Im Geschäftsleben stehen Sie einem harten Wettbewerb gegenüber, nicht nur im Verkauf, sondern auch in Bezug auf Effektivität, Produktivität und Effizienz. Hier kommt die Automatisierung von Geschäftsaufgaben ins Spiel. Wenn Sie nicht automatisieren, besteht eine große Chance, dass Ihre Konkurrenten dies bereits tun und Sie aus dem Geschäft drängen. Glücklicherweise ist die Automatisierung heute für die meisten Branchen und Geschäftsfunktionen, einschließlich der Außendienstbranche, weit verbreitet.
Unternehmen jeder Größe können automatisierte Aufgaben erstellen, um die Effizienz, Produktivität und vor allem die Rentabilität zu steigern. Die Aufgabenautomatisierung kann jedoch schiefgehen, wenn sie nicht richtig angegangen wird. Glücklicherweise enthält dieser Artikel Tipps zur richtigen Aufgabenautomatisierung und zum Aufbau eines effizienteren und profitableren Unternehmens.
#1. Beginnen Sie damit, Ihre täglichen Aufgaben zu planen
Wenn Sie beispielsweise Aufgaben in Ihrem Außendienstgeschäft automatisieren, müssen Sie die Aufgaben, die Sie täglich erledigen, identifizieren und auflisten. Geben Sie beim Erstellen dieser Liste einige Details zu den Aufgaben an. Darüber hinaus wäre es auch hilfreich, wenn Sie angeben, wie lange jede Aufgabe im Durchschnitt dauert und wie häufig sie ausgeführt wird. Die Häufigkeit kann stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich usw. sein. Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung diese Übung durchführt.
Identifizieren Sie anschließend Bereiche, in denen die Automatisierung ins Spiel kommen kann, und die Tools, die Sie möglicherweise benötigen, um die Aufgaben effizient zu erledigen. Überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie abgedeckt haben und welche nicht. Überlegen Sie, was eine ideale Lösung wäre und welches Ergebnis Sie sich wünschen.
Nachdem jede Geschäftsfunktion und Aufgabe identifiziert und die idealen Lösungen präsentiert wurden, führen Sie ein Meeting mit Ihrem Team durch und erarbeiten Sie Vorschläge für mögliche Lösungen.
#2. Erforschen und erkunden Sie Automatisierungstools
Nachdem Sie nun die Bereiche und Aufgaben bestimmt haben, die automatisiert werden müssen, können Sie nun mit der Recherche nach geeigneten Tools beginnen. Identifizieren Sie, was Sie je nach Bedarf verwenden können. Spezialisierte Tools wie Jobber's Sanitär-Software wurden speziell entwickelt, um bei diesem Prozess für Außendienstunternehmen zu helfen. Sie können Apps finden, die für jede Art von Branche entwickelt wurden, also investieren Sie die Zeit, um die richtige zu finden. Intelligente neue Technologie kann auf diese Weise nicht nur Ihre Aufgabenautomatisierung rationalisieren, sondern Ihnen auch bei der Planung, Erstellung und Verfolgung von Angeboten und Kostenvoranschlägen und der Verwaltung von Kundenbeziehungen helfen, um nur einige zu nennen.
Wenn Sie bereits über andere Tools und Software verfügen, stellen Sie sicher, dass sich die ausgewählten Tools problemlos miteinander integrieren lassen. Sie möchten eine Lösung, die in Ihre vorhandene Infrastruktur passt und sich nahtlos integriert, ohne Ihre Legacy-Software und -Tools unbrauchbar zu machen. Sofern Sie nicht das Ziel haben, Ihre gesamte Unternehmenstechnologie zu überholen und Ihre Mitarbeiter umzuschulen, muss Ihre Automatisierungstechnologie in andere Anwendungen und Tools integriert werden.
Außerdem können Sie Arbeitsabläufe nicht effektiv automatisieren, wenn die Systeme nicht miteinander kommunizieren. Wenn Ihr Angebots-Dashboard nicht mit der Buchhaltungssoftware verknüpft ist, können Sie die Angebote nicht effektiv verfolgen und nachverfolgen. Obwohl dieser Vorgang eine Weile dauern kann, ist er notwendig. Sie möchten sicherstellen, dass die von Ihnen entwickelte Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
#3. Legen Sie Ihre Automatisierungsziele fest
Es wäre nicht ratsam, Geld für Automatisierungstools auszugeben, Zeit in das Lernen zu investieren und ein neues System zu erstellen, von dem Ihr Unternehmen nicht profitiert. Aus diesem Grund ist es wichtig, spezifische Ziele festzulegen, die Ihnen helfen, den Fortschritt zu messen, Lücken zu identifizieren und den Prozess zu verfeinern. Aufgabenautomatisierung kann viele Ziele haben. Ihre könnte darin bestehen, die Produktivität zu verbessern und Ihrem Team Zeit für andere Aufgaben zu verschaffen.
Sie können beispielsweise die Angebotserstellung und -verfolgung automatisieren. Dies wird Ihnen helfen, die Produktivität zu steigern, aber vor allem gewinnen Sie Zeit, die Ihr Team für andere Aufgaben aufwenden kann. Sie müssen auch wissen, was Sie mit der freigewordenen Zeit tun sollen, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Erstellen Sie konkrete Zielvorgaben und messen Sie daran den Erfolg der Prozessautomatisierung. Wenn Sie Ziele definiert haben, können Sie die Auswirkungen der Automatisierung abschätzen.
