Sind Sie mit dem 1096-Formular überhaupt nicht vertraut? Oder haut dich das Wort um? Das ist in Ordnung, denn in diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur, was das Formular 1096 ist, sondern auch, wofür es verwendet wird, und das Fälligkeitsdatum 2023. Und nur für den Fall, dass Sie sich fragen, „wo bekomme ich ein 1096-Formular her“, keine Sorge, wir werden auch darauf eingehen.
Also, kommen Sie mit, wenn wir den Stein ins Rollen bringen!
Was ist das IRS 1096-Formular?
Das IRS-Formular 1096 ist ein Steuerformular, das von steuerbefreiten Organisationen zur Vorbereitung ihrer Bundesunterlagen verwendet wird. Es wird am häufigsten als jährliche Zusammenfassung und Übermittlung von US-Informationsrückgaben bezeichnet. Auch wenn steuerbefreite Organisationen einige Bundes- und Landessteuern nicht zahlen, müssen sie dem IRS bestimmte Informationen melden.
Das 1096-Formular ist ein Deckblatt, das verwendet wird, um Formulare an den IRS zu senden, um Einkünfte von Nichtangestellten zu melden und auszufüllen. Als kleines Unternehmen werden Sie es höchstwahrscheinlich verwenden, um das Formular 1099 einzureichen, mit dem Sie den IRS benachrichtigen, wenn Sie einem unabhängigen Auftragnehmer in einem Geschäftsjahr mehr als 600 US-Dollar zahlen.
Andere Formulare, die ein 1096-Deckblatt erfordern, sind die Formulare 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 und W-2G. Das 1096-Formular wird verwendet, wenn diese Arten von Formularen, bekannt als Informationsrückmeldungen, in Papierform eingereicht werden; jedoch nicht bei elektronischer Übermittlung
Beispielsweise zahlt Ihr Unternehmen in einem einzigen Steuerjahr 2,500 USD an einen Auftragnehmer und 1,500 USD an einen anderen. Um dem IRS die Höhe des Nicht-Arbeitnehmereinkommens mitzuteilen, müssen Sie ein Formular 1099-MISC – oder ab dem Steuerjahr 2023 ein Formular 1099-NEC – einsenden. Formular 1096 wird verwendet, um die bereitgestellten Informationen zusammenzufassen.
Formular 1096 Fälligkeitsdatum für das Jahr 2023
Der IRS erwartet, dass die meisten Informationserklärungen sowie das Formular 1096 bis zum 28. Februar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres eingereicht werden. Das bedeutet, dass Sie die Unterlagen für das Steuerjahr 2021 bis zum 28. Februar 2023 vervollständigen müssen. Die Frist für die Übermittlung einer Kopie einer Informationserklärung an einen Nicht-IRS-Empfänger ist normalerweise der 31. Januar des Jahres, das auf das betreffende Steuerjahr folgt.
Wenn Sie das Formular 1096 verwenden, um das Formular 1099-NEC einzureichen, müssen Sie beide Formulare bis zum 1. Februar 2023 beim IRS einreichen. Alternativ ist das Fälligkeitsdatum für die Einreichung des Formulars 1096 auf Papier ebenfalls der 1. März 2023, wenn Sie es sind elektronisch einreichen.
Wenn Sie jedoch das Formular 1096 zusammen mit den Formularen 1097, 1098, 3921, 3922 oder W-2G einreichen, ist das Fälligkeitsdatum der 28. Februar 2022. Die Frist für die Bereitstellung einer Kopie einer Informationsrückgabe an einen Nicht-IRS-Empfänger ist häufig der 31. Januar des Jahres nach dem Steuerjahr. Obwohl die Fristen variieren; einige Informationsrücksendungen und 1096-Formulare müssen bereits am 31. Januar und noch am 31. Mai zur Einreichung bereit sein.
