Ein periodisches Inventarsystem ist eine Technik zur Bewertung des Inventars für die Finanzberichterstattung, bei der das Inventar zu vorgegebenen Zeitpunkten physisch gezählt wird. Unter Verwendung der periodischen Inventur als Buchhaltungstechnik werden die Herstellungskosten (COGS) berechnet, indem zu Beginn jeder Periode eine Inventur durchgeführt wird, während der gesamten Periode neue Lagerbestände hinzugefügt und die Endbestände abgezogen werden. Unternehmen, die es nutzen, bei denen es sich häufig um kleine Unternehmen handelt, stellen fest, dass es sowohl einfacher zu implementieren als auch kostengünstiger ist. In diesem Artikel erfahren wir mehr über Systeme zur kontinuierlichen und periodischen Inventur, die Buchhaltung mit Periodensystem und ein Beispiel für ein System zur periodischen Inventur.
Periodisches Inventarsystem
In vorgegebenen Abständen wird eine buchhalterische Bestandsbewertung durchgeführt, die als periodische Inventur bezeichnet wird. Am Ende des Quartals zählen Unternehmen ihre Produkte physisch und nutzen die Daten zum Ausgleich ihres Hauptbuchs. Die verbleibenden Mittel werden dann zu Beginn der neuen Periode verwendet.
Die Buchhaltungsverfahren unterscheiden sich von einem fortlaufenden Überprüfungssystem im Rahmen eines periodischen Überprüfungsinventarsystems. Um den Betrag für den normalen Lagerbestand am Jahresende zu ermitteln, zählt das Unternehmen seine Lagerbestände physisch. Organisationen verwenden Schätzungen für Meilensteine zur Jahresmitte wie Monats- und Quartalsberichte. Wenn eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Artikel zum Weiterverkauf erwirbt, wird der Bestand des Hauptbuchkontos nicht aktualisiert. Stattdessen belasten sie die getätigten Einkäufe auf dem temporären Konto. Jedes Jahr weist ein temporäres Konto einen Saldo von Null auf. Am Ende des Jahres überweist der Buchhalter den Betrag auf ein anderes Konto.
Unternehmen nehmen alle erforderlichen Änderungen vor, nachdem sie Produktkäufe auf einem Hauptbuchkonto getätigt haben. Da der Saldo auf dem mit einem Gegenkonto verknüpften Konto verrechnet und im Jahresabschluss ausgewiesen wird, soll es sich um das Gegenteil des Hauptbuchs handeln. Kaufrabatte, Kaufrückgaben und Rabattkonten sind einige Beispiele für Gegenkonten. Diese Konten können zu Nettokäufen zusammengefasst werden.
In einem periodischen Bestandskontrollsystem führen Unternehmen Lieferkosten auf einem anderen Konto als dem primären Bestandskonto. Sie verfolgen die Lieferkosten im Zusammenhang mit Frachteingangs- oder Eingangstransportkonten für eingehende Bestände. Die Ausgaben auf diesem Konto erhöhen letztendlich den Wert ihrer Waren. Die Einträge im Journal würden wie folgt aussehen:
Perpetuales und periodisches Inventarsystem
Um den Überblick über die Menge des vorhandenen Lagerbestands zu behalten, gibt es zwei verschiedene Systeme: periodisch und dauerhaft. Das ewige System ist das komplexere der beiden, erfordert jedoch wesentlich mehr Aufzeichnungen. Während das permanente System die Lagerbestände kontinuierlich überwacht, führt das periodische System regelmäßig eine physische Zählung des Lagerbestands durch, um den endgültigen Lagerbestand und die Kosten der verkauften Waren zu berechnen.
Vergleich zwischen periodischen und permanenten Inventarsystemen
Im Folgenden sind einige weitere Unterschiede zwischen den beiden Systemen aufgeführt:
#1. Konten
Während Transaktionen mit Lagerbeständen stattfinden, wird das Hauptbuch oder Lagerbuch im Rahmen des unbefristeten Systems kontinuierlich aktualisiert. Das Konto für die Herstellungskosten der verkauften Waren wird im Rahmen eines periodischen Inventursystems jedoch erst nach einer physischen Zählung erfasst, die dann zur Berechnung der Kosten der verkauften Waren verwendet wird.
#2. Computernetzwerke
Die Aufzeichnungen eines kontinuierlichen Inventarsystems können nicht manuell verwaltet werden, da es während jedes Abrechnungszeitraums zu Tausenden von Transaktionen auf Einheitsebene kommen kann. Andererseits ermöglicht die Einfachheit eines periodischen Inventarsystems bei sehr kleinen Beständen die Verwendung manueller Aufzeichnungen.
