Für Kleinunternehmer ist es spannend, ihre Crew zu erweitern. Es zeigt, dass Ihr Unternehmen wächst und dass mehr Mitarbeiter bereit sind, die notwendigen Anstrengungen zu unternehmen, um Sie beim Erreichen Ihrer Ziele zu unterstützen. Wie handhaben Sie deren Logistik auf der anderen Seite? Die überwiegende Mehrheit von uns macht keinen großen Spaß. Da Ihnen Online-HR- und Gehaltsabrechnungssoftware viel Arbeit abnimmt, können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die zur Entwicklung Ihres Unternehmens beitragen.
In diesem Artikel haben wir eine Liste der besten Online- und ADP-Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen zusammengestellt, um Ihnen den Vergleich und die Auswahl des für Ihr Unternehmen idealen Dienstes zu erleichtern.
Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen
Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Kleinunternehmer erfüllen müssen. In kleinen Unternehmen, deren Eigentümer möglicherweise zum ersten Mal Mitarbeiter bezahlen und nicht wissen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste tatsächlich funktionieren, kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine herausfordernde Aufgabe sein.
Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten für kleine Unternehmen handelt es sich um Software, die es Unternehmen einfacher macht, die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern abzuwickeln, ohne Lohnbuchhalter einstellen oder viele Überstunden leisten zu müssen. Die meisten Systeme sind in der Lage, Löhne und Abzüge zu berechnen sowie Compliance- und Meldepflichten zu erfüllen. Bei der Bezahlung des Personals müssen folgende Überlegungen angestellt werden:
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen (I-9 und W-4 für Mitarbeiter; W-9 für Auftragnehmer) sollten von Ihren Mitarbeitern ausgefüllt werden.
- Konfigurieren Sie Arbeiter als stündlich oder angestellt.
- Wählen Sie zwischen wöchentlichen, zweiwöchentlichen, halbwöchentlichen oder monatlichen Zahlungsintervallen.
- Achten Sie auf die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
- Beachten Sie die Leistungen an Arbeitnehmer
- Steuern müssen sofort einbehalten und abgeführt werden.
- Verteilen Sie am Jahresende W-2 und/oder 1099.
Um sicherzustellen, dass Lohnsteuern ordnungsgemäß einbehalten, Steuerformulare korrekt ausgefüllt und Steuern umgehend an die zuständige Behörde überwiesen werden, greifen Unternehmer in der Regel auf Lohnabrechnungsdienstleister zurück.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste übernehmen jedoch auch eine Reihe weiterer Aufgaben. Sie ermöglichen eine direkte Einzahlung von Mitarbeiterzahlungen, behalten den Überblick über Mitarbeiterdaten, einschließlich Einstellungs- und Kündigungsdaten, Stunden- und Gehaltszahlungen, und sind häufig mit Buchhaltungssoftware verbunden, um die Nachverfolgung der Lohnkosten zu vereinfachen.
Funktionen von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen für kleine Unternehmen
Gehaltsabrechnungssysteme könnte routinemäßige Verwaltungsaufgaben in angenehme Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter kleiner Unternehmen verwandeln. Dies wird durch eine Reihe von Elementen ermöglicht, darunter:
#1. Produkt Support
Je nach Dienstleister stehen rund um die Uhr kompetente Lohn- und Gehaltsabrechnungsspezialisten zur Verfügung, um Kundenanfragen zu beantworten und Probleme zu lösen
#2. Flexible Zahlungsoptionen
Die Bezahlung von Mitarbeitern entsprechend ihren Präferenzen, sei es über einen Gehaltsscheck, eine direkte Einzahlung oder eine Gehaltskarte, kann das Engagement steigern und neue Talente anziehen.
#3. Steuererklärungsdienste
Bei der Full-Service-Gehaltsabrechnung kann der Lieferant im Namen des Kunden vierteljährliche und jährliche Steuererklärungen einreichen und Steuern zahlen.
#4. Nahtlose Integrationen
Durch die Integration der Gehaltsabrechnung in andere HR-Programme wie Zeiterfassung, Sozialleistungen und andere werden doppelte Dateneingaben und die damit typischerweise einhergehenden Ungenauigkeiten eliminiert.