#4. Halten Sie Ihre Vision vollständig
Während es wichtig ist, sich darauf zu konzentrieren, was Technologie und die Automatisierung von Geschäftsprozessen leisten können, vergessen Sie nicht, sich auf das Geschäft zu konzentrieren. Wenn der Fokus zu sehr auf der Technologie und nicht auf dem Geschäft liegt, droht ein Scheitern. Automatisierung ist keineswegs nur ein technologisches Problem. Bevor Sie sich für eine Technologieplattform entscheiden, betrachten Sie das Unternehmen als Ganzes, einschließlich Ihrer Kunden und Mitarbeiter.
Während Sie versuchen, den Arbeitsablauf zu verbessern, stellen Sie sicher, dass Sie den Kundenservice verbessern und auch mit Ihrem Team auf der gleichen Seite stehen. Die Automatisierung eines Teils Ihres Unternehmens muss sowohl kurz- als auch langfristigen Zielen dienen. Als Geschäftsinhaber halten Sie den Schlüssel, um die Geschäftsvision am Leben zu erhalten. Lassen Sie sich von Technologie und Automatisierung nicht von dem abbringen, was Sie erreichen wollen. Stellen Sie sicher, dass alles gut in Ihre Geschäftsvision passt.
#5. Fangen Sie klein an und bauen Sie von dort aus auf
Der Umgang mit vielen neuen Automatisierungen, von denen einige komplex sein können, kann eine Herausforderung darstellen. Aber kleinere Bissen sind leicht zu kauen und sorgen für eine bessere Verdauung. Mit diesem Konzept können Sie Ihr Unternehmen am besten automatisieren, indem Sie klein anfangen und mit der Zeit darauf aufbauen. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, verfolgen Sie die Ergebnisse, verfeinern Sie sie und stellen Sie sicher, dass sie wie beabsichtigt funktioniert, bevor Sie zur nächsten übergehen.
Darüber hinaus haben Sie mit jeweils einer Automatisierung eine allmählichere Lernkurve, wodurch sich Ihr Team einfacher und schneller anpassen kann. Teilen Sie den Automatisierungsprozess unter Berücksichtigung Ihrer Vision in überschaubare Lieferungen auf. Am Anfang möchte jeder die kleinen Erfolge sehen und erleben, was dazu beiträgt, Vertrauen und Akzeptanz in die Automatisierung aufzubauen.
Außerdem lassen sich eventuell auftretende Herausforderungen leichter meistern. Es gibt Dinge, die Sie möglicherweise nicht vorhersehen können und mit denen Sie nur fertig werden können, wenn sie kommen. Die Meilensteine überschaubar zu halten, ist Teil der richtigen Geschäftsautomatisierung.
#6. Evaluieren und testen Sie Ihre Tools
Sie können nicht aufhören, nachdem die Automatisierung eingerichtet und ausgeführt wurde. Sie müssen das System evaluieren und testen, um sicherzustellen, dass es das tut, was Sie beabsichtigt haben. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen automatisierten Bereiche Ihrem Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert bringen, Zeit für Ihr Team sparen und es effizient und produktiv machen.
Stellen Sie sicher, dass alles von Anfang an gut läuft und dass die Automatisierung nicht zu anderen Workflow-Problemen und Rückständen geführt hat.
Ist Automatisierung das Richtige für Ihr Unternehmen?
Automatisierung ist ein schneller Ansatz zur Steigerung der Effizienz und Produktivität in jedem Sektor. Automatisierungstechnologien steigern sowohl die Unternehmens- als auch die Mitarbeiterleistung und sind daher keine „nice-to-have“-Technologie mehr.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich am besten automatisieren?
Kundenservice, Finanzen, Vertrieb, Marketing, Lieferkettenmanagement, Personalwesen, Bestandsverwaltung, Auftragsverwaltung, Dokumentenverwaltung und Analysen sind die zehn wichtigsten Unternehmensabläufe, die es zu automatisieren gilt.
Ist Automatisierung das Richtige für Ihr Unternehmen?
Automatisierung ist ein schneller Ansatz zur Steigerung der Effizienz und Produktivität in jedem Sektor. Automatisierungstechnologien steigern sowohl die Unternehmens- als auch die Mitarbeiterleistung und sind daher keine „nice-to-have“-Technologie mehr.
Wie automatisieren Menschen Aufgaben?
Mit Tools wie Hive oder ClickUp können einzelne Aufgaben erstellt, Teammitgliedern zugewiesen und verfolgt werden. Sie können auch automatisierte Regeln verwenden, um Jobs abhängig von vordefinierten Kriterien über Stufen oder Boards hinweg zu übertragen.
Zusammenfassung
Die Automatisierung Ihres Unternehmens kann Ihnen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie es richtig machen. Es richtig zu machen bedeutet, Ihre Aufgaben zu kennen und zu wissen, was Sie aus der Automatisierung herausholen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Automatisierungstools erhalten, behalten Sie Ihre Vision im Auge, fangen Sie klein an und vergessen Sie nicht, Ihren Fortschritt zu verfolgen.
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