Wie man mit der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen beginnt, ist eine Frage, die jedem Unternehmer durch den Kopf geht. Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens, der die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung der Vergütung und die Auszahlung von Geldern an die Mitarbeiter per Direkteinzahlung oder Scheck umfasst.
Unternehmen müssen jedoch Buchhaltungsaktivitäten durchführen, um Lohnabrechnungen, einbehaltene Steuern, Prämien, Überstundenvergütungen, Krankheitszeiten und Urlaubsgeld zu erfassen. Unternehmen müssen die Höhe der Medicare-, Sozialversicherungs- und Arbeitslosensteuern, die an die Regierung gezahlt werden müssen, beiseite legen und aufzeichnen.
Viele Unternehmen verwenden Lohnbuchhaltungssoftware, um den Überblick über ihre Mitarbeiter zu behalten. Eine API wird verwendet, um die Stunden des Mitarbeiters einzugeben, und seine Vergütung wird verarbeitet und an seine Bankkonten gesendet.
Gehaltsabrechnungsdienste werden von vielen mittleren und großen Unternehmen ausgelagert, um den Prozess zu vereinfachen. Arbeitgeber verfolgen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter arbeitet, und melden dies an die Lohnbuchhaltung. Der an den Arbeitnehmer zu zahlende Bruttobetrag wird vom Lohnservice am Zahltag auf der Grundlage der während des Lohnzeitraums geleisteten Stunden oder Wochen und des Lohnsatzes berechnet. Der Dienst zieht Steuern und andere Quellensteuern vom Einkommen der Mitarbeiter ab, bevor er sie auszahlt.
Nichtsdestotrotz wird Ihnen dieser Leitfaden zum Start der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen im Jahr 2023 dabei helfen, diesen aufregenden, aber einschüchternden Prozess mit mehr Selbstvertrauen anzugehen, sodass Sie am Ende die Hilfe einstellen können, die Sie benötigen.
Gehaltsabrechnung verstehen
Die Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum oder an einem bestimmten Tag schuldet. Es wird in der Regel von der Buchhaltung oder der Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. Die Gehaltsabrechnung für eine kleine Firma kann vom Eigentümer oder einem Mitarbeiter durchgeführt werden.
Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Versicherungen und Buchhaltungsfunktionen wie der Steuerabzug werden zunehmend an spezialisierte Organisationen ausgelagert.
Die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens in Eigenregie ist kostengünstiger, aber zeitaufwändig und fehleranfällig.
Wenn Sie gut mit Zahlen umgehen können, können Sie Ihre Mitarbeiter möglicherweise selbst bezahlen. Stellen Sie jedoch angesichts der möglichen Fehler bei der Gehaltsabrechnung (und der daraus resultierenden Bußgelder) sicher, dass Sie mit dem, was Sie tun müssen, vollkommen zufrieden sind, bevor Sie einsteigen.
So starten Sie die Gehaltsabrechnung
- Erhalten Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)
- Prüfen Sie, ob Sie staatliche/lokale IDs benötigen
- Unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter
- Kümmern Sie sich um den Papierkram der Mitarbeiter
- Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsperiode
- Dokumentieren Sie Ihre Vergütungsbedingungen für Mitarbeiter sorgfältig
- Auswahl eines Lohnsystems
- Laufende Gehaltsabrechnung
- Holen Sie sich Aufzeichnungen
- Lohnsteuer melden
#1. Erhalten Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)
Sie müssen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) vom IRS erhalten, bevor Sie Mitarbeiter einstellen. Die EIN ist auch als Arbeitgebersteuer-ID oder Formular SS-4 bekannt. Die EIN ist für die Einreichung von Steuern und anderen Papieren beim Internal Revenue Service erforderlich. Darüber hinaus ist die EIN erforderlich, wenn Sie Informationen über Ihre Mitarbeiter an staatliche Stellen übermitteln. Sie können eine EIN online beantragen oder sich direkt an den Internal Revenue Service wenden.
