Ja, Ihr Job könnte übel stinken, oder Sie hätten eine bessere Option gefunden. Dennoch ist es wichtig, dass Sie Ihr Kündigungsschreiben höflich und professionell verfassen. Dies wird einen großen Beitrag zur Förderung einer gesunden Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Chef leisten. Ich meine, Sie möchten Ihren Arbeitsplatz nicht mit einem Gefühl von Unbehagen und Schuldgefühlen verlassen, oder? Hier ist Ihr Leitfaden zum Verfassen eines professionellen Kündigungsschreibens. Ich habe einige Vorlagen beigefügt, um den Prozess für Sie zu optimieren. Lassen Sie uns zunächst ein Kündigungsschreiben verstehen und erklären, warum es wichtig ist …
Key Take Away
Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument oder eine E-Mail, die Ihren Arbeitgeber darüber informiert, dass Sie Ihre Position verlassen.
So schreiben Sie ein professionelles Kündigungsschreiben:
- Halten Sie es einfach und kommen Sie direkt auf den Punkt
- Behalten Sie einen positiven und professionellen Ton bei
- Korrekturlesen auf Grammatik- und Rechtschreibfehler
- Seien Sie ehrlich, aber diplomatisch in Ihren Rücktrittsgründen (optional)
- Vermeiden Sie Brückenbrüche und bewahren Sie ein professionelles Auftreten
Was ist ein Kündigungsschreiben?
Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument oder eine E-Mail, die Ihren Arbeitgeber darüber informiert, dass Sie Ihre Position verlassen. In der Regel wird ein Kündigungsschreiben mindestens zwei Wochen vor dem Fälligkeitstermin verschickt. Dies hilft dem Arbeitgeber, die notwendigen Anpassungen für Ihren Austritt vorzunehmen und möglicherweise einen Ersatz zu finden.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein professionelles und höfliches Kündigungsschreiben zu verfassen, präsentieren Sie sich als vertrauenswürdige und zuverlässige Person und helfen Ihnen so, professionelle Beziehungen aufrechtzuerhalten. Bei Referenzprüfungen können Sie sogar Empfehlungsschreiben und positive Bewertungen erhalten.
Welche Bedeutung hat ein Kündigungsschreiben?
Im HR-Prozess stellt ein Kündigungsschreiben eine offizielle und formelle Möglichkeit für einen Mitarbeiter dar, seine Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, mitzuteilen. Es stellt sicher, dass die Kündigung ordnungsgemäß dokumentiert und vom Arbeitgeber anerkannt wird. In den meisten Fällen verlangen einige Arbeitsverträge und Arbeitsgesetze, dass Sie eine schriftliche Kündigungserklärung abgeben, bevor Sie in eine neue Position übernommen werden. Mit einem Kündigungsschreiben können Sie Ihren vertraglichen Pflichten nachkommen und den gesetzlichen Vorgaben nachkommen.
Darüber hinaus ist das Kündigungsschreiben eine Art schriftliche Niederschrift Ihrer Entscheidung, das Amt zu verlassen, sowie der Gründe dafür; es ist wie eine Form der Referenz. Auf diese Weise kann die Personalabteilung genaue Personalakten führen, die Mitarbeiterfluktuation verfolgen und potenzielle Streitigkeiten oder rechtliche Probleme angehen, die in der Zukunft auftreten könnten.
Darüber hinaus kann ein Kündigungsschreiben der Organisation die Möglichkeit bieten, ein Kündigungsschreiben durchzuführen Interview beenden um Erkenntnisse über die mögliche Ursache des Abgangs und Verbesserungsmöglichkeiten zu gewinnen.
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Schließlich kann Ihnen das Verfassen eines Kündigungsschreibens die Möglichkeit geben, Ihre Gedanken zur Arbeitsethik in der Organisation zum Ausdruck zu bringen, Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck zu bringen und unter guten Bedingungen zu kündigen (Sie haben jedenfalls keine Straftat begangen). Sie geben den Job auf, aber die Verbindungen, die Sie zu Ihren Kollegen und Vorgesetzten aufgebaut haben, sollten dadurch nicht unterbrochen werden.
Insgesamt dienen Kündigungsschreiben als wichtiges Kommunikationsinstrument im HR-Prozess und sorgen für eine klare und dokumentierte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Organisationen. Sie fördern die Professionalität, erleichtern reibungslose Übergänge und helfen Unternehmen dabei, Veränderungen in der Belegschaft effektiv zu bewältigen.
