Es gibt verschiedene Faktoren am Arbeitsplatz, die die Häufigkeit eines Zahlungsplans oder einer Zahlungsperiode beeinflussen können. Dies kann in Form freiwilliger Beiträge des Unternehmens oder obligatorischer Einbehaltungen aufgrund der Einhaltung staatlicher oder bundesstaatlicher Vorschriften erfolgen. Wenn Sie alle diese Faktoren berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, wie oft Ihre Mitarbeiter bezahlt werden sollen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Arten der Zahlungsperioden zu erfahren. Lass uns jetzt eintauchen!
Was sind Zahlungsperioden?
Es stehen verschiedene Standard-Lohnzeitpläne zur Auswahl. Für welche Sie sich entscheiden, hängt von Ihrem Budget und der Art Ihres Unternehmens ab. Unternehmensfinanzen, Einkommensverhältnisse, gesetzliche Anforderungen und Vereinbarungen mit Mitarbeitern sollten bei der Entscheidung über die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Zahlungsperioden berücksichtigt werden. Verschiedene Kategorien von Arbeitnehmern im selben Unternehmen könnten nach einem separaten Zeitplan bezahlt werden. Mitarbeiter bevorzugen in der Regel regelmäßige Zahlungspläne. Bedenken Sie jedoch, dass jeder Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus mit eigenen Verwaltungskosten verbunden ist. Sie sollten eine Balance zwischen diesen beiden Faktoren finden.
Vor diesem Hintergrund stehen Ihnen als Arbeitgeber bei der Entscheidung, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter für ihre Bemühungen entschädigen möchten, die folgenden vier Optionen zur Verfügung:
- Wöchentlich – 52 Lohnperioden pro Jahr (53 in Schaltjahren)
- Zweiwöchentlich – 26 Zahlungsperioden pro Jahr
- Monatliche Zahlungen – 12 Zahlungsperioden pro Jahr
- Halbmonatliche Zahlungen – 24 Zahlungsperioden pro Jahr
Arten von Zahlungsperioden
Es gibt folgende Arten von Zahlungsperioden:
#1. Wöchentlich
Viele Branchen, die stark auf manuelle Arbeit angewiesen sind, wie etwa das Baugewerbe und die verarbeitende Industrie, zahlen ihre Mitarbeiter einmal pro Woche. Aufgrund der größeren Verfügbarkeit von Mitteln zwischen den Lohnperioden eignet sich diese Methode besonders für die Einstellung von Niedriglohnarbeitern in Zeiten hoher Nachfrage. Nach diesem Plan müssen Unternehmen jeden Freitag Gehaltsschecks aushändigen. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber jedes Jahr 52 Lohnabrechnungszyklen (bzw. 53 in Schaltjahren) einplanen müssen. Abhängig von Ihren Anforderungen ist dies aufgrund der festen Verwaltungskosten bei jedem Lauf möglicherweise nicht die beste Option.
# 2. Zweiwöchentlich
Bei einem zweiwöchentlichen Lohnzeitraum erhalten die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks alle zwei Wochen am selben Tag. Eine gängige Praxis besteht darin, die Arbeiter jeden zweiten Mittwoch zu bezahlen. Mit diesem Zeitplan können Arbeitnehmer jedes Jahr mit 26 zweiwöchentlichen Gehaltsschecks rechnen. Aufgrund seines optimalen Kompromisses zwischen angemessener Lohnhäufigkeit und Verwaltungsaufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist dieser Zeitplan bei mittleren und großen Unternehmen am gebräuchlichsten.
#3. Monatlich
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern jeden Monat zum gleichen Datum entsprechend der monatlichen Lohnperiode die Löhne auszuzahlen. Dies ist für Unternehmen die bequemste und kostengünstigste Methode zur Aufteilung des Arbeitsjahres in Lohnperioden. Allerdings halten viele Arbeitnehmer, insbesondere in Branchen mit mittlerem und niedrigem Lohnniveau, die verlängerten Zahlungsintervalle für am wenigsten wünschenswert.
#4. Halb-monatlich
Mitarbeiter, die halbmonatlich bezahlt werden, erhalten ihren Gehaltsscheck zweimal im Monat. Unabhängig davon, auf welchen Wochentag einer dieser Tage fällt, werden sie immer auf den ersten und fünfzehnten Tag jedes Monats festgelegt. Diese Regelung hat den Nachteil, dass die Lohnzeiträume nicht immer an Wochentagen liegen. Allerdings kann ein halbmonatlicher Lohn dazu beitragen, das Problem zu lösen, dass man in einem Monat zu viel und im nächsten nicht genug Geld hat.
