Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie jemanden an etwas Wichtiges erinnern mussten, aber nicht aufdringlich oder ungeduldig klingen wollten? Natürlich haben Sie das. Herauszufinden, wie und wann man eine freundliche Erinnerungs-E-Mail verschickt, ist ein soziales Dilemma, das die meisten Menschen nur allzu gut kennen. Es kann sehr schwierig sein, das Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit, Dinge zu erledigen, und der Notwendigkeit, die Autonomie anderer zu respektieren, zu finden.
Auf über 319 Milliarden E-Mails werden täglich gesendet, während die durchschnittliche Öffnungsrate beträgt 16.97% quer durch alle Branchen. Das bedeutet, dass Milliarden von E-Mails überall in den Posteingängen übersehen werden. Was können Sie also tun, damit Ihre Nachricht geöffnet wird, ohne aufdringlich oder spammig zu wirken?
Das Etikette-Dilemma lässt sich leicht mit einer gut geschriebenen Erinnerung lösen. Es handelt sich um Botschaften, die das Wesentliche klar zum Ausdruck bringen, ohne negative Gefühle hervorzurufen. Sie sind professionell und effektiv, aber dennoch freundlich und sanft.
Zu wissen, wie man eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreibt, ist eines der besten Werkzeuge, um Menschen auf bevorstehende Besprechungen, verpasste Zahlungen, Bewerbungen, wichtige Ereignisse und mehr aufmerksam zu machen. Und wenn es richtig gemacht wird, kann eine gute Nachricht eine Erleichterung für die Empfänger sein, wenn Sie den richtigen Ton und das richtige Timing treffen.
Key Take Away
- Freundliche Erinnerungs-E-Mails sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Abonnenten einzubeziehen und sie zum Handeln zu bewegen. Beachten Sie beim Planen der Einrichtung von Erinnerungs-E-Mails immer die folgenden Tipps und Best Practices:
- Halten Sie Ihre Erinnerungsnachrichten und E-Mails kurz und prägnant;
- Erstellen Sie fesselnde Betreffzeilen für Erinnerungs-E-Mails, die sofort Aufmerksamkeit erregen.
- Behalten Sie immer die Perspektive Ihres Publikums im Hinterkopf, wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben.
- Seien Sie in Ihren Erinnerungs-E-Mails niemals aufdringlich oder bedrohlich
Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?
Erinnerungs-E-Mails werden gesendet, um jemanden an bevorstehende Besprechungen, Termine oder vergessene Tagesordnungen zu erinnern oder um vergangene Gespräche nachzuverfolgen. Es gibt im Allgemeinen zwei Arten:
- E-Mails, die als Zusammenfassung des gerade stattgefundenen Anrufs oder Meetings mit einer Nachbereitung zukünftiger Maßnahmen dienen;
- Erinnerungsnachrichten werden gesendet, um etwas nachzuholen, das nicht eingetreten ist. Zum Beispiel eine Nachverfolgung einer versäumten Frist oder keine Antwort nach der ersten E-Mail/dem ersten Anruf.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie solche E-Mails erstellen, zusammen mit Beispielen und Vorlagen. Doch zunächst erfahren wir, wann es angebracht ist, eine freundliche Erinnerungs-E-Mail zu versenden, und wie Sie den perfekten Zeitpunkt dafür finden.
Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?
Erinnerungs-E-Mails sind nützlich, wenn etwas Wichtiges ansteht oder wenn etwas hätte passieren sollen, aber nicht passiert ist. Hier sind einige Situationen, in denen das Versenden einer Erinnerung von Vorteil sein könnte:
- Versäumte Arbeitsfristen. In der heutigen Geschäftswelt ist kein Arbeitnehmer eine Insel. Wenn eine Person verspricht, eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Tag zu erledigen, und dies nicht geschieht, geraten ganze Projekte ins Hintertreffen. Es ist besser, eine E-Mail-Erinnerung zu senden, bevor zu viel Zeit vergeht.
- Kommende wichtige Ereignisse. Manche Ereignisse und Fristen sind zu wichtig, als dass man riskieren könnte, sie zu verpassen. Für diese Fälle können Sie vorab eine sanfte Erinnerung verschicken, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
- Kommunikation unterbrochen. Die meisten Menschen waren schon einmal in einer Situation, in der jemand versprochen hat, etwas zu tun und sich wieder bei Ihnen zu melden, aber die Botschaft kam einfach nicht an. Eine Erinnerung kann helfen, den Kontakt wiederherzustellen und herauszufinden, ob die Aufgabe der Person einfach entfallen ist oder ob Sie noch etwas anderes tun können, um zu helfen.
