehr werden Wareneinkäufe als Belastung der Bestandsdatenbank erfasst. Ein kontinuierliches Bestandssystem unterscheidet sich von einem periodischen Bestandssystem, bei dem ein Unternehmen Bestandsaufzeichnungen durch regelmäßige physische Zählungen führt.
Was ist das Periodische Inventarsystem?
Eine Methode, die von Unternehmen verwendet wird, um ihre Produkte zu bilanzieren, ist das periodische Inventarsystem, auch als nicht kontinuierliches System bekannt. Eine periodische Bestandsaufnahme führt keine fortlaufende Auflistung von Waren, Einkäufen, Verkäufen und den damit verbundenen Kosten auf der Grundlage eines bestimmten Abrechnungszeitraums.
Alle Einkäufe werden vom Unternehmensbuchhalter auf einem Einkaufskonto erfasst, so funktioniert dieses System. Das Unternehmen zählt den physischen Bestand, und der Buchhalter überträgt den verbleibenden Saldo aus den Einkäufen auf das Bestandskonto. Der Buchhalter nimmt dann die notwendigen Anpassungen am Bestandskonto vor, um die Kosten des endgültigen Bestands widerzuspiegeln.
Auch die physische Warenzählung ist ein bestimmendes Merkmal eines Periodensystems. Diese Zahl ist entscheidend, da das Unternehmen keine eindeutigen Transaktionen verfolgt. Diese Bestandsaufnahme startet den Datensatzabgleichsprozess, unabhängig davon, ob er wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich durchgeführt wird.
Perpetual Inventory Systeme verstehen
Da sie eine sofortige Verfolgung der Verkäufe einzelner Artikel und der Lagerbestände ermöglichen, sind Systeme mit kontinuierlicher Inventur möglicherweise älteren Systemen mit periodischer Inventur vorzuziehen. Außer in Fällen, in denen sie aufgrund von Verlust, Bruch oder Diebstahl von der physischen Inventur abweicht, muss eine fortlaufende Inventur nicht manuell von den Buchhaltern des Unternehmens angepasst werden.
Durch die Verwendung von Strichcode-Scannern oder anderen computergestützten Aufzeichnungen der Produktbeschaffung, -verkäufe und -rückgaben aktualisiert die Systemsoftware den Bestand in Echtzeit. Eine ständig aktualisierte Datenbank erhält diese Informationen.
Das System ermöglicht die Integration mit anderen Abteilungen wie Finanz- und Rechnungswesen. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung von Steuer- und anderen Vorschriften sicherzustellen. Mitarbeiter können einen genaueren Kundenservice hinsichtlich der Verfügbarkeit von Produkten, Ersatzteilen und anderen physischen Komponenten bieten, indem sie Daten aus dem fortlaufenden Bestand verwenden.
Periodisches und kontinuierliches Inventarsystem
Ein kontinuierliches und periodisches System erfordert unterschiedliche Tools und Verfahren für die Bestandsdokumentation durch Mitarbeiter, obwohl sie sich ergänzen können. Mitarbeiter überwachen die Produkte kontinuierlich in einem Dauersystem. Mitarbeiter erfassen Produkte nur in festgelegten Abständen in einem periodischen System.
Da es mehr Aufzeichnungen für die Software und die Mitarbeiter gibt, die nachverfolgt werden müssen, ist ein ewiges System komplexer als ein periodisches System. Muller sagt: „Die Grundlagen sind die gleichen, unabhängig von Ihrem Ansatz, wenn Sie das System in Betracht ziehen, das Sie verwenden möchten. Wenn es innerhalb des Basissystems zu einer Unterbrechung kommt, beschleunigen Sie selbst mit der fortschrittlichsten Software nur Ihre Fehler.
Sie würden Systementscheidungen basierend auf der Art Ihrer Produkte, ihrer Verderblichkeit und ihrer physischen Handhabung treffen, einschließlich ob sie groß oder klein waren und wie viel Platz sie einnahmen. Die Art des Produkts wird auch dadurch bestimmt, wie Ihr Unternehmen es erhält und lagert. „Einige Waren sind vereinheitlicht: Sie haben kleine Teile und sind in einzelne Behälter unterteilt.“
Die ewigen und periodischen Systeme unterscheiden sich auch in folgenden Punkten:
#1. Aktualisieren Ihrer Konten:
In einem unbefristeten System werden bei jeder Transaktion Aktualisierungen des Bestandsbuchs und des Hauptbuchs vorgenommen. Aktualisierungen des Hauptbuchs in einem periodischen System erfolgen nur, wenn eine physische Zählung vorliegt, nicht basierend auf Transaktionen.