#5. Lohn- und Steuerberechnungen
Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet automatisch Löhne, Steuern und andere Abzüge mit nur geringem Aufwand seitens der Unternehmen.
#6. Compliance-Unterstützung
Arbeitgeber haben häufig einfachen Zugriff auf die Steuerformulare W-2 und W-9 und werden in einigen Fällen über Änderungen in der Lohn- und Steuergesetzgebung informiert.
#7. Mobile Zugänglichkeit
Dank der mobilfreundlichen Gehaltsabrechnung können Arbeitgeber jederzeit und überall Mitarbeiter bezahlen und Steuerzahlungen überprüfen.
#8. Berichterstattung und Analyse
Die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme bieten umfassende Berichte für alle Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich gezahlter Löhne, abgezogener Steuern, geleisteter Arbeitsstunden und mehr.
Die besten Online-Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen
Online-Gehaltsabrechnungsdienste sind für kleine Unternehmen weit verbreitet. Obwohl die meisten Dienste der untersuchten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware online verfügbar sind, bieten einige von ihnen – darunter eine kostenlose Option – auch eine On-Premise-Lösung an. Nachfolgend sind einige unserer Favoriten aufgeführt. und was unserer Meinung nach die besten Online-Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen sind.
#1. OnPay
Für kleine Unternehmen ist OnPay ein einfacher, umfassender Online-Gehaltsabrechnungs- und HR-Dienst. Eine einzige, faire monatliche Gebühr von 40 US-Dollar plus 6 US-Dollar für jeden Mitarbeiter deckt alle Dienstleistungen ab.
Erhalten Sie unter anderem Zugriff auf W-2- und 1099-Gehaltsabrechnungen, automatische Steuerzahlungen und -einreichungen, ein Self-Service-Mitarbeiterportal für Self-Onboarding, Papierkram und PTO-Überwachung. Da Sie Zugang zu den meisten wichtigen Anbietern haben, können Sie Leistungen wie Versicherungen und Altersvorsorgeprogramme verwalten.
When I Work, Xero und QuickBooks sind nur einige der beliebten HR- und Buchhaltungsprogramme, mit denen OnPay eine Verknüpfung herstellen kann, es verfügt jedoch nicht über integrierte Buchhaltungsfunktionen.
Wer soll es nutzen? Kleine Unternehmen wie Startups, Unternehmer, Nachbarschaftsläden, Vereine, Gotteshäuser und Landwirte werden von OnPay betreut.
Vorteile
- Preisgestaltung, die einfach und vollständig ist
- Einfache Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer und Mitarbeiter
- Inklusive Personalwesen und Sozialleistungen
Nachteile
- Es gibt keine kostenlose Testversion.
- Pläne können nicht geändert werden.
#2. Gusto
Mit der innovative Startups Für kleine Unternehmen ist Gusto ein Online-Gehaltsabrechnungsdienst, der sich auf die von diesen Unternehmen gewünschten Funktionen konzentriert, die bisher auf anderen Plattformen nicht angeboten wurden.
Die Plattform bietet erschwingliche Optionen ausschließlich für Auftragnehmer sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sowohl für Arbeitnehmer als auch für Auftragnehmer. Der Zugang zu Leistungen an Arbeitnehmer, einschließlich Gesundheitsversorgung, Wellness, Altersvorsorge und mehr, wird erleichtert.
Mitarbeiter moderner Organisationen könnten die Funktionen von Gusto, zu denen automatisierte Spenden für wohltätige Zwecke und ein Wallet gehören, das den Benutzern mehr Zugriff auf und Kontrolle über ihr Geld bietet, als besonders verlockend empfinden.
Gusto richtet sich an junge, expandierende Kleinunternehmen, die sowohl Angestellte als auch Selbstständige beschäftigen. Es eignet sich gut für Kleinunternehmer und Unternehmer, die Geschäftsprozesse vollständig automatisieren möchten, um den Bedarf an Verwaltungspersonal zu reduzieren und sich auf die Kernziele ihres Unternehmens zu konzentrieren.
