Die Zeit, die für die Buchhaltung aufgewendet wird, ist Zeit, die besser für die Mittelbeschaffung, Interessenvertretung und den Aufbau von Partnerschaften für eine gemeinnützige Organisation verwendet werden könnte. Aber Rechnungswesen und Buchhaltung sind immer noch wesentlich für den Erfolg einer jeden Organisation. Während Sie vielleicht ein Held für die Sache Ihrer Organisation sind, können Sie und Ihre Mitarbeiter Nullen und Einsen sein, wenn es darum geht, zu verstehen, wie man die Finanzen einer gemeinnützigen Organisation richtig verwaltet. Im Allgemeinen verwenden gemeinnützige Organisationen die gleichen Buchhaltungsaktivitäten und Buchhaltungskonzepte wie gewinnorientierte Unternehmen, wenn es um die Aufzeichnung, Verfolgung und Analyse von Finanztransaktionen geht. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was Sie über die Buchführung für gemeinnützige Organisationen wissen müssen.
Was ist Buchhaltung für eine Non-Profit-Organisation?
Die Buchführung für eine gemeinnützige Organisation umfasst die Eingabe, Kategorisierung und Organisation von Finanzdaten mit dem Ziel, genaue Finanzunterlagen zu erstellen.
Um ihren steuerbefreiten Status beim Internal Revenue Service (IRS) zu behalten und die GAAP zu befolgen, muss eine gemeinnützige Organisation detaillierte und genaue Finanzunterlagen führen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine genaue Aufzeichnung unerlässlich.
Was macht ein Buchhalter für eine gemeinnützige Organisation?
Rechenschaftspflicht und Transparenz sind die wichtigsten Ziele der Nonprofit-Rechnung, die nur durch die sorgfältige und zeitnahe Erfassung aller Ausgaben, Einnahmen und Finanztransaktionen erreicht werden können. Die Aufgaben eines Buchhalters in gemeinnützigen Organisationen umfassen hauptsächlich Folgendes:
- Kümmere dich um eingehende Belege und bewahre sie sicher auf.
- Führen Sie die Eingabe von Daten durch, um ein genaues Hauptbuch zu führen.
- Führen Sie ein Buch über Ihre Einnahmen und Ausgaben.
- Um Geldtransfers und Einzahlungen zu verfolgen und aufzuzeichnen
- Verteilen Sie Einnahmen und Kosten auf die dafür vorgesehenen Konten.
Wie führen Sie Bücher für eine kleine gemeinnützige Organisation?
Es ist üblich, dass eine gemeinnützige Organisation einen Schatzmeister oder Chief Financial Officer wählt, der für die Überwachung aller finanziellen Angelegenheiten wie der Buchhaltung verantwortlich ist. Zudem benötigt ein kompetenter Schatzmeister besondere Ressourcen. Einkäufe mit Bargeld zu tätigen und Aufzeichnungen in einem Schuhkarton aufzubewahren, reicht nicht aus. Hier sind einfache Möglichkeiten, wie Sie Bücher für eine kleine gemeinnützige Organisation führen können.
#1. Erstellen Sie einen Finanzplan
Die Ziele einer gemeinnützigen Organisation unterscheiden sich von denen gewinnorientierter Unternehmen, dennoch ist ein Betriebsbudget erforderlich. Ein Betriebsbudget ist eine finanzielle Prognose der erwarteten Geschäftsausgaben und -einnahmen und wird häufig auf wöchentlicher oder jährlicher Basis erstellt.
Abhängig von ihrer Mission wird das Betriebsbudget einer gemeinnützigen Organisation anders aussehen als das einer anderen. Hier könnte betriebswirtschaftliches Know-how hilfreich sein. Die Prognose von Kosten und Erlösen ist ein komplexer Prozess, der eine umfassende Vorbereitung erfordert, aber in relativ wenigen Worten ausgedrückt werden kann, wodurch Erfahrungen aus erster Hand von unschätzbarem Wert sind.
Darüber hinaus können Verantwortliche von gemeinnützigen Organisationen, die Buchhaltung lernen möchten oder Unterstützung bei der Buchhaltung benötigen, dies tun. Ein Buchhalter in Vollzeit oder Teilzeit kann erforderlich sein, abhängig von den bereits vorhandenen Fachkenntnissen des Personals. Sie können bei der Auswahl und dem Erwerb von Intuit behilflich sein, Ihre Mitarbeiter in der Verwendung schulen oder alle Ihre Buchhaltungsanforderungen selbst erledigen.
