Was bedeutet die Automatisierung des Kreditorenprozesses wirklich? Warum gewinnt die Automatisierung des Kreditorenprozesses so an Bedeutung? Welche Aspekte Ihres Kreditorenprozesses sollten Sie automatisieren? Nun, wenn Sie lange genug durchhalten, werden Sie genaue Antworten auf diese Fragen finden!!!
Überblick
Der Kreditorenprozess ist mit zahlreichen Hindernissen konfrontiert, darunter rechtzeitige Zahlungsgenehmigungen, Budgetbeschränkungen, die Einhaltung von Richtlinien und die Aktualisierung der Buchhaltungssysteme. Die manuelle Verarbeitung all dieser Aufgaben wird immer mühsamer und schwieriger zu verwalten, wenn Unternehmen ihren Sättigungspunkt erreichen. Wenn die Kreditorenbuchhaltung nicht effektiv verwaltet wird, kann dies erhebliche Auswirkungen auf das Endergebnis eines Unternehmens haben. Darüber hinaus riskieren CFOs, die keine angemessene Kontrolle über ihre Kreditorenbuchhaltung entwickeln, die Liquidität ihres Unternehmens erheblich einzuschränken, sodass ihnen nur wenig Bargeld zur Verfügung steht, wenn sie nur wenig Zeit haben, um Chancen zu nutzen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine wunderbare Möglichkeit, diese Probleme zu lösen und gleichzeitig die Produktivität und Kommunikation der Mitarbeiter zu verbessern. In diesem Artikel gehen wir alles durch, was Sie über die Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung wissen sollten. Aber vorher schauen wir uns an, was die Automatisierung dieses Prozesses wörtlich bedeutet und einige Engpässe im manuellen Kreditorenprozess, um Ihre Kreditorenbuchhaltung besser zu kontrollieren.
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Was bedeutet es, den Kreditorenprozess zu automatisieren?
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist ein Mittel, um die menschliche Interaktion im Prozess der Kreditorenbuchhaltung – oder der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – zu reduzieren und gleichzeitig fehleranfällige Vorgänge zu beseitigen. Möglich wird dies durch die Integration von Kreditorenbuchhaltungssoftware in ein Internet-Geschäftsnetzwerk, das Handelspartner digital verbindet.
Was ist der Prozess der manuellen Kreditorenbuchhaltung?
Manuelle Methoden brauchen Zeit und sind anfällig für kostspielige Fehler. Sie erfordern eine sorgfältige Aufmerksamkeit für Details, und ein Anstieg des Volumens kann einen manuellen Kreditorenprozess überlasten, was zu Problemen führt wie: Compliance-Probleme, Rechnungsabgleichsfehler oder ein Fehler beim Monatsabschluss.
- Der Kreditorenprozess beginnt, wenn die Finanzabteilung eine Rechnung für Produkte oder Dienstleistungen erhält.
- Diese Rechnungen werden nach Erhalt mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen verglichen.
- Die Zahlung der Rechnung muss nach Erhalt der Bestätigung durch die zuständige Abteilung genehmigt werden.
- Vor der Bearbeitung der Zahlung prüft das Finanzpersonal noch einmal, ob die Rechnung den finanziellen und anderen Standards des Unternehmens entspricht.
- Die Rechnungen werden dann manuell in ein Buchhaltungssystem eingegeben, wobei eine physische Kopie zu Prüfungszwecken aufbewahrt wird.
Nachdem alle oben genannten Schritte durchgeführt wurden, erfolgt die Zahlung an den Verkäufer.
Wenn bei einem dieser Prozesse ein einfacher manueller Fehler auftritt, kommt es zu erheblichen Verzögerungen bei der Zahlung. Darüber hinaus werden sich die Schwierigkeiten weiter verschärfen und die Beziehungen zu den Anbietern werden sich verschlechtern.
Was ist der Prozess der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung macht den Prozess viel einfacher, präziser und effizienter. Es verkürzt den Zahlungszyklus für Unternehmen, verwaltet Finanzrichtlinien, automatisiert Genehmigungsprozesse und verwaltet Aufzeichnungen in einem digitalen Archiv, wodurch der gesamte Prozess papierlos wird.