#2. Berechnung der Umsatzkosten (COGS):
Bei einem unbefristeten System führt das Softwaresystem eine laufende Liste der Transaktionen, sodass es immer COGS bereitstellen kann. In einem periodischen Inventursystem werden COGS als Pauschalbetrag am Ende einer Abrechnungsperiode nach Durchführung einer physischen Inventur berechnet. Vor dem Ende des Abrechnungszeitraums können keine genauen COGS berechnet werden.
#3. Transaktionen aufzeichnen:
Ein kontinuierliches Inventarsystem erfordert Software, da möglicherweise Tausende von Transaktionen nachverfolgt werden müssen. Für ein periodisches System ist jedoch keine Software erforderlich. Sie könnten Ihr Inventar in einem periodischen Inventarsystem manuell verfolgen.
#4. Zykluszählung:
Cycle Counting ist der Prozess, bei dem Unternehmen Teile ihres Inventars zählen, um ein vollständiges Inventar über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu vervollständigen. Sie zählen nicht ihren gesamten Bestand auf einmal, sondern nehmen kleinere Anpassungen vor, je nachdem, was sie zählen. Unternehmen verwenden die Zykluszählung nur in einem unbefristeten System, das auch als Stichprobenverfahren bezeichnet wird. Da sie keine Baseline erstellen können, verwenden sie keine Zykluszählung in einem periodischen Inventursystem.
#5. Einkäufe im Auge behalten:
Käufe werden entweder auf dem Rohstoffbestandskonto oder dem Warenkonto in einem unbefristeten System erfasst. Einkäufe werden in einem periodischen System in das Einkäufe-Vermögenskonto eingebucht, ohne dass Stückzahlinformationen hinzugefügt werden.
#6. Ermittlungen durchführen:
Transaktionen sind auf einer sehr detaillierten Ebene in einem unbefristeten System verfügbar. Dadurch können Sie problemlos Untersuchungen zu inventurbezogenen Fehlern durchführen. Da ein periodisches System Daten auf hohem Niveau aggregiert, sind diese Untersuchungen komplizierter. Es ist schwierig, diese Daten zu verwenden, um Prozessfehler zu lokalisieren.
Obwohl die GAAP-Standards besagen, dass entweder unbefristete oder periodische Systeme für jedes Unternehmen geeignet sind, ist jedes besser für eine andere Größe einer Organisation geeignet. Da unbefristete Systeme zeitkritischer sind, eignen sie sich im Allgemeinen besser für Unternehmen mit hohem Verkaufsvolumen oder mehreren Einzelhandelsstandorten. Periodische Systeme können die Entscheidungsfindung in diesen Organisationen behindern. Periodische Systeme eignen sich besser für Unternehmen, die keine langsamen Bestandsaktualisierungen erfahren.
Beispiel eines Perpetual Inventory Systems
Die Verwendung von drahtlosen Barcode-Scannern in einem Lebensmittelgeschäft ist das häufigste Beispiel für ein Perpetual Inventory-System. Sobald eine Transaktion im System gescannt wird, wird sie sofort erfasst. Auf diese Weise können Unternehmen den aktuellen und benötigten Vorrat leicht berechnen.
Journaleintrag für das Perpetual Inventory System
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie Transaktionen protokollieren, wenn Sie sich mit der Bestandsbuchhaltung befassen. Um die Bestandsbuchhaltung durchzuführen, benötigen Sie die unten aufgeführten häufigsten Journaleinträge.
- Kauf von Waren zum Selbstkostenpreis: Der Bestand wird belastet und Verbindlichkeiten werden gutgeschrieben, um den Kauf von Waren zum Selbstkostenpreis widerzuspiegeln.
- Zahlung von AP: Die Journalbuchung, die verwendet wird, um eine Rechnungszahlung zu leisten.
- Kreditkonditionen: Hersteller und Großhändler verkaufen Waren in der Regel auf Kredit. Die Rechnung des Verkäufers enthält diese Kreditbedingungen.
- Verkauf von Waren: Wenn ein Unternehmen Waren verkauft, müssen zwei Journalbuchungen vorgenommen werden: eine, um den Verkauf zu erfassen, und eine weitere, um die Kosten der verkauften Waren zu erfassen.
