Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen: Die 5 besten kostenlosen Gehaltsabrechnungssoftware

Gehaltsabrechnungssoftware ist ein System von Personalabteilung (HR) oder Gehaltsabrechnungsexperten, um den gesamten Lebenszyklus der Gehaltsabrechnungsaktivitäten von Anfang bis Ende zu verwalten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, Vorteile und Faktoren der Gehaltsabrechnungssoftware, die Sie bei der Auswahl der besten Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr kleines Unternehmen berücksichtigen sollten. Darüber hinaus haben wir eine Bewertung von 5 kostenlosen Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen.

Definition der Gehaltsabrechnungssoftware

Jeder HR- oder Payroll-Experte wird Ihnen sagen, dass die Gehaltsabrechnung mehr umfasst als nur die Berechnung von Gehaltsschecks. Jeden Monat werden eine Reihe sich wiederholender Aufgaben durchgeführt, die von der Registrierung von Mitarbeitern auf der Gehaltsliste des Unternehmens bis hin zur Gewährleistung einer fehlerfreien Einhaltung und Aufrechterhaltung reichen Gehaltsabrechnungen bis zur Ausfahrt. Mit einer Gehaltsabrechnungssoftware können Fachleute all diese Aufgaben einfach von einem Ort aus verfolgen.

Bedeutung der Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Kleinunternehmen

Die Verarbeitung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung erfordert eine Vielzahl von Maßnahmen zum Schutz des wertvollsten Kapitals eines Unternehmens – seiner Mitarbeiter. Es wird komplex, zeitaufwändig und gelegentlich fehlerhaft, wenn es manuell, mit einem veralteten System oder über eine Tabellenkalkulation durchgeführt wird. Spezielle Gehaltsabrechnungssoftware unterstützt Gehaltsabrechnungsspezialisten bei der Rationalisierung anderer Gehaltsabrechnungsaufgaben, sodass Personalabteilungen und Inhaber kleiner Unternehmen Zeit für kritische Geschäftsprojekte gewinnen können.

#1. Automatisierung der Gehaltsabrechnung

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, lassen Sie die Tür für unbeabsichtigte Fehler offen, die sehr kostspielig sein können. Gehaltsabrechnungssoftware kann sowohl komplexe als auch einfache Aktivitäten automatisieren, sodass Sie die Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen besser verwalten können. Eine gute Gehaltsabrechnungssoftware sorgt für einen geordneten, einfachen und effizienten Prozess, von der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung bis zum Abschluss der Lohnperiode in Ihrem Unternehmen.

#2. Gehaltsabrechnungen im Auge behalten

Die Gehaltsabrechnung ist eine wiederkehrende Ausgabe für jedes Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, steigen Ihre Lohnkosten und Sie benötigen Monat für Monat einen vollständigen Einblick in einen der wichtigsten Beiträge zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Gehaltsabrechnungssoftware kann all diese Berichte bereitstellen, von Gehaltslisten der Mitarbeiter über Satzungen bis hin zu Bonusauszahlungen, sodass Sie die Ausgaben bis zur letzten Rupie nachverfolgen können.

#3. Steuern weniger belastend machen

Wir haben Fälle gesehen, in denen Unternehmen wegen Nichtabführung von Steuern mit einer Geldstrafe belegt wurden. Gehaltsabrechnungssoftware unterstützt Sie bei der Anpassung an neue Steuergesetze, der Auswahl von Gesetzen, die für Ihr Unternehmen gelten, der Kontrolle von PF-Beiträgen und vielem mehr. Manchmal kann es mühsam sein, die Lohnsteuer von der Einkommensteuer zu unterscheiden, Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogbeitrag. Damit kann Ihr Unternehmen sicher sein, dass es immer korrekte Steuerabzüge vornimmt.

#4. Integration mit relevanten Geschäftsanwendungen

Jeden Monat arbeiten Lohnbuchhalter mit mehreren Teams zusammen, um Input für die Lohnabrechnung zu erhalten. Das Verfahren ist komplex und zeitaufwändig und wird mit einem wachsenden Unternehmen nur noch schwieriger. Sichere Integrationen ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Daten von vielen Teams an einem einzigen Ort. Gehaltsabrechnungssoftware, die eng mit HR- und Buchhaltungsplattformen verbunden ist, ermöglicht es Ihnen, drei unterschiedliche, aber wichtige Abteilungen unter einem Dach zu konsolidieren.

