Die Bestellung ist das Rückgrat des Geschäfts sowohl für Verkäufer als auch für Käufer. Diese Dokumente sind rechtsverbindlich, zeigen die Kaufabsicht des Kunden an und dienen als Aufzeichnung der Bestelldetails. Jeder, der an der Erstellung und Übertragung dieser Dateien beteiligt ist, muss diese Dateien genau im Auge behalten. Was sind also einige gute Methoden, um Ihre Bestellungen im Auge zu behalten, zu verstauen und in Ordnung zu halten? Eine Bestellnummer ist der erste Schritt, um all diese Dinge tun zu können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine Bestellnummer auf einer Rechnung ist und was ein Bestellnummerngenerator ist. Wir haben auch die Unterschiede zwischen einer Bestellnummer und einer Rechnungsnummer hinzugefügt.
Lass uns eintauchen!
Was ist eine Bestellung?
Die Waren und Dienstleistungen, die ein Käufer erwerben möchte, werden in einer Bestellung (PO) aufgeführt, bei der es sich um ein Dokument handelt, das der Kunde an den Verkäufer sendet. Durch die Annahme der Bestellung durch den Verkäufer kommt ein verbindlicher Vertrag zustande.
Eine ordnungsgemäß dokumentierte Bestellung umfasst Elemente wie:
- Datum der Bestellung
- Die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Menge der Waren oder Dienstleistungen
- Zahlungskonditionen
- Kontaktinformationen von Käufer und Verkäufer
- Eindeutige Bestellnummer
Wie arbeiten sie?
Eine Bestellung (PO) ist ein Dokument, das vom Käufer eines Produkts oder einer Dienstleistung zu Beginn einer Transaktion ausgestellt wird. Darin enthalten sind die ausgetauschten Waren oder Dienstleistungen, deren Menge und der vereinbarte Preis. Eine gut ausgeführte Bestellung sollte so detailliert sein, dass der Verkäufer keine Fragen hat. Die Bestellung ist für beide Parteien verbindlich, da sie von ihnen genehmigt wurde. Die Bestellnummer, die sich oben im Formular befindet, wird für die gesamte nachfolgende Kommunikation mit dem Kunden verwendet, einschließlich Telefonanrufen, Versanddokumenten und Rechnungsstellung.
Nachdem der Verkäufer die Bestellung ausgeführt hat, sendet er eine Rechnung. Die Rechnung ist die Endabrechnung. Es werden Menge und Preis der vom Anbieter gelieferten Waren und Dienstleistungen aufgeführt. Außerdem wird die Bestellnummer angegeben, um anzuzeigen, dass dieser Verkauf im Voraus genehmigt wurde. Der Käufer ist verpflichtet, bei Erhalt die Zahlung gemäß den ursprünglich vereinbarten Bedingungen zu leisten (der Verkäufer kann beispielsweise verlangen, dass alle seine Lieferanten innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden).
Was ist eine Postnummer?
Eine Bestellnummer ist eine spezielle Nummer, die einer Bestellung zugewiesen wird. Sie stellt eine formelle Erklärung der Absicht eines Kunden dar, etwas von einem Verkäufer zu erwerben, und deckt die Einzelheiten der Transaktion ab. Sowohl der Verkäufer als auch der Kunde profitieren davon, dass sie für jede aufgegebene oder erhaltene Bestellung eine eindeutige Kennung haben. Käufer bestätigen ihre Absicht, Waren oder Dienstleistungen zu kaufen, indem sie den Verkäufern Kaufaufträge erteilen. Im Dokument sind unter anderem Preise und Mengenvorgaben enthalten. Die Annahme einer Bestellung durch einen Lieferanten bedeutet nahezu vollständige Akzeptanz der darin enthaltenen Geschäftsbedingungen.
Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Einkaufsaufträge im Auge zu behalten. Diese Aufzeichnungen sind aus rechtlicher Sicht sehr wichtig. Darüber hinaus helfen sie Unternehmen dabei, genaue Finanzunterlagen zu führen, und sind oft entscheidend für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens, insbesondere kleinerer Unternehmen.
