Ich habe einmal intensiv mit der Geschäftsleitung zusammengearbeitet, um eine E-Mail zum Thema verspätete Zustellung zu entwickeln. Als wir anfingen, hatten wir viele Ideen, wie wir das Projekt angehen sollten und welcher Ton für unsere Organisation am besten geeignet wäre. Ich begann zu lesen und zu recherchieren, um herauszufinden, was meiner Meinung nach eine wirksame Strategie für die Kommunikation mit unserer Zielgruppe wäre. Ich wandte mich an Kommunikationsexperten und wir konnten einen Kommunikationsstrategieplan erstellen, den wir erneut für alle unsere Marketing- und Kommunikationsinitiativen verwendeten. Deshalb habe ich in diesem Artikel die Hinweise zusammengestellt, die Ihnen bei der Erstellung eines perfekten Kommunikationsplans für den Erfolg Ihres Unternehmens helfen werden.
Was ist ein Kommunikationsplan?
Ein Kommunikationsplan, oft auch als Kommunikationsstrategie bezeichnet, ist ein Tool, das Marketing- oder PR-Teams dabei hilft, ihre Kommunikation zu synchronisieren und konsistente Nachrichten zu erstellen. Die Strategie legt häufig den Plan für die Übermittlung einer Nachricht an eine Zielgruppe fest und identifiziert das Ziel, die Aufgaben und die erwarteten kommerziellen Ergebnisse der Nachricht.
Kommunikationspläne können interne oder externe Kommunikation sowie die Kommunikationsstrategie für ein bestimmtes Projekt umfassen. Häufig bilden sie den Kern der gesamten Marketingstrategie eines Unternehmens. Die Umsetzung eines Kommunikationsplans kann mehrere Vorteile haben, darunter:
- Klarheit: Ein Kommunikationsplan kann einer Organisation dabei helfen, Klarheit darüber zu gewinnen, wie sie miteinander oder mit Kunden interagieren soll. Durch eine größere Klarheit können Mitarbeiter möglicherweise effektiver mit Kunden und Verbrauchern kommunizieren, da sie die wesentlichen Nachrichten- und Kommunikationsziele besser verstehen.
- Geführte Kommunikation: Sie können diese Strategie zur Steuerung der Marketingkommunikation nutzen, beispielsweise bei der Einführung eines neuen Produkts. Die Strategie kann die Zielgruppe, Schlüsselthemen und andere Faktoren definieren, die für eine erfolgreiche Marketingkampagne entscheidend sind.
- Konsistenz: Kommunikationstechniken können einer Organisation dabei helfen, die Konsistenz der internen und externen Kommunikation aufrechtzuerhalten. Es gewährleistet, dass beide Kommunikationsformen konsistente und einheitliche Themen vermitteln.
Key Take Away
- Ein Kommunikationsplan hilft einer Organisation zu klären, wie sie effektiv mit internen und externen Stakeholdern interagieren kann, und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ein umfassendes Verständnis der Kernbotschaften und Kommunikationsziele haben.
- Der Plan dient als strategischer Leitfaden, der besonders bei Initiativen wie Produkteinführungen oder Marketingkampagnen nützlich ist und Zielgruppen, Kernbotschaften und andere entscheidende Elemente für den Erfolg spezifiziert.
- Durch die Bereitstellung eines strukturierten Ansatzes zur Informationsverbreitung stellt ein Kommunikationsplan die Konsistenz aller Kommunikationsformen sicher und stimmt die Botschaften mit den Zielen und der Markenidentität der Organisation überein.
- Organisationen mit einer strukturierten Kommunikationsstrategie erleben deutlich weniger Missverständnisse. Berichten zufolge ist die Fehlkommunikation um 70 % zurückgegangen, was besonders bei komplexen Marketingkampagnen von Vorteil ist.
- Effektive Kommunikationspläne sollten Einzelheiten zu den zu verwendenden Kommunikationsarten, zur Identifizierung der Zielgruppe, zur Häufigkeit der Kommunikation, zu den Verbreitungskanälen sowie zu Verfahren zur Dokumentation und Archivierung enthalten.
Die Bedeutung des Kommunikationsplans
Laut Business News Daily berichten Organisationen mit definierten Kommunikationsstrategien von einem Rückgang der Fehlkommunikation um 70 %. Dies ist ein großer Gewinn, insbesondere bei anspruchsvollen Marketingkampagnen mit vielen beweglichen Teilen.
Unternehmen benötigen aus verschiedenen Gründen eine Kommunikationsstrategie:
- Sie tragen dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
- Sie können die Auswirkungen potenzieller Katastrophen abwenden oder abmildern.
