Es besteht kein Grund zur Panik, wenn der Gedanke, die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen zu erledigen, Sie überwältigt. Es gibt mehrere Ressourcen, die denjenigen helfen sollen, die lernen möchten, wie sie Gehaltsabrechnungs-Quickbooks selbst manuell handhaben können. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Erläuterung der einzelnen Verfahren sowie einige Ratschläge, welche für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten sein könnten. Beachten Sie, dass die hier präsentierten Informationen rein informativ sind. Bitte suchen Sie die Hilfe eines Experten, wenn Sie Hilfe benötigen.
So führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durch
Die Einrichtung ist ungefähr gleich, unabhängig davon, wie Sie die Gehaltsabrechnung verwalten. Zunächst müssen Sie Informationen über Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter an Bundes- und Kommunalbehörden weitergeben. Die Erstellung eines Gehaltsplans und die Festlegung der zu bietenden Leistungen sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, ebenso wie der Abschluss einer Arbeitsunfallversicherung und die Eröffnung eines Gehaltskontos.
Schritt 1. Besorgen Sie sich eine EIN.
Einzelpersonen sind in den Augen der Regierung durch ihre Sozialversicherungsnummer identifizierbar. Für Unternehmen ist dies eine Beschäftigungsidentifikationsnummer (EIN) oder Bundessteueridentifikationsnummer. Um die Lohnsteuer einreichen zu können, benötigt Ihr Unternehmen eine. Es ist kostenlos, eine EIN zu erhalten und kann online oder per Post mit dem Formular SS-4, Antrag auf Arbeitgeberidentifikationsnummer, erfolgen. Einmal genehmigt, ist es dauerhaft und kann nicht widerrufen werden.
Schritt 2. Besorgen Sie sich Ihre lokale oder staatliche Geschäftsidentifikationsnummer.
Auch Staaten und Kommunen, die Einkommensteuern erheben, verlangen von Unternehmen eine Identifikationsnummer. Der Prozess, um einen zu erhalten, ist unterschiedlich, erkundigen Sie sich daher bei der zuständigen Organisation in Ihrer Nähe nach Einzelheiten. Im Allgemeinen sollten Sie sich zunächst eine bundesstaatliche EIN besorgen, da bestimmte Bundesstaaten möglicherweise dieselbe Nummer verwenden, um Ihr Unternehmen zu identifizieren.
Darüber hinaus verlangen viele Staaten eine staatliche Arbeitslosen-ID-Nummer, die sich von der staatlichen Einkommensteuernummer unterscheidet. Diese Nummer wird verwendet, um staatliche Arbeitslosensteuern im Namen Ihrer Mitarbeiter einzureichen.
Wenn sich Ihr Unternehmen in New Mexico, Washington oder Wyoming befindet, benötigen Sie eine separate Identifikationsnummer, um eine Arbeitsunfallversicherung zu beantragen.
Schritt 3. Sammeln Sie Mitarbeiterunterlagen
Sobald Sie Ihre Geschäftsdaten festgelegt haben, müssen Ihre Mitarbeiter einige Unterlagen für Regierungsbehörden ausfüllen. Die meisten dieser Dokumente werden normalerweise am ersten Arbeitstag einer Neueinstellung ausgefüllt:
Überprüfungsformular für die Beschäftigungsberechtigung I-9
Das Formular I-9 wird in den Vereinigten Staaten verwendet, um die Identifizierung und Beschäftigungserlaubnis von Personen zu überprüfen, die für eine Arbeit beschäftigt sind.
Quellensteuerbescheinigung für Arbeitnehmer (Formular W-4)
Jeder Mitarbeiter muss ein Formular W-4 einreichen, um festzustellen, wie viel Bundeseinkommensteuer von seinem Lohn einbehalten werden soll. Es enthält verschiedene Schritte zur Eingabe persönlicher Informationen und des Anmeldestatus, mehrerer Jobs oder berufstätiger Ehepartner, beanspruchter Familienangehöriger und anderer Überarbeitungen, falls erforderlich.
Bescheinigungen über die staatliche Quellensteuer
In den meisten Gebieten müssen Sie sowohl staatliche als auch bundesstaatliche Einkommenssteuern von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten. Zu diesem Zweck müssen Ihre Mitarbeiter eine staatliche Quellensteuerbescheinigung oder das IRS-Formular W-4 einreichen. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming haben keine Lohnsteuer.
