Eine ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungslegung ist für kleine und mittelständische Unternehmen wie Ihres von entscheidender Bedeutung. Sie müssen sich jederzeit ein klares Bild über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens machen können und auch die Gewissheit haben, dass Ihre Steuerangelegenheiten in Ordnung sind.
Komplizierter wird die Situation jedoch, wenn Sie einer Vorauszahlung zustimmen. Abgegrenzte Einnahmen sind das Endergebnis dieses Szenarios. Ich schätze, dieser Begriff klang ein wenig seltsam. Deshalb werden wir im Laufe dieses Artikels „aufgeschobenes Einkommen“ definieren und erörtern, wie Sie es in Ihre Bücher einbeziehen können.
Was ist abgegrenztes Einkommen?
Rechnungsabgrenzungsposten können auch als Rechnungsabgrenzungsposten oder unverdiente Einnahmen bezeichnet werden. Wie der Name schon sagt, bezieht es sich auf Einkünfte, die Sie erhalten oder noch nicht verdient haben. Typischerweise ist dies darauf zurückzuführen, dass ein Kunde oder Auftraggeber eine Vorauszahlung für noch zu erbringende Dienstleistungen oder noch zu liefernde Waren leistet.
Aufgeschobenes Einkommen kann Ihnen helfen, eine gesunde Lücke zwischen Ihrem Umsatz und Ihrem Gewinn zu halten. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es sich um eine Verbindlichkeit handelt, die berücksichtigt werden muss. Wenn Sie anfangen, aufgeschobenes Einkommen als flüssiges Geld zu betrachten, das Sie ausgeben können, öffnen Sie sich für potenzielle Cashflow-Probleme.
Wie aufgeschobenes Einkommen funktioniert
Abgegrenzte Einnahmen werden als Verbindlichkeit in der Bilanz eines Unternehmens erfasst, wenn es eine Vorauszahlung erhält. Denn sie schuldet dem Kunden etwas in Form von Waren oder Dienstleistungen. Da immer noch die Möglichkeit besteht, dass die Ware oder Dienstleistung nicht geliefert wird oder der Käufer die Bestellung storniert, wird die Zahlung als Verbindlichkeit gegenüber dem Unternehmen betrachtet. Sofern in einem unterzeichneten Vertrag nicht anders angegeben, muss das Unternehmen den Kunden in jedem Fall zurückzahlen.
Verträge können unterschiedliche Bedingungen festlegen, z. B. dass keine Einnahmen erfasst werden, bis alle Dienstleistungen oder Produkte geliefert wurden. Mit anderen Worten, die vom Kunden erhaltenen Zahlungen wären aufgeschobene Einnahmen, bis der Kunde den gemäß dem Vertrag fälligen Gesamtbetrag erhalten hat.
Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) erfordern bestimmte Rechnungslegungsmethoden und -konventionen, die eine konservative Bilanzierung fördern. Bilanzierungskonservatismus stellt sicher, dass das Unternehmen den geringstmöglichen Gewinn meldet. Ein Unternehmen, das Einnahmen konservativ ausweist, wird verdientes Einkommen erst nach Erledigung bestimmter Aufgaben anerkennen, um das Geld vollständig einzufordern, und wenn die Wahrscheinlichkeit der Zahlung sicher ist.
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Abgegrenzte Einnahmen werden in der Regel schrittweise in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, wenn ein Unternehmen Dienstleistungen oder Produkte in dem Umfang erbringt, in dem die Einnahmen „verdient“ werden. Das zu schnelle Kategorisieren von aufgeschobenen Einnahmen als verdiente Einnahmen oder das einfache Überspringen des Kontos auf aufgeschobene Einnahmen und das direkte Verbuchen als Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung gilt als aggressive Buchhaltung und überbewertet die Verkaufserlöse.
