Die Finanzen eines Unternehmens erhalten Sie grundsätzlich aus erster Hand, indem Sie die relevanten Rechnungslegungsprozesse und Fachbegriffe erlernen. In diesem Artikel werden die acht Schritte des Rechnungszyklusprozesses sowie die Unterschiede zu einem Haushaltszyklus erörtert.
Was ist der Rechnungszyklus und wie funktioniert er?
Der Buchhaltungszyklus ist der umfassende Prozess der Dokumentation und Verarbeitung aller Finanztransaktionen eines Unternehmens, von ihrem Auftreten bis zu ihrem Erscheinen im Jahresabschluss und schließlich bis zum Abschluss. Eine der Hauptaufgaben eines Buchhalters besteht darin, den gesamten Buchhaltungszyklus von Anfang bis Ende zu verfolgen. Mit anderen Worten, solange ein Unternehmen im Geschäft ist, wiederholt sich der Zyklus in jedem Geschäftsjahr.
Im Laufe eines gesamten Buchungszyklus sind alle Konten, Journalbuchungen, T-Konten, Soll- und Habenbuchungen und Korrekturbuchungen Hauptbestandteile.
Die Schwierigkeit beim Balancieren
Das Ziel des Buchhaltungszyklus ist es, sicherzustellen, dass alle Gelder, die ein Unternehmen betreten und verlassen, ordnungsgemäß verbucht werden. Aus diesem Grund ist das Ausbalancieren so wichtig.
Fehler bei der Erfassung von Einträgen sind jedoch häufig. Dies führt oft zu einer ungenauen Studienguthaben die Sie ändern müssten, um die Belastungen und Gutschriften widerzuspiegeln. Die häufigsten Ursachen für ein Kontoungleichgewicht sind:
- Vergessen, eine Transaktion abzuschließen
- Machen Sie einen Fehler, wenn Sie eine Transaktion auf das falsche Konto buchen
- Die Entscheidung, eine Transaktion als Lastschrift statt als Gutschrift oder umgekehrt zu erfassen
- Beiträge, die identisch sind
- Falsche Buchung der Summe
Wie der Buchhaltungszyklus funktioniert
Der Rechnungslegungszyklus ist eine Sammlung von Verfahren, die sicherstellen, dass Jahresabschlüsse korrekt und konsistent sind. Mathematische Fehler wurden dank computergestützter Buchhaltungssysteme und eines konsistenten Buchhaltungszyklusprozesses reduziert. Die meisten Buchhaltungsprogramme automatisieren heute den Buchhaltungszyklus vollständig, was zu einem geringeren Personalaufwand und weniger Fehlern führt, die mit der manuellen Verarbeitung einhergehen.
Aber auch bei Software ist die manuelle Verarbeitung die Grundlage für die Automatisierung. Gehen wir also diese Schritte nacheinander durch
#1. Transaktionen identifizieren und zusammenstellen
Stellen Sie alle Daten zusammen, die Sie zu jeder Transaktion haben, die innerhalb des Zeitraums stattgefunden hat. Idealerweise sollten Sie oder Ihr Buchhalter dies den ganzen Monat über tun, anstatt bis zum Ende des Monats zu warten, um Belege zu erhalten.
Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Zeitpunkt, zu dem Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, von der Art der von Ihnen verwendeten Buchhaltung bestimmt wird. Wenn Sie die Kassenbuchhaltung verwenden, möchten Sie im Laufe des Zeitraums jedes Mal nachverfolgen, wenn Geld den Besitzer wechselte. Finanztransaktionen werden nur erfasst, wenn sie anfallen, wenn Sie die Periodenrechnung verwenden.
#2. Transaktionen aufzeichnen
Das Aufzeichnen einer Transaktion beinhaltet das Aufschreiben der Transaktion in den erforderlichen Notizbüchern oder Journalen. Der Begriff „Buchhaltung“ kommt von diesen Zeitschriften oder „Büchern“. Jede Transaktion sollte gemäß der doppelten Buchführung als Gutschrift und Belastung in separaten Journalen dokumentiert werden.
Der Rest passiert nun mehr oder weniger automatisch, solange Sie die Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware klassifizieren.
#3. Im Hauptbuch veröffentlichen
Das Hauptbuch ist ein weiteres Relikt aus der Vergangenheit. Im Hauptbuch wurde eine Stammliste aller Transaktionen geführt. Dies wäre der Artikel, den Sie retten sollten, wenn in Ihrem Backoffice ein Feuer ausbricht. Sie würden eine Transaktion dem Hauptbuch hinzufügen, nachdem Sie sie in die entsprechenden Journale eingegeben haben.