Hier kommen Bestellnummern ins Spiel. Sie erleichtern das Speichern und Abrufen von Bestellungen durch beide Parteien, erleichtern die Rechenschaftspflicht von Verkäufern und Käufern in Bezug auf Bestelldetails und erleichtern die Prüfungs- und Buchhaltungsprozesse.
So erhalten Sie eine Postnummer
Die Einrichtung einer Bestellnummer kann auf verschiedene Arten erfolgen. Es ist möglich, dass bestimmte Unternehmen, insbesondere solche mit weniger Ressourcen, ihre eigenen Bestellvorlagen erstellen und Bestellnummern nacheinander für Bestellungen und Rechnungen vergeben können.
Größere Unternehmen müssen jedoch möglicherweise ein wesentlich höheres Transaktionsvolumen bewältigen, was den zeitaufwändigen und ineffizienten Prozess der manuellen Eingabe von Bestellnummern unhaltbar macht.
Aus diesem Grund können viele Online-Buchhaltungsdienste Bestelldetails automatisch erstellen, beispielsweise Bestellnummern für jeden Artikel. Beim Erstellen eines Bestellnummerierungssystems können Sie zwischen zwei Hauptansätzen wählen: manuell und automatisch.
Manuelles Bestellnummernsystem
Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem geringen Bestellaufkommen leiten, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, Ihr eigenes Bestellnummernsystem manuell zu erstellen. Der Code kann aus Buchstaben, Zahlen und Bindestrichen in beliebiger Reihenfolge bestehen, die für Sie als Unternehmensleiter sinnvoll ist. Wenn Sie hingegen eine aussagekräftigere Bestellnummer benötigen, können Sie diese vom System auf der Grundlage des Erstellungsdatums der Bestellung generieren lassen. Egal welchen Weg Sie einschlagen, Sie sollten sich immer den Namen des Anbieters, die wesentlichen Bestelldaten und das Gültigkeitsdatum an anderer Stelle notieren. Machen Sie so weiter, auch wenn Sie dazu Anweisungen erhalten.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Kunden, Bestellungen und Zahlungen an einem zentralen Ort, indem Sie relevante Informationen zu jeder Bestellung in einer Excel-Tabelle erfassen.
Automatischer Bestellnummerngenerator
Die Verwaltung von Bestellungen und Unternehmensausgaben wird mit steigenden Unternehmensausgaben immer komplizierter. Mit der Zeit wird es ineffizient und zeitaufwändig, jeder Bestellung manuell einen eindeutigen Code zu geben. Glücklicherweise gibt es heute zahlreiche kostengünstige cloudbasierte Buchhaltungslösungen, von denen jede über eine eigene automatisierte Funktion zur Generierung und Zuweisung von Bestellnummern (PO) verfügt.
Po-Nummerngenerator
Der Begriff „PO-Nummerngenerator“ deckt keine große Bandbreite an Möglichkeiten ab, insbesondere wenn es um käufliche Ressourcen geht. Wenn Sie zur Verwaltung Ihrer Finanzen eine cloudbasierte Buchhaltungslösung oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) nutzen, ist es für Sie kein Problem, Bestellnummern zu finden, die Sie in Ihre Rechnungen und Bestellungen aufnehmen können.
Sie können einen Zufallsgenerator für Bestellnummern oder eine Zufallszahlengenerierungstechnik verwenden, um Bestellnummern zu generieren, wenn Sie diese manuell oder in einer Anwendung wie Excel erstellen und sie nicht sequenziell sein oder eine bestimmte Länge haben müssen.
Zu diesem Zweck ist es in der Regel eine gute Idee, spezielle Buchhaltungs- oder Unternehmensressourcenplanungssoftware zu verwenden, um Bestellungen und damit auch Bestellnummern zu erstellen. Ein solches System kann Ihnen viel Zeit und Arbeit ersparen, sodass sich die Investition wahrscheinlich lohnt, es sei denn, Ihr Verkaufsvolumen ist extrem gering.