Wie wird eine Zahlungsperiode berechnet?
Die Länge des Lohnzeitraums, den ein Unternehmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzt, bleibt ihm überlassen. Diese Wahl kann durch eine Reihe von Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. den Zeitpunkt der Produkt- oder Dienstleistungszahlungen des Unternehmens, die Häufigkeit, mit der Mitarbeiter Zahlungen benötigen, und ob das Team auf Stunden- oder Jahresbasis bezahlt wird oder nicht. Möglicherweise möchten Sie Zahlungen jeden Monat leisten, das Gesetz des Bundesstaates kann jedoch Zahlungen alle zwei Wochen vorschreiben.
Ein Unternehmen, das beispielsweise hauptsächlich auf Stundenbasis beschäftigt, könnte von einer wöchentlichen Lohnperiode profitieren. Mitarbeiter sind zufriedener und produktiver, wenn sie wöchentlich bezahlt werden, da dies ihre Finanzplanung vereinfacht. Für ein Unternehmen, das überwiegend Angestellte beschäftigt und am Ende jedes Monats Rechnungen verschickt, könnte es jedoch bequemer sein, seine Mitarbeiter weniger regelmäßig zu bezahlen, beispielsweise alle zwei Wochen.
So wählen Sie eine Art Zahlungszeitraum aus
Es gibt folgende Möglichkeiten, zwischen den Arten von Zahlungsperioden zu wählen:
#1. Betrachten Sie den Bruttolohn
Der Bruttolohn ist der Gesamtbetrag, der in einem bestimmten Lohnzeitraum verdient wird, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bundessteuern und Beiträge zu Leistungen wie Versicherungen und Rentenkonten sind Beispiele für zulässige Abzüge. Die Abzugsbeträge variieren je nach Zahlungshäufigkeit. Wenn Sie also Ihren Bruttolohn kennen, können Sie den richtigen Zahlungszeitraum auswählen.
#2. Betrachten Sie Schaltjahre
Es gibt ein Phänomen, das als Schaltjahr bekannt ist. Dabei wird dem Kalenderjahr ein zusätzlicher Tag hinzugefügt, damit es mit der Erdrotation übereinstimmt. Das bedeutet, dass Sie alle vier Jahre, unabhängig davon, ob Sie einen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Plan wählen, möglicherweise eine zusätzliche Lohnperiode erhalten. Wenn Sie sich für eine Gehaltsstruktur entscheiden, müssen Sie möglicherweise einige Änderungen vornehmen, um eine Überbezahlung eines Mitarbeiters zu vermeiden.
#3. Entscheiden Sie sich für einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst
Sie können Hilfe bei der Organisation und Automatisierung von Gehaltsperioden erhalten, indem Sie eines der vielen verfügbaren Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme nutzen. Es ist möglich, dass diese webbasierten Plattformen verschiedene Add-ons anbieten. Mithilfe dieser Überlegungen können Sie bestimmen, wie oft das Personal bezahlt werden sollte.
#4. Informieren Sie sich über die Arbeitsvorschriften
Bei der Wahl des Entgeltzeitraums können bundes- und landesrechtliche Regelungen berücksichtigt werden. In einigen Bundesstaaten gibt es Gesetze mit Anforderungen, die je nach Wirtschaftszweig, IRS-Beteiligung und Arbeitnehmerschutz variieren. Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie sich die Gesetze in Ihrem Bundesstaat auf Ihren Gehaltsscheck auswirken können, können Sie sich dort an die zuständige Behörde wenden.
#5. Denken Sie über Ihre Gehaltsstruktur nach
Bei der Entscheidung über einen Zahlungsplan können Sie aus mehreren verschiedenen Vergütungsformaten wählen. Die Vergütungsstrukturen können von Stundenlohn über Gehalt bis hin zu Provision variieren. Die Häufigkeit der Lohnzahlungsperioden kann für Stunden- und Provisionsarbeiter wichtiger sein als für Angestellte.