- Verspätete Zahlungen. Die Zahlung innerhalb oder vor Ablauf einer Frist gehört zur üblichen Geschäftsetikette. Es passieren Dinge, aber Sie haben immer noch das Recht auf Ihr Geld. Haben Sie kein schlechtes Gewissen, wenn Sie eine Zahlungserinnerung senden, wenn eine Frist abgelaufen ist und Sie das Geld nicht erhalten haben.
- Ausstehende Bewerbungen oder Vorstellungsgespräche. Wenn Sie im Rennen um einen Job sind, kann eine Folge-E-Mail Ihre Erfolgschancen verbessern. Es ist wichtig, den Personalmanager nicht mit Nachrichten zu überhäufen, aber eine sorgfältig abgestimmte Nachricht kann Ihnen dabei helfen, aus der Masse hervorzustechen.
- Probleme mit dem Anbieter. Manchmal sind Sie derjenige, der bezahlen muss, aber ein Lieferant hat Ihnen keine Rechnung geschickt. Oder vielleicht haben Sie etwas bestellt und es ist nicht angekommen. Da Ihr Unternehmen von diesem Produkt oder dieser Rechnung abhängt, können Sie sich gerne an uns wenden und vorbeischauen.
So senden Sie eine freundliche Erinnerungs-E-Mail
Alle freundlichen Erinnerungs-E-Mails sollten klar, freundlich und prägnant sein. Sie möchten höflich genug sein, um die Leute zum Handeln zu ermutigen, aber nicht so passiv, dass die Leute Ihre Botschaft ignorieren.
Die besten E-Mail-Erinnerungen bestehen aus fünf Kernelementen.
1. Betreffzeile
Mit einer guten Betreffzeile kommen Sie beim Versenden von Erinnerungs-E-Mails weiter. Der Empfänger sollte wissen, warum Sie eine Erinnerung versenden, und sich zum Handeln verpflichtet fühlen. Die Hauptidee besteht darin, Ihre Betreffzeile kurz zu halten und Dringlichkeit hinzuzufügen, damit der Empfänger weiß, dass es zeitkritisch ist.
2. Begrüßung
Eine Begrüßung gibt den Ton für den Text Ihrer E-Mail vor, überspringen Sie sie also nicht.
- Lässige Begrüßung: Verwenden Sie eine informellere Begrüßung wie „Hallo, Danielle“ or „Hey, Jonathan.“
- Formelle Begrüßung: Wenn Ihr Unternehmen eine formellere Sprache verwendet, beginnen Sie mit „Hallo, Kate.“
- Besondere Begrüßung als Ausnahme: Beginnend mit "Lieb" ist im Allgemeinen zu förmlich für eine freundliche E-Mail-Erinnerung, aber bleiben Sie dabei, wenn dies die Standardbegrüßung Ihres Unternehmens ist.
3. Kontext
Im Text Ihrer E-Mail teilen Sie dem Empfänger mit, warum Sie ihm eine E-Mail senden. Hier geben Sie Kontext zum Projekt, zum Termin, zur Zahlung, zum Meeting oder zu einer anderen Situation an, die einen Anstoß erfordert. Geben Sie spezifische Namen und Daten an, wenn dies zur Verdeutlichung Ihrer Nachricht beiträgt, und erwähnen Sie eine aktuelle Anspielung auf die Person oder das Unternehmen.
Hier sind einige Beispiele, wie dieser Abschnitt aussehen kann:
- Da das Ende des Monats (und des Quartals) immer näher rückt, möchten wir alle Rechnungen so schnell wie möglich erhalten.
- Ich arbeite immer noch an dem Artikel „Top-Tipps zum Unternehmertum für Neugründer“ und würde gerne Ihre Gedanken in den Artikel einfließen lassen. Mit der jüngsten Finanzierungsrunde und dem Wachstum des ABC-Unternehmens haben Sie das vergangene Jahr sehr gut gemeistert.
- Ich melde mich hier, um Sie an das bevorstehende Q4-Content-Planungstreffen zu erinnern, das für diesen Dienstag, den 2. Juni, um 2:XNUMX Uhr EST geplant ist. Ich freue mich darauf, mit Ihrem Analysebericht zu beginnen.
- Bitte denken Sie bei der Vorbereitung der Präsentation daran, die Folien, die Sie einbinden möchten, bis zum Ende des Tages am Montag, dem 30. Juli, einzusenden. Funktioniert das bei Ihnen noch?