Neben dem Ausfüllen von Regierungsdokumenten müssen Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Privatadressen und Sozialversicherungsnummern mitteilen, damit Sie ihr jährliches Formular W-2, ihre Lohn- und Steuererklärung erstellen und übermitteln können. Und wenn Sie Sozialleistungen erbringen, benötigen Sie deren Entscheidungen, um die entsprechenden Gehaltsabzüge vornehmen zu können.
Schritt 4. Wählen Sie Zahlungsperioden aus
Wenn es um Gehaltsabrechnungspläne geht, sind die beliebtesten Möglichkeiten wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich. Möglicherweise haben Sie jedoch keine vollständige Kontrolle, da bestimmte Gerichtsbarkeiten unterschiedliche Lohnhäufigkeiten für unterschiedliche Arten von Arbeitnehmern, Arbeitgebern oder Umständen erfordern.
Beispielsweise können Betriebe des verarbeitenden Gewerbes oder von Tarifverträgen betroffene Unternehmen eine häufigere Zahlungsfrist als die allgemeine Gerichtsstandsklausel verlangen. Diese Regelungen legen in der Regel fest, wie schnell Mitarbeiter nach Ablauf des Lohnmonats ausbezahlt werden müssen.
Denken Sie daran, dass je häufiger Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, desto mehr Buchhaltungs- und Bearbeitungsgebühren anfallen. Streben Sie nach einem Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Komfort und halten Sie sich dabei an rechtliche Beschränkungen.
Wöchentliches Gehalt
Wöchentliche Bezahlung eignet sich für Handarbeitspositionen mit niedrigem Einkommen und ist in der Fertigungs-, Bau- und Restaurantbranche üblich. Diese Arbeiter müssen häufiger bezahlt werden, um ihren Lebensunterhalt bestreiten zu können.
Zweiwöchentliches Gehalt
Da Überstunden in der Regel pro Arbeitswoche abgerechnet werden, ist diese Zahlungsmethode möglicherweise die beste für Stundenarbeiter. Einzelhandelspersonal wird gelegentlich auf diese Weise entschädigt.
Zweimonatiges Gehalt
Angestellte entscheiden sich häufig für eine halbmonatliche Bezahlung, da sie in Bezug auf den Cashflow konsistent und vorhersehbar ist. Dieses Vergütungsmodell wird in vielen Bereichen eingesetzt, darunter im Finanzwesen und im Gesundheitswesen.
Monatliches Gehalt
Die monatliche Bezahlung ist die kostengünstigste Gehaltsabrechnungsoption, da sie seltener verarbeitet wird, und sie ist in der Regel Führungskräften mit hohem Einkommen vorbehalten.
Schritt #5. Arbeiterunfallversicherung abschließen.
Worker's Compensation ist ein staatlich reguliertes Programm, das Arbeitnehmern medizinische Versorgung, Rehabilitation und einen Teil des Lohnausfalls erstattet, wenn sie bei der Arbeit krank oder verletzt werden. Darüber hinaus können Angehörige Anspruch auf Leistungen haben, wenn ein Mitarbeiter an den Folgen eines Arbeitsunfalls stirbt.
Auch wenn Sie nur einen Arbeitnehmer haben, müssen Sie in verschiedenen Landesteilen eine Berufsunfallversicherung abschließen. Policen können von privaten Versicherern, dem Staat oder beiden bezogen werden.
Die Arbeitnehmerentschädigung wird nicht von der Gehaltsliste abgezogen, aber Sie müssen bei Ihrem Bundesstaat Meldung erstatten, wenn ein Anspruch geltend gemacht wird.
Schritt #6. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern optionale Zusatzleistungen.
Leistungen wie Krankenversicherung, Zahnpflege, Lebensversicherung und Altersvorsorgeprogramme können Ihr Unternehmen für Mitarbeiter attraktiv machen. Arbeitnehmer beteiligen sich in der Regel an den Kosten, die von ihrem Gehalt abgezogen werden. Wie viel hängt von der Art der von Ihnen angebotenen Pläne und dem vom Einzelnen gewählten Deckungsgrad ab? Einige Leistungen, wie z. B. die im Rahmen eines Cafeteria-Plans, der die spezifischen Anforderungen und Vorschriften von Abschnitt 125 des Internal Revenue Code erfüllt, können auf Vorsteuerbasis gewährt werden. Andere, wie Roth IRA Pensionspläne, werden nach Steuern abgezogen.
