Der Rechnungszyklus umfasst den Prozess der abbrechnungsverbindlichkeiten. Mit anderen Worten, um die Schritte im Buchhaltungszyklus vollständig zu verstehen, müssen Sie zuerst den Kreditorenprozess verstehen.
Als Kleinunternehmer müssen Sie den Zyklus der Kreditorenbuchhaltung kennen und verstehen, wie der Prozess funktioniert. Ja, einige kleine Unternehmen neigen dazu, seine Bedeutung zu übersehen, aber das macht es nicht weniger relevant. Es bedeutet nur, dass sie noch das Gesamtbild sehen müssen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, können Sie Ihre Ausgaben möglicherweise sofort nach Eingang bezahlen. Wenn Sie andererseits viele Rechnungen zu bezahlen haben, müssen Sie diese auf jeden Fall auf die Kreditorenbuchhaltung stellen und später bezahlen.
Aber was genau sind Verbindlichkeiten?
Nun, unser Beitrag auf abbrechnungsverbindlichkeiten deckt bereits alles ab, was Sie wissen sollten. Aber während dieser Beitrag den Kreditorenprozess und dessen Verwaltung behandelt, werde ich nur an der Oberfläche kratzen.
Was sind Kreditorenbuchhaltungen?
Vereinfacht ausgedrückt sind Verbindlichkeiten die Verbindlichkeiten für auf Kredit gekaufte Produkte. Grundsätzlich geht der Betrag, den Sie für Produkte und Dienstleistungen schulden, bei jedem Kauf auf Ihre Kreditorenbuchhaltung.
Und da alle diese Produkte und Dienstleistungen auf Kredit erworben wurden und der Restbetrag innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens fällig und zahlbar ist, wird eine Säumnisgebühr oder Strafe festgesetzt, wenn der Restbetrag nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens bezahlt wird.
Außerdem ist die Kreditorenbuchhaltung ein Verbindlichkeitskonto. Mit anderen Worten, jede Erhöhung auf diesem Konto wird als Gutschrift gebucht, mit einer entsprechenden Belastung auf einem Aufwandskonto in der doppelten Buchführung.
Bei der Bezahlung von Rechnungen wird das Kreditorenkonto belastet und das Kassenkonto gutgeschrieben.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind beide wichtige Bestandteile der Buchhaltungsprozess. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Verbindlichkeiten um Beträge, die Lieferanten oder Dienstleistern für erhaltene Waren oder erbrachte Dienstleistungen geschuldet werden. Das macht sie zu Verbindlichkeiten.
Debitorenbuchhaltung (A/R) hingegen ist Geld, das Sie für Waren oder Dienstleistungen schulden, die Sie Ihren Kunden auf Kredit angeboten haben. Debitorensalden gelten als Vermögenswert, weil sie zeigen, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen schulden. Die Kenntnis dieses Betrags ist hilfreich, wenn Sie den Umsatz Ihrer Debitorenbuchhaltung bewerten, um bessere Geschäftseinblicke zu erhalten.
Was sind die Schritte im Kreditorenprozess?
Im Allgemeinen ist ein solider Kontenplan, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Ausgaben auf das richtige Konto zu buchen, die Grundlage eines gründlichen Kreditorenprozesses. Wenn Sie am oder vor dem Fälligkeitsdatum einen Scheck oder eine elektronische Zahlung für den geschuldeten Betrag an den Lieferanten senden, ist der Vorgang abgeschlossen.
Sie sollten keine Probleme haben, sich an den Kreditorenprozess anzupassen, wenn Sie daran gewöhnt sind, Ihre eigenen persönlichen Rechnungen zu verwalten. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie tun müssen, um die Kreditorenbuchhaltung richtig vorzubereiten und abzuwickeln.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Kontenplan
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie erledigen müssen, um mit der Kreditorenbuchhaltung zu beginnen, ist die Erstellung eines Kontenplans, der für Ihr Unternehmen geeignet ist. Alle Ihre Buchhaltungstransaktionen, einschließlich Verbindlichkeiten, werden in Ihrem Kontenplan geführt.
Während die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme mit einem Standardkontenplan geliefert werden, müssen Sie zusätzliche Konten erstellen, um Ihre Kreditorenkosten effektiv zu verfolgen. Sie können auch Tabellenkalkulationssoftware wie z Microsoft Excel um Ihren Kontenplan zu erstellen.