4. Anfrage
Sobald Sie durch die Bereitstellung des Kontexts die Voraussetzungen geschaffen haben, ist es an der Zeit, Ihre Erinnerung oder Anfrage einzufügen. Seien Sie hier nicht zu langatmig, sonst verlieren Sie möglicherweise die Aufmerksamkeit des Empfängers. Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, ist es hilfreich, Ihre Anfrage mit einer Frage abzuschließen, um die Leute zu ermutigen, sofort Maßnahmen zu ergreifen.
- Bitte senden Sie Ihre Rechnung für alle Arbeiten aus unserem letzten Vertrag an [E-Mail geschützt] und CC mir. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich unter (333) 333-3333 erreichen.
- Wenn Sie ein Angebot für den Artikel einsenden möchten, teilen Sie uns bitte Ihre Antwort auf die folgende Frage mit und erläutern Sie Ihre Begründung. Welchen Tipp würden Sie Jungunternehmern geben, damit sie ihr Unternehmen in diesem Jahr erfolgreich führen können?
5. Abmeldung
Sie haben Ihr Hauptargument und Ihre Bitte dargelegt, also ist es an der Zeit, mit einem freundlichen Abschluss abzuschließen.
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies durchzuarbeiten.
- Vielen Dank, dass Sie diesem Projekt Priorität eingeräumt haben.
- Ich schätze Ihre Bemühungen, diesen Vorschlag fertigzustellen.
- Ich freue mich darauf, von dir zu hören.
Denken Sie daran, eine abschließende Verabschiedung einzufügen, die dem gleichen Ton folgt wie der Rest Ihrer E-Mail.
- Alles Gute
- Mit Freundlichen Gruessen
- Danke noch einmal
- Grüße
- Vielen Dank
Schließen Sie die E-Mail mit Ihrem Vornamen für einen freundlichen Ton oder Ihrem vollständigen Namen für einen formelleren Ton ab. Wenn Sie zusätzlichen Kontext angeben müssen, geben Sie nach Ihrem Namen Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen oder Ihre Kontaktinformationen ein.
Unten finden Sie eine Vorlage mit mehreren Beispielen für freundliche Erinnerungs-E-Mails. Sie können sie verwenden, um mit jemandem in Bezug auf Vertrieb, Networking, Rekrutierung oder in anderen Situationen Kontakt aufzunehmen.
Freundliche Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen
Wie lange sollten Sie warten, bevor Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?
- Kommende Frist. Variiert je nach Projekt. Geben Sie den Menschen mehr Zeit für ein komplexes Projekt und einen kürzeren Zeitrahmen für eine einfache Aufgabe.
- Kommende Veranstaltung. Drei bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Sie können im Vorfeld der Veranstaltung mehrere Erinnerungen versenden, um Begeisterung zu wecken und sicherzustellen, dass sich alle über den Zeitplan und die Terminplanung im Klaren sind.
- Kommendes Treffen. Ein bis zwei Tage im Voraus. Geben Sie den an der Besprechung Beteiligten ein paar Tage Vorlaufzeit, da sie möglicherweise vorher Dinge vorbereiten müssen.
- Überfällige Zahlung oder Frist. Einen Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Sie möchten die Menschen daran erinnern, wenn es ihnen am Herzen liegt, und zeigen, dass Sie darauf warten, dass sie Maßnahmen ergreifen.
- Bewerbung. Die Muse empfiehlt, mit der Nachverfolgung fünf bis zehn Werktage zu warten. Wenn Sie jemand für die Stelle empfohlen hat, wenden Sie sich zunächst an die Person, bevor Sie sich an das HR-Team oder den Personalmanager wenden. Das mag wie eine lange Zeit erscheinen, aber Indeed hat herausgefunden, dass 10 % innerhalb von ein paar Wochen nach der Bewerbung eine Antwort vom Arbeitgeber erhalten und nur 44 % innerhalb einer Woche eine Antwort erhalten.
- Vorstellungsgespräch. Wenn ein Vorstellungsgespräch einige Wochen später ansteht, ist es am besten, sich am Vortag anzumelden, um sicherzustellen, dass die Zeit für alle Beteiligten noch reicht. Wenn Sie nach einem Vorstellungsgespräch von jemandem kontaktiert werden sollen, schlagen Personalmanager vor, mit dem Versenden einer Erinnerungs-E-Mail bis nach dem vereinbarten Zeitrahmen zu warten. Immer noch kein Wort? Warten Sie fünf bis sieben Tage, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Tipps und Tricks zum Erstellen freundlicher Erinnerungs-E-Mails
Beim Schreiben einer guten Erinnerungs-E-Mail geht es darum, kontinuierlich die richtige Botschaft zu verbreiten, und nicht nur darum, den Empfänger nur an Ihre Existenz zu erinnern. Ihre E-Mails müssen Wert und Kontext bieten, weitere Beweise für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung liefern und erklären, warum es von Vorteil wäre.