Wo soll die Bestellnummer auf einer Rechnung angegeben werden?
Die gängigste Praxis besteht darin, oben auf einer Rechnung eine Bestellnummer anzugeben, damit schnell und einfach darauf verwiesen werden kann. Wo Sie die Bestellnummer in Ihrer Vorlage angeben, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab.
Bestellnummer vs. Rechnungsnummer
Eine Bestellnummer und eine Rechnungsnummer sehen auf den ersten Blick beide ähnlich aus. Es gibt mehrere Unterschiede zwischen einer Bestellnummer und einer Rechnungsnummer, obwohl sie identische Informationen und Zahlungsbedingungen enthalten. Im Folgenden sind die Unterschiede zwischen einer Bestellnummer und einer Rechnungsnummer aufgeführt:
#1. Die ausstellende Behörde des Dokuments
Die Rechnungsstellung erfolgt, nachdem ein Verbraucher eine Bestellung an einen Anbieter erteilt hat.
#2. Rechtsstellung
Rechnungen sind zwar nützlich, um Sendungen zu verfolgen und Zahlungen einzufordern, haben aber keinen anderen rechtlichen Zweck im Kaufprozess. Sofern es nicht zur Sicherung der Bestellung verwendet wird, kann es nicht als Finanzinstrument oder vor einem Zivilgericht verwendet werden, da es sich nicht um eine Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer handelt.
#3. Wie sie verwendet werden
Der Zweck einer Rechnung besteht darin, dem Käufer die Verpflichtung zur Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum zurückzugeben. Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt und der Verkäufer die Fracht immer noch nicht bezahlt hat, sendet er möglicherweise eine Erinnerungs-E-Mail. Die Rechnung kann auch als freundliche Zahlungserinnerung des Verkäufers dienen. Im Gegensatz dazu ermöglicht eine Bestellung dem Käufer, die Menge und das Lieferdatum des Produkts anzugeben, das er vom Lieferanten benötigt.
#4. Was sie angeben
Rechnungen mit detaillierten Angaben zum Sendungsinhalt sind gängige Praxis. Immer wenn der Lieferant mehr als ein Paket versendet, werden mehrere Rechnungen mit eindeutigen Seriennummern erstellt.
Hier sind weitere Unterschiede zwischen einer Bestellnummer und einer Rechnungsnummer
| Bestellnummer | Rechnungsnummer |
| Vom Käufer an den Verkäufer gesendete Auftragsbestätigung | Zahlungserinnerung vom Lieferanten an den Käufer |
| Wird generiert, wenn der Käufer eine Bestellung aufgibt | Generiert, nachdem die Bestellung ausgeführt wurde |
| Definiert die Bedingungen eines Kaufs | Definiert die Bestätigung eines Verkaufs |
| Verhindert eine Überbevorratung des Lagerbestands | Verhindert Doppel- und Überzahlungen |
| Erleichtert die Nachverfolgung des Lagerbestands | Hilft bei der Berechnung von Ausgaben und Steuern |
Ähnlichkeiten zwischen Bestellung und Rechnung
Bestellungen und Rechnungen können leicht verwechselt werden, weil sie ähnlich klingen. Bei beiden handelt es sich um den Austausch von Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung zu kommerziellen Zwecken. Der Zeitpunkt dieser Ereignisse ist jedoch unterschiedlich. Sie haben viele Gemeinsamkeiten, aber es gibt auch wichtige Unterschiede, die gemacht werden müssen.
In den meisten Fällen können eine Bestellung und eine Rechnung synonym verwendet werden. Trotz ihrer vielen Unterschiede gibt es einige wichtige Parallelen zwischen Bestellungen und Rechnungen:
- Bei beiden handelt es sich um Werbeformen rund um den Produktkauf.
- Sie sind entscheidend für die Reduzierung verschwenderischer Ausgaben.
- Sie ermöglichen eine größere Transparenz im Kaufprozess.
- In beiden sind grundlegende Bestell-, Liefer-, Lieferanten- und Preisdetails enthalten.