Dank der Wunder des Internets und der Automatisierung existiert das Hauptbuch jetzt im Hintergrund des Buchhaltungszyklus. Es hat sich von einem greifbaren Buch zu einem Teil der Cloud entwickelt, und Buchhalter müssen es nicht mehr anfassen.
#4. Berechnen Sie die nicht angepasste Probebilanz
Die ersten drei Schritte des Rechnungszyklus können (und sollten) jederzeit während des Geschäftsjahres abgeschlossen werden. Nachdem die Periode abgeschlossen ist und alle Transaktionen identifiziert, dokumentiert und an das Hauptbuch gemeldet wurden, besteht der nächste Schritt darin, die unbereinigte Probebilanz zu berechnen.
Das Erstellen einer nicht angepassten Probebilanz ähnelt dem doppelten Überprüfen Ihrer Arbeit. Und da jede Transaktion sowohl als Lastschrift als auch als Gutschrift erfasst wird, dient dieser Schritt dazu, sicherzustellen, dass Ihre gesamten Soll- und Habensalden gleich sind. Wenn nicht, wurde etwas übersehen oder falsch kategorisiert.
Oftmals ist es üblich, an dieser Stelle Kuriositäten zu finden. Es kann durch Rechnungen abgeworfen werden, von denen Sie erwartet haben, dass sie bezahlt werden, aber nicht bezahlt wurden. Darüber hinaus können Zahlungen, die Sie von Ihren Lieferanten erwartet (aber nicht erhalten) haben, ebenfalls Probleme verursachen.
Eine unkorrigierte Probebilanz hingegen zeigt einfach alle Ihre Soll- und Habensalden in einer Tabelle an. Wenn sie nicht dieselbe Zahl ergeben, verwenden Sie diese Tabelle, um nach dem Grund zu suchen.
#5. Journaleinträge anpassen
Dieser Schritt behebt lediglich alle Anomalien, die in der vorherigen Phase aufgetreten sind. Zunächst müssen Sie feststellen, warum die Belastungen und Gutschriften nicht synchron sind. Sie erstellen dann Einträge in Ihrem Tagebuch, um sie zu korrigieren.
#6. Erstellen Sie eine neue Probebilanz
Verwenden Sie nach den Tagebucheinträgen eine angepasste Probebilanz, um Ihre Arbeit ein letztes Mal zu überprüfen. In dieser Tabelle werden Ihr nicht angepasstes Testguthaben, Ihre angepassten Einträge und Ihr angepasstes Guthaben angezeigt. Dies ist der letzte Schritt vor der Erstellung des Jahresabschlusses, also stellen Sie sicher, dass alles korrekt ist.
#7. Jahresabschlüsse zu erstellen
Der Jahresabschluss ist das wichtigste Ergebnis, das Sie aus dem Rechnungslegungszyklus erhalten. Die Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz sind genaue Aufzeichnungen der Vorgänge in Ihrem Unternehmen während des vorangegangenen Abrechnungszyklus.
Sie sind wichtige Aufzeichnungen für jeden außerhalb Ihres Unternehmens, der sie mit anderen vergleichen muss (Investoren, Kreditgeber usw.), aber sie sind auch sehr nützlich für Geschäftsinhaber.
Aber abgesehen davon, dass Sie diese Finanzdokumente haben, ist es auch wichtig, dass Sie wissen, wie man sie liest und versteht. Es kann Ihnen helfen, die Finanzen Ihres Unternehmens im Auge zu behalten und zukünftige Expansionen zu planen.
#8. Füllen Sie die Lücken mit Ihren Abschlusseinträgen aus.
Die Abschlussbuchungen und die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf den nächsten Buchhaltungszyklus sind die letzten Schritte im Buchhaltungszyklus. Dabei werden Durchgangskonten wie Einnahmen und Ausgaben in Dauerkonten wie Gewinnrücklagen umgewandelt.
Sobald Sie diesen letzten Schritt abgeschlossen haben, können Sie den Vorgang erneut starten.
Technologie und der Rechnungszyklus
Wir haben erklärt, wie der technologische Fortschritt einige Teile des Buchhaltungszyklus in den Hintergrund gedrängt hat. Anders ausgedrückt, obwohl diese Aktivitäten bis zu einem gewissen Grad immer noch stattfinden, hat die computergestützte Buchhaltung sie für Buchhalter und Geschäftsinhaber weniger relevant gemacht, die keine direkten Maßnahmen ergreifen müssen, um sie abzuschließen.