#2. Prüfen Sie, ob Sie staatliche/lokale IDs benötigen
Um Steuern abzuwickeln, benötigen einige staatliche und lokale Regierungen Unternehmen, um Identifikationsnummern zu erhalten.
#3. Unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter
Erkennen Sie den Unterschied. Stellen Sie sicher, dass Sie den Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Angestellten verstehen. Die Unterscheidung zwischen den beiden ist rechtlich nicht immer klar und wirkt sich darauf aus, wie Sie Einkommenssteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen und Arbeitslosensteuern zahlen.
#4. Kümmern Sie sich um den Papierkram der Mitarbeiter
Für neue Arbeitnehmer ist das Formular W-4, Federal Income Tax Withholding, erforderlich. Ihr Arbeitnehmer muss das Formular ausfüllen und an Sie zurücksenden, damit Sie den entsprechenden Betrag der Bundeseinkommensteuer von seinem Gehaltsscheck abziehen können.
#5. Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsperiode
Möglicherweise haben Sie einen manuellen Prozess eingerichtet, aber die Einrichtung eines Zahlungszeitraums (monatlich oder zweimonatlich) wird gelegentlich durch staatliche Gesetze vorgeschrieben, wobei zweimonatliche Zahlungen am häufigsten vorkommen. Selbst wenn Ihr Mitarbeiter nicht den gesamten Zeitraum arbeitet, zwingt Sie der IRS, die Einkommenssteuer für diesen Zeitraum einzubehalten.
#6. Dokumentieren Sie Ihre Vergütungsbedingungen für Mitarbeiter sorgfältig
Denken Sie bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung darüber nach, wie Sie mit bezahlter Freizeit umgehen (die nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, aber von den meisten Unternehmen bereitgestellt wird), wie Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen, ob und wie Sie im Laufe der Zeit bezahlen und wie andere geschäftliche Erwägungen. Andere Mitarbeitervergütungen und Geschäftsausgaben, wie Prämien für Gesundheitspläne und Rentenzahlungen, müssen ebenfalls von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen und an die zuständigen Organisationen gezahlt werden.
#7. Auswahl eines Lohnsystems
Die Gehaltsabrechnung erfordert ein hohes Maß an Präzision und Liebe zum Detail, daher lohnt es sich, etwas zu recherchieren, um Ihre Möglichkeiten kennenzulernen. Beginnen Sie damit, andere Geschäftsinhaber zu fragen, welchen Ansatz sie verwenden und ob sie Vorschläge zur Einrichtung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung haben. In den meisten Fällen sind Ihre Gehaltsabrechnungsoptionen intern oder ausgelagert. Sie als Arbeitgeber sind für die Meldung und Zahlung aller Lohnsteuern verantwortlich, unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden.
#8. Laufende Gehaltsabrechnung
Sobald Sie alle Ihre Unterlagen und Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Gehaltsabrechnung beginnen. Sie können die Informationen entweder selbst eingeben oder Ihrem Buchhalter mitteilen, je nachdem, welches Gehaltsabrechnungssystem Sie verwenden.
#9. Holen Sie sich Aufzeichnungen
Arbeitgeber sind durch Bundes- und Landesgesetze verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. W-4-Formulare (auf denen Mitarbeiter ihren Steuerabzugsstatus angeben) müssen beispielsweise für alle aktiven Mitarbeiter sowie drei Jahre nach der Entlassung eines Mitarbeiters aufbewahrt werden. W-2s, Kopien der eingereichten Steuerformulare und die Daten und Beträge aller Steuereinzahlungen sollten alle aufbewahrt werden.
#10. Lohnsteuer melden
Sie müssen vierteljährlich oder jährlich mehrere Lohnsteuermeldungen bei den zuständigen Behörden einreichen. Weitere Informationen finden Sie im Employer's Tax Guide des IRS, der eine klare Anleitung zu allen bundesstaatlichen Steuererklärungspflichten gibt. Wenden Sie sich für detaillierte Steuererklärungsanforderungen für Arbeitgeber an die Steuerbehörde Ihres Staates.