Wenn Sie jedoch eines dieser Formulare nicht innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum einreichen, beträgt die Strafe 100 US-Dollar. Die Strafe erhöht sich dann weiter auf 250 US-Dollar, wenn Sie diese nicht bis zum 1. August 2023 einreichen. Sie müssen das IRS-Formular 1096 nur einreichen, wenn Sie Ihre jährlichen Informationserklärungen per Post an den IRS senden. Sie müssen das IRS-Formular 1096 jedoch nicht ausfüllen, wenn Sie Informationsformulare elektronisch einreichen, entweder über das IRS FIRE-System oder eine Steuervorbereitungssoftware.
Fällt ein Fälligkeitsdatum auf einen Samstag, Sonntag oder bundeseinheitlichen Feiertag, so ist es der darauffolgende Werktag.
Schritte zum Ausfüllen eines 1096-Formulars
Es gibt zwei Hauptteile:
Der erste Abschnitt umfasst die Felder 1-5, dann Feld 6. Während der erste Abschnitt grundlegende Informationen abfragt, wie zum Beispiel:
- Zuerst den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens. Und den Namen der Kontaktperson sowie deren E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer.
- Mitarbeiter Identifikationsnummer. Wenn Sie keine EIN haben, notieren Sie stattdessen Ihre Sozialversicherungsnummer.
- Die Gesamtzahl der Formulare, die Sie mit 1096 senden. Wenn Sie beispielsweise zehn verschiedene 1099-MISC-Formulare einreichen, geben Sie „10“ ein. Denken Sie auch daran, dass sie alle vom gleichen Typ sein müssen.
- Dann tragen Sie in Feld 4 „Einbehaltene Bundessteuer“ ein. Diese Zahl hängt von den Informationserklärungen ab, die Sie mit dem Formular 1096 einreichen. Addieren Sie also alle einbehaltenen Bundeseinkommensteuern und geben Sie die Gesamtsumme in dieses Feld ein.
- Der Gesamtbetrag der gemeldeten Zahlungen auf allen von Ihnen gesendeten Formularen, z. B. die Gesamtsumme für alle 1099-MISC-Formulare.
- Feld 6, der zweite Teil des 1096-Formulars, listet alle Formulare auf, die an das Formular 1096 angehängt werden könnten. Unter jedem Formularnamen befindet sich ein Feld; Markieren Sie ein „X“, um anzugeben, welches Formular Sie diesem bestimmten Formular 1096 beifügen.
Beachten Sie jedoch, dass die von Ihnen eingegebenen Informationen für Sie gelten und nicht für den unabhängigen Auftragnehmer, für den Sie 1099 einreichen. Die Anweisungen für das Formular 1096 sind nicht unnötig komplex – als zusammenfassendes Dokument ist das Ausfüllen dieses Steuerformulars nicht schwierig. Dennoch gibt es mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um diesen Steuerprozess reibungsloser zu gestalten.
Wo Sie ein 1096-Formular erhalten
Da der IRS die erhaltenen Formulare scannt, ziehen sie es vor, dass Unternehmen beim Einreichen der Formulare scanbare Unterlagen verwenden. Das heißt, Fotokopien von Originalen zählen nicht. Darüber hinaus können Sie die scanbaren Formulare auf der Website Order Forms & Publications des IRS abrufen. Außerdem sind sie in Bürobedarfsgeschäften und über Steuervorbereitungssoftware erhältlich.
Sie können die Formulare auch telefonisch unter 1-800-Steuerformular (800-829-3676) von Montag bis Freitag, 7 bis 10 Uhr Ortszeit (PST in Alaska und Hawaii) bestellen. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten zur Hand haben.
Wenn Sie diese Formulare einreichen, drucken Sie außerdem einfach das Formular und das Formular 1096 von der IRS-Website aus. Fahren Sie mit dem Ausfüllen fort und senden Sie sie je nach Standort Ihres Unternehmens an die entsprechende IRS-Adresse.
Wie man IRS elektronisch einreicht
Wenn Sie sich für die elektronische Einreichung entscheiden, können Sie Ihre Steueroperationen problemlos an Software, Dienstleister oder einen anderen Steuerexperten auslagern, der entweder mit Ihnen zusammenarbeitet oder vollständig in Ihrem Namen einreicht. Selbst wenn Sie für diese Dienstleistungen zusätzliche Gebühren zahlen, haben Sie Ruhe in Bezug auf Ihr Steuerformular. Plus. Sie haben Zeit, sie vorzubereiten.