#3. Kosten für verkaufte Artikel
Bei jedem Verkauf wird das Konto für die Herstellungskosten der verkauften Waren im Rahmen des unbefristeten Systems kontinuierlich aktualisiert. Die Kosten der verkauften Waren werden stattdessen in einem Pauschalbetrag nach dem Abrechnungszeitraum im Rahmen des periodischen Inventursystems berechnet, indem alle Käufe zum Anfangsinventar addiert und vom Endinventar abgezogen werden. Im letzteren Szenario bedeutet dies, dass es schwierig sein kann, vor dem Ende des Abrechnungszeitraums genaue Zahlen zu den Kosten der verkauften Waren zu erhalten.
#4. Periodenzählung
Da die Zykluszählung auf zuverlässigen Inventurzählungen beruht, die als Basis in Echtzeit ermittelt werden können, kann die Zykluszählung nicht mit einem periodischen Inventursystem eingesetzt werden.
#5. Einkäufe
Abhängig von der Art der Transaktion werden Lagereinkäufe im Rahmen des unbefristeten Systems entweder im Rohstofflagerkonto oder im Warenkonto erfasst und es erfolgt auch eine Stückzahlbuchung in der Einzelaufzeichnung, die für jeden Lagerartikel geführt wird. Während es in einem periodischen Inventarsystem keine individuellen Bestandsaufzeichnungen gibt, zu denen Informationen zur Stückzahl hinzugefügt werden könnten, werden alle Käufe in einem Kaufvermögenskonto protokolliert.
#6. Untersuchungen zu Transaktionen
Da die Informationen auf einem sehr hohen Niveau aggregiert werden, ist es nahezu unmöglich, anhand der Buchhaltungsunterlagen im Rahmen eines periodischen Inventarsystems nachzuvollziehen, warum ein inventarbezogener Fehler jeglicher Art aufgetreten ist. In einem kontinuierlichen Inventarisierungssystem sind solche Untersuchungen jedoch wesentlich einfacher, wenn jede Transaktion bis auf die Ebene der einzelnen Einheiten detailliert ist.
Wie die oben genannte Liste zeigt, übertrifft das System der kontinuierlichen Inventur die Methode der periodischen Inventur. Die Hauptsituation, in der ein periodisches System gerechtfertigt sein kann, liegt dann vor, wenn der Bestand extrem klein ist und Sie ihn visuell beurteilen können, ohne dass dringend umfangreichere Bestandsaufzeichnungen erforderlich sind. Da Lagermitarbeiter in einem permanenten System unbeabsichtigt Lagertransaktionen falsch aufzeichnen können, wenn sie nicht ordnungsgemäß in dessen Verwendung geschult sind, kann das periodische System in bestimmten Situationen auch effektiv sein.
Beispiel für ein periodisches Inventarsystem
Sehen wir uns ein Beispiel eines periodischen Inventarsystems an, um zu versuchen, das Verfahren zu verstehen.
Da nach jeder Periode 100 US-Dollar zum Inventarkonto hinzugefügt wurden, betrug das Anfangsinventarkonto der aktuellen Periode in diesem Beispiel eines periodischen Inventarsystems 1,000 US-Dollar. Das Inventarkonto beträgt daher jetzt 1,100 $. Das wird Ihnen gehören. „Der Preis der zum Verkauf stehenden Waren.“
Kosten der zum Verkauf stehenden Artikel = 1000 + 100 = 1100 $
Laut unseren Büchern haben wir die endgültigen „Kosten der zum Verkauf stehenden Waren“. Allerdings ist sich das Unternehmen noch nicht sicher, wie viele Waren in diesem Zeitraum verkauft wurden. Ihre Organisation wird den Bestand am Ende des Zeitraums physisch prüfen. Nehmen wir an, dass sich im Endbestand 1,050 Einheiten befinden. Der physisch überprüfte Endbestand beträgt 1,050 $, da jede Einheit 1 $ kostet. Wir müssen 50 $ vom Lagerbestandskonto auf „Kosten der verkauften Waren“ überweisen, um die Differenz zwischen der physischen Lagerbestandszählung und den Lagerbestandskonten in den Büchern auszugleichen.
Periodische Systembuchhaltung
Das periodische Inventarsystem der Buchhaltung umfasst mehr als nur das Zählen und Überwachen der Lagerbestände; Dazu gehört auch, das gesamte System als Journaleintrag zu dokumentieren, damit es in den Geschäftsbüchern ersichtlich ist.