Schritt 2: Stellen Sie Lieferanteninformationen her
Wenn Sie gerade erst anfangen, müssen Sie höchstwahrscheinlich Ihre Anbieter einrichten. Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulationssoftware oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, um Buchhaltungstransaktionen zu verwalten, müssen Sie die Lieferanteninformationen im Auge behalten.
Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie Lieferanteninformationen direkt in das Programm eingeben. Dazu gehören auch die Abrechnungs- oder Zahlungsbedingungen des Verkäufers. Diese Buchhaltungsbedingungen beziehen sich größtenteils auf die Zeit, die Sie haben, um Ihre Rechnung an den Verkäufer oder Lieferanten zu bezahlen. Einige beliebte Begriffe sind Net 10, Net 30 und Net 60.
Wenn Ihr Lieferant Ihnen beispielsweise eine Rechnung mit Zahlungsziel 30 netto schickt und die Rechnung das Datum 15. Dezember trägt, müssen Sie die Zahlung bis spätestens 14. Januar leisten, um nicht als verspätet gekennzeichnet zu werden.
Eine weitere typische Zahlungsfrist, insbesondere bei Lieferanten, ist 2/10 netto 30. Bei Verwendung desselben Rechnungsdatums (15. Dezember) bedeutet diese Frist, dass Sie eine Ermäßigung von 2 % auf den fälligen Gesamtbetrag erhalten, wenn Sie Ihre Rechnung vor dem 24. Dezember bezahlen. Wenn Sie bis zum 24. nicht bezahlen, darf die Rechnung nicht über den 14. hinaus bestehen.
Unterdessen Fällig bei Erhalt ist eine weitere häufige Zahlungsoption. Wenn ein Verkäufer oder Lieferant Ihnen eine Rechnung mit dem Vermerk „Dueon Receipt“ sendet, bedeutet dies grundsätzlich, dass die Zahlung sofort fällig ist.
Schritt 3: Überprüfen und Eingeben von Rechnungsdetails
Meistens müssen Sie oder Ihr Buchhalter eine Rechnung nach Erhalt von einem Lieferanten oder Lieferanten auf Richtigkeit prüfen.
Wenn eine Rechnung für bestellte Produkte ausgestellt wird, überprüfen Sie, ob alle auf der Rechnung angegebenen Artikel eingetroffen sind. Wenn sich die Rechnung andererseits auf erbrachte Dienstleistungen bezieht, überprüfen Sie noch einmal, ob die Dienstleistungen wie angegeben erbracht wurden. Es ist wichtig, diesen Schritt für alle Rechnungen abzuschließen, die Sie erhalten.
Danach können Sie mit der Eingabe von Rechnungsinformationen in Ihre Sachkonten oder in Ihre Softwareanwendung beginnen. Grundsätzlich können Sie Rechnungen genehmigen, während Sie sie überprüfen. das ist, wenn es eine Routine ist, alle Verbindlichkeiten für Ihr Unternehmen einzugeben.
Wenn Sie sich jedoch entscheiden, einen Buchhalter einzustellen, müssen Sie ihm oder ihr einige allgemeine Richtlinien zur Rechnungsfreigabe geben. Dies beinhaltet eine Dollargrenze für das, was der Sachbearbeiter genehmigen kann.
Eine andere Möglichkeit besteht jedoch darin, Ihre Verkäufercode-Rechnungen mit den entsprechenden Kontonummern zu haben und sie Ihnen dann zur Genehmigung zuzusenden. Mit dieser Methode können Sie eingehende Rechnungen anzeigen, die Genauigkeit sicherstellen und Zahlungsfehler vermeiden.
Nach diesem Schritt kann Ihr Sachbearbeiter mit der Eingabe der Zahlungsinformationen beginnen. Einige dieser Informationen beinhalten; die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und den geschuldeten Betrag.
Schritt 4: Überprüfen und verarbeiten Sie die Zahlung für alle fälligen Rechnungen
Die wöchentliche Überprüfung Ihrer Kreditorenkonten, um festzustellen, welche Zahlungen fällig sind, ist der beste Ansatz. Es hilft sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten ihre Zahlungen pünktlich erhalten. Grundsätzlich müssen Sie die Fälligkeitsdaten auswerten, um zu sehen, welche Rechnungen Sie bezahlen müssen. Dies folgt, ob Sie ein manuelles Buchhaltungssystem oder eine Buchhaltungssoftware verwenden.