#2. Erstellen Sie ein neues Bankkonto
Verwenden Sie Ihr privates Bankkonto nicht als primäres Mittel einer gemeinnützigen Organisation, um Gelder zu erhalten, zu halten oder auszuzahlen. Führen Sie ein separates Girokonto für das Geld Ihrer gemeinnützigen Organisation. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzinstitut nach gemeinnützigen Geschäftskonten, die es möglicherweise anbietet.
#3. Ernennen Sie einen Chief Financial Officer oder Treasurer.
Es ist entscheidend, einen internen Schatzmeister oder Finanzbeamten auszuwählen, der Erfahrung mit der Buchhaltung von gemeinnützigen Organisationen hat. Als zusätzlichen Bonus macht es die Erfahrung mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks weniger schwierig, Dinge wie Bestellungen, Sachspenden, Aktivitätsnachweise usw. im Auge zu behalten.
#4. Konten abgleichen
Nachdem Sie ein Buchhaltungssystem und ein Bankkonto eingerichtet haben, sollten Sie die Richtigkeit der Daten in jedem überprüfen. Sie können dies mit Hilfe des Bankabgleichs tun.
Vergleichen Sie einfach jede Transaktion auf Ihrem Kontoauszug mit dem entsprechenden Eintrag in Ihren Büchern, und Sie haben einen Bankabgleich abgeschlossen. Um den Cashflow im Auge zu behalten, potenziellen Betrug zu erkennen und Buchhaltungsfehler aufzudecken, ist es wichtig, mindestens einmal im Monat einen Bankabgleich durchzuführen.
#5. Initiieren Sie die Verwendung von Bestellungen
Die Ausgabenpolitik von gemeinnützigen Organisationen ist extrem eingeschränkt. Sie benötigen einen optimierten Prozess, der garantiert, dass Bestellungen aufgegeben, Kosten genau berechnet und Anforderungen zeitnah erfüllt werden.
Eine Bestellung ist ein nützliches Instrument, um dies zu erreichen. Um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Lieferant immer auf derselben Seite sind, ist es außerdem üblich, eine Bestellung vom Käufer an den Verkäufer zu senden, um einen bestimmten Kauf von Produkten oder Dienstleistungen zu bestätigen. Wenn Ihr Lieferant ihn unterzeichnet, haben Sie einen rechtsgültigen Vertrag, in dem die von Ihnen angeforderten Artikel, der von Ihnen bezahlte Preis und das Datum angegeben sind, an dem sich Ihr Lieferant zur Lieferung verpflichtet hat.
Welche Art von Buchhaltung verwenden gemeinnützige Organisationen?
Die Rechenschaftspflicht in der Finanzverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und Buchhaltung von Nonprofit-Organisationen. Spender Ihrer gemeinnützigen Organisation haben die Möglichkeit, Bedingungen an ihre Beiträge zu knüpfen, und Zuwendungsgeber werden sicherstellen wollen, dass das Geld für den beabsichtigten Zweck verwendet wurde. Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, diese Einschränkungen einzuhalten und das Geld der Spender so auszugeben, dass sie ihre Zustimmung finden. Aus diesem Grund verwenden gemeinnützige Organisationen die Fondsbuchhaltung.
Um den Überblick über Spenden zu behalten und sicherzustellen, dass das Geld genau dort ausgegeben wird, wo es beabsichtigt war, können gemeinnützige Organisationen ein System namens Fund Accounting verwenden.
Welche Quickbooks eignen sich am besten für gemeinnützige Organisationen?
Nonprofit-Varianten von QuickBooks-Produkten, darunter Beitragsverfolgung, Buchhaltung, Rechnungsstellung und andere Buchhaltungsaufgaben, sind als Teil von QuickBooks for Nonprofits verfügbar, einer Reihe von Buchhaltungssoftware für kleine bis mittelgroße gemeinnützige Organisationen. Darüber hinaus sind die Nonprofit- und Standard-Editionen von QuickBooks über TechSoup mit hohen Rabatten erhältlich, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für NGOs mit finanzieller Not macht. In dieser Bewertung bezieht sich „QuickBooks for Nonprofits“ auf QuickBooks Premier for Charities and Other Organizations.
