Wenn es um die Gehaltsliste, müssen Sie viele Dinge auf Ihrer To-Do-Liste abhaken. Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter kann viele Schritte umfassen, von der Erfassung von Stundenzetteln bis zur Verteilung von Gehaltsabrechnungen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlt haben, ist Ihre Gehaltsabrechnungs-Checkliste jedoch noch nicht vollständig. Sie müssen auch Gehaltsabrechnungen einreichen, unabhängig davon, ob es sich um beglaubigte, vierteljährliche oder jährliche Berichte handelt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine Gehaltsabrechnung ist und welche Formulare Sie einreichen müssen.
Was ist ein Lohnbericht?
Der IRS und die meisten Staaten verlangen von Unternehmen, dass sie vierteljährliche und jährliche Gehaltsabrechnungen einreichen, die ausschließlich Steuerzwecken dienen. Wenn Sie einen Geschäftskredit beantragen, wird der Kreditgeber mit ziemlicher Sicherheit einen Gehaltsabrechnungsbericht anfordern, in dem die Mitarbeitervergütung aufgeführt ist. Mitarbeiter, sowie die Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA), erwarten Sie, dass Sie mit jedem Gehaltsscheck individuelle Gehaltsabrechnungsberichte, sogenannte Gehaltsabrechnungen, vorlegen.
Gehaltsabrechnungsberichte sind Dokumente, die eine Zusammenfassung der Gehaltsabrechnungsdaten enthalten. Gehaltsabrechnungsberichte verschiedener Art unterstützen Geschäftsinhaber, Kreditgeber und Regierungen bei der Analyse der Gehaltsabrechnungskosten.
Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung bieten eine Vielzahl von Gehaltsabrechnungsberichten, einschließlich des Jahresberichts, der spontan erstellt werden kann. Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Gehaltsabrechnungen, denen Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens begegnen werden. Der Gehaltsabrechnungsbericht kann wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt werden. Die Wahl hängt allein von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Arten von Gehaltsabrechnungen
Wie viele verschiedene Arten von Gehaltsabrechnungen gibt es? Um Lindsay Lohans Figur in Mean Girls zu paraphrasieren: „Die Grenze existiert nicht.“
Im Folgenden finden Sie eine grundlegende Einteilung der gängigsten Arten von Gehaltsabrechnungen.
#1. Lohnabrechnungen für das gesamte Unternehmen
Ein Lohnbuch gibt einen Überblick über die Lohnkosten eines Arbeitgebers. Es zerlegt Entschädigungen, Abzüge und Steuern in ihre grundlegendsten Bestandteile. Es ist der Bericht, den Sie konsultieren sollten, wenn Sie wissen möchten, wie viele Stunden alle Ihre Mitarbeiter im letzten Zahlungszeitraum gearbeitet haben oder wie viel Ihr Unternehmen im vorangegangenen Quartal an Steuern nach dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) gezahlt hat.
Da Gehaltsabrechnungen so viele Informationen enthalten, ist es zweifelhaft, dass Sie sie alle mit einer dritten Partei, z. B. einem Kreditgeber, teilen möchten. Bevor Sie personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter außerhalb Ihrer vier Wände verteilen, schwärzen Sie diese.
Unternehmensweite Abrechnungsberichte werden nicht von allen Abrechnungslösungen in gleicher Weise angesprochen. Lohnjournal ist ein umgangssprachlicher Begriff für Lohnbuchhaltung.
#2. Berichte, die auf einzelne Mitarbeiter zugeschnitten sind
Gehaltsabrechnungen, die oft als Gehaltsnachweise für Mitarbeiter bezeichnet werden, enthalten die Gehälter, Steuern und Abzüge der einzelnen Mitarbeiter. Gehaltsabrechnungen zeigen im Gegensatz zu einem Gehaltsregister die Löhne jedes Mitarbeiters einzeln an und geben Ihnen einen detaillierteren Überblick über die Gehaltsabrechnungsaktivitäten Ihres Unternehmens.
Mitarbeiter müssen Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen unter dem FLSA haben. Sie helfen den Mitarbeitern zu verstehen, wie ihre Gehaltsschecks berechnet werden, und sie werden häufig verwendet, um das Einkommen bei der Beantragung von Leasingverträgen und Darlehen nachzuweisen.
#3. Stundenzettel für Mitarbeiter
Mitarbeiterzeitberichte werden von Kleinunternehmern verwendet, um festzustellen, wie viele Stunden ihre Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben. Je nachdem, welchen Bericht Sie erstellen, kann er Informationen darüber enthalten, was die Person während der Arbeitszeit getan hat.
