Sie fragen sich, was es mit einem Job in der Kreditorenbuchhaltung auf sich hat? In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Stellenbeschreibung und Beispiele für Kreditoren-Lebensläufe, die Ihnen helfen, Ihren nächsten Job zu finden.
Von Kreditorenbuchhaltern wird erwartet, dass sie in der Lage sind, ein hohes Datenvolumen zu bewältigen, auf Details zu achten und täglich mit Arbeitgebern und Lieferanten zu kommunizieren. Sie müssen auch in der Lage sein, Rechnungslegungsgrundsätze anzuwenden und analytische, bewertende und beratende Arbeiten durchzuführen.
Die Kreditorenbuchhaltung ist für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, dass alle Schulden bezahlt werden und dass das Unternehmen genug Geld hat, um seine Ausgaben zu decken. Die Kreditorenbuchhaltung ist in großen Unternehmen normalerweise eine eigene Abteilung, bei kleineren Unternehmen werden die Verantwortlichkeiten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung jedoch regelmäßig zusammengefasst.
Was sind die drei Grundfunktionen der Kreditorenbuchhaltung?
Obwohl die Größe eines Unternehmens letztendlich die Rolle der Kreditorenbuchhaltung bestimmt, können die meisten Unternehmen davon profitieren, Kreditorenbuchhaltungsspezialisten zu haben. Wenn ein Teilzeitunternehmer die Arbeit wöchentlich oder zweiwöchentlich erledigt, kann sich das Unternehmen auf andere Aspekte konzentrieren. Kreditoren erfüllen neben dem Bezahlen von Rechnungen mindestens drei Grundfunktionen. Diese Funktionen könnten umfassen: Erstellen und Verfolgen von Budgets; Ausstellung von Rechnungen; und Verwaltung von Zahlungen. Nachfolgend sind die drei Grundfunktionen einer Kreditorenbuchhaltung aufgeführt;
#1. Ausgabe interner Inhouse-Zahlungen
Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet oft intern, um interne Rückzahlungen zu verteilen, Portokassen zu kontrollieren und zu verwalten und die Verteilung von Umsatzsteuerbefreiungszertifikaten zu kontrollieren. Interne Erstattungsausgaben entsprechen den Prüfungsverfahren des Unternehmens, die von Mitarbeitern verlangen, einen manuellen Journalbericht, Quittungen oder beides einzureichen, um Erstattungsansprüche geltend zu machen.
Die Portokasse wird im Allgemeinen für kleinere Ausgaben wie verschiedene Portokosten verwendet, Büromaterial oder Mittagessen während eines Firmenmeetings. Die Kreditorenbuchhaltung stellt häufig Befreiungsbescheinigungen von der Umsatzsteuer aus, die sie den Abteilungsleitern ausstellen, um sicherzustellen, dass legitime Unternehmenseinkäufe keine Umsatzsteueraufwendungen beinhalten.
#2. Abwicklung von Lieferantenzahlungen
Eine der Hauptaufgaben der Kreditorenbuchhaltung ist die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen und Zahlungen eines Unternehmens. Dies ist eine der Funktionen, die einem als erstes einfallen, wenn man an die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung denkt. Fachleute der Kreditorenbuchhaltung verfolgen die Kontaktinformationen, Zahlungsbedingungen und IRS W-9-Informationen der Lieferanten in einer Computerdatenbank. Dies ermöglicht es ihnen, die Lieferanten bei Bedarf leicht zu finden und zu kontaktieren.
Die interne Kontrolle bestimmt, ob der Kaufprozess mit einer vorab genehmigten Bestellung beginnt oder ob Verpflichtungen nach dem Kauf den Kauf bestätigen. Zu den Lieferantenzahlungen gehören auch Analyseberichte zum Monatsende, die den Geschäftsinhabern und dem Management zeigen, wie viel das Unternehmen den Lieferanten derzeit schuldet.
#3. Geschäftsreisekosten verwalten
In großen Unternehmen oder Unternehmen, in denen der Eigentümer und andere Mitarbeiter (z. B. Verkäufer) häufig reisen, können die Funktionen der Kreditorenbuchhaltung Reisemanagementaufgaben wie die Vorbuchung von Flugtickets, Mietwagen und Hotels umfassen. Wenn interne Kontrollen Reisevorschüsse zulassen, bearbeitet die Kreditorenbuchhaltung Anträge und verteilt die Reisegelder. Auf des Reisenden zurück, ist Payment Engagements dann dafür verantwortlich, die ausgezahlten Gelder mit den tatsächlich ausgegebenen Geldern abzugleichen oder Reiserückerstattungsanträge zu bearbeiten.