Wenn die Rechnung eingeht, vergleicht das System jeden Posten mit der Bestellung und den empfangenen Informationen, um sicherzustellen, dass die angeforderten und erhaltenen Waren und Dienstleistungen identisch sind. Das System sendet dann eine Benachrichtigung zur Überprüfung an die Kreditorenbuchhaltung.
Es werden automatisierte E-Mails gesendet, um Personen über die ausstehende Genehmigung zu informieren. Darüber hinaus werden Bestellungen, Rechnungen und geprüfte Lieferscheine automatisch dreifach abgeglichen, sodass Ihre Buchhaltungssysteme auf dem neuesten Stand bleiben.
Kreditorenbuchhaltung automatisieren: Wie funktioniert das?
Es ist verlockend, die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung auf jeden möglichen Schritt in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess anzuwenden. Sie werden jedoch mehr Erfolge verzeichnen, wenn Sie Ihre Bedürfnisse sorgfältig einschätzen. Es gibt sechs Schlüsselbereiche, in denen Ihr Unternehmen von der Automatisierung profitieren würde.
#1. Wechseln Sie zur elektronischen Rechnungsstellung
Der Erhalt der Kreditorenrechnung oder Zahlungsaufforderung ist der erste Schritt, den Sie bei der Automatisierung des Kreditorenprozesses berücksichtigen sollten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da ein Fehler in der Rechnungsverarbeitung das gesamte System in Mitleidenschaft ziehen kann. Es ist auch ziemlich komplex, weil es keine globale Regelung gibt, wie Sie Rechnungen erfassen sollten. Sie können in PDFs, JPGs, PNGs, DOCXs, E-Mails, Faxen oder sogar Papierrechnungen in Ihrer Post vorliegen. Die Konsolidierung dieser vielen Rechnungen durch Sortieren und Scannen kann für Ihr Personal sehr zeitaufwändig sein
Der erste Schritt zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist daher die vollständige Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten und Kunden zusammen, um die Zahlung aller Rechnungen zu automatisieren. Dadurch wird nicht nur der Papierkram in Ihrem Büro reduziert, sondern es wird auch weitaus schwieriger, wichtige Dokumente zu „verlieren“.
Ein optisches Zeichenerkennungssystem (OCR) ist ein System, das Zeichen unter Verwendung von Licht erkennt. Diese Programme scannen Dokumente, um Informationen zu identifizieren und zu sammeln sowie bearbeitbare Kopien zu erstellen.
Mit einem OCR-Rechnungssystem können Sie wichtige Datenelemente hervorheben und Ausgaben kategorisieren.
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#2. Machen Sie Genehmigungen so einfach wie möglich
Da sich die Verantwortung verschiebt, kann das Genehmigungsverfahren für die Kreditorenbuchhaltung große Probleme und Fehlerabschnitte verursachen, wenn Sie die Automatisierung aus dem Bild nehmen. Trotz der umständlichen Art des Prozesses ist die Genehmigung für die Überprüfung der Kosten und die Kontrolle des Budgets unerlässlich. Die allgemeine Reihenfolge der Dinge besteht darin, die Rechnung eines Lieferanten vor der Zahlung zur Genehmigung an die entsprechende Partei weiterzuleiten.
Nun, dies ist durchaus möglich, wenn Sie sich entscheiden, Ihren Prozessablauf für die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Wenn eine neue Lagerrechnung eintrifft, wird sie zuerst an den Initiator der Bestellung, dann an den Abteilungsleiter oder Manager und schließlich an den CFO oder Finanzadministrator zur endgültigen Genehmigung gesendet. Jede Person verfügt über klare Daten und einen einfach durchzuführenden Genehmigungsworkflow, der dann sofort an den nächsten Genehmiger weitergegeben wird. Es gehen keine Unterlagen oder Zeit verloren.
#3. Eliminieren Sie die Dateneingabe
Grundsätzlich ist die Dateneingabe ein wichtiger Aspekt des Buchhaltungsprozesses, da sie vielen anderen Abteilungen Bedeutung gibt, wenn sie nach Trends und Möglichkeiten zur Ertragssteigerung suchen. Die manuelle Dateneingabe ist zwar notwendig, aber auch einer der zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Prozesse in jedem Unternehmen. Automatisierung kann eine bedeutende Rolle spielen.