Bei der Beurteilung der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterproduktivität Analytik, Inhaber von Fertigungsunternehmen sollten die Zeitberichte ihrer Mitarbeiter konsultieren. Wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mit der Anzahl der im gleichen Zeitraum produzierten Fertigwaren vergleichen, können Sie sehen, wie produktiv sie waren.
#4. Berichte über den Bargeldbedarf
Ein Bargeldbedarfsbericht informiert Geschäftsinhaber über den Bargeldbetrag, der zur Vervollständigung der Gehaltsabrechnung erforderlich ist. Es beschreibt, wie die Gelder zwischen Direkteinlagen, Steuern und anderen Abzügen aufgeteilt werden. Die Überprüfung dieses Berichts sollte Teil Ihrer Gehaltsabrechnungspraktiken sein.
#5. Lohnsteuererklärungen
Lohnsteuerberichte sind jährliche und vierteljährliche Gehaltsabrechnungsberichte, die Unternehmer bei Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen einreichen, um Lohnverbindlichkeiten und Mitarbeitervergütungen zu übermitteln.
Im Folgenden sind die häufigsten Lohnsteuerberichte des Bundes aufgeführt:
- Formular 940: Ein jährlicher Gehaltsabrechnungsbericht für die Steuer des Bundesarbeitslosensteuergesetzes (FUTA).
- Formular 941 ist ein vierteljährlicher Gehaltsabrechnungsbericht für die FICA und die Quellensteuer des Bundes.
- Das Formular W-2: Ein jährlicher Gehaltsabrechnungsbericht für Mitarbeitergehälter und Steuereinbehalt.
Es gibt mit ziemlicher Sicherheit ein staatliches Äquivalent zu jedem Bundeslohnsteuerbericht. Erkundigen Sie sich bei Ihrem staatlichen Finanzamt, um sicherzustellen, dass Sie keinen staatlichen vierteljährlichen Gehaltsabrechnungsbericht verpasst haben.
#6. Gehaltsabrechnungen zum Paycheck Protection Program (PPP)
Um sich für erlassene PPP-Darlehen zu qualifizieren, müssen kleine Unternehmen bestimmte Kriterien erfüllen. Gehaltsabrechnungssoftwaresysteme können PPP-Berichte bereitstellen, die alle Informationen enthalten, die für die Beantragung des PPP-Darlehens und der Vergebung erforderlich sind.
PPP-Berichte unterstützen Geschäftsinhaber bei der Berechnung von Kreditbeträgen, indem Gehaltsdaten aus 2019 oder 2020 analysiert werden. Wenn es an der Zeit ist, einen Schuldenerlass zu beantragen, erstellt die Gehaltsabrechnungssoftware einen weiteren Bericht, in dem detailliert aufgeführt ist, wie viel Sie für die Gehaltsabrechnung über die abgedeckte Laufzeit des Darlehens von 8 oder 24 Wochen ausgegeben haben .
#7. Zertifizierte Gehaltsabrechnungen
Auftragnehmer und Subunternehmer, die an staatlichen Bauprojekten arbeiten, müssen wöchentlich zertifizierte Gehaltsabrechnungen erstellen. Die meisten Regierungen haben Blankoformulare entwickelt, die Sie ausfüllen und unterschreiben können. WH-347 ist das vom Bund zertifizierte Formular für Gehaltsabrechnungen.
Befolgen Sie beim Ausfüllen staatlich zertifizierter Gehaltsabrechnungsberichte sorgfältig die Anforderungen des Arbeitsministeriums. Da die Einhaltung der Gehaltsabrechnung hier von entscheidender Bedeutung ist, wenden Sie sich an einen Buchhalter, wenn Sie zum ersten Mal gebeten werden, einen zertifizierten Gehaltsabrechnungsbericht zu erstellen.
Was gehört in einen Lohnbericht?
Diese drei Informationen helfen Ihnen, Ihre Gehaltsabrechnung zu verbessern.
#1. Datenvergleiche
Wenn es etwas gibt, womit man Daten vergleichen kann, wird es aussagekräftiger. Erwägen Sie, Ihre Daten mit Daten aus dem gleichen Zeitraum des letzten Jahres oder des vorangegangenen Zeitraums zu vergleichen.
Wenn Sie sich jemals die geprüften Finanzkonten einer Aktiengesellschaft angesehen haben, werden Sie Daten aus mindestens zwei Jahren übereinander gestapelt sehen. Der Vergleich hilft potenziellen Investoren festzustellen, ob sich die Finanzlage des Unternehmens verbessert, verschlechtert oder stabil bleibt.
