Was ist eine Spesenabrechnung? Typen, Bedeutung und wie man einen erstellt

Als Finanzmanager in einem wachsenden Unternehmen befinden Sie sich möglicherweise in einer schwierigen Situation, wenn es darum geht, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten. Eine Spesenabrechnung ist ein wichtiges Dokument, das meiner Meinung nach für die Aufschlüsselung und Kategorisierung der Ausgaben, die den Mitarbeitern im Namen der Organisation entstehen, unerlässlich ist. Es ist ein wertvolles Tool zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, zur Erstattung und zur Vereinfachung steuerbezogener Prozesse. Für ein effizientes Finanzmanagement in einem Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, die Bedeutung von Spesenabrechnungen und deren Erstellung zu verstehen. Sicherlich möchten Sie weitere Informationen zu den Spesenabrechnungen, ihren Beispielen, dem Format und der Spesenabrechnungsvorlage, die Sie sich ansehen können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäfts- und Projektausgaben zu verfolgen und sich steuerlich einzuplanen.

Kernpunkte

Eine Spesenabrechnung ist ein wichtiges Dokument zur Aufschlüsselung und Kategorisierung der Ausgaben, die den Mitarbeitern im Namen der Organisation entstehen. Es ist ein wertvolles Tool zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, zur Erstattung von Rückerstattungen und zur Erleichterung steuerbezogener Prozesse.

Eine Spesenabrechnungsvorlage ist ein vorgefertigtes Format, das Mitarbeitern dabei hilft, ihre Ausgaben klar und konsistent zu organisieren und darzustellen. Es enthält normalerweise Abschnitte für Datum, Ausgabenbeschreibung, Kategorie, Betrag und zusätzliche Notizen.

Ein Beispiel für eine Spesenabrechnung könnte ein Dokument sein, in dem alle während einer Geschäftsreise anfallenden Ausgaben aufgeführt sind, einschließlich Reise-, Unterbringungs-, Verpflegungs- und anderer damit zusammenhängender Ausgaben. Der Bericht enthält in der Regel Daten, Kostenbeschreibungen, Beträge und Belege zur Überprüfung.

Das Spesenabrechnungsformat organisiert Details, einschließlich Datum, Typ, Beschreibung und Betrag. Es enthält auch Abschnitte für Mitarbeiterinformationen, Berichtszeitraum, Gesamtausgaben und Genehmigungsunterschriften. Die Platzhalter können an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Spesenabrechnungen helfen bei der Verfolgung von Geschäftsausgaben und werden normalerweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt. Monatliche und vierteljährliche Spesenberichte sind für die Überwachung aller Einkäufe des Unternehmens innerhalb dieses Zeitraums unerlässlich.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Bei einer Spesenabrechnung beantragt ein Mitarbeiter die Erstattung einer Unternehmensausgabe, die er mit seinem eigenen Geld bezahlt hat. Diese Ausgaben werden in einem Papier- oder formellen Dokumentenbericht festgehalten. Sie sind nach Kategorien wie Bürobedarf, Mahlzeiten oder Kilometerstand geordnet. Diese Mitarbeiter müssen einzeln aufgeführt werden, damit mehrere Unternehmen zusammen mit ihren Kosten aufgeführt werden können. Dies trägt dazu bei, im Prüfungsprozess mehr Details für eine einfache Genehmigung bereitzustellen als die angefallenen Kosten aufzulisten. In der Regel wird zu jedem aufgeschlüsselten Einkauf auch eine Ausgabenabrechnung mit den entsprechenden Belegen eingereicht.

Spesenabrechnung Vorlage

Eine Spesenabrechnungsvorlage ist eine einfache Möglichkeit, den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Wenn jedoch die Ausgaben Ihres Unternehmens steigen, möchten Sie möglicherweise auf eine zeitsparende Spesenverfolgungssoftware aktualisieren.

Eine kostenlose Excel-Spesenabrechnungsvorlage ist bei Microsoft Office erhältlich.
Dieses Kilometerprotokoll für Excel kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kilometer zu verfolgen und zu erstatten.
Mit dieser unkomplizierten druckbaren Spesenabrechnungsvorlage können Sie Ihre Reisekosten nachverfolgen und aufsummieren.
Eine benutzerfreundliche Spesenabrechnungsvorlage im Word- und PDF-Format

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Beispiel für eine Spesenabrechnung

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, in dem alle während einer Geschäftsreise anfallenden Ausgaben aufgeführt sind, einschließlich Reise-, Unterbringungs-, Verpflegungs- und anderer damit zusammenhängender Ausgaben. Der Bericht enthält in der Regel Daten, Beschreibungen der Ausgaben, Beträge und Belege zur Überprüfung.