Vorteile
- Einfache Lohn- und Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer und Mitarbeiter
- Automatische Unterstützung für Steuerkonformität und Steuererklärung
- Mitarbeiter haben Zugang zu integrierten kostenlosen Girokonten, renditestarken Ersparnissen und Gehaltsvorschüssen.
Nachteile
- Mit zunehmender Größenordnung steigen die Kosten pro Person.
- Keine Kreditoren- oder Abrechnungsfunktionen
- Es wird kein Geld ins Ausland geschickt.
#3. ADP-LAUF
Der weltweit größte und bekannteste Online-Gehaltsabrechnungsdienst für Unternehmen ist ADP. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, das expandieren möchte, ist RUN als Lösung für kleine Unternehmen ein hervorragender Ausgangspunkt. ADP RUN ist eine benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen, die in Verbindung mit der Hauptplattform von ADP in Geschäftspläne umgewandelt werden kann.
Neben gestaffelten Plänen mit direkter Gehaltsabrechnung, einem Self-Service-Mitarbeiterportal, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und optionaler Leistungsverwaltung gegen Aufpreis bietet ADP RUN auch gestaffelte Pläne an. Eine weitere Möglichkeit ist das Ausfüllen von Steuerformularen.
Eine vollständige HR-Plattform mit einem Personal-Toolset, Dokumenten-Management, Schulungsprogramme und ein Mitarbeiterhandbuch sind fortgeschrittenere Alternativen.
Unternehmen, die eine Plattform benötigen, die für Gehaltsabrechnungsdienste und -leistungen angepasst werden kann, können sich für ADP Run entscheiden. Obwohl es für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern gedacht ist, passt es hervorragend, wenn Sie damit rechnen, dass Ihr Unternehmen über diese Größe hinaus expandiert, da Sie problemlos auf die ADP-Unternehmensplattform umsteigen könnten.
Vorteile
- Einfache Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter
- Automatische Steuerberichterstattung und -einreichung
- Erweiterungen für Marketing und rechtliche Unterstützung.
- Flexible Zeitpläne
Nachteile
- Ein neues Produkt ist erforderlich, um Auftragnehmer zu bezahlen.
- Der Aufwand für die Leistungsverwaltung steigt.
- Zusätzliche Gebühren für die Abgabe von Steuererklärungen
#4. Paychex Flex
Paychex bietet HR- und Online-Gehaltsabrechnungsdienste sowohl für kleine Unternehmen als auch für Unternehmen jeder Größe. Ihre optimierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Paychex Flex ist für kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern gedacht.
Die Plattform bietet eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnungen zur Bezahlung von Mitarbeitern und Auftragnehmern, auch wenn keine Personal- und Sozialleistungsverwaltung verwaltet wird. Um sich als Anbieter einer einfachen Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter zu profilieren, entfernt es die komplizierteren Teile der größeren Paychex-Plattform.
Paychex Flex lässt sich mit anderen Paychex-Lösungen verbinden, um Ihre Gehaltsabrechnungs- und HR-Anforderungen zu erfüllen, auch wenn es nicht die vollständige HR-Suite bietet. Dies führt es auch mit anderen Buchhaltungssystemen durch, um Ihre Buchhaltung automatisch mit den Lohndaten zu aktualisieren.
Paychex Flex ist eine schnell und einfach zu bedienende Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Es ist für Unternehmen vereinfacht, die lediglich grundlegende Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste wünschen, mit der Möglichkeit, zusätzliche Dienste hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen expandiert
Vorteile
- Der Gehaltsscheck der Mitarbeiter ist einfach
- Im Preis inbegriffen ist der Pfändungsservice.
- Anpassbare Pläne
Nachteile
- Aufpreis für die Meldung der Lohnsteuer
- Für die Einreichung nach W-2 und 1099 fallen zusätzliche Kosten an
#5. TriNet
TriNet ist eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) für HR-Outsourcing. Indem TriNet Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen anstellt und als Ihr gesetzlicher Arbeitgeber fungiert, verwaltet es Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und Ihren Personalbedarf.