Vergleichbare Daten sind auch nützlich, um die Lohnkosten zu untersuchen. Wenn es beispielsweise eine Baseline gibt, die mit den neuen Informationen verglichen werden kann, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Probleme bei der Gehaltsabrechnung erkennen.
#2. Daten für das ganze Jahr
Budgetbewusste Geschäftsinhaber – und das sollten alle Geschäftsinhaber sein – sollten jährliche Statistiken und Berichte in ihre Gehaltsabrechnungsformulare aufnehmen.
Viele Unternehmen erstellen beispielsweise vierteljährliche unternehmensweite Gehaltsabrechnungsberichte, um die Gehaltsausgaben zu verfolgen. Ich muss wissen, wie viel ich seit Januar für die Gehaltsabrechnung ausgegeben habe, wenn ich einen Gehaltsabrechnungsbericht für das dritte Quartal vorbereite. Auf diese Weise kann ich sehen, ob ich es bis Dezember schaffe, ohne mein Geschäftsbudget zu sprengen.
#3. Gedeckte Lohnzeiten
Machen Sie die Zahlungsperioden, die Sie melden, am Anfang jedes Gehaltsabrechnungsformulars deutlich. Statt „Quarterly Payroll Report“ benennen Sie Ihren Lohnregisterbericht in „Q1 2021 Payroll Report“ um.
So erstellen Sie einen Lohnbericht
Gehaltsabrechnungen gibt es in zahlreichen Formen und Größen. So strukturieren Sie Ihren Gehaltsbericht, wie auch immer er erscheinen mag.
#1. Bestimmen Sie die erforderlichen Informationen.
Beginnen Sie damit, die Daten zu identifizieren, die mit Dritten geteilt oder intern analysiert werden müssen. Wenn Sie an Dritte berichten, möchten Sie nicht immer mehr Informationen angeben, als diese angefordert haben.
Angenommen, Sie suchen nach einem Geschäftsdarlehen und müssen einen Lohnbericht vorlegen, in dem Ihre Lohnkosten für die vorangegangenen vier Quartale aufgeführt sind. Sie möchten kein vollständiges Gehaltsregister einreichen, da es die Namen der Mitarbeiter, Beiträge zu Rentenplänen und eine Menge anderer irrelevanter Informationen enthalten würde. Sie wären besser dran mit einem kurzen Bericht, der das Einkommen der Mitarbeiter, die Arbeitgebersteuern und die vom Arbeitgeber bereitgestellten Nebenleistungen aufführt.
#2. Wählen Sie einen Zeitraum aus
Sofern Sie keine IRS-Formulare verwenden, um einen Lohnsteuerbericht zu erstellen, können Sie den Berichtszeitraum bestimmen.
Beispielsweise kann es vorzuziehen sein, 12 monatliche Gehaltsabrechnungsberichte für Ihren Kreditgeber zu erstellen, anstatt vier vierteljährliche Berichte. Es bietet Ihnen einen besseren Weg, Schwankungen bei den Lohnkosten zu erklären.
#3. Geben Sie die Gehaltsinformationen ein
Jetzt, da es an der Zeit ist, den Gehaltsabrechnungsbericht zu erstellen, möchte ich Ihnen Microsoft Excel vorstellen, den besten Freund jedes Buchhalters. Untersuchen Sie die im Internet verfügbaren Excel-Vorlagen auf etwas, das dem entspricht, was Sie zu erstellen versuchen, und passen Sie es dann an Ihre Bedürfnisse an.
Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, geben Sie die Daten aus Ihrem Lohnsystem ein. Wenn Sie Daten manuell eingeben, achten Sie darauf, keinen Transpositionsfehler zu begehen.
#4. Untersuchen Sie die Ergebnisse
Wenn Sie mit dem Schreiben des Berichts fertig sind, gehen Sie ihn noch einmal durch, um Fehler zu finden und zu sehen, welche Erkenntnisse Sie daraus ziehen können. Waren Ihre Lohnkosten höher oder niedriger als erwartet? Warum?
Wenn Sie einen Bericht für einen Dritten schreiben, überlegen Sie, welche Geschichte der Bericht präsentiert. Wenn Ihnen ein Kreditgeber oder Investor eine bohrende Frage zu den Finanzunterlagen Ihres Unternehmens stellt, möchten Sie ein Experte sein.
Wie reiche ich meine Gehaltsabrechnung bei der Regierung ein?