Wenn es um umfassende Software geht, sollten größere gemeinnützige Organisationen nicht weiter suchen als QuickBooks Enterprise Nonprofit. Ob QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus oder eine der Online-Versionen, diese Produkte sind ideal für kleine und mittlere Wohltätigkeitsorganisationen.
Buchführung für gemeinnützige Organisationen
Buchhaltung im Austausch für den Steuerbefreiungsstatus, gemeinnützige Organisationen müssen vom IRS von ihrem gemeinnützigen Vorstand oder stimmberechtigten Mitgliedern verwaltet werden. Auch Non-Profit-Organisationen haben sich zu weitgehender finanzieller Transparenz verpflichtet. Das IRS-Steuergesetz, das einen steuerbefreiten Status für gemeinnützige Organisationen gewährt, wirkt sich auf die Einzelheiten der Finanzbuchhaltung aus. Eine Methode, mit der eine gemeinnützige Organisation ihr Engagement für ihr gemeinnütziges Ziel demonstrieren kann, ist die korrekte Verwendung von Vermögenswerten, wie aus den Finanzunterlagen der Organisation hervorgeht.
Darüber hinaus haben das Financial Accounting Standards Board (FASB) und das American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Rechnungslegungsstandards für alle privaten Organisationen erstellt, die in der Buchführung von gemeinnützigen Organisationen verwendet werden können. Es gibt zwei Organisationen, die GAAP (allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze) für gemeinnützige Organisationen bereitstellen.
Wie erfasse ich Spenden für eine gemeinnützige Organisation?
Gemeinnützige Organisationen stehen vor einer Reihe von finanziellen, buchhalterischen und buchhalterischen Hindernissen. Viele Menschen und Unternehmen stellen Sach- oder Sachspenden bereit, um gemeinnützigen Organisationen dabei zu helfen, ihre Barmittel aufzustocken.
Darüber hinaus wird ein Geschenk von Waren oder Dienstleistungen anstelle von Geld als Sachleistung bezeichnet. Spenden von Zeit, Mühe und anderen Ressourcen sind Beispiele für Sachspenden. Gemeinnützige Organisationen können Sachspenden von Produkten und Dienstleistungen annehmen, um ihre Mission voranzubringen. Darüber hinaus kann von diesen entscheidenden Kriterien bestimmt werden, ob einige Sachspenden als wohltätige Beiträge gezählt werden oder nicht.
Um Spenden für gemeinnützige Zwecke zu erfassen, erstellen Sie also ein neues Einnahmenkonto, verwenden Sie jedoch das vorhandene Ausgabenkonto für die mit der Transaktion verbundenen Kosten.
Wie erhalten gemeinnützige Organisationen Jahresabschlüsse?
Gemeinnützige Organisationen nutzen eine Vielzahl von Quellen, wenn sie versuchen, solide finanzielle Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Alle haben eine einzigartige Funktion und können verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens beleuchten. Eine Bilanz (auch bekannt als Non-Profit-Bilanz) bietet die meisten Informationen über die finanzielle Gesundheit Ihrer Organisation als Ganzes.
Es ist möglich, dass der Buchhalter oder das Buchhaltungspersonal Ihrer gemeinnützigen Organisation bereits eines zusammengestellt hat. Es ist Zeit, loszulegen, wenn Sie es noch nicht getan haben. Dies kann Ihnen sagen, ob Ihre gemeinnützige Organisation über die Ressourcen verfügt, um neue Finanzprojekte zu starten und ihre Aktivitäten zu erweitern. Darüber hinaus kann es als Frühwarnsystem für Finanzkrisen fungieren.
Eine Bilanz oder Finanzlage ist im Wesentlichen ein Momentaufnahmebericht, der die finanzielle Gesundheit Ihrer gemeinnützigen Organisation anzeigt. Mit diesem einen Dokument können Sie die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Nettovermögen Ihrer Organisation leicht verfolgen. Darüber hinaus ist es wichtig, daran zu denken, dass dieser Bericht genauer und nützlicher ist, wenn Ihr Unternehmen die periodengerechte Buchhaltung anstelle der Kassenbuchhaltung verwendet.
Kann ich mein privates Bankkonto für eine gemeinnützige Organisation verwenden?