- Sie können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Arbeitsabläufe zu verbessern.
- Kommunikationspläne sind wichtig, weil sie Unternehmen dabei helfen, einfacher und erfolgreicher zu agieren.
- A Krisenkommunikation Ein Plan kann dazu beitragen, die Auswirkungen zu verhindern oder abzuschwächen.
Bestandteile eines Kommunikationsplans
- Ein Kommunikationsplan legt fest, wer bestimmte Informationen wann bereitstellen soll und über welche Kanäle diese übermittelt werden.
- Ein guter Kommunikationsplan geht davon aus, welche Informationen bestimmten Zielgruppensegmenten vermittelt werden sollen.
- Der Plan sollte auch festlegen, wer zur Übermittlung vertraulicher oder sensibler Informationen berechtigt ist und wie die Informationen verbreitet werden sollen – per E-Mail, über Websites, gedruckte Berichte und/oder Präsentationen bei virtuellen oder persönlichen Treffen.
- Der Plan sollte auch festlegen, welche Kommunikationsmethoden die Beteiligten nutzen, um Feedback einzuholen, und wie die Kommunikation dokumentiert und archiviert wird.
- Ein Kommunikationsplan umfasst typischerweise die folgenden Elemente: Kommunikationsarten (z. B. Paging-Systemankündigungen, automatisierte Textnachrichten, E-Mail-Benachrichtigungen, aufgezeichnete Telefonanrufe, Besprechungen, soziale Medien), wer wem welche Informationen mitteilt, Häufigkeit der Kommunikation und Dokumentation/ Archivierungsverfahren.
- Schließlich sollte ein Kommunikationsplan an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und der beteiligten Personen angepasst sowie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um seine Relevanz und Wirksamkeit sicherzustellen.
Beispiele für Kommunikationsstrategien
Sehen Sie sich dieses Beispiel eines Kommunikationsplans an, der Sie bei der Entwicklung und Umsetzung Ihrer Strategie unterstützen soll.
Lebenslange Audiosysteme
Oktober 1, 2023
Kommunikationsstrategie für interne Kommunikation
- Lernziele:
- Teilen Sie Markenbotschaften mit den 125 Mitarbeitern des Unternehmens. Stellen Sie ein internes Dokument bereit, das Arbeitnehmer zur Steuerung ihrer Gespräche mit Verbrauchern verwenden können.
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, mutig über Markenbotschaften zu sprechen, um den Ruf des Unternehmens zu stärken.
- Zielgruppe:
- Die Zielgruppe besteht aus allen 125 Mitarbeitern von Lifetime Audio Systems, mit Schwerpunkt auf den Vertriebs- und Kundendienstbereichen. Diese Personen verfügen über umfassende Kenntnisse der Produkte und Kunden des Unternehmens.
- Schlüsselnachrichten:
- Lifetime Audio Systems strebt durch das Angebot qualitativ hochwertiger Produkte eine 100-prozentige Kundenzufriedenheit an.
- Die Organisation verpflichtet sich, innerhalb von 24 Stunden auf Kundenanfragen, Wünsche und Probleme zu antworten.
- Die Organisation bietet eine Vielzahl von Zahlungsplanoptionen an, um Kunden dabei zu helfen, kostengünstige Möglichkeiten für Einkäufe zu finden.
- Taktik:
- Die Marketingabteilung möchte jeden Monat einen internen Newsletter für die Mitarbeiter veröffentlichen. Die E-Mail kann Informationen über bevorstehende Verkäufe oder neue Produkte enthalten, die Mitarbeiter mit Kunden teilen können.
- Kommunikationskanäle:
- Am ersten Tag eines jeden Monats ist es das Ziel der Marketingabteilung, den Newsletter per E-Mail zuzustellen.
- Das Team plant außerdem, eine einseitige Broschüre zu erstellen, die wesentliche Informationen aus dem Newsletter für den Pausenbereich am Arbeitsplatz hervorhebt.
So schreiben Sie einen Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan ist ein wertvolles Instrument, aber auch recht einfach zu erstellen. Sie können einen Kommunikationsplan in vier Schritten erstellen.
#1. Bestimmen Sie Ihre Kommunikationsstrategien
Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Kommunikationsplans besteht darin, zu entscheiden, wo und was Ihr Team kommunizieren soll. Dazu gehört, wann welche Tools verwendet werden sollten und wann synchron oder asynchron kommuniziert werden sollte. Live-synchrone Kommunikation bezieht sich auf Kommunikation, die in Echtzeit stattfindet. Bei der asynchronen Kommunikation übermitteln Sie eine Nachricht, ohne sofort eine Antwort zu erwarten. Wir alle nutzen täglich asynchrone Kommunikation, ohne es zu merken, insbesondere beim Versenden von E-Mails.
