Gemeinnützige Buchhaltung ist eine solche Aktivität, die viele Menschen nicht mögen. Es ist jedoch wichtig für den reibungslosen Ablauf der Organisation. Da der gesamte Prozess der Nonprofit-Buchhaltung überwältigend und zeitaufwändig sein kann, können Sie die Verwendung von Software einsetzen oder die Dienstleistungen auslagern, um Zeit für andere wichtige Aufgaben zu schaffen. Wir zeigen Ihnen einige Beispiele für kostenlose Software, die Sie verwenden können, aber lassen Sie uns zuerst das Konzept der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen verstehen.
Was ist Nonprofit Accounting?
Non-Profit-Rechnungslegung ist der besondere Prozess, durch den gemeinnützige Organisationen ihre finanziellen Aktivitäten planen, dokumentieren und melden. Während gewinnorientierte Organisationen in erster Linie darauf bedacht sind, Gewinne zu erzielen, befassen sich gemeinnützige Organisationen mehr mit der Rechenschaftspflicht der Rechnungslegung. Sie halten sich an ein System von Vorschriften und Prozessen, die ihnen helfen, gegenüber ihren Unterstützern und Mitwirkenden rechenschaftspflichtig zu bleiben.
Der Rest dieses Essays befasst sich mit den Grundlagen und Best Practices der Rechnungslegung, die allen gemeinnützigen Fachleuten bekannt sein sollten. Wenn Sie die Grundlagen verstehen, können Sie Ihre Initiativen besser verwalten und planen, um den Wert Ihrer Ressourcen zu maximieren.
Was macht ein Non-Profit-Buchhalter?
Buchhalter für gemeinnützige Organisationen unterstützen Organisationen dabei, finanzielle Gesundheit und Stabilität zu gewährleisten, Finanzdatenstandards einzuhalten und Entscheidungen auf der Grundlage der Haushaltsmöglichkeiten der gemeinnützigen Organisation zu treffen.
Wie unterscheidet sich die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen?
Wie bereits erwähnt, konzentriert sich die Nonprofit-Buchhaltung auf die finanzielle Rechenschaftspflicht. Spender Ihrer gemeinnützigen Organisation haben das Recht, die Zuwendungen, die sie an Ihre Organisation machen, einzuschränken, und Zuwendungsgeber möchten sicherstellen, dass ihre Gelder für die vereinbarten Initiativen ausgegeben werden. Aufgrund dieser Einschränkungen müssen Sie sicherstellen, dass ihre Beiträge so ausgegeben werden, dass ihre Unterstützer damit einverstanden sind. Infolgedessen verwenden gemeinnützige Organisationen einen Buchhaltungsstil, der als Fondsbuchhaltung bekannt ist.
Die Fondsbuchhaltung ermöglicht es NGOs, ihre Barmittel in verschiedene Kategorien oder „Fonds“ aufzuteilen, um sie zu organisieren und sicherzustellen, dass die Mittel nur für das ausgegeben werden, wofür sie autorisiert sind.
Gemeinnützige Organisationen unterteilen ihre Mittel häufig in Kategorien wie:
- Beschränkte Mittel: Dies sind die Gelder, die Ihre Organisation für bestimmte Projekte und Aktivitäten ausgeben muss.
- Vorübergehend zweckgebundene Mittel: Dieses Geld sollte bis zu einem festgelegten Datum für bestimmte Initiativen und Aktivitäten Ihrer gemeinnützigen Organisation verwendet werden. Nach dieser Zeit werden sie zu unbegrenzten Mitteln.
- Uneingeschränkte Mittel: Dies wird oft als Ihr jährlicher Fonds bezeichnet. Es kann für die Bereiche Ihrer Organisation ausgegeben werden, die am wichtigsten sind.