TriNet übernimmt mit dieser sogenannten Mitarbeitsvereinbarung einen Teil der gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und erspart Ihnen so einiges an Ärger, wenn es Probleme mit dem Einstellungsprozess geben sollte. Sie müssen Ihr Personal nicht durch die Beauftragung eines Anwalts oder Personalspezialisten aufstocken, da dieser alle Ihre HR-bezogenen Aufgaben übernimmt. Sie erklären sich damit einverstanden, die Beschäftigungsbestimmungen von TriNet einzuhalten und im Gegenzug für eine Reduzierung Ihrer Verbindlichkeiten auf bestimmte Ihrer Rechte zu verzichten.
Kleine Unternehmen können TriNet nutzen, wenn sie ein „Employer of Record“-System verwenden, sich von rechtlichen Pflichten entledigen und im Gegenzug ihre Möglichkeiten zur vollständigen Regulierung von Beschäftigungspraktiken einschränken möchten.
Vorteile
- Lohn- und Gehaltsabrechnung und HR sind in keiner Weise miteinander verbunden.
- Eine PEO-Vereinbarung (Co-Employment) reduziert die Verantwortung Ihres Arbeitgebers.
Nachteile
- Aufgrund einer undurchsichtigen Preisstruktur ist ein Verkaufsgespräch erforderlich.
- Ihre Fähigkeit, Personalvorschriften zu ändern, wird durch eine PEO-Vereinbarung (Mitbeschäftigung) eingeschränkt.
#6. Funktioniert einfach
Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO), die Remote-Teams rekrutiert, heißt Justworks. Das Unternehmen schließt mit Ihnen einen Mitarbeitsvertrag ab und fungiert als offizieller Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter, während es in Ihrem Namen die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Personalverwaltung abwickelt.
Durch die Mitarbeitsvereinbarung werden Ihnen keine der zahlreichen arbeitgeberbezogenen gesetzlichen Pflichten von Justworks auferlegt. Dies ist bei Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten, die auf Software basieren, nicht der Fall. Im Gegenzug verlieren Sie einen Teil der Kontrolle, sei es über die Unternehmensrichtlinien oder das Mitarbeiterhandbuch.
Mit dem PEO-Modell übernimmt Justworks alle Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und HR-Aufgaben und erspart Ihnen so Zeit und Ärger bei der Einstellung von Personal oder der Verwaltung interne Personalabteilung. Auch wenn die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter auf den ersten Blick überhöht erscheinen, ist dies möglicherweise erheblich günstiger als die Einstellung eines HR-Experten und wird umso kostengünstiger, je mehr Mitarbeiter Sie haben.
PEOs wie Justworks eignen sich hervorragend für kleine Unternehmen mit schwierigen Einstellungsprozessen und erheblichen regulatorischen Pflichten, wie z. B. der Einstellung ausländischer Staatsangehöriger oder einer hohen Fluktuationsrate.
Vorteile
- Stoppen Sie alle Ihre HR-Aufgaben.
- Benutzerfreundliche Self-Service-Schnittstelle für Mitarbeiter
- Eine PEO-Vereinbarung (Co-Employment) reduziert die Verantwortung Ihres Arbeitgebers.
Nachteile
- Kostspielig im Vergleich zu softwarebasierten Alternativen.
- Ihre Fähigkeit, Personalvorschriften zu ändern, wird durch eine PEO-Vereinbarung (Mitbeschäftigung) eingeschränkt.
#7. Deluxe
Neben Gehaltsabrechnungs- und HR-Dienstleistungen bietet Deluxe eine Reihe von Dienstleistungen für Unternehmen an, beispielsweise Marketing und Geschäftsentwicklung.
Einer der einzigartigen Vorteile von Deluxe ist die Möglichkeit, die HR-Expertise von Deluxe in Ihren aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter zu integrieren. Dies bedeutet, dass das Hinzufügen von Funktionen wie der Überwachung bezahlter Abwesenheit (PTO) und der Verwaltung von Sozialleistungen keinen Einfluss auf Ihr aktuelles Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem hat.
Nutzen Sie Deluxe Payroll, um alles unter einem Dach zu vereinen. Dieses On-Demand-Gehaltsabrechnungssystem bietet Pakete, die ein einfaches HR-Reporting oder umfassende HR-Lösungen von der Einstellung bis zum Ruhestand umfassen.