Andere Buchhaltungsfunktionen
Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet auch daran, Kosten zu senken, indem sie nach Details sucht, die dem Unternehmen Geld sparen können, wie z. B. das Bezahlen einer Rechnung während einer Skontofrist, die viele Lieferanten gewähren. Der Kreditorenbuchhalter ist oft die erste Anlaufstelle zwischen den Geschäfts- und Lieferantenvertretern. Daher ist der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen oft eine Mitarbeiterpflicht. Starke Beziehungen können einem Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten zugute kommen. Beispielsweise können gute Beziehungen während eines saisonalen Umsatzeinbruchs zu günstigeren Kreditkonditionen führen.
Spezialisten für die Kreditorenbuchhaltung überprüfen manchmal Rechnungen, bevor sie sie bezahlen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Der Kreditorenbuchhalter kann den Händler anrufen, wenn die Rechnung höher als normal ist, oder einen internen Mitarbeiter kontaktieren, wenn sich herausstellt, dass der Mitarbeiter nicht die billigste Option gewählt oder beim Kauf im Auftrag von keinen vom Unternehmen zugelassenen Lieferanten gesucht hat das Unternehmen.
Was sind Schlüsselqualifikationen für die Kreditorenbuchhaltung?
Obwohl ein Abschluss für eine Stelle in der Kreditorenbuchhaltung nicht erforderlich ist, ist es notwendig, über Kenntnisse in den Grundlagen der Rechnungslegung und Buchhaltung zu verfügen. Für eine Stelle in der Kreditorenbuchhaltung wäre ein Abschluss in den folgenden Bereichen von Vorteil:
- Wirtschaft oder Finanzen
- Business Administration
- Buchhaltung
Andere erforderliche Fähigkeiten umfassen;
- Beherrschung der Erstellung von Spesenabrechnungen für die Dateneingabe.
- Kenntnisse in Microsoft Excel.
- Kenntnisse in Rechnungslegungsgrundsätzen und Kreditorenbuchhaltungsprozessen.
- Vertrautheit mit Bestellprozessen.
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Eigeninitiative.
Eine Stellenbeschreibung für die Kreditorenbuchhaltung sollte spezifische Standards für die Dateneingabe und die Liebe zum Detail beinhalten. Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter ständig professionell engagieren können, da sie täglich mit Arbeitgebern und Lieferanten kommunizieren.
Beispiele für Stellenbeschreibungen in der Kreditorenbuchhaltung
Wenn Sie einen Experten für die Kreditorenbuchhaltung einstellen möchten, sollte die Stellenbeschreibung wie folgt aussehen:
Job Summary
Wir suchen einen qualifizierten Sachbearbeiter für die Kreditorenbuchhaltung, der alle zur Zahlung eingehenden Rechnungen bearbeitet und die rechtzeitige, genaue und effiziente Zahlung aller Schuldner abwickelt.
Aufgaben
- Bearbeitung von Überweisungen in Übereinstimmung mit Finanzrichtlinien und -vorschriften
- Führen Sie regelmäßige Finanztransaktionen durch, wie z. B. das Validieren, Trennen und Aufzeichnen von Kreditoreninformationen.
- Um sicherzustellen, dass alle Rechnungen und Zahlungen verbucht und korrekt gebucht werden, stimmen Sie das Kreditorenbuch ab.
- Bestätigen Sie alle Unterschiede und untersuchen Sie sie, indem Sie Lieferantenkonten und monatliche Lieferantenauszüge vergleichen.
- Erleichtern Sie die Zahlung überfälliger Rechnungen, indem Sie Kunden kontaktieren und Rechnungserinnerungen bereitstellen.
- Erstellen Sie Berichte, die den Status der Kreditoren beschreiben.
- Kostenstellen und Spesenkonten erkennen
- Beherrscht die Vorschriften zur Kreditorenbuchhaltung (W-9, Umsatzsteuer etc.)
Qualifikationen und Fähigkeiten
- Werdegang als Kreditorenbuchhalter
- Solides Verständnis der Grundlagen der Kreditorenbuchhaltung
- Nachgewiesene Eignung zur Berechnung, Aufzeichnung und Verwaltung von Buchhaltungsdaten und Finanzinformationen
- Fähigkeiten in der Dateneingabe und ein Talent für Statistik
- Praktische Kenntnisse in Tabellenkalkulationen und Spezialsoftware
- Kenntnisse in MS Office und Englisch
- hohes Maß an Präzision und Liebe zum Detail
- BSc in Rechnungswesen, Finanzen oder Betriebswirtschaftslehre
Wie bereite ich mich auf ein Kreditorengespräch vor?