Der Buchhaltungszyklus würde heute etwas anders aussehen, wenn wir ihn mit den Augen eines Buchhalters betrachten würden. Das Hauptbuch zum Beispiel existiert nicht mehr in seiner ursprünglichen Form, so dass keine Transaktionen darauf gebucht werden müssen.
Das Konzept der Änderung von Probebilanzen ist jetzt auch in seiner einfachsten Form. Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, Abweichungen aufzudecken und Benutzer zum Abgleichen aufzufordern, ohne explizite Probebilanzen zu erstellen, obwohl das Verfahren größtenteils dasselbe ist.
Der Rechnungslegungszyklus veranschaulicht jedoch die Gesetze und Praktiken, die alle Unternehmen befolgen müssen, um korrekte Zahlen zu erhalten. Daher ist es wichtig, alle Schritte zu verstehen, einschließlich derjenigen, die hinter den Kulissen stattfinden.
Unabhängig davon werden die Schritte im Buchhaltungszyklus viel weniger manuell und erheblich schneller, da Technologie und Buchhaltung immer mehr kombiniert werden.
Die Start- und Enddaten des Buchungszyklus
Eine Abrechnungsperiode beginnt und endet mit dem Abrechnungszyklus. Abrechnungszeiträume variieren und sind von einer Vielzahl von Kriterien abhängig; dennoch ist die jährliche Laufzeit am weitesten verbreitet.
Darüber hinaus kommt der gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschluss auch zum Jahresende. Infolgedessen dreht sich ihr Rechnungszyklus um Meldefristen.
Budgetzyklus vs. Buchhaltungszyklus
Der Rechnungslegungszyklus unterscheidet sich vom Haushaltszyklus in zeitlicher und inhaltlicher Hinsicht. Der Budgetzyklus bewertet die Ziele und Bestrebungen eines Unternehmens, um zukünftige Transaktionen zu antizipieren, während der Buchhaltungszyklus vergangene Unternehmenstransaktionen sammelt und zusammenfasst.
Eine andere Möglichkeit, diese Begriffe zu unterscheiden, besteht darin, sich den Buchhaltungszyklus als einen Prozess vorzustellen, der es einem Unternehmen ermöglicht, seine Finanzdokumente mit externen Interessengruppen zu teilen, während der Budgetzyklus ein Prozess ist, der intern von Unternehmensbeamten verwendet wird, um die mit zukünftigen Unternehmensaktivitäten verbundenen Kosten zu ermitteln .
Schließlich hilft der Rechnungszyklus bei der Erstellung von Daten für externe Verbraucher, während der Haushaltszyklus hauptsächlich für die interne Verwaltung verwendet wird.
Was sind die 5 Buchhaltungszyklen?
Der Buchungszyklus wird durch die folgenden Schritte definiert:
- Finanztransaktionen,
- Journaleinträge
- Buchung ins Hauptbuch,
- Probebilanzzeitraum,
- Berichtszeitraum mit Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung.
Was sind die 10 Schritte im Buchhaltungszyklus?
Die Reihenfolge der zehn Schritte im Rechnungszyklus
- Transaktionen analysieren.
- Transaktionen protokollieren.
- Transaktionen sollten gebucht werden.
- Erstellen Sie eine nicht angepasste Probebilanz
- Korrekturbuchungen erstellen.
- Bereiten Sie die angepasste Probebilanz vor
- Erstellen Sie die Jahresabschlüsse.
- Machen Sie Ihre Abschlussbuchungen.
Was sind vier Buchhaltungszyklen?
- Transaktionen identifizieren und analysieren.
- Erfassen Sie Transaktionen in einem Journal.
- Buchen Sie Journalinformationen in einem Ledger.
- Die Erstellung einer nicht angepassten Probebilanz sind die ersten vier Schritte im Rechnungszyklus. Wir beginnen mit der Vorstellung der Schritte und ihrer Entsprechungen
Was ist Hauptbuchsaldo?
Ein Hauptbuchsaldo ist der Saldo eines Girokontos zu Beginn eines bestimmten Tages. Nachdem alle Gutschriften, Abhebungen und Zinsen aus den Aktivitäten eines bestimmten Tages berücksichtigt wurden, werden die Hauptbuchsalden am Ende jedes Geschäftstages ermittelt. Ein Hauptbuchsaldo ist nicht dasselbe wie ein zugängliches Guthaben.
Was sind die 4 Arten der Buchhaltung?
- Öffentliches Rechnungswesen.
- Rechnungswesen der Regierung.
- Unternehmensrechnung.
- Forensische Buchhaltung.
- PROBEBILANZ: Was ist eine Probebilanz und wie funktioniert sie?
- BUCHHALTUNGSPROZESS: Verständnis der 8 Schritte im Buchhaltungszyklus
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