Wie bereits erwähnt, helfen OCR-Systeme bei der Datenerfassung. Alle anderen Kreditorenbuchhaltungsverfahren können Sie überbrücken, indem Sie Rechnungsdaten in Ihr OCR-System einspeisen. Die Dateneingabe ist im Gegensatz zu den anderen Schritten Ihrer Kreditorenbuchhaltung eine Aktivität, die Sie automatisieren können, was auch nach Abschluss der Rechnung hilfreich sein wird. Sie können auch zukünftige Analysen oder Untersuchungen vereinfachen, indem Sie die Datenerfassung automatisieren und in einem zugänglichen Format wie einer intelligenten Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei speichern.
#4. Automatisieren Sie den Abgleich und die Überprüfung
Haben Sie schon einmal eine Rechnung bezahlt, nur um festzustellen, dass das, was Sie bestellt oder erhalten haben, nicht genau Ihren Erwartungen entsprach? Es ist ziemlich weit verbreitet, und selbst geringfügige Ungenauigkeiten können sich summieren. Das Abgleichen und Bestätigen jedes Kreditoreneintrags stellt sicher, dass jede Rechnung korrekt ist und Sie nur das bezahlen, was Sie vereinbart haben.
Sie können Anomalien in Bezug auf Gesamtwaren, Zahlungsbetrag, Fälligkeitsdaten und Preis pro Artikel leicht finden, indem Sie diesen Teil Ihres Kreditorenprozesses (Abgleich und Überprüfung) automatisieren. Der automatische Rechnungsabgleich sucht mithilfe von OCR-Technologie nach Rechnungs- und Bestellnummern und passt schnell Gesamtsummen und unterstützende Daten an, um den Kauf zu authentifizieren.
Unabhängig davon, ob Sie die Bestellung, die Eingangspapiere oder eine andere Anzahl von Begleitdokumenten abgleichen, die Automatisierung dieses Verfahrens sammelt alle Dokumente eines Kaufs in einer praktischen Familie (und teilt Ihnen mit, wenn Inkonsistenzen auftreten).
#5. Automatisieren Sie zeitraubende Codierungsaufgaben
Neben der Dateneingabe ist die Automatisierung der Codierung und Klassifizierung am wahrscheinlichsten, um Ihr Buchhaltungsteam glücklich zu machen. Verbindlichkeiten werden mit einem System klassifiziert, das als Hauptbuch (GL)-Kodierung bekannt ist.
Die GL-Codierung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der bei der Identifizierung einer Vielzahl von Werten für jede Rechnung hilft, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
- Verkäufer
- Rechnungskategorie
- Summe
- Landesvorwahl
- Produktlinie
- Frachtdetails
- Warehouse
- Abteilung
- Geschäftsbereich
Die Menge der GL-Codierung wächst exponentiell, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Rechnungen erhalten. Es ist ein enormer Aufwand für Ihr Buchhaltungsteam, dies manuell durchzuführen, und es schafft eine Möglichkeit für Fehler, die unbemerkt bleiben.
Stattdessen kann diese Codierung durch Verwendung spezifischer Regeln und Identifikationen automatisiert werden. Sie können die FIBU-Codierung auf jeden erforderlichen Datenpunkt anwenden lassen, während Ihre OCR die Daten von jeder Rechnung verarbeitet. Sie haben alles organisiert und bereit, wenn es an der Zeit ist, Ausgaben zu analysieren oder Daten für Steuern zusammenzustellen.
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#6. Schalten Sie ACH-Transaktionen auf Smartcard um
Mehrere AP-Manager zögern, ihre AP-Ausgaben auf eine Karte umzustellen, weil sie befürchten, dass eine automatische Kategorisierung unmöglich sein wird. Entgegen dieser Annahme ist dies mit einigen Lösungen möglich. Außerdem können diese Transaktionen basierend auf der ausgewählten virtuellen Karte des Verkäufers automatisch kategorisiert werden.
Wenn Sie Anbieter dagegen per ACH, Überweisung oder Scheck bezahlen, wird das Geld von Ihrem Konto abgezogen, sobald die Zahlung abgeschlossen ist. Mit Smartcards und Spesenverwaltungssoftware können Sie virtuelle Karten erstellen, mit denen Sie Zahlungen fließen lassen können, was bedeutet, dass Geld Ihr Konto nicht verlässt, bis die Zahlung fällig ist, sodass Sie Ihr Bargeld länger zur Hand haben.