#5. Ihre Gehaltsdaten sicher aufbewahren

Das Gehaltsabrechnungssystem enthält vertrauliche Informationen über Ihre Mitarbeiter wie Gehälter, Steuern, Bankkonten usw. Gehaltsabrechnungssoftware mit fein abgestimmten Zugriffskontrollen kann die Integrität Ihrer Gehaltsdaten verbessern. Sie können zwischen den vielen Verantwortlichkeiten unterscheiden, die jede Abteilung übernimmt, und unerwünschten Zugriff verhindern. Arbeiten Sie sicher mit Mitarbeitern zusammen, zeigen Sie dieselbe Benutzeroberfläche, aber beschränken Sie die Gehaltsabrechnungsmitarbeiter auf das, was sie aufgrund ihrer Aufgaben sehen müssen.

Funktionen der Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen

#1. Vereinfachtes Mitarbeiter-Onboarding

Jeden Tag werden Sie als Personaler mit Papierkram überschwemmt. Ihre Unternehmens-Gehaltsabrechnungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Personen schnell in die Gehaltsabrechnung aufzunehmen und Ihnen vollständige Mitarbeiterprofilinformationen an einem Ort zur Verfügung zu stellen. Dies können allgemeine Informationen, Gehaltsdaten, Steuer- und Zahlungsinformationen usw. sein.

#2. Die Gehälter der Mitarbeiter können angepasst werden.

Die Hierarchie Ihres Unternehmens kann von Top-Führungskräften bis hin zu Praktikanten reichen. Mit einer aktuellen Gehaltsabrechnungssoftware können Sie Einkommen, Zulagen, Abzüge, Erstattungen und Flexibilität individuell anpassen Leistungspläne zu den Richtlinien Ihres Unternehmens.

#3. Die Lohnabrechnung läuft mit einem Klick

Wenn Sie bereit sind, Ihren Gehaltsscheck auszuführen, sollte die Software eine Reihe von Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung mit einem einzigen Klick erledigen. Das bedeutet, dass die Gehaltsberechnung automatisiert werden sollte, die Steuern nach der neuesten Steuergesetzgebung berechnet werden sollten. Auch Gehaltsabrechnungen, Gehälter und Lohnbuchhaltungsbuchungen sollen automatisiert abgewickelt werden.

#4. Gehaltszahlungen online

Die pünktliche Zahlung von Gehältern ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Gehaltsabrechnungssoftware, die aktive Verbindungen zu renommierten Banken hat, kann Ihnen bei unsicheren und pünktlichen Gehaltsüberweisungen für alle Ihre Mitarbeiter helfen. Einige Softwareprogramme ermöglichen es Ihnen sogar, zusätzlich zu Ihren üblichen Gehaltszyklen Gehälter im Voraus an ausgewählte Mitarbeiter zu senden, sodass Sie auf sich ändernde Mitarbeitersituationen reagieren können.

#5. Self-Service für Mitarbeiter

Dies ist jetzt eine Notwendigkeit für Gehaltsabrechnungssoftware, da diese Portale von Natur aus digital sind, wodurch Sie viel Zeit sparen können. Mitarbeiter können Self-Service-Portale verwenden, um ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerblätter abzurufen, Investitionserklärungen und -nachweise einzureichen, Erstattungen zu beantragen und Fristerinnerungen in Echtzeit zu erhalten.

#6. Urlaubs- und Anwesenheitsverwaltung

Ihre Lohn- und Gehaltssoftware soll es Ihnen ermöglichen, die Urlaubs- und Anwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter in Ihrer Unternehmensorganisation komfortabel zu verwalten. Dies kann entweder durch Verbindungen mit HRMS oder durch die Fähigkeit erfolgen, Tabellenkalkulationseingaben zu Urlaubs- und Anwesenheitsdaten zu akzeptieren. Ihr Gehaltsabrechnungspersonal kann seine Aufgabe schneller erledigen, indem es Urlaubsdaten automatisch aus einem HRMS-System abruft.

