Das Planen von E-Mails kann nützlich sein, wenn Sie außerhalb der regulären Bürozeiten arbeiten oder am Ende des Tages oder der Arbeitswoche eine E-Mail senden, die keine sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Gmail macht dies ganz einfach, indem es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail zu verfassen und das Datum und die Uhrzeit für den Versand anzugeben. Wenn Sie also Änderungen an einer geplanten E-Mail vornehmen oder diese ganz abbrechen müssen, können Sie dies mit wenigen Klicks tun. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail in Gmail planen und erhalten alle Informationen, die Sie über den Vorgang wissen sollten.
Warum sollten Sie eine E-Mail in Gmail planen?
Hier sind einige Szenarien, in denen die Planung einer E-Mail in Gmail nützlich sein kann:
Sie senden vorzeitig eine E-Mail.
Es kann vorkommen, dass Sie bei der Arbeit Freizeit haben und eine E-Mail senden möchten, diese aber nicht zu früh versenden möchten. Mit dieser Funktion können Sie eine E-Mail im Voraus verfassen und den Versand zu einem späteren Zeitpunkt planen.
Sie senden eine E-Mail über Zeitzonen hinweg.
Es kann auch vorkommen, dass Sie Kollegen in einer anderen Zeitzone E-Mails senden. Wenn Sie ihnen zu einem für sie passenden Zeitpunkt eine E-Mail senden möchten, können Sie dies für einen späteren Tag planen.
Sie möchten, dass Ihre E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet wird.
Möglicherweise möchten Sie Ihren Kollegen beispielsweise kurz vor einer Besprechung eine E-Mail senden und mithilfe der Zeitplanfunktion wichtige Materialien 15 Minuten vor Beginn der Besprechung versenden.
Sie versenden E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten.
Möglicherweise arbeiten Sie auch vor oder nach den üblichen Arbeitszeiten des Unternehmens. Wenn Sie eine E-Mail schreiben und zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden möchten, können Sie die E-Mail für den Folgetag während der regulären Arbeitszeit einplanen.
Wie planen Sie eine E-Mail in Gmail?
Hier sind sechs Schritte zum Planen einer E-Mail in Gmail:
#1. Starten Sie Gmail und melden Sie sich an
Starten Sie zunächst Gmail in Ihrem Webbrowser und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Sie können dies tun, indem Sie die Gmail-URL in Ihre Suchmaschine eingeben oder nach „Gmail“ suchen und auf den entsprechenden Link klicken. Auf Ihren Posteingang und alle weiteren relevanten Funktionen können Sie zugreifen, nachdem Sie sich in Ihrem Gmail-Konto angemeldet haben.
#2. Wählen Sie „E-Mail verfassen“ und geben Sie Ihre Nachricht ein
Wählen Sie die Schaltfläche „E-Mail verfassen“ in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms, um eine leere E-Mail zu öffnen. Die Schaltfläche „E-Mail verfassen“ ist ein rotes Stiftsymbol. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Nachricht verfassen und einen Empfänger hinzufügen, bevor Sie die E-Mail planen. Füllen Sie das Feld „An“ mit Ihren Kontakten aus und geben Sie die E-Mail-Adresse in das weiße Textfeld ein. Möglicherweise möchten Sie auch eine Betreffzeile einfügen, um das Thema Ihrer Nachricht hervorzuheben.
#3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil
Nachdem Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche „Senden“ in der unteren linken Ecke des Fensters. Der Pfeil ist ein kleines weißes Dreieck und die Schaltfläche ist blau. Um zu vermeiden, dass die E-Mail zu früh gesendet wird, versuchen Sie, den Pfeil anstelle der Schaltfläche „Senden“ auszuwählen.
#4. Wählen Sie die Option „Senden planen“.