Dies gibt Finanzteams mehr Kontrolle über Kreditorenzahlungen, verbessert die Flexibilität des Cashflows und optimiert die Kategorisierung.
Warum Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren sollten
Wenn Sie jeden unbequemen Schritt in Ihrem Kreditorenprozess betrachten, wird fast klar, warum eine Automatisierung wichtig ist. Aber wie auch immer, lassen Sie uns diese Gründe abwägen.
Natürlich gibt es eine Reihe von Gründen, warum die Automatisierung des Kreditorenprozesses für Sie von Vorteil wäre, aber wir konzentrieren uns heute auf die drei wichtigsten.
#1. Zeit sparen
Laut einer Expertenumfrage im Durchschnitt:
- Eine Spesenabrechnung dauert 20 Minuten.
- Die Bearbeitung eines Ausgabenberichts kostet 58 $.
- In 19 % der Berichte werden häufig Fehler gefunden.
- Es dauert 18 Minuten und kostet 52 $, um eine Ausgabenabrechnung zu korrigieren.
Jetzt können Sie sich vorstellen, wie viel Zeit Ihr Team für manuelle Verfahren aufwendet, die besser für die Verfolgung der Ziele Ihres Unternehmens verwendet werden könnten.
#2. Fehler reduzieren
Eine einfache Zahlendrehung kann eine Gebühr von 29.50 $ in 92.50 $ verwandeln. Sicher, 63 US-Dollar scheinen nicht viel zu sein, aber es ist immer noch Geld, das das Unternehmen aufgrund menschlicher Fehler verliert. Was ist mit Belegen, die verlegt oder geschätzt wurden? Oder Rechnungen, die verspätet eingereicht oder genehmigt werden und ein zukünftiges Budget aufbrauchen?
Das Wirrwarr manueller Verfahren lädt immer zu menschlichen Fehlern ein, die die Zahnräder Ihres Betriebs strapazieren und Sie Zeit und Geld kosten.
#3. Betrug verhindern
Mitarbeiter kommen meistens mit Betrug davon, indem sie Beweise modifizieren oder erfinden. Entsprechend der ACFE, verschleiern 55 Prozent der Betrüger ihre Verbrechen, indem sie gefälschte Papiere fabrizieren. Es braucht nur ein paar Tastenanschläge oder etwas White-Out, um gefälschte Spesenabrechnungen zu erstellen oder bestehende zu ändern. Im Grunde setzen Sie Ihre veralteten AP-Methoden also Betrug aus und kosten Sie Tausende von Dollar.
Was ist ein AP-Automatisierungssystem?
Die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung oder AP-Automatisierung ist der Prozess, bei dem Kreditorenbuchhaltungsvorgänge digital unter Verwendung von Technologie durchgeführt werden, im Gegensatz zu manuell. Es hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Rechnungen handhaben und bezahlen.
Warum automatisieren wir die Kreditorenbuchhaltung?
Durch eine stärkere Automatisierung des Prozesses können die Kosten pro Rechnung erheblich gesenkt werden. Viele Rechnungen konnten mit sehr wenig menschlicher Hilfe bearbeitet und genehmigt werden. Dies würde die Kosten für die Bearbeitung jedes Artikels um einen Betrag senken, der dem Unternehmen Geld sparen würde.
Was sind die 4 Funktionen der Kreditorenbuchhaltung?
Geschäftsvorfälle kalkulieren, aufschreiben, Rechnungen bearbeiten und Finanzdaten prüfen, um Aufzeichnungen zu führen.
Was sind die drei Möglichkeiten, einen Prozess zu automatisieren?
Ein Prozess kann auf drei Arten automatisiert werden:
Automatisieren Sie einzelne Aufgaben.
Automatisieren Sie einen kompletten Vorgang.
einen Prozess mit Software und Hardware automatisieren, .
Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatisierter Kreditorenbuchhaltung?
- Manuelle AP erfordert Dateneingabe, Überprüfung gültiger Informationen und Dokumentenspeicherung. Selbst bei sorgfältiger Ausführung sind diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten zeitintensiv.
- Automatisierte Kreditorenbuchhaltung: Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung muss kein Kreditorenpersonal mehr eingehende Rechnungen verwalten.
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