Akzeptieren Sie niemals Spenden, speichern Sie Gelder oder zahlen Sie Spenden von Ihrem persönlichen Bankkonto aus. Verwenden Sie ein bestimmtes Bankkonto für das Geld Ihrer gemeinnützigen Organisation. Um herauszufinden, ob Ihre Bank gemeinnützige Organisationen mit Geschäftsgirokonten versorgt, können Sie fragen.
Vorteile der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen
Erstickt die überwältigende Menge an Buchhaltungspapieren Ihre gemeinnützigen Organisationen? Die Buchhaltung kann viel Zeit und Energie von der eigentlichen Arbeit einer gemeinnützigen Organisation wegnehmen, die im Allgemeinen ihr Hauptaugenmerk ist. Wenn Sie das sind, dann ist es wichtig, sich über die Vorteile zu informieren, die die Nonprofit-Buchhaltung für Ihren Arbeitstag bringen kann.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter davon entlasten, Budgets zu erstellen und Berichte zu schreiben, haben sie mehr Zeit zur Verfügung. Hier sind einige der Vorteile.
#1. Sicherheit
Viele Menschen kümmern sich nicht darum, ihre Konten vor böswilligen Benutzern innerhalb des Unternehmens oder von außerhalb zu schützen. Jede gemeinnützige Organisation ist einem echten Risiko durch böswillige Angriffe und Informationsdiebstahl ausgesetzt.
Ihre Organisation verfügt jedoch wahrscheinlich bereits über ein IT-Team, das nach ungewöhnlichen Aktivitäten im Netzwerk Ausschau halten kann. Buchhaltungsdienste haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie die Vertraulichkeit sensibler Finanzdaten gewährleisten. Wenn die Buchhalter Abweichungen oder Änderungen feststellen, können sie das Gesamtbild überprüfen, um zu verstehen, was vor sich geht.
Dedizierte Buchhaltungsdienste schränken den Zugang des Personals zu Finanzen ein. Die meisten NGOs können wählen, ob sie ihre Finanzen öffentlich oder privat machen möchten. Die Buchhaltung kann die Transparenz fördern und den Zugriff steuern.
#2. Einhaltung aktueller Vorschriften
Das Financial Accounting Standards Board ist für die Festlegung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze verantwortlich. So etwas kann sich schnell ändern. Buchhaltungsfehler können ziemlich teuer werden, wenn sie übersehen werden.
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation über ein internes Buchhaltungsteam verfügt, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, mit diesen Änderungen Schritt zu halten. Sie werden als Fachleute über alle Aktualisierungen zu FASB-Themen informiert sein.
#3. Zugang zu finanzieller Transparenz durch Buchhaltungsdienste für gemeinnützige Organisationen
Bei der Verwaltung der Finanzen einer gemeinnützigen Organisation kann es zwischen Transaktionen und der Erfassung der Gelder in einem Hauptbuch zu einer beträchtlichen Zeitverzögerung kommen. Ein- oder zweimal im Monat kann eine Transaktion stattfinden, aber es kann einige Zeit dauern, bis sie in Ihren Aufzeichnungen erscheint.
Die rechtzeitige Aufzeichnung von Transaktionen ist ein weiterer Vorteil der Nutzung gemeinnütziger Buchhaltungsdienste für Organisationen. Dadurch wird die Budgetierung vereinfacht und offener und öffentlicher, wenn sie in Echtzeit erfolgt. Lesen Sie auch NONPROFIT ACCOUNTING: Beste Dienstleistungen und Software
#4. Finanzerfahrung
Vielleicht arbeitet bereits jemand für Sie, der über Buchhaltungserfahrung oder eine formale Ausbildung verfügt. Für die überwiegende Mehrheit kleinerer gemeinnütziger Organisationen ist dies hingegen nicht der Fall. Dies lässt den Bereich der Buchhaltung für Anfänger weit offen.
Hochrangige Fachleute könnten sogar als Vorstandsmitglieder fungieren. Für diese Funktion werden häufig Buchhalter eingesetzt. Um fundierte Finanzentscheidungen treffen zu können, ist der Zugang zu einer professionellen Finanzbuchhaltung hilfreich.
Zahlen Non-Profits Ausgaben?
Wie gewinnorientierte Unternehmen führen gemeinnützige Organisationen häufig ein Erstattungsprogramm ein, um Personalkosten im Zusammenhang mit ihren Aufgaben zu decken. Der Internal Revenue Service (IRS) gibt an, dass ein gemeinnütziger Mitarbeiter Anspruch auf Entschädigung für Ausgaben hat, die ihm persönlich entstehen und die direkt für die Organisation anfallen.