Schritt Nr. 7. Erstellen Sie ein Lohnkonto.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein von ihrem Geschäftskonto getrenntes Bankkonto ausschließlich für Gehaltsabrechnungszwecke zu eröffnen. Wenn Sie dies tun, verwenden Sie einfach dieses Konto, um Mitarbeiter zu bezahlen und Steueranforderungen zu erfüllen. Dadurch werden Sie in der Lage sein, genauere Aufzeichnungen über Ihre Gehaltsabrechnungen zu führen.
So führen Sie die Gehaltsabrechnung mit Quickbooks für kleine Unternehmen durch
Nachdem Sie die Gehaltsabrechnung, das Bankwesen und die Zeiterfassung der Mitarbeiter in eingerichtet haben QuickBooks für kleine Unternehmen, Die laufende Gehaltsabrechnung ist ein Kinderspiel. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Ihre Mitarbeiter vor dem folgenden Zahlungszeitraum zu führen und zu bezahlen.
#1. Navigieren Sie in Quickbooks zu Gehaltsabrechnung
Klicken Sie zunächst auf „Mitarbeiter“ oben links auf dem Bildschirm, dann auf „Payroll Center“ und schließlich auf „Mitarbeiter bezahlen“. Wenn Sie QuickBooks Desktop Pro zum ersten Mal starten, sollten Sie zu diesem Begrüßungsbildschirm gelangen.
#2. Wählen Sie die Art der auszuführenden Gehaltsabrechnung aus
Bevor Sie mit der Eingabe Ihrer Gehaltsinformationen beginnen können, müssen Sie auswählen, ob Sie eine außerplanmäßige oder eine geplante Gehaltsabrechnung durchführen möchten, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Wenn Sie eine ungeplante Aktion beginnen, gelangen Sie direkt zu dem in Schritt 3 beschriebenen Bildschirm.
Sie müssen bestimmte Arbeitskräfte einem Zeitplan zuweisen, bevor Sie mit Schritt 3 fortfahren und mit der manuellen Verarbeitung einer geplanten Gehaltsabrechnung beginnen können. Um auf diese Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf den Link „Mitarbeiter“ in der oberen linken Ecke des Bildes. Um einen Mitarbeiter einem bestimmten Zahlungsplan zuzuweisen, klicken Sie auf seinen Namen, wählen Sie dann die Seite „Lohninformationen“ und schließlich das Dropdown-Menü „Lohnplan“.
#3. Geben Sie die Gehaltsinformationen ein
Beginnen Sie mit der Eingabe des Zahlungsperiodenendes und des Scheckdatums und füllen Sie dann alle zusätzlichen Gehaltsabrechnungsinformationen aus, die eingegeben werden müssen. Mitarbeiter können von jedem Bankkonto bezahlt werden, das Sie angeben (QB zeigt Ihnen den vorhandenen Kontostand). Treffen Sie eine Entscheidung, ob Sie QuickBooks verwenden, um Schecks zu drucken oder sie von Hand zu schreiben.
Die Auswahl der zu bezahlenden Mitarbeiter und die Überprüfung ihrer geleisteten Arbeitsstunden zur Gewährleistung der Genauigkeit ist bei der Dateneingabe von entscheidender Bedeutung. Solange jedem Mitarbeiter eine bestimmte Gehaltsscheckperiode zugewiesen wurde, können Sie so viele auswählen, wie Sie möchten. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Fortfahren“.
#4. Überprüfen und erstellen Sie Gehaltsschecks
Der nächste Schritt besteht darin, die Daten auf Richtigkeit zu überprüfen. Drüben auf der linken Seite, unter „Gehaltsabrechnungsinformationen“, gibt QuickBooks an, wie viele Gehaltsschecks verteilt werden. Bruttolohn, Steuern, Abzüge, Nettolohn, Arbeitgebersteuerbeiträge, geleistete Arbeitsstunden und eingezahlte Gelder werden für den Lohnzeitraum zusammengerechnet.
#5. Gehaltsabrechnung bestätigen
Herzlichen Glückwunsch! Glückwunsch! Die Gehaltsabrechnung wurde in QuickBooks Desktop Pro verarbeitet. Außerdem wird hier die Anzahl der verarbeiteten, druckbaren und einzahlbaren Gehaltsschecks angezeigt.