Stellen Sie sich vor, Sie besitzen ein Einzelhandelsgeschäft, in dem Sie praktisch immer Waren kaufen müssen, um Ihre täglichen Geschäfte zu erledigen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verwendet das periodische Inventarsystem, um die „Kosten der verkauften Waren“ zu ermitteln. Ihr Unternehmen benötigt nun an einem beliebigen Tag Lagerbestände im Wert von 10 $ pro Stück, die es im aktuellen Abrechnungszeitraum mit Bargeld bezahlt hat. Der Kauf kostete insgesamt 1 $. Natürlich könnte sich ein Teil dieser Lagerbestände in „Fertigwaren“ verwandeln und im Laufe der Zeit verkauft werden, aber Ihr Buchhalter sollte sich darüber keine Sorgen machen. Stattdessen wird für jeden Artikel des gekauften Inventars regelmäßig ein „Einkaufskonto“ – ein „Vermögenswert“ – erstellt. Auf diesem Konto sind alle Bestandserwerbe erfasst.
Unter dem periodischen Inventarsystem
Im Rahmen des periodischen Inventarsystems verfolgt ein Unternehmen Änderungen der Lagerbestände nicht während des gesamten Abrechnungszeitraums. Stattdessen wird der Bestand regelmäßig in festgelegten Zeiträumen, beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich, physisch gezählt. Das Unternehmen verwendet diese physischen Zählungen, um die Kosten der verkauften Waren und den Endbestand des Zeitraums zu ermitteln.
Das periodische Inventarsystem weist die folgenden herausragenden Merkmale auf:
#1. Einkäufe:
Das Unternehmen erfasst nicht sofort die Kosten für jeden verkauften Artikel und ändert auch nicht den Lagerbestand nach einem Lagerkauf. Um den Überblick über die Gesamtkosten der gekauften Artikel über den gesamten Zeitraum zu behalten, erfolgt eine Belastung des Einkaufskontos.
#2. Kosten der verkauften Waren (COGS)
Das Unternehmen zählt seinen Bestand nach dem Abrechnungszeitraum physisch. Nach Abzug des Anfangsbestands von der Gesamtsumme der Einkäufe und Berücksichtigung des Endbestands werden die Kosten der verkauften Waren ermittelt.
Der Anfangsbestand mit weniger Käufen und der Endbestand entsprechen den Selbstkosten.
#3. Aufzeichnung
Das Unternehmen aktualisiert das Bestandskonto nicht bei jedem Kauf oder Verkauf im Rahmen des periodischen Systems. Es ändert lediglich den Lagerbestand basierend auf der physischen Zählung nach dem Monat. Daher spiegelt das Bestandskonto möglicherweise nicht genau den aktuellen Bestandssaldo wider.
#4. Präsentation der Gewinn- und Verlustrechnung
Die Kosten der verkauften Artikel werden in der Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen des periodischen Inventarsystems separat ausgewiesen. Die Fußnoten zum Jahresabschluss können Informationen zu den Anfangs- und Endbeständen enthalten, auch wenn diese nicht explizit in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt sind.
Die Merkmale eines periodischen Inventarsystems
Die folgenden Merkmale zeichnen ein periodisches Inventarsystem aus:
#1. Körperliche Bilanz
In diesem System werden die verschiedenen Lagerbestände, wie Erstlieferungen, laufende Projekte und fertige Waren, physisch gezählt, um sie in den Büchern zu erfassen.
#2. Keine sofortige Nachverfolgung
Da keine automatisierte Software oder Technologie eingesetzt wird, gibt es eine Verzögerung zwischen zwei Zählsitzungen, da während des Verfahrens keine Echtzeitverfolgung erfolgt. Für diesen Zeitraum sind keine aktuellen und genauen Informationen zum Lagerbestand verfügbar.
#3. Berechnung der Kosten der verkauften Waren (COGS)
Dabei wird der COGS jeweils periodisch ermittelt.
#4. Schwieriger Prozess
Die physische Zählmethode macht das periodische Inventarsystem der Buchhaltung komplex, schwierig und möglicherweise undurchsichtig. Missmanagement und Unstimmigkeiten könnten zu falschen Informationen und Daten führen.
#5. Geschäftsbasierter Ansatz
Es sollte erwähnt werden, dass nicht jedes Unternehmen diesen Ansatz nutzen kann. Kleine Unternehmen, die eine bestimmte Art fester Waren als Rohstoffe verwenden oder insbesondere eine regelmäßige Bestandszählung für interne Benutzer benötigen, können dies effizient verwalten.
Daher nutzen einige Unternehmen die oben genannten Funktionen des periodischen Inventarsystems, um ein effektives und offenes System zu schaffen.