Bestimmen Sie bei der Gestaltung Ihres Kommunikationsplans, wofür jedes Instrument verwendet wird. Zum Beispiel,
- Sie können E-Mail verwenden, um mit externen Stakeholdern zu kommunizieren.
- Slack ermöglicht die gleichzeitige Kommunikation über tägliche Updates und schnelle Fragen.
- Mit Asana können Sie asynchron über die Arbeit kommunizieren, beispielsweise über Aufgabendetails, Projektstatusaktualisierungen und wichtige Projektdokumente.
- Verwenden Sie Zoom oder Google Meet für alle Teambesprechungen, wie zum Beispiel Projekt-Brainstorming oder Post-Mortems.
#2. Passen Sie sich dem Kommunikationsrhythmus an
Nachdem Sie nun wissen, wo Sie kommunizieren werden, müssen Sie auch festlegen, wie häufig Sie kommunizieren werden. Ihr Kommunikationsrhythmus ist Ihr Aktionsplan, um verschiedene Interessengruppen über Projektdetails auf dem Laufenden zu halten.
Sie können beispielsweise Folgendes planen:
- Wöchentliche Projektfortschrittsaktualisierungen werden über Asana an alle Projektbeteiligten und Sponsoren verteilt.
- Monatliche Projektteam-Meetings, um Arbeitsblockaden freizugeben und zukünftige Schritte zu planen.
#3. Fügen Sie einen Plan für das Stakeholder-Management hinzu
Für den Erfolg eines Projekts ist es oft entscheidend, die Unterstützung und Zustimmung der Stakeholder zu erhalten. Sie werden dies bei der Projektstartbesprechung erreichen, aber es ist auch wichtig, die Unterstützung der Stakeholder während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten.
Nehmen Sie sich bei der Entwicklung Ihres Kommunikationsplans die Zeit, zu beschreiben, wann und worüber Sie mit den einzelnen Projektbeteiligten kommunizieren werden. Einige Personen, beispielsweise Ihre wichtigsten Projektteammitglieder, kommunizieren häufig – vielleicht sogar täglich – über das Projekt. Andere Projektbeteiligte müssen möglicherweise nur während der Projektfortschrittsaktualisierungen oder bei der endgültigen Lesung benachrichtigt werden.
Indem Sie darlegen, wie Sie die Kommunikation mit den Stakeholdern verwalten möchten, können Sie sicherstellen, dass diese zum richtigen Zeitpunkt und zu den entsprechenden Themen kontaktiert werden. Die Kommunikation, die Kunden erhalten, sollte auf ihre spezifischen Fragen eingehen und sich gleichzeitig auf Geschäftsergebnisse und umfassendere Auswirkungen auf hoher Ebene konzentrieren.
Nachdem Sie Ihren Kommunikationsplan entwickelt haben, ist es an der Zeit, ihn mit Ihrem Projektteam zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kommunikationsplan im zentralen Informationsspeicher Ihres Projekts leicht zugänglich ist. Wir empfehlen die Verwendung von Asana zur Überwachung der gesamten Projektkommunikation und -aktivität, sodass Sie die Arbeit während der Arbeit besprechen können.
Wenn sich an Ihrem Projektkommunikationsplan etwas ändert, aktualisieren Sie ihn unbedingt und teilen Sie die Änderungen mit. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder immer über die aktuellsten Informationen verfügen.
Erstellen Sie Ihre Kommunikationsplanvorlage: Grundkomponenten
Es sind viele Kommunikationsplanvorlagen online verfügbar, aber eine gute Vorlage sollte die folgenden wichtigen Elemente enthalten:
- Ziele und Ziele der Kampagne: Legen Sie Ihre Marketingziele klar fest. Geht es darum, die Markenbekanntheit zu steigern, mehr Website-Besucher anzulocken oder Leads zu generieren?
- Zielgruppe: Bestimmen Sie Ihre idealen Verbraucherpersönlichkeiten, einschließlich Demografie, Bedürfnissen und Kommunikationsstilen.
- Nachrichten und wichtige Gesprächspunkte: Erstellen Sie konsistente Botschaften, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden.
- Kommunikationskanal: Beschreiben Sie die Kommunikationskanäle, die Sie nutzen werden, um Ihre Zielgruppe zu erreichen (z. B. soziale Medien, E-Mail-Marketing, Zusammenarbeit mit Influencern).