Da Vorauszahlungsfristen in der Regel 12 Monate oder weniger betragen, werden abgegrenzte Einnahmen üblicherweise als kurzfristige Verbindlichkeit in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen. Wenn ein Kunde jedoch eine Vorauszahlung für Dienstleistungen geleistet hat, die voraussichtlich über mehrere Jahre erbracht werden, sollte der Teil der Zahlung, der sich auf Dienstleistungen oder Produkte bezieht, die nach 12 Monaten ab dem Zahlungsdatum bereitgestellt werden sollen, als Umsatzabgrenzung im Abschnitt langfristige Verbindlichkeiten der Bilanz.
Beispiel für aufgeschobenes Einkommen
Abgrenzungsposten werden bei abonnementbasierten Produkten oder Dienstleistungen erwartet, die Vorauszahlungen erfordern. Im Voraus erhaltene Mietzahlungen, Vorauszahlungen für Zeitungsabonnements, jährliche Vorauszahlungen für die Softwarenutzung und vorausbezahlte Versicherungen sind Beispiele für unverdientes Einkommen.
Stellen Sie sich ein Medienunternehmen vor, das von einem Kunden zu Beginn seines Geschäftsjahres eine Vorauszahlung in Höhe von 1,200 USD für ein Jahresabonnement einer Zeitung erhält. Wenn die Zahlung eingegangen ist, verbucht der Buchhalter des Unternehmens eine Belastungsbuchung in Höhe von 1,200 USD auf dem Konto für Barmittel und Zahlungsmitteläquivalente und eine Gutschrift in Höhe von 1,200 USD auf dem Konto für aufgeschobene Einnahmen.
Das Unternehmen verschickt die Zeitung monatlich an seine Kunden und erfasst die Einnahmen im Laufe des Geschäftsjahres. Der Buchhalter erfasst jeden Monat eine Belastungsbuchung von 100 $ auf dem Konto für aufgeschobene Einnahmen und eine Gutschrift von 100 $ auf dem Umsatzerlöskonto. Der aufgeschobene Umsatzsaldo von 1,200 US-Dollar wurde schrittweise als Umsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung zu 100 US-Dollar pro Monat bis zum Ende des Geschäftsjahres verbucht. Der Saldo auf dem Konto für aufgeschobene Einnahmen beträgt jetzt 0 USD, bis die Vorauszahlung für das nächste Jahr erfolgt ist.
Warum erfassen Unternehmen latente Einnahmen?
Die einfache Antwort ist, dass sie aufgrund der Rechnungslegungsgrundsätze zur Umsatzrealisierung gehen müssen. Sie werden als Verbindlichkeiten in der Periodenrechnung oder als umgekehrt vorausbezahlte Aufwendungen klassifiziert, da das Unternehmen die gezahlten Barmittel oder die bestellten Waren/Dienstleistungen schuldet.
Der Zahlungszeitpunkt der Kunden kann volatil und unvorhersehbar sein, daher ist es sinnvoll, den Zeitpunkt der Barzahlung außer Acht zu lassen und Einnahmen zu erfassen, wenn sie verdient werden.
Tipps zum Umgang mit aufgeschobenem Einkommen
Es ist einfach, Ihren Cashflow zu verwalten und Ihre Finanzen besser zu verstehen, sobald Sie sich angewöhnt haben, latente Einnahmen angemessen zu berücksichtigen. Hier sind einige hilfreiche Tipps für die Verwaltung von Rechnungsabgrenzungsposten:
- Denken Sie daran, dass Ihr Einkommen abzüglich der Mehrwertsteuer aufgeschoben wird (falls Sie es registriert haben). Die Mehrwertsteuer wird HMRC ab dem Datum des Steuerzeitpunkts der Rechnung geschuldet und ist von Ihrem Kunden zu zahlen.
- Machen Sie es sich zur Gewohnheit, aufgeschobene Erträge regelmäßig abzugleichen, um einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten und ein besseres Verständnis Ihrer Vermögenswerte zu erlangen.
- Automatische Umkehrung der latenten Einnahmen zu Beginn jedes Monats, um verpasste Rückstellungen zu vermeiden.