Wie nennt man Einnahmen in einer gemeinnützigen Organisation?
Verdienter Umsatz ist das, was gemeinnützige Organisationen für diese Dienste berechnen. Diese Einnahmen sind getrennt von den Einnahmen aus Spenden und Fundraising-Aktivitäten auszuweisen. Wenn eine gemeinnützige Organisation einen übermäßigen Betrag bestimmter Arten von Erwerbseinkommen erhält, kann in Frage gestellt werden, ob die Organisation wirklich gemeinnützig ist.
Wie unterscheidet sich die Non-Profit-Buchhaltung?
Rechenschaftspflicht ist ein Schwerpunkt für gemeinnützige Organisationen. Profitorientierte Organisationen (wie der Name schon sagt) konzentrieren ihre Aufmerksamkeit und Ressourcen darauf, Profit zu machen. Sie wollen viel Geld verdienen. Gemeinnützige Organisationen hingegen verwenden ein Fondsbuchhaltungssystem, das Rechenschaftspflicht vor Profit stellt.
Ist Non-Profit Cash oder Accrual?
Da Einnahmen und Ausgaben über den gleichen Zeitraum hinweg abgeglichen werden, ist die Periodenrechnung das genauere Buchhaltungssystem. Eine CASH BASIS wird von den meisten sehr kleinen Organisationen verwendet, da sie einfacher zu verstehen ist und weniger Buchhaltungskenntnisse erfordert.
Brauchen gemeinnützige Organisationen eine Bilanz?
Bei der Beantragung einer Bundessteuerbefreiung und der Abgabe von Steuererklärungen müssen gemeinnützige Organisationen eine Bilanzaufstellung vorlegen. Nonprofit-Bilanzen legen die Liquidität Ihrer Organisation und die Höhe der verfügbaren Barmittel offen. Es kann ein großartiger Ansatz sein, um die Entwicklung der finanziellen Situation Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit zu überwachen.
Wer kümmert sich um die Finanzen in einer gemeinnützigen Organisation?
Der Vorstand einer wohltätigen gemeinnützigen Organisation hat die treuhänderische Pflicht, dafür zu sorgen, dass das Vermögen zur Förderung des philanthropischen Ziels der gemeinnützigen Organisation verwendet wird und mit den Absichten der Spender übereinstimmt. Die Verabschiedung von Finanzrichtlinien durch den Vorstand ist eine Technik, um ein gutes Finanzmanagement zu gewährleisten.
Zusammenfassung
Non-Profit-Buchhaltung ist eine eigenständige Untergruppe von Finanzorganisationen. Das Erlernen der Grundlagen der Buchhaltung hilft jeder gemeinnützigen Organisation, ihren eigenen Finanzstatus besser zu verstehen. Wenn die Buchhaltung immer noch in den Zuständigkeitsbereich Ihrer Führungskräfte fällt, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine externe Firma damit zu beauftragen. Sie werden bei der Umsetzung von Best Practices und internen Kontrollen helfen, was zu einer umsichtigeren Finanzverwaltung führt.
Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen
Was ist das Hauptziel der Führung von Aufzeichnungen in einer gemeinnützigen Organisation?
Um Ihnen bei der Erstellung von Jahresabschlüssen zu helfen, die im Umgang mit Banken, Gläubigern, Spendern und Förderorganisationen nützlich sein können, ist es wichtig, Ihre Einnahmen und Ausgaben sowie Ihr Vermögen und Ihre Verbindlichkeiten im Auge zu behalten.
Wie lange sollten gemeinnützige Organisationen Aufzeichnungen aufbewahren?
Gemeinnützige Organisationen müssen alle Aufzeichnungen für die Dauer der geltenden Verjährungsfrist aufbewahren.
Warum müssen gemeinnützige Organisationen ordnungsgemäße Geschäftsbücher führen?
Erstens sind sie gegenüber Mitgliedern und Spendern rechenschaftspflichtig, und zweitens schreibt ihnen das Gesetz vor, gute Bücher zu führen, damit die Regierung die Zuwendungen kontrollieren kann. Außerdem reduziert eine gute Buchführung Betrug und Veruntreuung.
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