#6. Denken Sie über Überstunden nach
Es ist wichtig, darüber nachzudenken, wie Sie den Überblick behalten und den Zuschlag berechnen können, wenn Ihre Mitarbeiter für Überstunden qualifiziert sind. Die Höhe der Überstundenvergütung und der Zeitpunkt, zu dem sie in den Gehaltsscheck einbezogen werden können, kann den örtlichen, staatlichen oder bundesstaatlichen Arbeitsgesetzen unterliegen. Um mehr über die Vergütung von Überstunden zu erfahren, können Sie sich an die Personalabteilung wenden.
#7. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter
Die Lohnkosten können steigen, wenn Sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeiter häufiger zu bezahlen, um deren Zufriedenheit zu steigern. Arbeitnehmerrechtsgesetze geben ihnen möglicherweise auch die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wie oft sie bezahlt werden. Wenn Sie diese berücksichtigen, können Sie einen Gehaltszyklus festlegen, der Ihren Bedürfnissen entspricht, ohne Ihr Budget zu sprengen.
#8. Betrachten Sie die Branche
Bei der Entscheidung, wie oft ein Unternehmen seine Mitarbeiter bezahlen soll, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Überlegen Sie, ob es im Jahr geschäftigere Zeiten gibt und wie sich das auf Ihren Cashflow auswirken kann. Ihre Gehaltsstruktur kann auch durch Marktnormen beeinflusst werden.
#9. Denken Sie über die finanziellen Auswirkungen nach
Der Zeit- und Arbeitsaufwand der Personalabteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann steigen oder fallen, je nachdem, wie oft Ihr Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet. Wenn die Zahlungsperioden festgelegt sind, ist die Buchhaltung möglicherweise weniger wichtig, da eine strengere Datumsverfolgung nicht erforderlich ist.
#10. Berücksichtigen Sie die Vorteile
Es ist gängige Praxis, Mitarbeitern Leistungen wie Krankenversicherung, Invaliditätsrenten und Altersvorsorgepakete anzubieten. Sie können diese Vergünstigungen von Ihrem Gesamteinkommen abziehen oder als zusätzliche Vergütung zählen. Indem Sie diese in Zahlungen umwandeln, können Sie sich auf einen Gehaltszyklus konzentrieren, der ein gutes Vergütungs-Kosten-Verhältnis bietet.
#11. Denken Sie an den Fair Labor Standards Act!
Der Fair Labor Standards Act (FLSA) ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das Mindestlöhne, Überstundenvergütungen und andere Arbeitnehmerschutzmaßnahmen festlegt. Es können auch zusätzliche Rechtsvorschriften zur Regelung der Gültigkeit von Arbeitsverträgen enthalten sein. Um den richtigen Lohnzyklus für Ihr Unternehmen zu finden, sind Kenntnisse des Fair Labor Standards Act erforderlich.
#12. Beauftragen Sie einen Buchhalter
Wenn Sie einen Buchhalter beauftragen, kann dieser Ihnen wertvolle Hintergrundinformationen und Informationen liefern, die sich auf Ihre Gehaltsschecks auswirken können. Sie können bei der Erstellung, Verteilung und Pflege aller lohnbezogenen Aufzeichnungen helfen, einschließlich derjenigen, die sich auf Löhne, Prämien und andere Vergünstigungen für Mitarbeiter beziehen. Sie können die Richtigkeit prüfen und sicherstellen, dass alles den staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften entspricht.
Zahlungsperioden vs. Zahlungstermine
Zahlungszeitraum und Zahlungsdatum sind zwei wichtige Konzepte, die Sie bei der Diskussion der Mitarbeitervergütung im Hinterkopf behalten sollten. Was ist überhaupt der Unterschied zwischen einem Zahlungszeitraum und einem Zahlungsdatum? Das Auszahlungsdatum ist der Tag, an dem die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks erhalten oder ihre Einkünfte auf ihre Bankkonten eingezahlt werden, wohingegen die Auszahlungsperiode der Zeitraum ist, in dem die Löhne verdient werden und kurz vor dem Auszahlungsdatum endet. Dies ist auch das Datum, das auf dem Gehaltsscheck oder der Gehaltsabrechnung eines Arbeitnehmers angegeben sein sollte. Für Unternehmen ist es hilfreich, zwischen dem Ende eines Zahlungszeitraums und dem Zahlungsdatum einige Tage Zeit zu haben, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter zusammenzustellen und die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten.
Es ist wichtig zu bedenken, dass die Gesetze der Staaten, in denen Sie tätig sind, vorschreiben können, dass die Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Ablauf des Lohnzeitraums bezahlt werden müssen.