Von hier aus können Schecks gedruckt, zur direkten Einzahlungsverarbeitung versendet und anschließend Gehaltsabrechnungen gedruckt werden. Sehen Sie sich die Hilfecenter von QuickBooks Payroll an oder wenden Sie sich an den Support von QuickBooks Payroll, wenn Sie Hilfe benötigen.
Wie man die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen manuell durchführt
Arbeitgeber ziehen Lohnsteuern, die Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern umfassen, manuell von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ab. Die Einkommenssteuer, hinterlegbar Soziale Sicherheit, und Medicare sind alle ein Teil davon. Darüber hinaus ist die Kenntnis der aktuellen Steuersätze für die genaue Bestimmung Ihrer Steuerpflicht unerlässlich. Im Jahr 2020 wird beispielsweise der Sozialversicherungssteuersatz 6.2 % und der Medicare-Steuersatz 1.45 % betragen. Jedes Jahr wird ein neuer Satz von Prozentsätzen festgelegt.
Rechtzeitige Einzahlungen sind eine todsichere Methode, um Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Berechnungen rechtzeitig abgeschlossen sind, um alle Ihre Mitarbeiter am selben Datum zu bezahlen, unabhängig davon, ob Sie dies durch direkte Einzahlung oder durch Drucken und Verteilen von Schecks in Papierform tun möchten.
Die direkte Einzahlung ist die am weitesten verbreitete Art der Mitarbeiterzahlung, aber es erfordert, dass jeder Arbeitnehmer seine Kontoinformationen bereitstellt und direkten Einzahlungen zustimmt. Sie sollten sich auch bei Ihrem Finanzinstitut erkundigen, um dessen Richtlinien für Einzahlungen direkt auf Ihr Konto zu erfahren.
Bei der manuellen Verarbeitung der Gehaltsabrechnung verwenden die meisten Menschen eine Tabellenkalkulation, um den Überblick über das Bruttogehalt, das Nettogehalt und die Abzüge ihrer Mitarbeiter zu behalten. Dies erleichtert eine genaue Aufzeichnung und erleichtert die Prüfung der Gehaltsabrechnung vorab.
Was ist ein Gehaltsabrechnungsprozess?
Lohn-und Gehaltsabrechnung beinhaltet die Zahlung von Geldentschädigungen an Arbeitnehmer. Lohnsummen müssen ermittelt, Abzüge vorgenommen, Lohnsteuern eingereicht und Zahlungen manuell verteilt werden. Während es möglich ist, diese Aufgaben manuell auszuführen, würde dies über ein automatisiertes System wahrscheinlich zu mehr Genauigkeit und Effizienz führen und möglicherweise sicherstellen, dass Sie bestimmte Regeln einhalten.
Ist es schwer zu lernen, wie man die Gehaltsabrechnung macht?
Das erstmalige Ausfüllen der eigenen Gehaltsabrechnung kann eine sehr einschüchternde Aufgabe sein. Außerdem kann viel schief gehen, und wenn Sie einen Fehler machen, kann dies schwerwiegende Folgen für Sie, Ihre Mitarbeiter und sogar für den Internal Revenue Service (IRS) haben. Es fällt Ihnen schwer, die ordnungsgemäße Verteilung der Mittel zu überwachen.
Welche Lohnbuchhaltungssoftware ist die beste?
Gusto ist aufgrund seiner durchdachten Preisstruktur, die neben einigen Personaldiensten (HR) drei Stufen für kleine und mittlere Unternehmen umfasst, die eine Gehaltsabrechnung benötigen, rundum die beste Option. Die in jedem Plan enthaltenen automatisierten Gehaltsabrechnungsdienste sind umfassend und können die Anforderungen einer Vielzahl von Unternehmen manuell erfüllen.
Ähnlich wie bei anderen Systemen Geschmack gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter per Banküberweisung oder Papierscheck zu bezahlen. Es überwacht und archiviert Ihre Steuern für Sie auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene. Was Gusto auszeichnet, ist, dass es seine Pläne verbessert, wenn Sie auf höhere Stufen upgraden.
Anstatt die direkte Einzahlung für den günstigeren Plan zu eliminieren, macht Gusto es tatsächlich bequemer, je teurer Ihr Plan ist. Beispielsweise beträgt die Clearingzeit für direkte Einzahlungen für den günstigsten Plan bis zu vier Tage, aber die Clearingzeit für direkte Einzahlungen für den teuersten Plan beträgt nur einen Tag.