Hier sind einige allgemeine Tipps und Tricks, die Sie kennen müssen, um in Ihrem Follow-up-E-Mail-Spiel weiterzukommen:
- Klingen Sie nicht entschuldigend. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine passiven Ausdrücke enthält „Ich hoffe, das ist eine gute Zeit“ or „Ich schaue nur nach, ob Sie Gelegenheit hatten, meine vorherige E-Mail anzusehen.“.' Stellen Sie beim Versenden einer Erinnerungs-E-Mail sicher, dass Sie eine wertvolle Nachricht mitteilen können.
- Klarer Call-to-Action. Teilen Sie Ihrem Empfänger mit, was Sie von ihm erwarten. Was auch immer Ihr Ziel ist, es muss klar definiert sein, damit die Person den nächsten Schritt kennt. Wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten, ist es von Vorteil, einen Link anzugeben, über den dieser vereinbart werden kann – eine automatische Bestätigungs-E-Mail für das Treffen kann folgen, sobald die Buchung erfolgreich ist;
- Höflich sein. Es kann mehrere Gründe dafür geben, dass die Leute Ihnen nicht antworten. Sie sind möglicherweise zu beschäftigt, vergessen es oder verpassen es beim ersten Mal. Es könnte auch sein, dass sie kein Interesse haben und Sie gespenst haben. Egal aus welchem Grund, Sie müssen sich Ihren Empfängern dennoch mit einem höflichen und hilfsbereiten Ton nähern und versuchen, die Gründe für die Nichtantwort zu verstehen. Es kann einige Zeit dauern, seien Sie also geduldig.
Beispiele für freundliche Erinnerungs-E-Mails
Beispiel für eine allgemeine Erinnerungs-E-Mail
| An: Ihr Empfänger Von dir Betreff: Nachverfolgung meiner Timeline-Anfrage |
| Hallo Stanley, Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag! Ich wollte den Zeitplan für die Prognosen für dieses Quartal schnell verfolgen. Ich glaube, Sie haben bei unserem letzten Gespräch gesagt, dass Sie bis zum Ende der Woche über den Aktionsplan für die nächsten Monate verfügen würden. Könnten Sie mir das dann zusenden, damit ich es mit meinem Team teilen kann? Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie hier Fragen an mich haben. Vielen Dank, Jimmy |
Beispiel für eine Networking-Erinnerungs-E-Mail
| An: Ihr Empfänger Von dir Betreff: Kaffee, während ich in der Stadt bin? |
| Hallo Stanley, Während ich hier in LA bin, würde ich gerne das Gespräch fortsetzen, das wir letztes Wochenende auf der Konferenz geführt haben! Ich weiß, Sie müssen beschäftigt sein, aber ich habe unsere Gespräche genossen und würde mich gerne noch einmal treffen. Wenn Sie in der Nähe sind, bin ich flexibel genug, mich an Ihren Zeitplan anzupassen, während ich in der Stadt bin. Welche Tage und Uhrzeiten könnten diese Woche für Sie in Frage kommen? Jimmy |
| An: Ihr Empfänger Von dir Betreff: Vielen Dank für die Verbindung auf LinkedIn! |
| Hallo Stanley, Es war großartig, letzte Woche auf LinkedIn mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ich melde mich noch einmal mit einigen Ressourcen, die meiner Meinung nach hilfreich sein könnten, wenn Ihr Unternehmen versucht, sein Marketingprogramm auszubauen. Marketingplan-Vorlage: Verwenden Sie diese, um Ihre Marketingstrategie für dieses Jahr zu skizzieren. E-Book zum digitalen Marketing: Ein Einführungsleitfaden für kleine Unternehmen. Werbeplanungs-Kit: Vorlagen und ein Leitfaden für intelligentere Werbung Wenn dies kein guter Zeitpunkt für uns ist, Kontakte zu knüpfen, würde ich mich freuen, wenn wir in Kontakt bleiben. Senden Sie dieses Formular ab, damit Sie als Erster direkt von mir über unsere Marketing- und Produktaktualisierungen erfahren. Ich werde auf Ihre Einsendung achten. Vielen Dank! Jimmy |
Freundliche Erinnerungs-E-Mails: Best Practices
Hier finden Sie eine Liste mit Best Practices, die Sie beim Verfassen einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail befolgen sollten:
Wählen Sie eine klare Betreffzeile
Eine E-Mail-Betreffzeile, die den Zweck Ihrer Nachricht verdeutlicht, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass andere Ihre E-Mail öffnen. Wenn Sie einen Kunden beispielsweise an eine Veranstaltung erinnern möchten, möchten Sie möglicherweise den Namen der Veranstaltung in Ihre Betreffzeile aufnehmen.