Die Nichtverteilungsbeschränkung ist eine weitere Facette der Nonprofit-Buchhaltung, die Organisationen hilft, für ihre Finanzen verantwortlich zu bleiben. Dies ist eine wichtige Komponente der Buchhaltung, die Organisationen dabei hilft, sich selbst zu definieren. Gemeinnützige Organisationen sind im Gegensatz zu gewinnorientierten Organisationen nicht gezwungen, ihre Nettoeinnahmen an die Führungskräfte der Organisation zu verteilen.
Eine Regierungsorganisation unterscheidet sich auch in ihren Buchhaltungspraktiken für Leasingvereinbarungen. Regierungsorganisationen haben in den letzten Jahren mit der Einführung neuer Rechnungslegungsvorschriften für Leasingverhältnisse bereits durch die Mangel gegangen. Nun bedeutet die Einführung von GASB 96, dass dieselben Organisationen eine sehr ähnliche Änderung mit einem großen Teil ihrer Softwareverträge durchlaufen müssen. GSB 96 wurde eingeführt und gilt für Geschäftsjahre, die nach dem 15. Juni 2022 beginnen. Sie könnten also bereits innerhalb der Leitlinien arbeiten, die DRS 96 vorschreibt. Es lohnt sich, Ihre Mietrichtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sie einhalten.
Die beste Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen arbeiten häufig mit einem knappen Budget. Jedes ausgegebene Geld muss sorgfältig geprüft und abgerechnet werden. Viele NGOs verlassen sich auf interne Buchhaltungssysteme, weil sie es sich nicht leisten können, einen professionellen Buchhalter zu engagieren. Wenn Sie nicht das Geld haben, einen Fachmann einzustellen, kann Ihnen eine kostenlose Buchhaltungssoftware den Einstieg erleichtern. (Elcapitalino)
Wenn Sie nach einer kostenlosen Buchhaltungssoftware für Ihre gemeinnützige Organisation suchen, prüfen Sie, welche Aktivitäten das Programm ausführen muss und ob Sie bestimmte Berichte benötigen. Jeder Lehrplan hat etwas Einzigartiges zu bieten, also wählen Sie den, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Optionen für kostenlose Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Hier sind einige der besten Optionen für kostenlose Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen:
#1. Gemeinnütziger Schatzmeister
Nonprofit Treasurer wurde, wie der Name schon sagt, entwickelt, um die Bedürfnisse kleiner gemeinnütziger Organisationen wie Eltern-Lehrer-Vereinigungen, Hausbesitzergruppen, Berufsverbände, Kindersportvereine und andere zu erfüllen. Dieses Programm ist kostenlos und einfach zu bedienen, dank seiner integrierten Berichts- und Budgetierungsoptionen. Es soll das Leben von ehrenamtlichen Schatzmeistern und anderen Vorstandsmitgliedern in Bezug auf die Finanzverwaltung und -überwachung sowie alle Buchhaltungsanforderungen für gemeinnützige Organisationen erleichtern.
#2. GNUCash
Diese kostenlose Softwareanwendung kann für kleine gemeinnützige Gruppen von Vorteil sein. Es ist ein Open-Source-Tool mit bestimmten Quicken-Funktionen und einigen Buchhaltungsfunktionen für kleine Unternehmen. Mit dieser Software können Sie eine Vielzahl von Berichten erstellen, obwohl Sie möglicherweise einige Daten nach Excel exportieren müssen, um sie fertigzustellen. Diese Software ist mit den Betriebssystemen Windows, Mac und Linux kompatibel.
#3. Adminsoft-Konten
Dieses Programm ist ein vollständiges System der doppelten Buchführung, das bei Bedarf sogar die Gehaltsabrechnung verwalten kann. Es läuft auf jedem Windows-basierten System und in einigen Fällen auf Mac- oder Linux-PCs.
#4. BS1
Die BS1-Software wurde für kleine Unternehmen entwickelt und ermöglicht Ihnen das Erstellen von Dateien in mehreren Währungsformaten, sodass Sie internationale Rechnungsstellung oder Einkäufe verwalten können. Sie können auch Ihren eigenen Jahresabschluss erstellen. Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Programm gegen eine Gebühr individuell anpassen lassen.