Jahre der Zuzahlungsperiode
Wenn Sie alle zwei Wochen oder jede Woche bezahlt werden, wissen Sie wahrscheinlich, wie viele Lohnperioden es in einem Jahr gibt. In den meisten Jahren gibt es 26 zweiwöchentliche Lohnperioden, aber in einigen, wie 2021, sind es 27. Dies ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass es im Jahr 53 insgesamt 2021 Freitage geben wird, da der 1. Januar auf einen Freitag fällt. Unternehmen, die an solchen Tagen zweiwöchentliche oder wöchentliche Gehaltsschecks ausstellen, sind besonders anfällig für dieses Phänomen, es kann aber auch an anderen Tagen und Jahren auftreten.
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter wöchentlich oder zweiwöchentlich freitags bezahlen, erhalten im Jahr 2027 eine zusätzliche Lohnperiode, im nächsten Jahr wird es voraussichtlich 53 Freitage geben. Abhängig von der Größe und den Ressourcen der Organisation können Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen zur Unterstützung bei anspruchsvollen Lohnperiodenberechnungen konsultiert oder ausgelagert werden.
Wie bestimme ich, welche Zahlungsperiode für mein Unternehmen am besten geeignet ist?
Berücksichtigen Sie zunächst den Cashflow des Unternehmens. Wenn Sie raten müssten, in welcher Woche des Monats wäre das meiste Bargeld zur Zahlung von Gehältern vorhanden? Geplante Zahlungen zu Zeiten mit hohem Cashflow sind vorzuziehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an das Buchhaltungsteam, um herauszufinden, wann die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung empfohlen wird.
Berücksichtigen Sie auch die Größe Ihres Unternehmens. Für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern könnte eine zweiwöchentliche Gehaltsstruktur ideal sein. Wenn Ihr Unternehmen dagegen 100 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt, könnten halbmonatliche oder monatliche Lohnperioden für Ihre Mitarbeiter günstiger sein. Bei der Entscheidung, wie oft die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet werden soll, sollten kleine Unternehmen die damit verbundenen Kosten berücksichtigen.
Zahlungsperioden in einem Jahr
Es gibt Zahlungsperioden pro Jahr, die auf den üblichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsplänen basieren:
| ZAHLUNGSPLAN | ANZAHL DER LAGEZEITEN IN EINEM JAHR |
| Wöchentliche | 52 |
| Zweiwöchentlich | 26 |
| Halb-monatlich | 24 |
| Monatlich | 12 |
Welche 4 Arten von Zahlungsperioden gibt es?
Am typischsten sind monatliche, halbmonatliche, zweiwöchentliche und wöchentliche Zahlungsperioden. Es geschieht jeden Monat am selben Tag.
Wie viele Zahlungsperioden gibt es pro Monat?
Arbeitgeber, die sich für diesen Tarif entscheiden, haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter entweder am 1. und 15. des Monats oder am 16. und am Ende des Monats zu bezahlen. Der halbmonatliche Lohn ist die häufigste Form der Gehaltszahlung und umfasst 24 Lohnperioden pro Jahr.
Wie viele Zahlungsperioden pro Jahr?
Ein typisches Arbeitsjahr besteht aus 52 Lohnperioden (53 Schaltjahre). Wird alle zwei Wochen oder 26 Mal im Jahr bezahlt. Es gibt das ganze Jahr über 12 Monatsraten. Wird alle zwei Monate ausgezahlt, also insgesamt 24 Zahlungen pro Jahr.
Was ist der Zahlungszeitraum alle zwei Wochen?
Gehaltsschecks gelten als zweiwöchentlich, wenn sie alle zwei Wochen ausgestellt werden, also insgesamt 26 Zahlungen pro Jahr.
Abschließende Überlegungen
Es gibt offensichtlich keine einheitliche Methode zur Entschädigung von Arbeitnehmern. Die Größe Ihres Unternehmens, die Art Ihrer Branche und der Standort Ihres Unternehmens können alle Einfluss darauf haben, für welche der vielen möglichen Lohnperioden Sie sich entscheiden. Es ist jedoch keine einfache Entscheidung, und Sie könnten von etwas Anleitung profitieren, wenn Sie darüber nachdenken. Durch den Einsatz von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten können Sie auch Ihre Vergütungsplanung und -verwaltung optimieren und Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung mit anderen wichtigen HR-Prozessen verknüpfen.
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Bibliographie