Bei Rechnungszahlungen hingegen haben Sie vielfältige Möglichkeiten. Sie können Schecks ausstellen, Schecks aus Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten, Ihre Kreditoren und Lieferanten mit einer Firmenkreditkarte bezahlen oder einen elektronischen Zahlungsmechanismus verwenden.
Aber wohlgemerkt, wenn Sie einen Scheck verwenden, um Ihre Lieferanten zu bezahlen, sollten Sie immer eine Kopie der Rechnung in den Umschlag mit dem Scheck legen. Sie sollten auch überprüfen, ob jede Form der Überweisung die Rechnungsnummer enthält. Damit soll sichergestellt werden, dass Ihre Zahlung ordnungsgemäß erfasst wird.
Auf der anderen Seite müssen Sie den Verkäufer benachrichtigen, wenn Sie mit einer Kreditkarte oder einer anderen Form der Überweisung bezahlen.
Schritt 5: Wiederholen Sie den Vorgang einmal pro Woche
Sie können Ihren Aufwand am Ende des Monats verringern und gleichzeitig verspätete Zahlungen und Verzugsgebühren vermeiden, indem Sie einen wöchentlichen Kreditorenzyklus erstellen und ausführen. Die regelmäßige Verarbeitung von Rechnungen kann den Cashflow verbessern, selbst wenn Sie nur wenige Lieferantenzahlungen zu leisten haben.
Wie können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung effektiv verwalten?
Das Bezahlen von Rechnungen ist ein notwendiger Aspekt jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Und wie Sie wissen, werden Eingangsrechnungen von einer Kreditorenbuchhaltung verwaltet, die auch bei der Zahlungsabwicklung hilft.
Aber noch wichtiger ist, dass die Implementierung von Geschäfts- und Finanzrichtlinien zur Rationalisierung eines Kreditorenprozesses einem Unternehmen helfen kann, sich auf zukünftige Expansion vorzubereiten und gleichzeitig die Schritte des Kreditorenprozesses zu rationalisieren.
Hier sind fünf Tipps, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Verbindlichkeiten helfen:
#1. Vereinfachen Sie die Prozessschritte Ihrer Kreditorenbuchhaltung: Rechnungsüberlastung
Sie können die Schritte in Ihrem Kreditorenprozess rationalisieren, indem Sie die Anzahl der Prüfläufe auf zweimal im Monat reduzieren. Und mit Scheckläufen meine ich den Prozess, Schecks zu drucken, um Rechnungen zu bezahlen und sie in das Hauptbuch einzugeben.
Darüber hinaus sollten Rechnungen in den Akten gesichert und vor einem Kontrolllauf von den zuständigen Abteilungsleitern freigegeben werden, damit Zahlungen fristgerecht erfolgen können.
Auch die Obergrenzen für jeden Prüflauf sollten der Kreditorenbuchhaltung bekannt sein. Dadurch wird sichergestellt, dass die wichtigsten Rechnungen bezahlt werden.
Eine Abteilung mit der Befugnis, sichere Geschäfts- und Zahlungsentscheidungen zu treffen, erleichtert den Prozess, indem sie Entscheidungen trifft, z. B. Teilzahlungen bei größeren Beträgen leistet oder Zahlungen an Lieferanten mit einer höheren Toleranz für Fälligkeitstermine aufschiebt.
#2. Sicherheitsverfahren: Kreditorenbetrug reduzieren
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Hochrisikobereich für Geschäftsbetrug. Ein gutes Beispiel ist, wenn ein unehrlicher Mitarbeiter einen „Dummy-Anbieter“ einrichtet, ist Betrug üblich. Wenn ein Unternehmen Rechnungen für Dienstleistungen bezahlt, die noch nie erbracht wurden, bezahlt es im Grunde genommen den unehrlichen Mitarbeiter und verliert Geld.
Verfahren und Regeln können Ihnen jedoch helfen, Ihr Unternehmen zu schützen und Risiken zu reduzieren. Legen Sie also eine Methode fest, um sicherzustellen, dass die Person, die die Prüfungen durchführt, nicht auch die Möglichkeit hat, neue Lieferantenkonten zu erstellen. Außerdem sollte vor der Erstellung eines Anbieterkontos dies den Eigentümern erklärt und das Konto überprüft werden.