Wenn Sie darauf klicken, wird über dem Dropdown-Pfeil ein kleines Menü angezeigt. Wählen Sie die Option „Senden planen“, auf der sich ein Pfeil mit einer Uhr befindet. Sie können eine Uhrzeit und ein Datum für den Versand Ihrer E-Mail auswählen.
#5. Wählen Sie eine Uhrzeit und ein Datum aus
Wenn Sie auf „Senden planen“ klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit mehreren Planungsoptionen für Ihre E-Mail. Die ersten drei Optionen bestehen darin, Ihre E-Mail am folgenden Morgen um 8 Uhr, am folgenden Nachmittag um 1 Uhr oder am folgenden Montag um 8 Uhr zu senden. Wählen Sie unten im Fenster die Option „Datum und Uhrzeit auswählen“, um die Uhrzeit anzupassen Datum, an dem Sie Ihre E-Mail senden. Dadurch können Sie das genaue Datum und die genaue Uhrzeit ändern, indem Sie einen Kalender verwenden oder sie manuell in den Textfeldern ändern.
#6. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Senden planen“.
Sobald Sie Ihren bevorzugten Versandzeitpunkt ausgewählt haben, können Sie Ihre Auswahl bestätigen. Wenn eine der voreingestellten Zeiten für Sie in Frage kommt, klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um Ihre E-Mail zu planen. Wenn Sie die Uhrzeit und das Datum Ihres Versands ändern, klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche „Versand planen“, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Sie können Ihre geplante E-Mail auch abbrechen, indem Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“ klicken.
So zeigen Sie geplante E-Mails an und ändern sie
Mit den folgenden Schritten können Sie Ihre geplanten E-Mails anzeigen oder ändern:
#1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte „Geplant“.
Sie können eine von Ihnen geplante E-Mail anzeigen, indem Sie auf die Registerkarte „Geplant“ klicken. Dies befindet sich im Symbolleistenmenü auf der linken Seite des Bildschirms, direkt unter dem Abschnitt „Mail“. Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle geplanten E-Mails angezeigt, die Sie derzeit haben, bis zu maximal 100 geplante E-Mails.
#2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie ändern oder bearbeiten möchten
Die geplanten E-Mails werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, sodass die zuletzt geplante E-Mail oben auf der Seite angezeigt wird. Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie ändern oder bearbeiten möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse auswählen, damit Sie die Sendezeit korrekt bearbeiten können.
#3. Wählen Sie die Option „Senden abbrechen“.
Um die Sendezeit zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche „Senden abbrechen“. Diese Option wird in blauer Schrift auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Durch Auswahl dieser Option wird die ursprüngliche Sendezeit entfernt. Von hier aus können Sie die Nachricht anzeigen und bearbeiten sowie sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt versenden.
#4. Legen Sie eine neue Sendezeit und ein neues Sendedatum fest
Sie können eine neue Sendezeit und ein neues Sendedatum festlegen, nachdem Sie Ihre E-Mail überprüft und bearbeitet haben. Wählen Sie eine neue Sendezeit aus, indem Sie im Dropdown-Pfeil auf die Schaltfläche „Senden planen“ klicken. Es ist wichtig, noch einmal zu überprüfen, ob Sie den richtigen Zeitpunkt gewählt und die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben.
So planen Sie eine E-Mail in Gmail auf dem Desktop
Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Planen einer E-Mail in Gmail auf einem Desktop-Gerät.
- Nachdem Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie auf den blauen Abwärtspfeil neben der Schaltfläche „Senden“. Klicken Sie nicht auf die Schaltfläche „Senden“.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche mit dem Abwärtspfeil neben der Schaltfläche „Senden“, um eine E-Mail in Gmail auf Ihrem Desktop zu planen.
- Klicken Sie auf „Senden planen“, um eine E-Mail in Gmail auf dem Desktop zu planen.
- Wählen Sie eine voreingestellte Zeit oder klicken Sie auf „Um manuell zu planen“, wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.