So starten Sie die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen
Hier sind die Schritte zum Starten der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen:
Überprüfen Sie die Website des US-Arbeitsministeriums
Die meisten Unternehmen in den Vereinigten Staaten unterliegen besonderen Vorschriften. Zu diesen Einschränkungen gehören, um nur einige zu nennen, das Mindestlohngesetz, das Familien- und Krankenurlaubsgesetz und Überstundenregelungen.
Überprüfen Sie den Themenbereich der Website des US-Arbeitsministeriums um mit der Einrichtung Ihrer Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmen zu beginnen. Gehen Sie dann zum FirstStep Poster Advisor-Bereich der DOL-Gesetze, um herauszufinden, welche Poster Sie aushängen müssen, um die bundesstaatlichen Beschäftigungsanforderungen einzuhalten.
Überprüfen Sie die Website des Arbeitsministeriums für Ihren Staat.
Während das Bundesarbeitsrecht vom Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten geregelt wird, hat jeder Bundesstaat seine eigenen Arbeitsgesetze. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen einrichten, müssen Sie sich sowohl der Bundes- als auch der Landesvorschriften bewusst sein.
Was ist, wenn die Informationen auf der Website des Arbeitsministeriums Ihres Staates von denen auf der Website des US-Arbeitsministeriums abweichen? Im Allgemeinen begünstigt das Gesetz den Arbeitnehmer, daher sollten Sie die Richtlinien befolgen, von denen er oder sie am meisten profitieren. Sobald ein Mitarbeiter beispielsweise mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, schreibt das Bundesgesetz vor, dass Überstunden bezahlt werden. Einige Gerichtsbarkeiten verlangen jedoch eine Überstundenvergütung basierend auf der Anzahl der an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden.
Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Buchhalter oder einen Anwalt für Arbeitsrecht, der mit den Gesetzen Ihres Staates vertraut ist. Dadurch vermeiden Sie nicht nur Ärger mit dem Gesetz, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter fair behandelt werden, was zu einer zufriedeneren Belegschaft führt.
Bestimmen Sie Ihren Gehaltsplan
Die Gehaltsabrechnung erfolgt in den meisten Unternehmen in der Regel wöchentlich, zweimonatlich oder halbmonatlich. Wählen Sie einen Gehaltsscheckplan, der für Sie am besten geeignet ist. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen möchten, den Cashflow Ihres Unternehmens. Die pünktliche Bezahlung von Mitarbeitern unterliegt strengen Beschränkungen, und obwohl Sie Ihren Gehaltsplan ändern können, sollten Sie dies nicht häufig tun.
Denken Sie daran, dass die Arbeitsgesetze Ihres Staates möglicherweise die Mindesthäufigkeit Ihrer Gehaltsabrechnung festlegen, also überprüfen Sie Ihren anhand der Anforderungen auf der Website des Arbeitsministeriums Ihres Staates.
Schreiben Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch
Es ist an der Zeit, Ihr Mitarbeiterhandbuch zu schreiben, da Sie wissen, welche Vorschriften für die Gehaltsabrechnung in Ihrem Bundesland gelten. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihnen die Aussicht, etwas zu schreiben, unangenehm ist. Sie können eine Vielzahl von Internetressourcen nutzen, um Ihr Mitarbeiterhandbuch zu entwickeln, oder Sie können einen Personalspezialisten beauftragen, dies für Sie zu tun.
Nachdem Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch fertig geschrieben haben, empfehle ich Ihnen dringend, es von einem Anwalt überprüfen zu lassen, der auf Arbeitsrecht in Ihrem Bundesland spezialisiert ist. Sie überprüfen noch einmal, ob Ihr Handbuch kein Material enthält, das als Vertrag zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ausgelegt werden könnte.
Bevor Sie sich entscheiden, wie Sie mit der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen beginnen, stellen Sie auch sicher, dass Sie die Gesetze in Bezug auf Gehalts- und Beschäftigungsfragen in Ihrem Staat richtig verstanden haben.
Beantragen Sie Ihre Bundesarbeitgeber-Identifikationsnummer (FEIN oder EIN).