Zu den anderen Methoden, die zur Reduzierung von Betrug beitragen, gehören unterdessen:
- Erlaubnis des Abteilungsleiters
- Rollentrennung u
- Stichprobenkontrollen
#3. Bestätigen Sie die Fälligkeitstermine: Die Bedingungen des Anbieters können verhandelbar sein
In den meisten Fällen wird auf Rechnungen eine Zahlungsfrist von 30 oder 60 Tagen angegeben. Ein Unternehmen kann Bedingungen für ausstehende Rechnungen unabhängig von den bereitgestellten Bedingungen aushandeln. Grundsätzlich würde ein Anbieter oft Rabatte oder Sonderkonditionen gewähren, wenn ein Unternehmen regelmäßig größere Mengen kauft.
Wenn also eine Firma mit einer Zahlung in Verzug ist, ist es ideal, wenn sie den Verkäufer anruft, um die Beziehung aufrechtzuerhalten und zu sehen, ob etwas gegen die verspätete Zahlung unternommen werden kann.
#4. Reduzieren Sie die Auswirkungen auf den CFO auf Verifizierung und Signatur
Ein Chief Financial Officer (CFO) unterschreibt in der Regel den Scheck, stellt aber den Schecklauf nicht zusammen. Bevor also Rechnungen zur Zahlung an den CFO gesendet werden, sollte die Kreditorenbuchhaltung die Fälligkeit durchführen, auswählen, welche Rechnungen zu bezahlen sind, die Rechnungen zusammenstellen, Schecks drucken und überprüfen, ob alle Rechnungen genehmigt sind.
Auf der anderen Seite vergleicht der CFO vor der Unterzeichnung einfach die Rechnungsbeträge mit dem Scheckbetrag. Wenn ein Unternehmen Bargeld aktiver kontrolliert, teilen Sie der Kreditorenbuchhaltung im Voraus mit, wie hoch ihr Budget für Kontrollläufe ist, damit sie bestimmen können, welche Lieferanten bis zum nächsten Kontrolllauf und der nächsten Rechnungsunterzeichnung warten können.
#5. Verwenden Sie Software, um Zahlungen und Prozesse einfach abzuschließen
Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Ihre Verbindlichkeiten einfacher zu prüfen und Fehler wie ungenaue Beträge, falsche Schecknummern zur Bezahlung von Lieferanten und zu frühe oder zu späte Zahlungen zu vermeiden, indem Sie bezahlte und unbezahlte Rechnungen einreichen, verwalten und überprüfen können. Sie müssen also nur Zahlungsbedingungen für jeden Kreditor eingeben, z. B. 30 netto oder 60 netto, die das System als Standard verwenden kann.
Außerdem kann eine Buchhaltungssoftware es Ihrem Unternehmen erleichtern, Alterungsberichte zu erstellen, wodurch Sie besser verstehen, was in der Pipeline ist.
Was sind die 4 Funktionen der Kreditorenbuchhaltung?
Kalkulieren, Erfassen von Geschäftsvorfällen, Bearbeiten von Rechnungen und Überprüfen von Finanzdaten, um Aufzeichnungen zu führen.
Was ist AP-Vollzyklus?
Ein Bereich, den Unternehmen verbessern können, ist der Prozess der Kreditorenbuchhaltung über den gesamten Zyklus. „Voller Zyklus“ bedeutet nicht nur, Bestellungen aufzugeben und dafür zu bezahlen. Es bedeutet auch alle Schritte dazwischen. Dazu gehören das Erstellen von Dokumenten, deren Kodierung, deren Vergleich und mehr.
Was ist der 3-Way-Match-Prozess in der Kreditorenbuchhaltung?
Bevor eine Rechnung bezahlt wird, stellt ein Prozess namens „Drei-Wege-Abgleich“ sicher, dass die Informationen auf einer Bestellung, der Rechnung des Lieferanten und dem Lieferschein übereinstimmen. Nur die Details der Lieferantenrechnung und die Details der Bestellung werden in einem zweiseitigen Abgleich verglichen.
Was sind die zwei Arten von Kreditoren?
Die Verbindlichkeiten eines Unternehmens können in zwei Arten von Gehältern und Ausgaben unterteilt werden. Verbindlichkeiten kommen in der Regel in Form von Lieferantenrechnungen, können aber auch Wechsel, Rechnungen oder Schecks sein.
Was ist der Unterschied zwischen P2P und AP?
Das Kreditorenverfahren ist nur ein Bestandteil von P2P. (Procure-to-Pay). P2P umfasst den gesamten Beschaffungs- und Abrechnungszyklus, einschließlich Lieferantenzahlungen. Die AP-Automatisierung beschleunigt diese Prozesse und gewährleistet ein höheres Maß an Genauigkeit in jeder Workflow-Phase.
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