- Debitoreneinzug: Bareinzug von Forderungen wird erfasst.
Die Vor- und Nachteile der Perpetual Inventory
Im Vergleich zu anderen Methoden ermöglicht die fortlaufende Bestandsführung eine Bestandsverfolgung in Echtzeit. Das System erfordert jedoch eine konsistente Aufzeichnung und Überwachung und ist teurer in der Implementierung als alternative Methoden.
Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie durch kontinuierliche Inventur Geld sparen können:
- Es ist nicht erforderlich, Einrichtungen regelmäßig zu schließen, um physische Inventuren durchzuführen.
- Daten aus gescannten Barcodes helfen bei der Bestandsprognose.
- Sie können alle Transaktionen abrechnen und Ihren Produkten die vollständige Rechenschaftspflicht geben.
Obwohl die ständige Bestandsaufnahme überlegen ist, ist sie nicht fehlerfrei. Es gibt immer noch Möglichkeiten, die positive Bestandskontrolle zu verlieren, obwohl es ein konstantes, automatisches Produktverfolgungssystem gibt.
Zu den Nachteilen der Verwendung von Perpetual Inventory gehören die folgenden:
- Um Ihre Daten synchron zu halten, müssen Sie dennoch eine jährliche Bestandsaufnahme durchführen.
- Jede Transaktion muss eingegeben werden, was eine konsequentere Aufzeichnung und Überwachung erfordert.
- Da sie Software und Schulung erfordern, sind Perpetual Inventory-Systeme teurer in der Einrichtung als andere Methoden.
Wann sollte man ein Perpetual Inventory System verwenden?
Wenn ein Unternehmen jederzeit genau wissen muss, wie viele Einheiten auf Lager sind, sollte ein kontinuierliches Bestandssystem verwendet werden. Auch wenn zahlreiche Produkttypen auf Lager sind und beträchtliche Lagerinvestitionen getätigt werden, ist dies besonders wichtig. Ein Unternehmen wäre ohne ein unbefristetes System nicht in der Lage, seinen Kunden genau zu sagen, wann es ihre Bestellungen ausführen kann.
Es ist auch ein nützliches System für Unternehmen, die schnell wachsen, da diese Organisationen eine strenge Kontrolle über ihre Betriebskapitalinvestitionen behalten müssen. Darüber hinaus benötigt jedes Unternehmen, das sich der schnellen Erfüllung von Kundenaufträgen verschrieben hat, ein gründliches Verständnis seiner Lagerbestände, die nur ein unbefristetes System bieten kann.
Wer verwendet ein Perpetual Inventory System?
Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung werden von großen Unternehmen mit massiven Lagerbeständen bevorzugt. Für aufstrebende und kleine bis mittlere Unternehmen, die nach Skalierbarkeit suchen, können Perpetual Inventory-Systeme ideal sein.
Die für ein periodisches System erforderlichen Zykluszählungen sind für große Unternehmen schwierig durchzuführen.
Darüber hinaus kann es für ein Unternehmen mit mehreren Einzelhandelsstandorten einfacher sein, den Bestand zu kontrollieren, wenn eine Produktdatenbank regelmäßig aktualisiert wird. Beispielsweise kann ein Werkzeughändler einen Kunden haben, der nach einem seltenen Schraubenschlüsseltyp sucht. Es hat sechs Standorte in der Nachbarschaft. Es verfügt über Echtzeitinformationen darüber, welche Standorte möglicherweise einen Schlüssel auf Lager haben, und verwendet ein ununterbrochenes System, sodass der Kunde seinen Schraubenschlüssel schnell holen kann, anstatt von Geschäft zu Geschäft zu fahren, um danach zu suchen.
Andere Unternehmen, die eine ständige Bestandsaufnahme erfordern, sind Dropshipping, bei dem Hersteller direkt an Kunden liefern, oder Handel und Vertrieb.
So verwenden Sie ein Perpetual Inventory System
Unternehmen müssen ein System einrichten, in dem jedes Inventarstück eingegeben und beim Verkauf abgezogen wird, um das Inventar zu berechnen. POS-Terminals, Strichcode-Scanner und Software für kontinuierliche Bestandsführung müssen verwendet werden, um den geschätzten Bestand bei jedem Produktkauf und -verkauf zu aktualisieren.