Obwohl Sie es vielleicht sind widerstrebend Wenn Sie Ihre Steuervorgänge online durchführen möchten, überwiegen die Vorteile bei weitem die Schwierigkeiten, Steuerformulare manuell auszufüllen und an das IRS zu senden, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen. Darüber hinaus spart die elektronische Einreichung Zeit, Mühe und Geld und Ihre Rücksendungen werden hoffentlich schneller und mit weniger Fehlern bearbeitet. Und wenn Sie 250 oder mehr Informationsrücksendungen jeglicher Art haben, müssen Sie diese elektronisch senden, anstatt das Formular 1096 zu verwenden.
Liste der Formulare, die das Deckblatt des 1096-Formulars benötigen, und ihre Verwendung
- Formular 1099: Formular 1099 meldet im Allgemeinen verschiedene Arten von sonstigen Einkünften. Beachten Sie jedoch, dass 1099-MISC zwar wahrscheinlich die bekannteste Version von 1099 ist, es jedoch 20 verschiedene Versionen dieser Form gibt. Wenn Sie also 1099-MISC-Dokumente zusammen mit einem Formular 1099-A einsenden, müssen Sie immer noch für jedes ein separates Formular 1096 ausfüllen.
- W-2G: Dieses IRS-Formular dient zur Meldung von Glücksspielgewinnen sowie von einbehaltenen Bundeseinkommensteuern.
- 3922: Unternehmen verwenden dieses Formular, um jede Übertragung des rechtlichen Eigentums an einer Aktie zu melden, die von einem Mitarbeiter erworben wurde, weil der Mitarbeiter eine Option im Rahmen eines Mitarbeiteraktienkaufplans genutzt hat.
- 1097: Dieses Formular wird von den Emittenten bestimmter Steuergutschriftanleihen sowie den Kreditbegünstigten verwendet, um die Verteilung ihrer Steuergutschriften an das IRS zu melden.
- 1098: Dieses IRS-Formular dient dazu, Hypothekenzinsen in Höhe von 600 USD oder mehr zu melden, die Sie im Laufe Ihres Geschäfts während des Geschäftsjahres erhalten haben.
- 5498: Dieses Formular wird für jede Person ausgefüllt, für die Sie ein IRA-Konto geführt haben.
- Formular 3921: Unternehmen verwenden dieses IRS-Formular, um jede Übertragung von Aktien an eine Person im Zusammenhang mit der Nutzung einer Incentive-Aktienoption durch diese Person zu melden.
Jedes Formular 1099, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 und W-2G, das Sie an den IRS senden, benötigt das Deckblatt des Formulars 1096. Da jedes Formular einen eigenen 1096 erfordert, sollte in jedem 1096, den Sie einreichen, nur ein „X“-Zeichen vorhanden sein.
Kann ich ein 1096-Formular herunterladen?
Aufgrund der Anforderung eines scanbaren Formats und der Aufnahme von Feldern, die der IRS verwendet, um die Einhaltung der Anforderungen für die Einreichung von Rechtsträgern und Zahlungsempfängerformularen zu überwachen, können 1096-Steuerformulare nicht von der IRS-Website heruntergeladen werden. Darüber hinaus sind 1096-Steuerformulare nur für Papiereinreichungen zugänglich; sie können nicht mit einer elektronischen Steuererklärung verwendet werden.
Kann ich mehrere 1096-Formulare in einem Umschlag versenden?
Ja, Sie können dem IRS mehrere 1096-Papiere in einem einzigen Umschlag schicken. Es ist akzeptabel, mehrere Formulare in einem einzigen Umschlag zu versenden.
Was passiert, wenn Sie 1096 nicht einreichen?
Die Frist für die Einreichung des Formulars 1096 zusammen mit den Formularen 1097, 1098, 3921, 3922 oder W-2G ist der 31. März. Wenn Sie eines dieser Formulare nach Ablauf der Frist, aber vor Ablauf der Frist einreichen, beträgt die Strafe 50 USD pro Formular. Danach erhöht sich das Bußgeld auf 100 Dollar. Das Bußgeld erhöht sich auf 260 $, wenn Sie es nicht bis zum 1. August einreichen.