- Klicken Sie auf ein Datum, um es auszuwählen, und klicken Sie dann auf die Uhrzeit, um anzugeben, wann die E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie dann „Senden planen“.
Ihre E-Mail wurde nun geplant. Sie finden die Nachricht vor dem Senden in Ihrem Ordner „Geplant“, wo Sie den Inhalt bearbeiten, sie auf einen anderen Zeitpunkt verschieben oder den Versand vollständig abbrechen können.
So planen Sie eine E-Mail in Gmail auf einem Mobilgerät
Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Planen einer E-Mail in Gmail auf einem Mobilgerät.
- Tippen Sie in der mobilen Gmail-App für Android oder iOS auf das Dreipunktsymbol neben der Schaltfläche „Senden“, nachdem Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind.
- Wählen Sie „Senden planen“.
- Wählen Sie eine der voreingestellten Zeiten aus, um Ihre E-Mail zu planen, oder wählen Sie „Datum und Uhrzeit auswählen“, um manuell eine bestimmte Zeit auszuwählen.
- Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus und tippen Sie dann auf „Senden planen“.
Wie bei der Desktop-Methode wird Ihre E-Mail in Ihrem Ordner „Geplant“ gespeichert, bis sie zum von Ihnen angegebenen Zeitpunkt automatisch gesendet wird. Bis dahin können Sie die Nachricht bearbeiten, verschieben, stornieren oder löschen.
So planen Sie eine E-Mail in Gmail mit einem iPhone oder iPad
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Nachricht in Gmail für iOS planen:
- Öffnen Sie Gmail auf Ihrem iPhone oder iPad und verfassen Sie eine Nachricht, indem Sie auf das große Pluszeichen am unteren Bildschirmrand tippen.
- Tippen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die drei Punkte.
- Wählen Sie aus den Optionen am unteren Bildschirmrand die Option „Senden planen“ aus.
- Tippen Sie auf „Datum und Uhrzeit auswählen“, um Ihr eigenes Datum und Ihre eigene Uhrzeit für den Versand der E-Mail auszuwählen, und tippen Sie dann oben rechts im Overlay auf „Speichern“.
- Die E-Mail befindet sich jetzt in Ihrem Terminkalender. Um sie zu bearbeiten, öffnen Sie die Nachricht und wählen Sie „Senden abbrechen“. Dadurch wird sie in Ihren Entwurfsordner verschoben.
Sie können Ihren Browser auch zum Planen von E-Mails in Gmail verwenden. Um auf dieselben oben beschriebenen Optionen zuzugreifen, klicken Sie einfach auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Senden“ und wählen Sie „Senden planen“.
So stornieren Sie geplante E-Mails
Um Ihre geplanten E-Mails zu stornieren, befolgen Sie einfach diese Schritte:
- Wählen Sie in der Symbolleiste die Registerkarte „Geplant“ aus.
- Um Ihre geplanten E-Mails abzubrechen, gehen Sie zur Symbolleiste und wählen Sie die Registerkarte „Geplant“ aus, die sich auf der linken Seite der Seite unter der Gruppe „Mail“ befindet. Um Ihre zuvor geplanten E-Mails anzuzeigen, klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie stornieren möchten. Wenn Sie mehrere geplante E-Mails entfernen möchten, können Sie diesen Schritt nach Bedarf wiederholen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die richtige E-Mail-Adresse klicken, um zu vermeiden, dass die falsche Nachricht abgebrochen wird.
- Wenn Sie die richtige E-Mail-Adresse ausgewählt haben, klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Senden abbrechen“. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der E-Mail-Entwurf angezeigt. Die E-Mail kann dann zum aktuellen Zeitpunkt versendet werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, oder sie kann vollständig gelöscht werden, indem Sie auf das Papierkorbsymbol in der unteren rechten Ecke des Fensters klicken. Um den Entwurf zu schließen, klicken Sie auf das „X“ in der oberen rechten Ecke der E-Mail.
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Bibliographie