- Bei beiden Kaufverträgen handelt es sich um verbindliche Rechtsdokumente
Welche Funktion haben Rechnung und Bestellung in einem Unternehmen?
Auch wenn es wie zusätzliche Arbeit erscheinen mag, sind Bestellungen und Rechnungen wichtige Finanzdokumente, die einem Unternehmen dabei helfen, den Überblick über seine Einkaufsbedürfnisse zu behalten, wenn die Nachfrage wächst und sich die Käufer-Verkäufer-Beziehung entwickelt.
Sie können nicht zwischen einer Bestellung und einer Rechnung wählen, da beide von entscheidender Bedeutung sind. Auch wenn Rechnungen aus rechtlicher Sicht unerlässlich sind, bieten Bestellungen die dringend benötigte Klärung und helfen, Probleme zu vermeiden.
Durch die Verwendung von Kaufaufträgen und Rechnungen werden Missverständnisse minimiert, da die erwarteten Ergebnisse der Transaktion klar dargelegt werden, unabhängig von Nachfrageschwankungen oder dem Komplexitätsgrad des zugrunde liegenden Kaufprozesses.
Warum die digitale Auftrags- und Rechnungsverwaltung nutzen?
Die manuelle Auftrags- und Rechnungsverwaltung ist am Anfang einfach, wenn das Unternehmen klein ist und die Menge der Einkäufe bescheiden ist. Allerdings wächst mit der Ausweitung des Unternehmens auch die Menge der getätigten Einkäufe. Auch das Verständnis der Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Bestellungen und Rechnungen wird nicht viel helfen.
Für Unternehmen wird es immer mühsamer und fehleranfälliger, die zunehmende Anzahl von Bestellungen und Rechnungen, die sie per E-Mail, Fax, Post usw. erhalten, manuell zu bearbeiten. Auch wenn es sich um eine unbedeutende Information handelt, ist sie für den Erfolg von entscheidender Bedeutung den Prozess als Ganzes.
EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) können teuer sein, und einige Unternehmen können es sich einfach nicht leisten, ein solches System bei ihren Anbietern zu implementieren. Beschaffungslösungen ermöglichen es Unternehmen, die in Rechnungen für Bestellungen enthaltenen Informationen zu schützen. Um die Effektivität ihrer grundlegendsten Beschaffungsverfahren zu optimieren und zu verbessern, können Unternehmen jeder Größe diese Software nutzen, um Dinge wie Bestellungen und Rechnungen zu verwalten.
Warum ist die Bestellnummer wichtig?
Unabhängig davon, ob Sie Käufer oder Verkäufer sind, ist die Bestellung ein integraler Bestandteil der Geschäftstransaktion, der jederzeit Ihre Aufmerksamkeit und Einhaltung erfordert.
Wenn Sie jeder Bestellung eine eindeutige Bestellnummer zuweisen, wird die Auftragsverfolgung einfacher und präziser. Wenn ein Kunde ein Problem mit einem Kauf hat, der Monate zurückliegt, können die Bestellung und die zugehörige Rechnung mit einer einfachen Suche anhand der Bestellnummer gefunden werden.
Der gleiche Vorteil steht Ihnen zur Verfügung, wenn Ihr Unternehmen die Bestellung aufgibt und die Bestellnummer ausgibt. Ein einfach zu generierender Code sowie das schnelle Auffinden und Überprüfen von Einkäufen sind beide Vorteile der Verwendung eines Bestellnummerierungsschemas. Durch die Verwendung einer Bestellnummer werden Doppelzahlungen, unsachgemäße Einreichung und andere Buchhaltungsfehler vermieden.
Der langfristige Erfolg Ihres Unternehmens hängt davon ab, dass die Dienstleistungen seriös sind und von geschulten Fachkräften erbracht werden. Die Lieferung eines falschen Artikels oder eine falsche Rechnungsstellung an einen Kunden kann verheerende Auswirkungen auf den guten Namen und das Geschäftsergebnis eines Unternehmens haben.