Müssen 1096-Formulare separat verschickt werden?
Sortieren Sie die Formulare basierend auf den Formularnummern in Gruppen und senden Sie für jede Gruppe ein anderes Formular 1096. Wenn Sie beispielsweise die Formulare 1098 und 1099-A einreichen müssen, füllen Sie ein Formular 1096 aus, um die Formulare 1098 zu übertragen, und ein weiteres Formular 1096, um die Formulare 1099-A zu übermitteln. Sie müssen die Original- und überarbeitete Rücksendung nicht separat einsenden.
Kann 1096 auf Normalpapier gedruckt werden?
Befolgen Sie diese Anweisungen für jeden Bericht, um Ihre Formulare zu drucken. NUR für die Bundeskopien benötigen Sie authentische leere 1099-NEC- und 1096-Dokumente in roter Tinte. Auf Normalpapier können mehr Kopien erstellt werden.
Muss ich 1096 beim IRS einreichen?
Denken Sie daran, dass das IRS-Formular 1096 nur für die postalische Übermittlung von US-Informationsrücksendungen erforderlich ist; Wenn Sie Ihre Informationsrücksendungen stattdessen elektronisch einreichen möchten, brauchen Sie sich nicht um das Anhängen des Formulars 1096 zu kümmern.
Wer füllt 1096 aus?
Wer muss ein IRS-Formular 1096 einreichen? Wenn Sie Ihre jährlichen Informationsrückmeldungen an den IRS senden, ist das IRS-Formular 1096 das einzige Dokument, das Sie ausfüllen müssen. Das IRS-Formular 1096 ist nicht erforderlich, wenn Sie diese Informationsformulare online über das IRS FIRE-System oder ein Steuervorbereitungsprogramm einreichen.
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Häufig gestellte Fragen
Sende ich das Formular 1096 und 1099 zusammen?
Jawohl. Die Formulare 1096 und 1099 Copy A müssen gleichzeitig verschickt werden.
Kann ich ein 1096-Formular herunterladen?
Da sie in einem scanbaren Format vorliegen und Informationen enthalten müssen, die der IRS verwendet, um die Einhaltung der Formulareinreichungen von Unternehmen und Zahlungsempfängern zu verfolgen, können 1096-Steuerformulare nicht von der IRS-Website heruntergeladen werden. Darüber hinaus sind 1096-Steuerformulare nur in Papierform erhältlich.
Kann ich mehr als eine 1096 im selben Umschlag verschicken?
Füllen Sie für jede Art von 1096, die Sie eingereicht haben, ein separates Formular 1099, Annual Summary and Transmittal of US Information Returns, aus. Reichen Sie beispielsweise eine 1096 ein, um alle Ihre 1099 Verschiedenes zusammenzufassen; eine 1096, um alle Ihre 1099-Interessen zusammenzufassen; und eine 1096, um alle Ihre 1099-Dividenden zusammenzufassen. Senden Sie die 1096 und 1099 im selben Umschlag.
Kann ich das 1096-Formular von Hand ausfüllen?
Ja, Sie können eine 1099 oder W2 handschriftlich schreiben, aber tun Sie dies mit äußerster Vorsicht. Um Verarbeitungsprobleme zu vermeiden, muss die Handschrift mit schwarzer Blockschrift einwandfrei lesbar sein. Laut IRS sind „handschriftliche Formulare zulässig, aber sie müssen vollständig lesbar und korrekt sein, um Verarbeitungsprobleme zu vermeiden
Muss ich eine korrigierte 1096 senden?
Senden Sie das überarbeitete Formular an den Empfänger und bereiten Sie die rote Kopie A vor, die Sie zusammen mit dem Formular 1096 an das IRS senden, wenn Sie es auf Papier einreichen. Sie müssen kein Formular 1096 für die elektronische Einreichung einsenden, noch sollten Sie die ursprünglich eingereichten Formulare mit der Korrektur an den IRS senden.