Abgegrenzte Einnahmen vs. anerkannte Einnahmen
Abgegrenzte Einnahmen sind Einnahmen, die Sie von einer Buchung erwarten, die Sie jedoch noch nicht gemäß der Vereinbarung des Kontos geliefert haben. Obwohl Sie die Einnahmen auf Ihrem Konto erhalten haben, kann dies daher nicht als Einnahmen betrachtet werden. Auf der anderen Seite bezieht sich der erfasste Umsatz auf den Punkt, an dem eine Buchung oder ein abgegrenzter Umsatz zu einem tatsächlichen Umsatz für Ihr Unternehmen wird, nachdem die Vereinbarung wie versprochen erfüllt wurde. Es wird Ihren Forderungen hinzugefügt.
Angenommen, Sie haben einen konvertierten Kunden, der Ihre jährlichen SaaS-Abonnementdienste für 12,000 $ (1000 $ pro Monat) im Januar bucht. Aus Sicht der SaaS-Buchhaltung erzielen Sie diese Einnahmen erst, wenn Sie das, was Sie verkauft haben, an den Kunden liefern. Die aufgeschobenen Einnahmen in Höhe von 12,000 $ werden im Verlauf des Abonnements schrittweise in Einnahmen umgewandelt. Als Ergebnis erkennen Sie, dass Sie jeden Monat 1000 $ von dem Konto verdienen.
Werden aufgeschobene Einnahmen als Verbindlichkeit betrachtet?
Technisch gesehen sind aufgeschobene Einnahmen keine Einnahmen, bis sie verdient werden – Sie liefern die Produkte oder Dienstleistungen im Voraus. Infolgedessen können diese Einnahmen nicht auf der ausgewiesen werden Gewinn- und Verlustrechnung. Stattdessen erfassen Sie sie als Verbindlichkeit auf Ihrem Konto Bilanz.
Nur weil Sie auf Ihrem Bankkonto aufgeschobene Einnahmen haben, garantiert das nicht, dass Ihre Kunden in Zukunft keine Rückerstattung mehr verlangen. Darüber hinaus haben einige Branchen strenge Regeln für die Behandlung von Umsatzabgrenzungen. Um beispielsweise ihren treuhänderischen und ethischen Verpflichtungen nachzukommen, müssen Anwälte unverdiente Gebühren auf ein IOLTA-Treuhandkonto einzahlen. Zuwiderhandlungen können schwere Strafen bis hin zum Berufsverbot nach sich ziehen.
So melden Sie aufgeschobene Einnahmen
Unternehmen müssen abgegrenzte und ausgewiesene Umsätze erfassen, da dies von den Grundsätzen der Umsatzrealisierung verlangt wird. Abgegrenzte Einnahmen werden in der periodengerechten Rechnungslegung als umgekehrt vorausbezahlte Aufwendungen (Verbindlichkeiten) klassifiziert, da ein Unternehmen die erhaltenen Barmittel oder die bestellte Dienstleistung oder das bestellte Produkt schuldet.
Bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Einnahmen erst erfasst, wenn sie verdient wurden, im Gegensatz zur Kassenbuchhaltung, bei der Einnahmen erst realisiert werden, wenn eine Zahlungsperiode eingegangen ist. Wenn Kunden also Produkte oder Dienstleistungen im Voraus bezahlen, können Sie keine Umsätze in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung in der Periodenrechnung erfassen. Stattdessen erfasst Ihre Bilanz die Zahlung als Verbindlichkeit.
Angenommen, Ihr Unternehmen bietet Kunden SaaS-Software per Abonnement mit einem Einjahresplan an, den Sie in monatliche Zahlungen von 8.99 $ aufteilen. Kunden zahlen im Voraus für das gesamte erste Jahr eines Abonnements im Wert von 107.88 $. Sie verschieben diese Einnahmen, bis sie den Dienst ein ganzes Jahr lang genutzt haben. Infolgedessen erkennt Ihr Buchhaltungsteam 1/12 des latenten Einkommens von 107.88 USD pro Monat an, weil Sie diesen Anteil Ihrer Dienstleistung erbracht haben.
Ist der aufgeschobene Umsatz vorteilhaft oder schädlich?