Spesenabrechnung

Name des Mitarbeiters: Johnson
Abteilung: Verkauf
Berichtszeitraum: Januar 2024

Datum	Kostenart	Beschreibung	Summe
01/05/24	Reisen	Hin- und Rückflug nach New York	$350.00
01/06/24	Unterkünfte	Hotelaufenthalt für ein Kundentreffen	$200.00
01/10/24	Verpflegung	Abendessen mit Kunden	$75.00
01/15/24	Transportwesen	Taxikosten zum Flughafen	$30.00
01/20/24	Vorräte	Büromaterial zur Präsentation	$50.00
01/25/24	Weitere Anwendungsbereiche	Parkgebühren	$20.00

Gesamtkosten: 725.00 $

Die Genehmigung:

Ich bestätige, dass die oben genannten Ausgaben korrekt waren und während der Geschäftstätigkeit des Unternehmens entstanden sind.

Angestelltenunterschrift: ________________________
Datum: _______________

Genehmigung durch den Manager:

Ich bin mit den oben aufgeführten Ausgaben einverstanden.

Unterschrift des Managers: ________________________
Datum: _______________

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In diesem Beispiel hat Johnson, ein Vertriebsmitarbeiter, die Spesenabrechnung für Januar 2024 ausgefüllt. Er hat verschiedene Ausgaben aufgelistet, die während der Geschäftsaktivitäten anfallen, darunter Reise, Unterkunft, Mahlzeiten, Transport, Lieferungen und sonstige Ausgaben. Die Gesamtkosten betragen 725.00 $. Johnson hat den Bericht unterzeichnet, um seine Richtigkeit zu bestätigen, und für die Rückerstattung ist auch die Zustimmung seines Vorgesetzten erforderlich.

Spesenabrechnungsformat

Hier ist ein grundlegendes Format für einen Ausgabenbericht:

Spesenabrechnung

Mitarbeiterinformation:

Name: [Name des Mitarbeiters]
Abteilung: [Abteilungsname]
Mitarbeiter-ID: [Mitarbeiter-ID]
Berichtszeitraum: [Startdatum] bis [Enddatum]

Spesendetails:

Datum	Kostenart	Beschreibung	Summe
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 1]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 2]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 3]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 4]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 5]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 6]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 7]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 8]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 9]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.
[MM/TT/JJ]	[Ausgabentyp 10]	[Beschreibung der Ausgaben]	$ XX.XX.

Gesamtausgaben: $[Gesamtbetrag]

Beigefügte Quittungen: [Ja/Nein]

Die Genehmigung:

Ich bestätige, dass die oben aufgeführten Ausgaben korrekt sind und im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens entstanden sind.

Angestelltenunterschrift: ________________________
Datum: _______________

Genehmigung durch den Manager:

Ich bin mit den oben aufgeführten Ausgaben einverstanden.

Unterschrift des Managers: ________________________
Datum: _______________

Dieses Format ermöglicht eine klare Organisation der Ausgabendetails, einschließlich Datum, Art, Beschreibung und Betrag. Es enthält auch Abschnitte für Mitarbeiterinformationen, Berichtszeitraum, Gesamtausgaben und Genehmigungsunterschriften. Passen Sie die Platzhalter nach Bedarf an Ihre spezifischen Anforderungen an.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung

Wenn Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks verwenden, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie in diesen und ähnlichen Systemen kein Spesenkonto erstellen oder ausfüllen können. Stattdessen arbeiten die meisten Buchhaltungssoftwarepakete für kleine Unternehmen mit Spesenabrechnungs-Apps von Drittanbietern zusammen, die darauf ausgelegt sind, Ausgaben zu überwachen und Spesenabrechnungen zu erstellen. Sie können auch eine Microsoft Excel-Vorlage oder kostenlose Online-Vorlagen verwenden.

Abhängig von Ihrem Unternehmen, der Buchhaltungssoftware, die Sie verwenden, und davon, wie automatisiert der Prozess sein soll, gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Spesenabrechnung zu erstellen oder auszufüllen. Ganz gleich welche Tools Sie verwenden, das Wichtigste ist, dass Sie eines erstellen.

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Wer erstellt eine Spesenabrechnung?

Unternehmensrichtlinien und die Art des Geschäfts bestimmen die Berechtigung zur Einreichung von Spesenabrechnungen. Oft ist es ausschließlich Managern vorbehalten; In bestimmten Fällen können jedoch auch Personen, die berechtigt sind, Geld für genehmigte geschäftliche Zwecke auszugeben und eine Rückerstattung zu beantragen, Berichte einreichen. Gelegentlich gibt es eine Bestimmung, nach der jeder einen Bericht einreichen kann, dies erfordert jedoch die Zustimmung eines Managers.

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Wie sollten Ausgaben gemeldet werden?

Ausgaben sollten auf folgende Weise gemeldet werden:

Das Datum der Spesentransaktion.
Der Empfänger oder Lieferant der Zahlung.
Eine Papierquittung oder eine digitale Aufzeichnung der Zahlung.
Verknüpfung der Ausgabe mit einem bestimmten Kunden oder Projekt.
Der vollständige Zahlungsbetrag, einschließlich Steuern und anderer damit verbundener Gebühren.