Aus steuerlichen Gründen verwenden viele Alleineigentümer ihre Sozialversicherungsnummer. Sie müssen jedoch für Beschäftigungszwecke eine bundesstaatliche Arbeitgeberidentifikationsnummer verwenden, die manchmal als FEIN oder EIN bezeichnet wird. Ihre EIN ist die Nummer, die Sie für alle Unternehmenssteuererklärungen und -dokumente verwenden, sobald Sie sie erhalten haben. Aus diesem Grund raten viele Buchhaltungsexperten Geschäftsinhabern dringend, so bald wie möglich nach der Gründung ihres Unternehmens eine EIN zu erhalten.
Einen FEIN zu bekommen, falls Sie noch keinen haben, ist ganz einfach. Sie können Ihre EIN online auf der IRS-Website beantragen und erhalten sie sofort.
Beantragen Sie Ihr staatliches Quellensteuer- und Arbeitslosenversicherungskonto
Abhängig von Ihrem Bundesland sind Sie möglicherweise verpflichtet, staatliche Einkommenssteuern einzubehalten und in die Arbeitslosenversicherung Ihres Bundesstaates einzuzahlen. In mehreren Bundesstaaten bestehen auch lokale Quellensteuerregelungen.
Auf den Websites Ihrer staatlichen Steuerbehörde und der Arbeitslosenversicherungskommission können Sie häufig Informationen zu Ihrer beruflichen Situation erhalten, wie Sie mit der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen beginnen können
Tragen Sie Ihren Gehaltsabrechnungsplan und die Fälligkeitstermine für die Steuererklärung in Ihren Kalender ein
Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Fristen einhalten, nachdem Sie Ihren Gehaltsplan festgelegt und Ihr FEIN-, Quellensteuer- und Arbeitslosenversicherungskonto beantragt haben.
Beginnen Sie, indem Sie Ihren Kalender mit Ihren Gehaltsabrechnungsdaten markieren. Geben Sie dann die Fälligkeitsdaten für Ihre Lohnsteueranmeldungen ein. Denken Sie daran, dass für das Abführen von Steuern und das Einreichen von Informationserklärungen unterschiedliche Fälligkeitstermine gelten können. Darüber hinaus können Landesfristen von Bundesfristen abweichen.
Entscheiden Sie, wer Ihre Gehaltsabrechnung verwaltet
Werden Sie die Gehaltsabrechnung intern oder über einen externen Gehaltsabrechnungsdienst abwickeln? Beide Optionen haben Vor- und Nachteile.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung Inhouse abwickeln, haben Sie etwas mehr Spielraum, wann Sie die Gehaltsabrechnung bearbeiten dürfen. Gehaltsabrechnungsdienstleister verlangen häufig drei- bis fünftägige Wartezeiten und berechnen eine Eilgebühr, wenn Sie die Gehaltsabrechnungsdaten nicht fristgerecht übermitteln. Lohndienstleister hingegen übernehmen häufig die volle Verantwortung für die rechtzeitige Abgabe von Steuerzahlungen und -erklärungen, was für den vielbeschäftigten Kleinunternehmer attraktiv ist.
Stellen Sie Ihren ersten Mitarbeiter ein
Sie haben alle Ihre erforderlichen Steuer-ID-Nummern, Ihren Gehaltsabrechnungsplan herausgefunden und Ihr Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet. Jetzt ist es an der Zeit, Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen.
Sammeln Sie einige Informationen vom perfekten Kandidaten, nachdem Sie ihn gefunden und eingestellt haben, damit er ordnungsgemäß in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet werden kann.
So führen Sie die Gehaltsabrechnung manuell durch
Ein manuelles Gehaltsabrechnungssystem erfordert die Durchführung des gesamten Gehaltsabrechnungsverfahrens von Hand. Sie können Standardarbeitsblätter zur Dokumentation erwerben und Ihre Mitarbeiter bitten, diese auszufüllen, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre eigene Gehaltsabrechnung zu verwalten. Nachdem Sie die Stempelkarten ausgefüllt haben, können Sie die richtigen Löhne und Steuern berechnen und Ihren Mitarbeitern dann handschriftliche Schecks ausstellen.