- Inhaltskalender: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Erstellung und Verteilung von Inhalten über mehrere Medien.
- Teamrollen und Verantwortlichkeiten: Weisen Sie klare Rollen und Pflichten zu, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
- Budget und Ressourcen: Setzen Sie Ressourcen sinnvoll ein, um Ihre Kommunikationsstrategie zu unterstützen.
- Etablieren Sie Key Performance Indicators (KPIs) um den Erfolg Ihres Kommunikationsplans zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Denken Sie daran, dass ein Kommunikationsplan ein lebendiges Dokument ist. Untersuchen und optimieren Sie Ihre Marketingkampagne im weiteren Verlauf, um neue Daten und Leistungskennzahlen widerzuspiegeln. Unten können Sie sich unsere kostenlose Vorlage für einen Kommunikationsplan ansehen.
Diese Vorlage bietet einen strukturierten Ansatz für die Planung und Umsetzung effektiver Kommunikationsstrategien und stellt sicher, dass alle relevanten Parteien informiert, eingebunden und auf die Projektziele ausgerichtet sind.
Beispiele für Kommunikationspläne
- Strategischer Kommunikationsplan.
- Projektkommunikationsplan
- Marketing-Kommunikationsplan
- Unternehmenskommunikationsplan
- Krisenkommunikationsplan
Es mag schwierig sein, Kommunikationspläne zu schreiben, aber ein effektiver Plan wird sich über die Zeit bewähren. Die folgenden Kommunikationspläne umfassen eine Analyse der Stakeholder, denen Sie antworten würden, sowie Protokolle darüber, was in diese Kommunikationen aufgenommen werden sollte.
#1. Strategischer Kommunikationsplan
Der Kommunikationsplan von Bright Hub Project Management definiert, wie, wann und warum Kommunikation innerhalb des Unternehmens stattfindet.
Dieses Beispiel ist hervorragend, da es beschreibt, wie Kommunikationsmanager Krisenpläne schreiben und gleichzeitig anerkennt, dass der vielbeschäftigte Vermarkter oder Projektmanager gelegentlich diese Rolle übernehmen kann.
#2. Projektkommunikationsplan
Hier ist ein Beispiel für das Abrechnungs-Upgrade-Projekt von Simplicable. Dieser Kommunikationsplan beschreibt alle wichtigen Besprechungen und Dokumente, die für das Projekt erforderlich sind. Wie Sie sehen, umfasst es die notwendigen Teile wie Zielgruppe, Ziele, Format und DRI.
#3. Marketing-Kommunikationsplan
Ein Marketingkommunikationsplan ist für die Interaktion mit Ihrer Zielgruppe von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei der Einführung neuer Produkte oder Projekte. Dieses Smartsheet-Beispiel zeigt, wie Sie Marketingkommunikationspläne für Kunden, Vertriebsinteressenten, Medienpartner, interne Stakeholder und Veranstaltungen planen.
#4. Unternehmenskommunikationsplan
Unternehmenskommunikationspläne beschreiben, wie Unternehmen sowohl intern als auch extern kommunizieren. Dieses Smartsheet-Beispiel zeigt eine neunstufige Roadmap mit Abschnitten für ein Leitbild, eine Zusammenfassung, eine Situationsanalyse, wichtige Nachrichten und mehr.
Zusammenfassung
Die Umsetzung eines klar definierten Kommunikationsplans kann garantieren, dass Ihre Marketingaktivitäten konsistent, zielgerichtet und messbar sind. Es fördert die Zusammenarbeit im Team und vermittelt gleichzeitig eine klare, konsistente Botschaft an Ihr Publikum.
Wenn Sie also das nächste Mal eine Marketingmaßnahme planen, sollten Sie die Bedeutung der Kommunikation nicht außer Acht lassen. Ein gut ausgearbeiteter Kommunikationsplan kann das verborgene Element sein, das Ihre Marketingbemühungen von der Mittelmäßigkeit zum Erfolg führt! Haben Sie schon einmal die Vorteile eines Kommunikationsplans aus erster Hand kennengelernt? Teilen Sie Ihre Geschichten im Kommentarbereich unten!
- Stakeholder-Engagement: So planen Sie eine effektive Engagement-Strategie
- Stakeholder-Management: Planung und Strategien
- WER IST EIN STAKEHOLDER? Bedeutung, Typen & Bedeutung
- Stakeholder-Mapping: Leitfaden zum Mapping-Tool für effektives Stakeholder-Management
- STAKEHOLDER-THEORIE: Definition, Vorteile und Herausforderungen
Bibliographie