In manchen Fällen erhalten Mitarbeiter im Voraus einen bestimmten Betrag zur Deckung geschäftlicher Ausgaben. In diesen Fällen werden in den Ausgabenberichten die im Rahmen der Vorauszahlung getätigten Ausgaben erfasst. Der Finanzabteilung würde den erstatteten Betrag weiterhin als Betriebsausgabe erfassen, es würde jedoch keine Rückerstattung erfolgen. Stattdessen würde das Finanzteam die Gesamtkosten vom Vorschuss des Mitarbeiters abziehen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Spesenabrechnung?

Im Großen und Ganzen einer Geschäftsbeziehung ist eine Rechnung eine Nachricht, die ein Unternehmen an seine geschätzten Kunden sendet, in der es diese höflich anspornt, die Rechnung für die wertvollen Dienstleistungen oder Waren zu begleichen, die sie erhalten haben. Umgekehrt ist eine Spesenabrechnung wie eine bescheidene Bitte eines Mitarbeiters an seine Vorgesetzten, in der er freundlich um Erstattung bittet, nachdem dieser die durch die Vertretung des Unternehmens entstandenen Kosten übernommen hat. Während sich Rechnungen darauf konzentrieren, Geld von Kunden einzufordern, konzentrieren sich Ausgabenberichte darauf, Geld vom Arbeitgeber zurückzufordern, um sicherzustellen, dass die Finanzbücher ausgeglichen bleiben und jeder das bekommt, was ihm zusteht.

Wie oft werden Spesenabrechnungen erstellt?

Spesenabrechnungen helfen bei der Verfolgung von Geschäftsausgaben und werden in der Regel erstellt monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Monatliche und vierteljährliche Ausgabenberichte sind unerlässlich, um alle Einkäufe des Unternehmens innerhalb dieses Zeitraums zu verfolgen.

Bedeutung der Spesenabrechnung

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Hier sind die Vorteile von Ausgabenberichten:

#1. Ausgaben verfolgen

Spesenabrechnungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben genau zu überwachen und zu verfolgen. Durch die Dokumentation aller Ausgaben, die den Mitarbeitern entstehen, sei es für Reisen, Lieferungen oder andere geschäftliche Zwecke, können Unternehmen Einblicke in ihre Ausgabenmuster gewinnen und Bereiche identifizieren, in denen Kosten optimiert oder gesenkt werden können.

#2. Budgetkontrolle

Spesenabrechnungen helfen Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre Budgets zu behalten. Durch die Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben können Unternehmen die tatsächlichen Ausgaben mit den budgetierten Beträgen vergleichen und so Abweichungen erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die finanziellen Ziele erreicht werden.

#3. Erstattung

Spesenabrechnungen sind die Grundlage für die Erstattung geschäftsbezogener Ausgaben, die Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt haben. Durch die Übermittlung detaillierter Ausgabenberichte können Mitarbeiter sicherstellen, dass diese korrekt und zeitnah erstattet werden, was die Arbeitsmoral und Motivation steigert.

#4. Compliance und Audit

Spesenabrechnungen sind von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und behördlichen Anforderungen sicherzustellen. Unternehmen können Transparenz und Rechenschaftspflicht in ihren Finanzgeschäften demonstrieren, indem sie ihre Ausgaben gründlich und genau dokumentieren. Darüber hinaus bieten Ausgabenberichte eine Dokumentationsspur, die bei Prüfungen verwendet werden kann, um die Rechtmäßigkeit von Ausgaben zu überprüfen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

#5. Steuerzwecke

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Spesenabrechnungen sind für steuerliche Zwecke wertvoll. Unternehmen können bestimmte Ausgaben von ihrem Betrag abziehen steuerpflichtiges Einkommen, wodurch ihre Steuerschuld verringert wird. Durch die Führung detaillierter und genauer Ausgabenberichte können Unternehmen ihre Steuerabzüge unterstützen und das Risiko von Prüfungen oder Strafen durch die Steuerbehörden minimieren.

Was ist der Prozess für Spesenabrechnungen?

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung für Ihr kleines Unternehmen

Legen Sie eine Richtlinie fest.
Erstellen Sie eine Vorlage zur Kostenverfolgung.
Bewahren Sie Quittungen an einem separaten Ort auf.
Überprüfen Sie Ihre Ausgaben zweimal.
Fassen Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen zusammen.
Berichte schnell genehmigen und Erstattungen bearbeiten.
5 Best Practices für die Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen.

Was ist eine tägliche Spesenabrechnung?

Mitarbeiter können ihre Ausgaben am Ende des Tages mithilfe eines Formulars für die tägliche Spesenabrechnung nachverfolgen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Büro leiten, ein Formular für die tägliche Spesenabrechnung auf Ihrer Website hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen.

Wie nennt man eine Spesenabrechnung?

In einer Spesenabrechnung werden die mit der Führung eines Unternehmens verbundenen Kosten detailliert aufgeführt. Ein kleines Unternehmen kann ein Mitarbeiterspesenkonto beantragen, um geschäftliche Ausgaben wie Benzin oder Lebensmittel zu kompensieren.