Deluxe bietet Dienstleistungen für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Startup bis zum Großkonzern. Diese Plattform ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen auch Unterstützung bei der Markenbildung, Geschäftsgründung und dem Marketing benötigt.
Vorteile
- Der wichtigste Knotenpunkt für Geschäfts- und Marketinglösungen
- Einbindung von Deluxe HR in den Integrationsprozess Ihres bestehenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieters
- Einfache Gehaltsschecks für Mitarbeiter
Nachteile
- Zahlungen an Auftragnehmer beinhalten eine monatliche Gebühr.
Adp-Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste werden von ADP, einem wichtigen Akteur im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, für Unternehmen jeder Größe bereitgestellt. Kleine Unternehmen mit einem bis 49 Mitarbeitern können ADP RUN ebenso nutzen wie Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern.
Auf allen Planebenen bietet ADP RUN umfassende Gehaltsabrechnungsfunktionen, einschließlich Steuererklärungen und -zahlungen, Gehaltsabrechnungen für mehrere Bundesstaaten und Debitkarten für die Gehaltsabrechnung. ADP RUN ist eine fantastische Option, wenn Sie Wert auf Skalierbarkeit und Zusatzdienste legen Ruhestand des Mitarbeiters, Arbeiterunfallversicherung und Krankenversicherung für Mitarbeiter, da sie auf höheren Planebenen mehr HR-Funktionen bietet. Teurere Pläne und Add-ons erhöhen jedoch den Preis eines Produkts, und da ADP seine Preise nicht offenlegt, ist es schwierig, RUN im Vergleich zu seinen Konkurrenten zu bewerten.
Warum sollten Sie sich für die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen von ADP für kleine Unternehmen entscheiden?
Für kleine Unternehmen bieten die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste von ADP schnelle, benutzerfreundliche Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, die alle durch professionelle Unterstützung unterstützt werden. Tatsächlich nutzen drei von vier Kunden unsere Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste nicht länger als 15 Minuten.
Bei der Nutzung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste von ADP können Inhaber kleiner Unternehmen Folgendes erwarten:
- Automatisierte Steuer- und Lohnberechnung
- Technologie, die potenzielle Probleme im Auge behält
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Eine nahtlose Integration von Zeit und Anwesenheit
- Dank mobiler Technologien kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch unterwegs erfolgen.
- Vierteljährliche und jährliche Steuerberichterstattung
- Selbstbedienung durch das Personal
Arbeitgeber können im Zuge ihres Wachstums auch andere Dienstleistungen anbieten, wie zum Beispiel:
- HR-Unterstützung
- Lohn- und Gehaltspfändungsdienste
- Auf ZipRecruiter® veröffentlichte Stellenangebote
- Altersvorsorge und Krankenversicherung werden gebündelt.
Was sind Gehaltsabrechnungsdienste?
Ein Drittunternehmen oder eine Drittorganisation, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung hilft, wird als Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst bezeichnet.
Was sind die Vorteile der Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?
Da Lohnbuchhaltungssoftware Berechnungen und Abzüge schneller durchführen kann als die manuelle Verarbeitung, entscheiden sich viele Unternehmen dafür. Bereitstellung präziser Gehaltsabrechnungen. Machen Sie bei der Berechnung von Preisen, Ausgaben, Urlaubsgeldern usw. so wenig Arbeit wie nötig.
Wie viel kostet die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen?
Je nachdem, welches Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen Sie auswählen, variieren die Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungspakete. Allerdings berechnen viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister zusätzlich zum Monatspreis von 2–12 US-Dollar zusätzlich 29–150 US-Dollar pro Mitarbeiter und Zahlungszeitraum. Für andere Zuschläge zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, wie z. B. die Arbeitnehmerentschädigung, können zusätzliche Kosten und Gebühren anfallen.
Bietet Quickbooks Gehaltsabrechnungsdienste an?
Ja. Die Gehaltsabrechnung mit umfassendem Service ist für alle QuickBooks Online-Gehaltsabrechnungsoptionen verfügbar.
Bibliographie
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