Darüber hinaus können Sie aussagekräftige Wörter und Phrasen wie „wichtig“ oder „Antwort erforderlich“ einbauen, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen und in einem überfüllten Posteingang hervorzustechen.
Fass dich kurz
Bei all Ihren E-Mail-Marketingkampagnen sollten Sie auf Kürze achten, insbesondere aber beim Verfassen von Erinnerungen. Nur wenige Menschen werden Ihre Erinnerung lesen, wenn Sie sie in einer Textwand vergraben.
Ihrem Ansprechpartner ist es egal, wie wichtig die Informationen sind, wenn das Durchlesen mehr als ein paar Minuten in Anspruch nimmt. Kommen Sie also schnell zur Sache.
Seien Sie freundlich und dennoch direkt
Da Sie andeuten, dass Ihr Kunde möglicherweise etwas vergessen hat, ist es wichtig, vorsichtig vorzugehen und einen freundlichen Ton anzunehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie sie beleidigen oder irritieren.
Sie möchten jedoch nicht übertreiben und unaufrichtig wirken. Denken Sie beim Schreiben daran, dass es sich um eine Geschäfts-Käufer-Beziehung handelt und Ihr Ziel nicht darin besteht, der Freund des Lesers zu werden.
Finden Sie den richtigen Versandzeitpunkt
Das Timing ist möglicherweise das wichtigste Element für den E-Mail-Erfolg. Wie lange Sie mit dem Versenden einer sanften Erinnerungs-E-Mail warten, hängt weitgehend von der Situation ab.
Beispielsweise ist beim Versenden von Zahlungserinnerungen per E-Mail in der Regel ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum akzeptabel. Wenn Sie mit dem Versenden Ihrer Erinnerung zu lange warten, kann dies auch Ihre Chancen auf eine Antwort verringern. Je mehr Zeit vergeht, desto weniger erinnern sich Ihre Kunden daran, dass sie etwas erledigen mussten.
Eine gute Lösung, um den perfekten Zeitpunkt zu finden, ist ein A/B-Test von Lieferdatum und -uhrzeit. Dabei senden Sie zwei Versionen einer Erinnerung an unterschiedliche Zielgruppensegmente, wobei Sie jeweils ein Element variieren, und analysieren dann Leistungskennzahlen, wie z. B. die Öffnungsrate, um zu sehen, welche Version besser ankommt.
Der perfekte Zeitpunkt zum Versenden einer effektiven E-Mail ist von Fall zu Fall unterschiedlich, z. B. zu Beginn oder ganz am Ende des Geschäftstages.
Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu
Auch wenn Ihr Hauptzweck darin besteht, Menschen an etwas zu erinnern, gibt es immer Raum für zusätzliches Feedback oder Engagement.
Das Einfügen einer CTA-Schaltfläche in Ihre E-Mail oder beim Abmelden hilft dem Leser, dem Problem leichter auf den Grund zu gehen.
Bei Bedarf mehr als einmal nachfassen
Es spielt keine Rolle, ob sich Ihre Erinnerung auf eine ausstehende Zahlung oder eine Produkteinführung bezieht. Scheuen Sie sich nicht, nachzufassen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Nachricht wichtig, hilfreich und lesenswert ist.
In Kombination mit einem guten Timing kann eine zweite Folge-E-Mail Ihre Kunden dazu veranlassen, Maßnahmen zu ergreifen und die anstehende Aufgabe abzuschließen, auch wenn Ihnen das bedeutet, dass sie kein Kaufinteresse mehr haben oder keine Veranstaltung mehr durchführen können.
Nutzen Sie es als Marketingmöglichkeit
Fügen Sie nach Möglichkeit und im Kontext Bilder oder Links zu den vorgestellten Produkten hinzu. Sie können auch für bevorstehende Angebote werben oder einen Anreiz bieten, Ihren Social-Media-Kanälen beizutreten.
Denken Sie beim Hinzufügen von Bildern daran, sicherzustellen, dass sie die richtige Größe für alle E-Mail-Dienstanbieter wie Gmail, Outlook und iCloud haben. Ein schlechtes Seherlebnis kann dazu führen, dass sich die Leser von Ihrer Marke abwenden und sich der eines Mitbewerbers zuwenden.
Bibliographie