Wenn Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle in der Kreditorenbuchhaltung vorbereiten, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie mit häufig gestellten Fragen rechnen müssen wie: Können Sie mir etwas über sich erzählen? Sie interessieren sich mehr für Fragen in Vorstellungsgesprächen zur Rechnungsstellung, die Ihr Wissen über Rechnungsprüfung, Auftragsverfolgung und Zahlungsabwicklung testen. Zum Beispiel könnte Sie eine Frage zu fälligen Löhnen, die Sie recherchieren, verwirren, wenn Sie nicht vorher über die Antwort nachgedacht haben. Konsultieren Sie vor jedem Vorstellungsgespräch den aktuellen Vergütungsleitfaden, um sich ein Bild davon zu machen, welches Gehalt Sie von einer Kreditorenbuchhaltung erwarten können. Beispielsweise sollte gemäß dem Compensation Guide 2022 das Mediangehalt für eine Kreditorenbuchhaltung 39,250 USD betragen.
Tipps, mit denen Sie arbeiten können, während Sie sich auf Ihr Vorstellungsgespräch vorbereiten
Vorbereitung ist Ihre beste Verteidigung. Leider können Sie nicht alle möglichen Fragen vorher üben. Verwenden Sie die folgenden Interviewtipps, um sicherzustellen, dass Sie nichts falsch machen, wenn Sie eine Frage stellen, die aus dem Nichts zu kommen scheint:
Ruhig halten.
Interviewer schätzen mehr als den Inhalt Ihrer Antworten. Sie merken auch, wie Sie Antworten formulieren, um mehr über Ihre Kreativität und Herangehensweise an Probleme zu erfahren. Bleiben Sie ruhig, suchen Sie Blickkontakt und seien Sie souverän wie ein Buchhalter.
Fragen Sie nach Erklärungen.
Wenn Sie verwirrt sind, können Sie um eine Erklärung bitten. Bitten Sie den Interviewer, die Frage zu wiederholen oder umzuformulieren. Ihr Gesprächspartner wird Ihren Wunsch respektieren, ihm die gesuchte Antwort zu geben.
Sei kein Feigling.
Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen. Dies kann besonders reizvoll sein, wenn Sie nach einer Lücke in Ihrem Lebenslauf gefragt werden. Wenn Sie die Buchhaltung verlassen, um Ihr MBA-Programm vorzeitig zu beenden, sagen Sie es. Seien Sie ehrlich und sachlich und bereiten Sie sich auf die nächste Frage vor.
Kapiert.
Nehmen wir an, ein Interviewer fragt Sie: „Welchem Tier ähneln Sie am meisten?“ Wenn Sie „Katze“ sagen, können Sie hinzufügen „weil ich neugierig bin und I am Ende immer stehen.“ Versuchen Sie bei der Beantwortung dieser Fragen die Fähigkeiten hervorzuheben, die Sie als Buchhalter für dieses spezielle Geschäft benötigen. Neugier und Autonomie bedeuten in diesem Beispiel Bereitschaft, Neues auszuprobieren und Verlässlichkeit.
Lassen Sie sich Zeit.
Der Interviewer erwartet, dass Sie sich die Zeit nehmen, eine ungewöhnliche Frage zu stellen. Eine nachdenkliche Antwort ist besser als eine voreilige Antwort. Du könntest so etwas sagen wie: „Das ist eine interessante Frage. Lass mich darüber nachdenken."
Fragen stellen.
Der Arbeitgeber ist nicht die einzige Person, die gute Fragen stellen sollte. Denken Sie über Fragen nach, die Sie in einem Bewerbungsgespräch stellen könnten, wie z. B. Was brauchen Sie, um in diesem Job erfolgreich zu sein? Können Sie mir mehr darüber erzählen, warum Sie diese Position besetzen möchten? Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben? Denken Sie schließlich daran, dass Sie riskieren, die Gunst zu verlieren, wenn Sie sagen, dass Sie sich mehr mit Katzen als mit Hunden identifizieren, oder wenn Sie preisgeben, dass alles, was Sie im Kühlschrank haben, eine Tafel Schokolade und ein Glas Senf sind. Eigentlich sind wir uns nicht sicher! Wie wäre es damit: Seien Sie ehrlich, denken Sie nach, und seien Sie Sie selbst, wenn Sie mit unerwarteten Fragen konfrontiert werden.
Wie stellen Sie sich in einem Kreditorengespräch vor?
Sie müssen dem Unternehmen klar nachweisen, dass Sie zuverlässig und zuverlässig sind und sich mit der Buchhaltung auskennen, wenn Sie sich für Buchhaltungsjobs bewerben.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass der Arbeitgeber Ihre Persönlichkeit und Ihr Selbstvertrauen danach bewertet, wie Sie sich vorstellen. Hier sind Tipps, die Ihnen dabei helfen, sich als der beste Kandidat für die Stelle vorzustellen.