#5. Lazy8-Hauptbuch
Dieses kostenlose Buchhaltungstool ist ein doppeltes Buchhaltungsprogramm für Benutzer, die mit Buchhaltungstechniken vertraut sind. Außerdem kann Ihr Unternehmen Belege und Zahlungen automatisch nachverfolgen. Diese Anwendung ist auch mit Windows-, Linux- und Mac-Computern kompatibel.
#6. LedgerLite
Die kostenlose Buchhaltungssoftware von Responsive Software läuft auf Windows-Plattformen. Diese Shareware-Anwendung ist ein doppeltes Buchführungssystem, das erweitert werden kann, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ein Vorteil für Non-Profit-Organisationen besteht darin, dass Kontostände jederzeit und nicht nur vierteljährlich oder jährlich berechnet werden können.
#7. FrontAccounting-ERP
Da es sich um eine Open-Source-Lösung für kleine Unternehmen handelt, ist sie eine ausgezeichnete Wahl für gemeinnützige Organisationen. Mit diesem Tool können Sie Bankkonten, Hauptbücher und viele Berichte verwalten. Dieses Tool kann unter Windows, Linux und Mac verwendet werden und hat mehrere Benutzerzugriff.
#8. ZipBooks
Die kostenlose Version von ZipBooks kann für NGOs nützlich sein, die nach einem Softwareprogramm suchen, um grundlegende Buchhaltungspflichten zu erfüllen. Unbegrenzte Rechnungsstellung, digitale Zahlungsabwicklung über Paypal oder Square, grundlegende Berichte sowie Lieferanten- und Kundenverwaltung gehören zu den Funktionen des Programms (z. B. Mitglieder oder Spender). Das Programm kann mit einem einzigen Bankkonto verknüpft werden.
Warum brauchen gemeinnützige Organisationen Buchhaltungssoftware?
Gemeinnützige Rechnungslegung unterscheidet sich stark von gewinnorientierter Rechnungslegung. Gemeinnützige Organisationen sind auf Spenden und Zuschüsse zur Finanzierung angewiesen. Daher müssen sie strenge Anforderungen an die Finanzbuchhaltung einhalten. Sie müssen die Berichtsstandards FAS 116 (Accounting for Contributions Received and Contributions Made) und FAS 117 (Financial Statements of Non-Profit Organizations) erfüllen.
Gemeinnützige Organisationen arbeiten häufig mit knappen Budgets. Während es ideal ist, einen spezialisierten Buchhalter oder Buchhalter – oder mehrere – angestellt zu haben, ist dies für junge oder wachsende Unternehmen nicht immer machbar. Die richtige Buchhaltungssoftware kann gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, diese Kriterien zu erfüllen, selbst wenn sie eine kleine Belegschaft haben, und es ihnen ermöglicht, ihre finanziellen Ziele zu erreichen und gleichzeitig ihre Ausgaben zu minimieren.
Das Programm kann bei den besonderen Rechnungslegungsanforderungen einer gemeinnützigen Organisation behilflich sein, z. B. bei der Erfüllung einzigartiger Berichtsanforderungen, der Überwachung von Zuschüssen, der rechtzeitigen Bereitstellung von Finanzinformationen für Spender und Interessengruppen und der Erstellung von Bilanzberichten.
Buchhaltungsdienste für gemeinnützige Organisationen
Möchten Sie mehr Zeit für die Gestaltung von Programmen und die Kommunikation mit Geldgebern aufwenden und weniger Zeit damit verbringen, Belege aufzuspüren und über Gehaltsabrechnungen zu streiten?
Die Auslagerung Ihrer Buchhaltung an gemeinnützige Buchhaltungsagenturen kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Belastung zu verringern. Ein kompetentes Buchhaltungsteam mit gemeinnütziger Erfahrung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit freizusetzen und Ihnen gleichzeitig die genauen Daten zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um Ihrem Vorstand und Ihren Unterstützern vertrauensvoll gegenüberzutreten.
Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Nonprofit-Buchhaltungsdienste Ihre Organisation beim Erreichen ihrer Ziele unterstützen können:
#1. Prüfungsreife Bücher
Sie benötigen ein effizientes Buchhaltungssystem, das Ihnen hilft, Ihren gemeinnützigen Status aufrechtzuerhalten, die Bedürfnisse Ihrer Spender zu erfüllen und sich auf Audits vorzubereiten. Es ist jedoch schwierig, prüfungsreife Aufzeichnungen zu führen, insbesondere bei einer Teilzeit-, Freiwilligen- oder unterbesetzten Buchhaltungsabteilung.
Die Auslagerung Ihrer Buchhaltungsdienste für gemeinnützige Organisationen stellt sicher, dass Ihre Konten immer in Ordnung sind und die erforderlichen Kriterien erfüllen. Sie müssen sich also nicht jedes Mal beeilen oder zu spät arbeiten, wenn jemand Ihre Bücher sehen möchte.
Eine verbesserte Rechenschaftspflicht wird dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Mitwirkenden zu stärken, indem Sie zeigen, dass Sie mit ihrem Geld angemessen umgehen.
#2. Nehmen Sie sich die Zeit, sich auf Ihre Mission zu konzentrieren
Als Mitglied eines Wohltätigkeitsteams wird Ihr Fokus auf vielfältige Weise abgelenkt, darunter Fundraising, Teammanagement, Personalinitiativen und mehr. Bei all diesen Verantwortlichkeiten sollte die Nachverfolgung von Spenderspenden Ihre geringste Sorge sein.
Wenn Sie beispielsweise versuchen, bei einer Obdachlosenkrise in Ihrer Stadt zu helfen, sollten Sie mehr Zeit damit verbringen, Beziehungen zu Personen in Ihrer Nachbarschaft aufzubauen, als auf Tabellenkalkulationen zu starren.
Die Auslagerung der Buchhaltung und des Rechnungswesens Ihrer gemeinnützigen Organisation kann Ihnen zu mehr Erfolg verhelfen, indem Sie mehr Zeit für die Arbeit haben, die Sie lieben. Wenn Sie nicht mit Buchhaltungsaktivitäten wie der Bearbeitung von Rechnungen, der Organisation von Quittungen oder der Bezahlung von Lieferanten beschäftigt sind, können Sie Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen effizienter führen.
#3. Sparen Sie viel Zeit und Energie
Die Buchhaltung von Nonprofit-Organisationen kann schwierig und zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie keine Erfahrung im Finanzbereich von Nonprofit-Organisationen haben. Die Buchhaltung kann Ihre Leidenschaft auffressen und die Menge an Energie begrenzen, die Sie der Sache widmen müssen, wenn Sie sie nicht inspirierend finden.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung an eine erfahrene gemeinnützige Buchhaltungsfirma auslagern, erledigen deren Mitarbeiter alles für Sie und reduzieren so Ihre Arbeitsbelastung. Es erleichtert auch die Sorge um die Einstellung, Schulung und Wartung Ihres eigenen Buchhaltungspersonals.
Nonprofit-Buchhaltungsdienste kennen sich auch mit der besten zeitsparenden Software und den Abkürzungen aus, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu vereinfachen. Sie können auch aktuelle Buchhaltungssoftware empfehlen, die alle Ihre Buchhaltungsdaten an einem Ort konsolidiert. So haben Sie alles zur Hand, wenn es darum geht, Berichte zu erstellen oder Steuern einzureichen.
#4. Bestimmen Sie, wie viel Geld Sie ausgeben können
Sie möchten in der Lage sein, die Mittel Ihrer Mitwirkenden und Zuschüsse sinnvoll einzusetzen, damit Ihre Initiativen gedeihen.
Für viele gemeinnützige Organisationen kann es jedoch schwierig sein, zu bestimmen, wie viel Ihrer Spenden für Programme im Vergleich zu Fundraising oder Operationen verwendet werden sollen. Aufgrund von programmbeschränkten Geldern und Zuschüssen ist es viel schwieriger nachzuverfolgen, welches Geld Sie ausgeben KÖNNEN.