Hier sind weitere Gründe, warum eine Bestellnummer wichtig ist:
#1. Vertrauen und Verifizierung
Auch wenn sich zwischen Käufer und Verkäufer gegenseitiges Vertrauen entwickelt, erfordert jede Transaktion dennoch Zahlungs- und Liefergarantien. Eine Bestellung verringert die Verwechslungsgefahr und macht alle Parteien zur Rechenschaft gezogen. Wenn sich Unternehmen weiterentwickeln, können sich die zugrunde liegenden Annahmen, auf denen sie gegründet wurden, ändern. Die Konsistenz dieses Wissens wird durch Bestellungen erleichtert.
# 2. Organisation
Die Erweiterung des Kundenstamms eines Unternehmens erhöht die Schwierigkeit, Aufträge zu erfüllen. In einer großen Organisation ist es nicht so einfach, die Anweisungen aufzuschreiben und sie einem Mitarbeiter zur Ausführung zu übergeben. Wenn alle Ihre Kunden ein Bestellsystem verwenden, das Sie überwachen können, können Sie sie zufrieden stellen und Ihnen zusätzliche Umsätze bescheren.
#3. Rechenschaftspflicht
Eine Kaufbestellung kann die Einkaufs- und Verkaufsprozesse eines Unternehmens vereinfachen. Durch die schriftliche Formalisierung der Geschäftsbedingungen erhöhen sowohl der Verkäufer als auch der Käufer die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre eingegangenen Verpflichtungen einhalten. Darüber hinaus erleichtert es dem Verkäufer die Verfolgung des Verkaufsfortschritts der Artikel und den Abgleich nicht erfüllter Bestellungen. Die Verwendung von Bestellungen kommt beiden Parteien zugute.
Wer stellt eine Bestellnummer bereit?
Jede Bestellung erhält eine spezielle Kennung, die sogenannte „PO-Nummer“. Es liegt in der Verantwortung des Käufers, dieses Dokument zu erstellen, das von beiden Parteien während des gesamten Verkaufsprozesses verwendet wird. Verkäufer geben häufig die Bestellnummer auf der Verkaufsrechnung an, um sicherzustellen, dass sie dem richtigen Kunden den richtigen Kauf in Rechnung stellen.
Wie verwende ich eine Bestellnummer?
Für jede Bestellung wird eine individuelle PO-Nummer (Purchase Order) generiert. Die Bestellung gibt die Waren und Dienstleistungen an, die ein Unternehmen von einem bestimmten Lieferanten erwerben möchte. Sowohl der Käufer als auch der Verkäufer beziehen sich im Verlauf des Geschäfts auf die Bestellnummer.
Wie finde ich meine Bestellnummer?
Die Bestellnummer ist eine rechtsverbindliche Nummer, die sich auf dem Bestellbeleg befindet. Eine Kaufbestellung ist ein erstes Geschäftsdokument, in dem die zu liefernden Waren oder Dienstleistungen sowie deren Mengen und Preise aufgeführt sind.
Wie viele Ziffern hat eine Bestellnummer?
Eine Bestellnummer besteht aus vier bis sechs Ziffern. Die Bestellnummer kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben, Ziffern und Bindestrichen enthalten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellnummer und einer Bestellnummer?
Die Bestellnummer (oder Bestellnummer) einer Bestellung ist eine spezielle Identifikationsnummer, die vom einkaufenden Unternehmen generiert wird. Die Unternehmensleitung kann den Code manuell erstellen oder das Programm könnte dies automatisch tun.
Abschließende Überlegungen
Der Käufer weist jeder Bestellung oft eine spezielle Identifikationsnummer zu, die sogenannte PO-Nummer. Die Unternehmensleitung oder die Buchhaltungssoftware des Unternehmens kann den Code manuell oder automatisch generieren. Im Verlauf der Transaktion wird die Bestellnummer in Kundenanrufen, Versandformularen und gelegentlich auch auf der entsprechenden Verkaufsrechnung angegeben, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
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Bibliographie