#1. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie besonders macht
Seien Sie spezifisch, wenn Sie Ihre Stärken und Leistungen in einer Selbstvorstellung für ein Kreditorengespräch beschreiben. Geben Sie konkrete Beispiele dafür, wie Sie sich von den anderen Bewerbern unterscheiden. Ihr beruflicher Werdegang, Ihre Fähigkeiten und kritischen Stärken können an erster Stelle stehen, gefolgt von Ihrem beruflichen Ziel.
#2. Sei zuversichtlich
Die Unterscheidung zwischen Vertrauen und Einbildung wird häufig missverstanden. Während Confidence darauf bedacht ist, qualitativ hochwertigen Service zu bieten, ist Conceit nur daran interessiert, seine eigenen Bedürfnisse zu befriedigen. Wenn Sie von einem Arbeitgeber eingestellt werden möchten, ist Vertrauen unerlässlich. Seien Sie versichert, aber übertreiben Sie es nicht und teilen Sie dem Arbeitgeber mit, dass Sie nur nach der Arbeit suchen, die Ihren Wünschen entspricht.
#3. Verwenden Sie realistische Beispiele
Fügen Sie niemals Beispiele aus Ihrem Privatleben in Ihre Vorstellungsgesprächsfrage zur Kreditorenbuchhaltung ein. Geben Sie konkrete Beispiele dafür, wie Ihre Fähigkeiten und Ihr Hintergrund auf die Position zutreffen. Das Anbieten persönlicher Beispiele könnte dem Unternehmen den Eindruck vermitteln, dass Sie Ihr Privatleben und Ihre Arbeit nicht voneinander trennen können.
#4. Halte es kurz.
Nutzen Sie diese Frage zu Ihrer Selbstvorstellung als Gelegenheit für einen Pitch. Seien Sie prägnant und auf den Punkt. Notieren Sie zur Vorbereitung vor dem Vorstellungsgespräch die Qualitäten, die Sie besonders und am besten qualifiziert machen. Machen Sie sich damit vertraut, um Ihr Selbstvertrauen zu stärken.
Warum sollten wir Sie für die Kreditorenbuchhaltung beauftragen?
Diese spezielle Frage ist eine Frage der Wahl unter Arbeitgebern, die Ihnen möglicherweise am Ende Ihres Vorstellungsgesprächs gestellt wird. So sollte Ihre Antwort klingen.
„Drei Dinge fallen mir besonders auf.“ Zunächst einmal gibt mir eine Position, in der die Liebe zum Detail entscheidend ist, viel Zufriedenheit bei der Arbeit. Da Sie ein Unternehmen mit hohen Ansprüchen sind und der Job als Kreditorenbuchhalter viel Verantwortung mit sich bringt, interessiert mich das sehr. Zweitens sind Sie ein Unternehmen, das mir helfen wird, in dieser Position erfolgreich zu sein, und mir Raum zum Erweitern und Verbessern bietet. Ich bin gerne aktiv, und nachdem ich die Stellenbeschreibung des Kreditorenbuchhalters für diese Position gelesen habe, kann ich mit Sicherheit sagen, dass ich keine Zeit haben werde, irgendetwas zu tun. Schließlich möchte ich für ein Unternehmen arbeiten, das Innovation, zukunftsorientiertes Denken und den Erfolg seiner Mitarbeiter fördert. Diese drei Faktoren machen mich sehr gespannt darauf, Ihrem Unternehmen beizutreten
Was ist ein Journaleintrag in der Kreditorenbuchhaltung?
Journal of Accounts Payable sind die Beträge, die in Buchhaltungseinträgen an Gläubiger eines Unternehmens für den Erwerb von Produkten oder Dienstleistungen zu zahlen sind, die als Einträge bezeichnet werden. Diese werden in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen und geleistete Zahlungen werden von diesem Konto abgezogen.
Die Kreditorenverantwortung entsteht immer dann, wenn eine Transaktion stattfindet, die den Kauf von Waren oder Dienstleistungen auf dem Konto beinhaltet. Das Unternehmen muss es erstellen und in die Geschäftsbücher aufnehmen. Die Rechnung des Verkäufers wird verwendet, um herauszufinden, wie viel Geld in die Journalbuchungen für die Kreditorenbuchhaltung geschrieben werden muss. Es enthält häufig Angaben zum erforderlichen Zahlungsbetrag und zum Fälligkeitsdatum des Käufers.
Zusammenfassung
Sie sollten jetzt vollständig verstehen, was ein Kreditorenbuchhaltungsspezialist tut und wie Sie einen Lebenslauf als Kreditorenbuchhaltungsspezialist erstellen. Wenn Sie über die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, sollten Sie Ihrem nächsten Job als Kreditorenbuchhalter/in auf einem guten Weg sein.
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