#7. Vorformatierte Steuererklärungen

Damit Ihr Unternehmen eine saubere Steuerbilanz hat, muss Ihre Gehaltsabrechnungssoftware automatisch Berichte zu allen wesentlichen Gesetzen (PF, ESI, LWB, PT) bereitstellen. Diese vorformatierten Steuerberichte können Ihnen beim Ausfüllen helfen Steuererklärungsverfahren schnell und spart Ihnen viel Zeit bei der Organisation der Dokumente. Es ist viel besser, wenn Sie die Berichte mit Ihren Wirtschaftsprüfern teilen können.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Auswahl einer Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen.

Die Wahl des besten Gehaltsabrechnungssystems ist eine entscheidende Investition für jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein es ist. Ein kompliziertes und ineffizientes System verschwendet sowohl Zeit als auch Geld. Hier sind einige der wichtigsten Variablen, die bei der Auswahl einer Gehaltsabrechnungssoftware zu berücksichtigen sind.

#1. Kostenlose Probezeit

Sie sollten in der Lage sein, das Wasser mit einer voll ausgestatteten kostenlosen Testversion der Gehaltsabrechnungssoftware zu testen, die Sie für Ihr Unternehmen auswählen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sofort einige Mitarbeiter hinzufügen, einige Gehaltsstrukturen erstellen, einen Gehaltsplan erstellen und einen Testzahlungslauf durchführen.

#2. Einfach zu benutzen

Da HR-Profis ohnehin unter Zeitdruck stehen, sollte die Lernkurve für eine Lohnsoftware so gering wie möglich sein. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, kontextbezogene Funktionshinweise und eine einfache Benutzererfahrung stellen sicher, dass Sie in Ihrem Unternehmen schnell durch die Gehaltsabrechnungssoftware navigieren können.

#3. Skalierbar

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, denken Sie an die Langfristigkeit. Sie können nicht jeden Monat oder jedes Jahr von einem Anbieter zum anderen wechseln. Je nach Datenvolumen ist der Migrationsaufwand hoch und zeitintensiv. Die von Ihnen verwendete Lohnbuchhaltungssoftware sollte zu Ihrem Wachstumsziel passen und mit Ihnen skalieren können.

#4. Zugänglich

Entscheiden Sie sich für eine Cloud-basierte Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen, mit der Sie von zu Hause oder unterwegs auf Informationen zugreifen können, indem Sie nur eine Internetverbindung, einen Webbrowser und ein geeignetes Gerät wie ein Mobiltelefon oder ein Tablet verwenden. So haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Daten. Mitarbeiter können Ihre Ankündigungen verfolgen und auf ihre Gehaltsabrechnungen in mobilen Versionen von zugreifen cloudbasierte Tools auch wenn sie nicht im Büro sind.

#5. Sicher

Die Gehaltsabrechnung beinhaltet die Pflege einiger der sensibelsten Informationen Ihrer Mitarbeiter, wie z. B. persönliche Informationen, Bankinformationen, Lohndaten und persönliche Kontonummern (PANs). Wählen Sie einen bekannten Anbieter, der Sicherheit ernst nimmt, um die Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen. Der Anbieter sollte internationale Sicherheitsstandards erfüllen, einschließlich eines ISO/IEC 27001-Sicherheitszertifikats, damit Sie sich darauf verlassen können, dass er sich an erstklassige Prozesse hält.

#6. Unterstützung

Dies ist ein Kinderspiel. Sie beschäftigen sich mit Gehaltsschecks jeden Monat, und das Support-Team sollte in der Lage sein, Ihnen zu helfen, wenn Sie es brauchen. Wenden Sie sich an den Verkäufer und finden Sie heraus, ob er über ein gutes Support-System verfügt. Untersuchen Sie, wie einfach es ist, sie zu kontaktieren, sei es per E-Mail, Chat oder Telefonanruf, und wählen Sie Anbieter aus, die für ihre hervorragende Unterstützung bekannt sind.

Die 5 besten kostenlosen Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen

#fünfzehn. BambooHR

Anstatt jeden Monat Stunden damit zu verbringen, Daten manuell zu übertragen und sich um die Genauigkeit zu sorgen, macht BambooHR die Gehaltsabrechnung einfach, schnell und stressfrei. BambooHR-Datenaktualisierungen fließen sofort in die Gehaltsabrechnung ein, wodurch Datenduplizierung praktisch eliminiert wird. Darüber hinaus sparen Sie mit vollständiger Gehaltsabrechnung, hervorragendem Kundenservice und Full-Service-Steuererklärung Zeit und Mühe bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung, sodass Sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.