Ein kontinuierliches Inventarsystem kann eine regelmäßige physische Inventur nicht ersetzen, da es den Lagerbestand schätzt. Irgendwann muss eine physische Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Cycle Counting oder das physische Zählen eines Teils des Inventars, um es als Grundlage für die Überprüfung der Genauigkeit des Dauerbestandssystems zu verwenden, wird häufig von Unternehmen verwendet, die ein Dauerbestandssystem verwenden. Im Laufe der Zeit wird eine vollständige physische Bestandsaufnahme durchgeführt.
Bei der Auswahl eines Systems zu berücksichtigende Metriken
Wie Sie vielleicht aus dem vorangegangenen Abschnitt erraten haben, gibt es Argumente für und gegen eine kontinuierliche Bestandsaufnahme. Die Durchführbarkeit jedes Falls hängt von spezifischen Aspekten Ihres Unternehmens ab:
#1. Inventar und Transaktionsvolumen
Welche dieser beiden Vorgehensweisen für Sie am besten geeignet ist, hängt in erster Linie von der Menge Ihres Inventars ab. Für die meisten Unternehmen mit großen Lagerbeständen überwiegen die Vorteile eines Systems mit kontinuierlicher Bestandsführung die Nachteile.
#2. Standortvielfalt
Wenn Ihr Unternehmen von mehreren Standorten aus tätig ist, wird die Bestandsverwaltung äußerst schwierig. Es ändert häufig seinen Bestand.
# 3. Budget
Ihre finanzielle Situation ist zweifellos der sichtbarste Faktor. Das heißt, wenn Sie es sich leisten können, in die anfänglichen Einrichtungskosten eines unbefristeten Systems zu investieren.
Die Infrastruktur, die erforderlich ist, um diese Strategie genau umzusetzen, ist beträchtlich. Es kommt zu einem Preis, den sich kleine Unternehmen möglicherweise nicht leisten können.
Was ist ein Perpetual Inventory System mit Beispielen?
Ständige Bestandsführung ist eine kontinuierliche Buchhaltungspraxis, die Bestandsänderungen in Echtzeit aufzeichnet, wodurch die Notwendigkeit einer physischen Bestandsaufnahme entfällt und sichergestellt wird, dass der Buchbestand den tatsächlichen Bestand genau widerspiegelt. Eingabegeräte wie Point-of-Sale (POS)-Systeme und Scanner werden von Lagern verwendet, um den fortlaufenden Bestand zu erfassen.
Verwendet das Perpetual Inventory System LIFO oder FIFO?
Ja, wie First-in, First-out (FIFO) kann die Last-in, First-out (LIFO)-Methode sowohl in Systemen mit kontinuierlicher Bestandsaufnahme als auch in Systemen mit periodischer Bestandsaufnahme verwendet werden.
Welche zwei Arten von Perpetual Inventory-Systemen gibt es?
- FIFO
- LIFO
- Gewichtete durchschnittliche kosten
Was wird auch als Perpetual Inventory bezeichnet?
Kontinuierliches Inventarsystem
Ein Bestandskontrollsystem, das es Unternehmen ermöglicht, ein Bestandskonto in Echtzeit zu führen, wird als Dauerbestandssystem oder kontinuierliches Bestandssystem bezeichnet.
Was ist der Zweck des ewigen Systems?
Ein kontinuierliches Inventarsystem ist ein Computerprogramm, das Ihr Inventar kontinuierlich auf der Grundlage Ihrer elektronischen Aufzeichnungen und nicht eines physischen Inventars schätzt.
Zusammenfassung
Anstelle des älteren periodischen Inventursystems mit physischer Zählung verwenden Unternehmen zunehmend ein kontinuierliches Inventursystem, um den Bestand zu verfolgen. Permanente Systeme sind teuer in der Implementierung, aber auf lange Sicht weniger teuer und zeitaufwändig.
Ein Hauptnachteil von unbefristeten Systemen ist die Unfähigkeit, verlorene, beschädigte oder gestohlene Gegenstände trotz der Vorteile einer ständig aktualisierten Bestandsschätzung und der Interkonnektivität von Buchhaltungssystemen zu verfolgen. Viele Unternehmen wirken dem entgegen, indem sie regelmäßige Teilinventuren durchführen, die als Grundlage für das unbefristete System dienen und am Ende der Periode eine vollständige physische Inventur liefern sollen.
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Bibliographie