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Wie wichtig es ist, ein professionelles Kündigungsschreiben zu schreiben
Während meiner Zeit als Personalleiterin erlebte ich einen großen Schock, als eines meiner vertrauenswürdigsten Teammitglieder ihr Kündigungsschreiben einschickte. Anfangs war ich enttäuscht, aber ihr Brief hat mich ziemlich beeindruckt. Sie erwähnte nie, dass das Unternehmen ihr Unrecht angetan hat, sondern lobte uns vielmehr für unser unermüdliches Engagement, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter ein förderliches Arbeitsumfeld hat. Anschließend erläuterte sie die Gründe für ihren Austritt (die natürlich durchaus verständlich waren) und bot ihr an, bei der Rekrutierung und Ausbildung eines neuen Mitglieds behilflich zu sein. Wer würde nach der Lektüre eines solchen Briefes wütend bleiben? Sie können darauf wetten, dass wir uns immer noch gut verstehen, und ich würde sie ohne zu zögern weiterempfehlen, wenn sich eine Gelegenheit ergibt.
Es reicht nicht aus, nur einen Brief zu schreiben. Höflichkeit und Professionalität sind sehr wichtig. Wenn Sie Ihre Beschwerden in Ihrem Brief offenlegen, führt dies nur zu einer Kommunikationsstörung, die für Ihr Arbeitsleben nicht gesund ist.
Was sind nun die Bestandteile eines Kündigungsschreibens?
Schlüsselbestandteile eines Kündigungsschreibens
Datum des Briefes
Das Datum gibt die formelle Mitteilung über den Rücktritt an und dient als Anhaltspunkt für Aufzeichnungszwecke.
Name und Kontaktinformationen des Mitarbeiters
Geben Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters, die aktuelle Position und Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) an. Dadurch wird sichergestellt, dass der Brief leicht identifiziert und mit der Akte des Mitarbeiters verknüpft werden kann.
Name und Kontaktinformationen des Empfängers
Richten Sie den Brief an den entsprechenden Empfänger, in der Regel den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters oder die Personalabteilung. Geben Sie den vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung und die Kontaktinformationen an.
Formelle Anrede
Beginnen Sie den Brief mit einer formellen Anrede wie „Sehr geehrte(r) [Name des Empfängers]“ oder „An wen es geht.“ Dadurch wird ein respektvoller Ton gesetzt und der Empfänger angemessen angesprochen.
Eine klare Rücktrittserklärung und letzter Arbeitstag
Geben Sie Ihre Rücktrittsabsicht klar und prägnant an. Geben Sie den letzten Arbeitstag an und berücksichtigen Sie dabei etwaige Kündigungsfristen, die im Arbeitsvertrag oder in den örtlichen Arbeitsgesetzen vorgesehen sind.
Drücken Sie der Organisation Ihre Dankbarkeit aus
Drücken Sie Ihre aufrichtige Dankbarkeit für die Möglichkeiten, die Unterstützung und die Erfahrungen aus, die Sie während Ihrer Anstellung gesammelt haben. Dies trägt zur Aufrechterhaltung positiver Beziehungen bei und zeigt Professionalität.
Kurze Begründung für den Rücktritt (optional)
Geben Sie gegebenenfalls eine kurze und prägnante Begründung für den Rücktritt an. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, detaillierte Gründe für den Austritt anzugeben, insbesondere wenn es sich um sensible oder persönliche Gründe handelt.
Bieten Sie an, beim Übergangsprozess zu helfen (optional)
Erweitern Sie die Bereitschaft, den Übergangsprozess zu unterstützen, z. B. indem Sie einen Nachfolger schulen oder alle erforderlichen Unterlagen oder Informationen bereitstellen. Dies zeigt Engagement für eine reibungslose Übergabe der Verantwortlichkeiten.
Abschluss und Unterschrift
Beenden Sie das Kündigungsschreiben mit einem professionellen Abschluss, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von der Unterschrift des Mitarbeiters. Bei elektronischer Übermittlung des Schreibens ist die Angabe des Namens in Maschinenschrift ausreichend.