Ist die Arbeit in der Gehaltsabrechnung stressig?
Der Stress bei der Lohnabrechnung ist real. Einige der Ursachen für Stress sind die Einhaltung von Gehaltsabrechnungsfristen und die erheblichen Kosten, die mit Fehlern verbunden sind. Gehaltsabrechnung Jemand darf nicht ständig unter Druck stehen Sachbearbeiter stehen zwar nicht unter Zeitdruck, sind aber dennoch mit Stresssituationen konfrontiert.
Da die Gehaltsabrechnung die Gehaltsschecks aller betrifft, kann es nervenaufreibend sein, nur darüber nachzudenken. Um das Ganze abzurunden, ist die Gehaltsabrechnung notorisch zeitaufwändig und kompliziert Geschäftsprozess.
Es ist auch eine große Sache, herauszufinden, wie man ein System benutzt. Es gibt viele bewegliche Teile, und wenn Sie einen Fehler machen, kann dies schwerwiegende Folgen für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter haben, ganz zu schweigen von der Möglichkeit, dass Bußgelder vom Internal Revenue Service verhängt werden.
Was ist die Formel zur Berechnung der Gehaltsabrechnung?
Sie bestimmen ihr Gehalt basierend auf ihrem Stundensatz und der Häufigkeit der Lohnperioden. Die Rechnung für einen Vollzeitbeschäftigten, der alle zwei Wochen 11 Dollar pro Stunde erhält, sieht folgendermaßen aus: 40 Stunden multipliziert mit 2 Wochen ergeben 80 Stunden, was, multipliziert mit 11 Dollar pro Stunde, 880 Dollar entspricht. (Bruttoregelentgelt).
Häufige Fehler bei der Gehaltsabrechnung
Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist die effektivste Methode zur Reduzierung von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung. In der Zwischenzeit können Sie Geld und Zeit sparen, indem Sie die folgenden typischen Abrechnungsfehler vermeiden:
#1. Falsch klassifizierter Mitarbeiterstatus
Arbeitnehmer, die fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden, obwohl sie tatsächlich Angestellte sind, können mit Sanktionen rechnen.
#2. Gehaltsabrechnungen mit Fehlern
Die Dauer der Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungsdaten wird sowohl von der Bundesregierung als auch von den Landesregierungen vorgeschrieben. Bevor Sie die Dokumentation vernichten, sollten Sie verstehen, was von Ihrem Unternehmen erwartet wird.
#3. Verspätete Steuerzahlungen
Um verspätete Einreichungen zu vermeiden, verwenden Sie einen Gehaltsabrechnungskalender, um Zahlungstermine zu verfolgen und Erinnerungen an Steuerfristen einzurichten.
#4. Pfändungen, die unsachgemäß verarbeitet wurden
Ihnen droht ein Bußgeld, wenn Sie Pfändungen nicht oder falsch einbehalten.
#5. Zu wenig ausgewiesenes steuerpflichtiges Einkommen
Wenn Sie Aktienoptionen oder Mitarbeiterrabatte anbieten, müssen Sie die Regierung benachrichtigen.
#6. Lohndiebstahl
Um Phishing-Betrug bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden, sollten Aktualisierungen der Bankkonten der Mitarbeiter und der Formulare W-4 persönlich und nicht per E-Mail vorgenommen werden.
Häufig gestellte Fragen
Lohnbuchhaltung schwer zu erlernen?
Es kann unglaublich einschüchternd sein, zu lernen, wie man die Gehaltsabrechnung selbst abwickelt. Wenn Sie einen Fehler machen, kann dies schwerwiegende Folgen für Sie, Ihre Mitarbeiter und sogar den Internal Revenue Service (IRS) haben.
Was ist Lohnbuchhaltung in Excel?
Gehaltsabrechnungsformeln in Excel optimieren den Prozess zur Ermittlung wiederkehrender Werte wie geleistete Arbeitsstunden, Steuereinbehalte und Urlaubsgeld.
Was sind die Kernaufgaben der Lohnbuchhaltung?
Die Aufgabe des Lohnbuchhalters besteht darin, herauszufinden, wie viel jeder Mitarbeiter verdient, unsere internen Datenbanken auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen.
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