Abgegrenzte Einnahmen sind weder vorteilhaft noch nachteilig. Die richtige Antwort ist also, dass es darauf ankommt – meistens auf die Nachverfolgungssysteme für die Umsatzrealisierung eines Unternehmens, die Vorauszahlungen korrekt nachverfolgen und als aufgeschobene (nicht verdiente) Umsätze oder ausgewiesene Umsätze zuweisen.
Ist der aufgeschobene Ertrag eine Buchhaltungsbelastung oder -gutschrift?
Da latente Einnahmen eine Verbindlichkeit darstellen, bis die Produkte oder Dienstleistungen gemäß Buchungsvereinbarung geliefert werden, erfassen Sie eine anfängliche Gutschrift auf der rechten Seite der Bilanz unter kurzfristige Verbindlichkeit (wenn der Verkauf weniger als 12 Monate dauert) oder langfristig Haftung. Dann, wenn Einnahmen erzielt werden, wird das Konto für aufgeschobene Einnahmen belastet und dem Konto für Einnahmen gutgeschrieben.
Warum werden aufgeschobene Einnahmen als Verbindlichkeit betrachtet?
Wie bereits erwähnt, werden abgegrenzte Einnahmen als Verbindlichkeit und nicht als Vermögenswert klassifiziert. Hier sind weitere Gründe, warum dies so ist.
Ihre Investition wird nicht realisiert
Sie müssen Ihren Kunden weiterhin die erforderlichen Dienstleistungen/Waren für die abgeschlossene Transaktion bereitstellen. Infolgedessen kann es nicht als Einnahme angesehen werden, nur weil es in Ihren Bankunterlagen erscheint. Wenn Ihr Kunde den Dienst vor Ablauf der nicht erfüllten Abonnementsdauer kündigen möchte, müssen Sie den Betrag zurückerstatten. (Wenn sie beispielsweise das Abonnement nach fünf Monaten kündigen, sollte das Geld für die verbleibenden sieben Monate zurückerstattet werden.)
Verhindert die Überbewertung von Unternehmen
Die Berechnung des Wachstums basierend auf dem Geld in Ihrer Bank, bevor die versprochene Dienstleistung erbracht wird, ist einfach. Dies verschleiert die Prognosemethoden Ihres Unternehmens und führt zu einer „Wachstumsillusion“.
Dies kann dazu führen, dass Sie glauben, dass Sie gewachsen sind, und anfangen, das unerkannte Gleichgewicht in die Aufrechterhaltung Ihrer Wachstumsdynamik zu investieren. Das verleitet Ihre Anleger zu der Annahme, dass Sie wachsen, obwohl das Gegenteil der Fall ist.
Bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen
Einige Unternehmen bieten zusätzlich zu ihrem Abonnementmodell mehrere Dienste an, z. B. jährliche zweijährige Wartung. In diesem Fall wird ein Teil der von Ihnen bereitgestellten Dienstleistung beim Kauf erfüllt, während der andere verzögert wird. Da es mehrere Lieferphasen gibt, zeigt dies, dass ein Teil Ihres Umsatzes verdient und ein anderer zurückgestellt wird, was zu Buchhaltungsproblemen führt. Das Erkennen dieser Konten kann zu Fehlalarmen in Ihren Kapitalflussrechnungen führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Vertragsbedingungen mit Ihren Kunden im Auge zu behalten, bevor Sie Einnahmen erzielen.
Den nächsten Schritt machen
Die Bilanzierung von Umsatzabgrenzungen ist ein akribischer Prozess. Das Erkennen von Einnahmen, bevor sie erzielt werden, führt dazu, dass Ihre Wachstumszahlen falsch interpretiert werden, was möglicherweise Ihr Wachstumspotenzial erhöht.
Es ist auch wichtig zu verstehen, dass dieses unverdiente Geld nicht in zukünftige Projekte investiert werden sollte, bis es verdient ist. Ein konservativerer Ansatz zur Umsatzberechnung vermittelt ein realistischeres Bild des Wachstums Ihres Unternehmens.
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Bibliographie