Denken Sie daran, dass die manuelle Gehaltsabrechnung viele Verfahren mit sich bringt, die länger dauern können, als Sie erwarten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die irgendwo in der Mitte des kleinen und mittleren Spektrums angesiedelt sind. Je mehr Personal Sie haben, desto schwieriger wird es, die Gehaltsabrechnung manuell durchzuführen.
Verwenden Sie die folgenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, wenn Sie Geld sparen und Ihr Gehirn zum Laufen bringen möchten.
- Sammeln Sie Ihre Steuerinformationen
- Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ein Formular W-4 ausfüllen
- Legen Sie einen Gehaltsplan fest
- Bruttolohn berechnen und Einkommenssteuern einbehalten
- Lohnsteuer zahlen
- Reichen Sie Ihre Gehaltsabrechnung ein und melden Sie sie
- Führen Sie gut geführte Gehaltsabrechnungen
So starten Sie die Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen: Gehaltsabrechnung für einen Mitarbeiter
Sie benötigen die folgenden Elemente, um Ihren einzelnen Mitarbeiter zu bezahlen, unabhängig davon, ob Sie es selbst tun oder einen Gehaltsabrechnungsdienstleister beauftragen:
- Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)
- Staatliche und lokale Steueridentifikationsnummern, falls zutreffend
- Staatliche Arbeitslosen-ID-Nummer
- I-9- und W-4-Formulare des Mitarbeiters
- Staatliche Quellensteuerbescheinigung des Arbeitnehmers
- Aufzeichnungen des Arbeitsministeriums
- Definierte Zahlungsperioden
Wie starte ich die Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmen?
Hier sind die Schritte zum Starten der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen
- Besorgen Sie sich eine EIN. …
- Finden Sie heraus, ob Sie staatliche oder lokale Ausweise haben müssen. …
- Kennen Sie den Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Angestellten. …
- Vollständige Mitarbeiterdokumentation. …
- Wählen Sie einen Zahlungszeitraum aus. …
- Wählen Sie ein Gehaltsabrechnungssystem für Ihr Kleinunternehmen. …
- Starten Sie die Gehaltsabrechnung. …
- Lohnsteuer melden
Können Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen?
Die Lohnabrechnung per Hand ist die einzige kostenlose Möglichkeit der Lohnabrechnung. Servicegebühren werden von Gehaltsabrechnungssoftware, Buchhaltern und Buchhaltern erhoben. Wenn Sie nicht über die Mittel verfügen, um einen Gehaltsabrechnungsdienst zu bezahlen, können Sie Geld sparen, indem Sie es selbst tun.
Wie bezahlen sich Kleinunternehmer?
Die meisten Kleinunternehmer finanzieren sich über eine Eigenverlosung. Eigentümer von LLCs, Einzelunternehmen und Personengesellschaften werden vom IRS als Selbständige betrachtet und erhalten daher keine Vergütung durch normale Löhne. Hier kommt die Auslosung des Besitzers ins Spiel…. Personengesellschaften, Einzelunternehmen und Gesellschaften mit beschränkter Haftung.
Wie viel kosten Lohnabrechnungsdienste?
Wie Sie sehen können, beeinflussen eine Vielzahl von Faktoren die Gesamtkosten der Gehaltsabrechnung. Als Faustregel gilt zwar, dass es ungefähr 150 bis 200 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr kosten wird, Ihre Gesamtkosten werden jedoch vom Umfang der Beteiligung Ihres Anbieters bestimmt.
Zusammenfassung
Es spielt keine Rolle, wie viele Arbeiter Sie haben. Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Gehaltsabrechnungssystem einzurichten, das Ihre Fähigkeit optimiert, den Überblick über Ihre Arbeitgeberpflichten zu behalten. Darüber hinaus spart es Ihnen Zeit und schützt Sie vor kostspieligen IRS-Strafen
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