#2. Paychex Flex

Paychex Flex ist eine All-in-One-Gehaltsabrechnungs- und Personalverwaltungssoftware, die Sie erweitern oder anpassen können, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Führen Sie damit die Gehaltsabrechnung durch und integrieren Sie Ihre Personalverwaltung, Ihr Renten- und Versicherungsmanagement mit einem auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Service und unserem Expertenwissen über die Regeln, die Ihr Unternehmen beeinflussen können. Erhalten Sie für eine begrenzte Zeit drei Monate kostenlose Gehaltsabrechnungssoftware.

#3. Gusto

Gusto ist eine hochmoderne Online-Personalverwaltungssoftware, die kleine Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter unterstützt. Unsere Tools und Services unterstützen Sie bei der Einarbeitung, Bezahlung, Versicherung und Einbindung Ihrer Mitarbeiter auf einer einzigen, integrierten, benutzerfreundlichen Plattform, die von über 100,000 modernen Unternehmen genutzt wird. Gusto macht die Betreuung Ihrer Mitarbeiter zu einer angenehmen Erfahrung und hilft Ihnen gleichzeitig dabei, Ihr Endergebnis zu verwalten und konform zu bleiben. Egal wie kompliziert das Szenario ist, Sie werden sich wie ein Profi fühlen. Arbeiten Sie mit Gusto zusammen, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle erfolgreich sind.

#4. SurePayroll

Die Payroll für kleine Unternehmen von SurePayroll ist eine landesweit führende Online-Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen. Ein preisgekröntes Kundendienstteam mit Sitz in den Vereinigten Staaten bietet persönlichen Support per Telefon, E-Mail und Chat. Small Business Payroll rationalisiert und sichert den Prozess, sodass die Gehaltsabrechnung jederzeit und überall schnell und mühelos eingereicht werden kann. Holen Sie sich eine 2-monatige kostenlose Testversion.

#5. Patriot Gehaltsabrechnungssoftware

Patriot Software bietet Online-Gehaltsabrechnungsdienste, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Hergestellt für Kleinunternehmer in den USA mit 1 bis 100 Mitarbeitern. Wählen Sie die für Sie am besten geeignete Gehaltsabrechnungsoption: Basis-Gehaltsabrechnung: eine monatliche Gebühr von 10 USD plus 4 USD für jeden zusätzlichen Mitarbeiter. Full-Service-Gehaltsabrechnung: monatliche Gebühr von 30 USD plus 4 USD pro Mitarbeiter. Gehaltsschecks können direkt auf Ihr Bankkonto eingezahlt oder ausgedruckt werden.

Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Möglicherweise gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Mitarbeiter, die von einer für kleine Unternehmen konzipierten Gehaltsabrechnungssoftware verarbeitet werden können, wenige Möglichkeiten zur Anpassung und einen Mangel an robusten Berichtsoptionen.

Wie ist der Prozess für den Übergang von der manuellen Gehaltsabrechnung zur Verwendung einer Gehaltsabrechnungssoftware?

Bei der Umstellung von der manuellen Lohnabrechnung auf die Verwendung einer Lohnsoftware ist es wichtig, alle Schritte zu berücksichtigen, die mit der Umstellung verbunden sind, wie z .

Was sollte ich bei der Auswahl einer Lohnsoftwarelösung beachten?

Denken Sie an Dinge wie wie viele Mitarbeiter Sie haben, welche Art von Gehaltsabrechnung Sie benötigen, ob die Software mit Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel ist, wie viel es kosten wird und wie gut sie Sie nach dem Verkauf bei der Auswahl einer Gehaltsabrechnungslösung unterstützen .

Wie beginne ich mit der Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware für mein kleines Unternehmen?

Informieren Sie sich über verfügbare Optionen, vergleichen Sie Funktionen und Preise, melden Sie sich für ein Konto an und richten Sie Einstellungen für Mitarbeiterinformationen und Gehaltsabrechnungen ein, um mit der Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr kleines Unternehmen zu beginnen.

Was sind die Kompatibilitätsvoraussetzungen für die Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware?

Die von Ihnen verwendete Lohnsoftware bestimmt die Systemvoraussetzungen für den Betrieb. Internetzugang, ein geeignetes Betriebssystem und ein geeigneter Webbrowser sind Beispiele für typische Voraussetzungen.

Häufig gestellte Fragen zur Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen

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