Die Methoden zur Übermittlung von Gehaltsabrechnungsdaten an die Regierung variieren je nach Gerichtsbarkeit und Berichtstyp. Es ist möglich, dass Sie Papierkram in Bezug auf Bundes- und Landessteuern sowie Arbeitslosen- und Arbeitnehmerkompensation ausfüllen müssen. Diese Formulare können online eingereicht werden, entweder direkt bei der Regierung oder über einen Steuermeldedienst. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung rechtzeitig und korrekt einreichen möchten, sollten Sie mit einem Buchhalter oder Lohnspezialisten sprechen.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Gehaltsabrechnung korrekt ist?
Um sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungsbericht korrekt ist, ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden, Überstunden, Krankheitsurlaub und andere Arten von Urlaub zu führen. Sie sollten auch regelmäßig Ihre Gehaltsabrechnungen überprüfen und sie mit Ihren Gehaltsabrechnungen vergleichen, um etwaige Abweichungen festzustellen. Darüber hinaus sollten Sie den Einsatz einer Gehaltsabrechnungssoftware in Betracht ziehen, um Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu automatisieren und das Fehlerrisiko zu verringern.
Was ist ein Gehaltsabrechnungsbericht?
Der Zweck eines zusammenfassenden Gehaltsberichts besteht darin, einen Überblick über die gesamten Lohnkosten für einen bestimmten Zeitraum zu geben. Sie können Details wie die Gesamtzahl der Mitarbeiter, den Gesamtbetrag der Lohnsteuern, den Gesamtbetrag der gezahlten Leistungen und den Gesamtbetrag der gezahlten Löhne und Gehälter erwarten. Es ist üblich, dass Unternehmen den zusammenfassenden Gehaltsabrechnungsbericht verwenden, um die Gehaltsabrechnungskosten im Auge zu behalten, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und Jahresabschlüsse zu erstellen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gehaltsbericht und einem W-2-Formular?
Löhne, Gehälter, Leistungen und Steuern sind nur einige der Komponenten, die zusammenfassend als Lohnkosten bezeichnet werden, und alle sind in einem Bericht zu finden, der als Gehaltsabrechnung bezeichnet wird. Am Ende des Jahres erhalten Arbeitnehmer jedoch von ihrem Arbeitgeber ein W-2-Formular. Das W-2-Formular eines Mitarbeiters enthält nicht nur die Höhe der einbehaltenen Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, sondern auch die Höhe der Sozialversicherungs- und Medicare-Zahlungen.
Was ist ein Lohnabrechnungsbericht?
Das Lohnkonto im Hauptbuch des Unternehmens kann über einen Lohnabstimmbericht mit den Lohnabrechnungen abgeglichen werden. Wenn es Abweichungen zwischen den Lohnabrechnungen und dem Hauptbuch gibt, können diese Berichte verwendet werden, um sie zu finden und zu beheben. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Gehaltsabrechnungen und Finanzberichte korrekt sind, müssen Sie den Gehaltsabstimmungsbericht verwenden.
Zusammenfassung
Gehaltsabrechnungsberichte helfen Geschäftsinhabern dabei, die Lohnkosten ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen. Aus der Aufschlüsselung der Gehaltsabrechnungen auf verschiedene Weise kann viel gelernt werden. Vernachlässigen Sie daher bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungsberichte nicht den analytischen Prozess.
Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung
Was gehört in einen Lohnbericht?
Eine gute Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber verwenden, um ihre Steuerverbindlichkeiten zu überprüfen oder Finanzdaten abzugleichen. Es kann solche enthalten Informationen wie Lohnsätze, geleistete Arbeitsstunden, aufgelaufene Überstunden, vom Lohn einbehaltene Steuern, Arbeitgebersteuerbeiträge, Urlaubsguthaben und mehr.
Wie erstelle ich eine Gehaltsabrechnung?
Erstellen einen zusammenfassenden Lohnbericht
- Gehen Sie zum Menü Berichte.
- Suchen Sie den Abschnitt Gehaltsabrechnung und dann Zusammenfassung der Gehaltsabrechnung.
- Legen Sie einen Datumsbereich aus der Dropdown-Liste fest.
- Wählen Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern aus.
- Zuletzt wählen Sie Bericht ausführen.
Welche Lohnabrechnungen sind jährlich fällig?
Jährliche Gehaltsabrechnungen. Steuerformulare zur Meldung von Arbeitslosensteuern, W-2-Einkommen und Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer werden jährlich eingereicht. Diese sind im ersten Quartal des Folgejahres fällig