Tipps zum Verfassen eines professionellen Kündigungsschreibens
Kommen wir nun dazu, das Kündigungsschreiben richtig zu verfassen. Ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben bringt nicht nur Ihre Entscheidung zum Ausscheiden zum Ausdruck, sondern spiegelt auch Ihre Professionalität und Ihren Respekt für das Unternehmen wider. Hier einige wertvolle Tipps für das Verfassen eines professionellen Kündigungsschreibens:
#1. Halten Sie es einfach und kommen Sie direkt auf den Punkt
Ihr Kündigungsschreiben sollte kurz und unkompliziert sein. Vermeiden Sie unnötige Details oder lange Erklärungen. Bleiben Sie bei den Kernpunkten, erklären Sie Ihre Kündigungsabsicht, Ihren letzten Arbeitstag und eine kurze Dankesbekundung. Versuchen Sie, Ihren Brief nach Möglichkeit auf eine Seite zu beschränken, da dies ein Zeichen des Respekts für die Zeit des Empfängers ist.
Beispiel:
„Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich mit Wirkung zum [letzten Arbeitstag] von meiner Position als [Ihre Position] bei [Firmenname] zurücktrete. Ich habe die Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten während meiner Zeit hier sehr geschätzt und bin dankbar für die Unterstützung meiner Kollegen.“
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#2. Behalten Sie einen positiven und professionellen Ton bei
Behalten Sie in Ihrem Kündigungsschreiben einen professionellen Ton bei und vermeiden Sie Negativität. Auch wenn Sie aus irgendeinem negativen Grund abreisen, sollten Sie in Ihrem Brief keine Unzufriedenheit oder Kritik äußern. Konzentrieren Sie sich auf die positiven Aspekte Ihrer Erfahrungen mit dem Unternehmen und drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Möglichkeiten aus, die Sie erhalten haben.
#3. Korrekturlesen auf Grammatik- und Rechtschreibfehler
Bevor Sie Ihr Kündigungsschreiben absenden, lesen Sie es sorgfältig auf etwaige Grammatik- oder Rechtschreibfehler durch. Fehler in Ihrem Anschreiben können ein Zeichen mangelnder Professionalität sein und ein schlechtes Licht auf Sie als Kandidaten werfen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Brief gründlich zu prüfen. Sie können auch einen vertrauenswürdigen Kollegen bitten, das Dokument für Sie Korrektur zu lesen.
#4. Seien Sie ehrlich, aber diplomatisch bei Ihren Rücktrittsgründen
Wenn Sie in Ihrem Brief Gründe für Ihren Rücktritt angeben möchten, gehen Sie ehrlich, aber diplomatisch vor. Vermeiden Sie es, dem Unternehmen, Ihren Kollegen oder Ihrem Vorgesetzten Vorwürfe zu machen oder sie zu kritisieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf persönliche oder berufliche Gründe für Ihre Kündigung. Hier ist ein Beispiel:
„Nach sorgfältiger Überlegung habe ich mich entschieden, eine neue Chance wahrzunehmen, die besser zu meinen langfristigen Karrierezielen passt. Ich bin zuversichtlich, dass diese Entscheidung es mir ermöglichen wird, meine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen positiven Beitrag zu meinen zukünftigen Unternehmungen zu leisten.“
#5. Vermeiden Sie Brückenbrüche und bewahren Sie ein professionelles Auftreten
Schließlich ist es wichtig, während des gesamten Kündigungsprozesses ein positives und professionelles Verhalten beizubehalten. Vermeiden Sie es, Brücken zu Ihrem Arbeitgeber oder Ihren Kollegen zu schlagen, da Sie möglicherweise in Zukunft deren Unterstützung oder Referenzen benötigen. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Möglichkeiten aus, die Sie hatten, und bieten Sie an, Sie beim Übergangsprozess zu unterstützen, um einen reibungslosen Ausstieg zu gewährleisten.
Muster-Kündigungsschreiben
Hier finden Sie einige Muster-Kündigungsschreiben:
Formelles Rücktrittsschreiben
(Ihr Name) (Straße 1234) (Stadt, Bundesland, Postleitzahl)
(Heutiges Datum)
(Name der Firma)
(1234-Adresse)
(Stadt, Staat, PLZ)
Sehr geehrter (Name des Vorgesetzten),
Mit diesem Schreiben kündige ich offiziell meinen Rücktritt von meiner Position als (Titel) bei (Unternehmen) mit Wirkung zwei Wochen ab dem heutigen Datum (letzter Arbeitstag) an.
Während der Übergangszeit setze ich mich für eine reibungslose Übergabe meiner Aufgaben ein. Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich Ihnen dabei behilflich sein kann.
Ich möchte meine Dankbarkeit für die Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten zum Ausdruck bringen, die ich während meiner Zeit bei (Unternehmen) hatte. Ihre Beratung und Unterstützung haben auf meinem beruflichen Werdegang eine entscheidende Rolle gespielt und ich bin dankbar für das Vertrauen, das Sie mir entgegenbringen. Ich wünsche Ihnen und dem gesamten Team von (Company) weiterhin viel Erfolg.