Shritte Für das periodische Inventarsystem
Das periodische Inventarsystem umfasst die folgenden Schritte:
Bei diesem Ansatz werden Anfang und Ende über einen bestimmten Zeitraum hinweg physisch gezählt.
Um die „Kosten der zum Verkauf verfügbaren Waren“ zu berechnen, berücksichtigt das Unternehmen auch alle in diesem Zeitraum getätigten Käufe für den Lagerbestand.
Der Anfangsbestand plus Einkäufe entspricht den Kosten der zum Verkauf stehenden Waren.
Folglich betragen die Kosten der in diesem Zeitraum verkauften Waren:
Endbestand: Die Kosten der zum Verkauf stehenden Waren entsprechen den Kosten der verkauften Waren.
Um die Systemeffizienz zu steigern, sollte sich das Unternehmen an die oben genannte Schritt-für-Schritt-Methode dieser Form der Lagerverwaltung halten.
Vorteile
Der Ansatz der periodischen Bestandsaufnahme hat seine eigenen Vorteile. Betrachten wir sie in den folgenden Punkten genauer:
- Es wurde ein kleinerer Personalbestand benötigt, da zwischen den Perioden keine physische Zählung erforderlich war. Dadurch ist es kostengünstiger, da keine Begleitperson erforderlich ist. Während dieser Zeit kümmert sich ein Team um die Bestände, was dem Unternehmen Zeit und Geld spart.
- Die physischen Kontrollen finden nur am Ende der Laufzeit statt, sodass die reguläre Arbeit nicht beeinträchtigt wird. An diesem Punkt wird, ohne in den Tagesablauf einzugreifen, die zuständige Abteilung gezählt, der eine bestimmte Belegschaft zugeordnet ist.
- Die Menge ist bei der Bestätigung der Bilanzierung am Ende der Periode zuverlässig, da sie am Ende der Periode physisch überprüft wird.
- Es ist nicht erforderlich, den Status „In Arbeit“ oder „Rohstoffe“ zwischen den Perioden zu überprüfen. Da die nach der Zählung gesammelten Informationen zur Verfolgung der verschiedenen Lagerbestände, einschließlich Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse und Fertigwaren, verwendet werden, erfolgt die Zählung automatisch.
Nachteile
Vor der Einführung des Prozesses ist es wichtig, sich neben den Vorteilen des periodischen Inventarsystems auch verschiedener Einschränkungen bewusst zu sein. Das sind sie:
- In der Zwischenzeit werden keine Angaben zu den Kosten der verkauften Waren gemacht.
- Möglicherweise muss am Ende eine größere Änderung vorgenommen werden, da zwischen den Zeiträumen nur wenige Informationen vorliegen.
- Betrug ist eine sehr wahrscheinliche Möglichkeit.
- Dieser Ansatz ist für große Unternehmen nicht geeignet.
Warum sollten Sie ein periodisches Inventarsystem verwenden?
Kleinere Unternehmen mit bescheidenen Lagerbeständen eignen sich am besten für ein periodisches Inventarsystem. Für solche Unternehmen ist es einfach, eine physische Inventur durchzuführen. Die Schätzung der Kosten für Waren, die über vorgegebene Zeiträume verkauft werden, ist ebenfalls viel einfacher.
Warum ist ein System der periodischen Inventur besser?
Die periodische Inventurmethode hat den Vorteil, dass die Notwendigkeit einer separaten Buchführung für die Bestände an Rohmaterialien, unfertigen Erzeugnissen und Fertigwaren entfällt. Das Einzige, was vermerkt ist, sind Käufe.
Was ist besser, dauerhaft oder periodisch?
Im Allgemeinen übertrifft das ewige System das periodische Inventarsystem. Dies ist so, dass es sich um einen unkomplizierten Ansatz handelt, der dank der Computersoftware, die Unternehmen verwenden, wenig bis gar keine Arbeit erfordert. Die Point-of-Sale-Technologie nutzt Barcodes, um die Artikel vom Regal bis zur Kasse zu verfolgen.
Zusammenfassung
Das Verständnis Ihres Lagerbestands ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung, da die ordnungsgemäße Verwaltung des Lagerbestands über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Während kleine Firmen und Organisationen mit wenigen Inventargegenständen mit der periodischen Methode auskommen, müssen größere Organisationen auf ein permanentes Inventarsystem umsteigen. Unabhängig davon, für welche Bestandskontrollmethode Sie sich entscheiden, benötigen Entscheidungsträger die richtige Ausrüstung, um ihren Bestand erfolgreich zu verwalten.
Nutzen Sie die Funktionen zur Bedarfs- und Vertriebsbedarfsplanung, um in Ihrem gesamten Unternehmen das ideale Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu finden.
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Bibliographie