Dann kann ein gemeinnütziger Buchhaltungsservice Gold wert sein. Da den meisten allgemeinen CPA-Firmen das erforderliche Branchenwissen fehlt, fehlen ihnen etablierte Methoden zur Verfolgung von Geldern, die durch Programme oder Zuschüsse beschränkt sind. Ein Non-Profit-Buchhalter hingegen ist mit den spezifischen Herausforderungen vertraut, mit denen Organisationen wie die Ihre täglich konfrontiert sind.
#5. Erhalten Sie zuverlässige (und lesbare) Berichte
Unterschätzen Sie niemals die Bedeutung konsistenter und erkennbarer Finanzberichte für gemeinnützige Organisationen. Es mag einfach erscheinen, aber …
Die meisten kleinen und mittelgroßen Organisationen (sowie viele große) haben Mühe, rechtzeitig genaue Finanzberichte bereitzustellen, um ihre Vorstandsmitglieder, Geldgeber und Wirtschaftsprüfer zufriedenzustellen. Und häufig unterscheiden sich die Berichte, die sie erhalten, von Monat zu Monat in der Darstellung, den enthaltenen Informationen und der Kategorisierung.
Eine professionelle gemeinnützige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird Ihre Aufzeichnungen standardisieren und Ihre Einnahmen und Ausgaben einheitlich klassifizieren. So erhalten Sie jeden Monat verlässliche Berichte, die Sie tatsächlich lesen können.
So schaffen Sie Vertrauen sowohl in Ihr Überwachungsteam als auch in Ihre Spender. Es ermöglicht Ihnen auch, schneller bessere Urteile zu fällen. Damit Sie mit Ihrem Ziel vorankommen!
#6. Sparen Sie viel Geld
Sie werden es vielleicht nicht glauben, aber Buchhaltungsdienste für gemeinnützige Organisationen können Ihrer Organisation helfen, eine beträchtliche Menge Geld zu sparen.
Mitarbeiter sind teuer, und die Gehälter in der Buchhaltung sind allein im letzten Jahr um bis zu 30 % gestiegen. Darüber hinaus neigen Buchhalter dazu, in alte Gewohnheiten zu verfallen, die Zeit und Geld Ihres Unternehmens verschwenden.
Buchhaltung und Rechnungswesen können dank optimierter Prozesse und modernster Technologie weitaus effizienter sein als Ihr internes Team!
Verwenden Non-Profit-Organisationen Cash- oder Accrual Accounting?
Etablierte Non-Profit-Organisationen erstellen und veröffentlichen Jahresabschlüsse oft nach der Accrual-Methode, im Gegensatz zur Cash-Methode.
Verwenden gemeinnützige Organisationen GAAP?
Gemeinnützige Organisationen sind nicht verpflichtet, die GAAP-Grundsätze in ihren 501c3-Buchhaltungsbemühungen zu befolgen, aber es ist eine gute Praxis, dies zu tun
Ist Non-Profit-Rechnung schwierig?
Wie jedes andere Unternehmen hat auch die Nonprofit-Buchhaltung ihre eigenen Herausforderungen.
Was sind die wichtigsten Jahresabschlüsse, die gemeinnützige Organisationen erstellen müssen?
Gemeinnützige Organisationen müssen in der Regel Abschlüsse wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung und Aufstellung der Funktionskosten erstellen. Darüber hinaus müssen gemeinnützige Organisationen möglicherweise ein Formular 990 oder 990-EZ erstellen, um ihre Finanzinformationen an den IRS zu melden.
Wie können gemeinnützige Organisationen die Einhaltung von Rechnungslegungs- und Berichtsvorschriften sicherstellen?