Ich bin per E-Mail unter (E-Mail-Adresse) oder telefonisch unter (Telefonnummer) erreichbar, wenn es nach der Kündigung noch Angelegenheiten gibt, die meine Aufmerksamkeit erfordern.
Nochmals vielen Dank für alles und ich freue mich darauf, auch in Zukunft eine positive Beziehung zu (dem Unternehmen) aufrechtzuerhalten.
Mit freundlichen Grüßen,
(Ihre Unterschrift)
(Dein Name)
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Professionelles Kündigungsschreiben
(Ihr Name) (Straße 1234) (Stadt, Bundesland, Postleitzahl)
(Heutiges Datum)
(Name der Firma)
(1234-Adresse)
(Stadt, Staat, PLZ)
Sehr geehrter (Name des Vorgesetzten),
Ich schreibe Ihnen, um Sie über meine Entscheidung zu informieren, von meiner Position als (Titel) bei (Unternehmen) zurückzutreten. Mein letzter Arbeitstag wird (Letzter Arbeitstag) sein.
Ich habe meine Zeit bei (Unternehmen) genossen und bin dankbar für die Möglichkeiten, die ich hatte, innerhalb der Organisation zu lernen und zu wachsen. Ich bin zuversichtlich, dass mir die Erfahrungen und Fähigkeiten, die ich hier erworben habe, auch in Zukunft von großem Nutzen sein werden.
Bitte teilen Sie mir mit, wie ich Sie bei der Übergabe meiner Aufgaben unterstützen kann, damit ich einen reibungslosen Übergang gewährleisten kann.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis für meine Entscheidung. Ich schätze die Professionalität und Kameradschaft, die ich bei (Unternehmen) erlebt habe.
Sie erreichen mich per E-Mail unter (E-Mail-Adresse) oder telefonisch unter (Telefonnummer). Ich freue mich darauf, in Kontakt zu bleiben und wünsche allen im (Unternehmen) weiterhin viel Erfolg.
Freundliche Grüße,
(Ihre Unterschrift)
(Dein Name)
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Häufige Fehler, die Sie in Kündigungsschreiben vermeiden sollten
Sicher haben Sie hier und da einige Hinweise gesehen, aber ich habe sie in diesem Abschnitt zusammengefasst: Häufige Fehler, die Sie in Ihrem Kündigungsschreiben vermeiden sollten. Gehen wir sie durch:
- Mangelnde Klarheit: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben klar und direkt auf den Punkt kommt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, Ihre Gründe (falls vorhanden) und Ihren letzten Arbeitstag angeben, um Verwirrung zu vermeiden.
- Emotionale oder unprofessionelle Sprache: Das Schreiben Ihres Kündigungsschreibens ist kein Anlass, sentimental und zerrissen zu sein. Behalten Sie in Ihrem Brief einen professionellen Ton bei.
- Unterlassene Dankbarkeit: Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Möglichkeiten für Wachstum und kontinuierliches Lernen während Ihres Aufenthalts aus.
- Zu viele persönliche Angaben: Ich habe bereits gesagt, dass die Angabe der Gründe für das Ausscheiden optional ist. Wenn Sie jedoch Ihre Gründe angeben müssen, vermeiden Sie es, zu viele persönliche Gründe anzugeben, da Sie dadurch unprofessionell wirken.
- Ohne Ihre Kontaktdaten: Ihr Arbeitgeber sollte Sie erreichen können, um weitere Einzelheiten zu Ihrer Abreise zu erfahren. Wenn Sie Ihre Kontaktdaten nicht angeben, wirken Sie unhöflich und unprofessionell.
- Unzureichende Kündigungsfrist: Überprüfen Sie den Arbeitsvertrag oder die örtlichen Arbeitsgesetze, um die angemessene Kündigungsfrist zu bestimmen. Sorgen Sie rechtzeitig für einen reibungslosen Übergang.
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Abschließend,
Seien Sie in Ihrem Kündigungsschreiben höflich und professionell, unabhängig von Ihrer Rolle oder dem Grund für das Ausscheiden. Wenn Sie Dankbarkeit und Unterstützung zum Ausdruck bringen, tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Sie bei Ihren Arbeitgebern gut ankommen. Und sie eignen sich auch gut als Referenz für die Zukunft!
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- KÜNDIGUNGSSCHREIBEN FÜR MITARBEITER: Format, Beispiele & Leitfaden
Bibliographie