Gemeinnützige Organisationen können die Einhaltung sicherstellen, indem sie sich über die für sie geltenden Gesetze und Vorschriften wie das IRS-Formular 990 auf dem Laufenden halten. Sie können auch professionelle Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer beauftragen, ihre Jahresabschlüsse zu überprüfen und die Einhaltung sicherzustellen.
Wie können gemeinnützige Organisationen ihre Finanzen effektiv verwalten?
Gemeinnützige Organisationen können ihre Finanzen effektiv verwalten, indem sie ein Budget erstellen, Jahresabschlüsse regelmäßig überprüfen und interne Kontrollen implementieren, um Betrug oder Fehler zu verhindern. Sie sollten auch sicherstellen, dass ihre Finanzunterlagen korrekt, zeitnah und transparent sind.
Wie können gemeinnützige Organisationen ihre Finanzinformationen nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen?
Gemeinnützige Organisationen können ihre Finanzinformationen verwenden, um strategische Entscheidungen zu treffen, indem sie ihre Einnahmen und Ausgaben analysieren, Trends und Muster erkennen und ihren Fortschritt bei der Erfüllung ihrer Mission bewerten. Sie können auch Finanzinformationen verwenden, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Entscheidungen über die Mittelbeschaffung und Programmentwicklung zu treffen.
Was ist der Unterschied zwischen freien und zweckgebundenen Mitteln in der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen?
Uneingeschränkte Geschenke können für jeden Zweck verwendet werden, begrenzte Spenden können jedoch nur für den Zweck verwendet werden, den der Spender angegeben hat. Zweckgebundene Mittel müssen von gemeinnützigen Organisationen separat nachverfolgt werden, die auch garantieren müssen, dass sie ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden.
Wie wirkt sich der Fundraising-Prozess auf die Nonprofit-Rechnungslegung aus?
Die Rechnungslegung für gemeinnützige Organisationen kann durch die Mittelbeschaffung erheblich beeinträchtigt werden. Spenden, Zusagen und andere Beiträge müssen von gemeinnützigen Organisationen nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie in ihren Finanzkonten korrekt dargestellt werden. Sie müssen auch sicherstellen, dass sie alle anwendbaren Gesetze und Regeln einhalten, einschließlich Offenlegungspflichten, die sich auf die Mittelbeschaffung beziehen.
Was sind einige häufige finanzielle Herausforderungen, denen gemeinnützige Organisationen gegenüberstehen?
Begrenztes Geld, unberechenbare Finanzierung, Wettbewerb um Spenden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind einige der wichtigsten finanziellen Probleme, mit denen sich NGOs auseinandersetzen. Gemeinnützige Organisationen könnten auch mit Cashflow-Management, Prognosen und Budgetierung zu kämpfen haben.
Zusammenfassen
Nonprofit Accounting ist ein eigenständiger Bereich des Finanzwesens. Das Verständnis der Grundlagen der Buchhaltung hilft Ihrer gemeinnützigen Organisation, ihren eigenen Finanzstatus besser zu verstehen.
Wenn Ihre Buchhaltungsaufgaben immer noch in den Zuständigkeitsbereich Ihrer Führungskräfte fallen, sollten Sie erwägen, Ihre Buchhaltung an ein Unternehmen auszulagern. Sie werden dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Best Practices und internen Kontrollen implementiert werden, was zu intelligenteren Finanzen führt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen gemeinnützig und gewinnorientiert?
Gemeinnützige Organisationen haben ein soziales Ziel, während gewinnorientierte Organisationen versuchen, den Verbrauchern wertvolle Produkte und Dienstleistungen anzubieten und gleichzeitig Einnahmen zu erzielen.
Können gemeinnützige Organisationen Produkte verkaufen?
Gemeinnützige Organisationen können zweifellos mit dem Verkauf von Produkten Geld verdienen, wenn diese Tätigkeiten direkt mit dem Ziel der Organisation verbunden sind.
Zahlen gemeinnützige Organisationen Steuern?
Nein, gemeinnützige Organisationen müssen keine Steuern auf erhaltene Spenden zahlen.
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Bibliographie
