In der digitalen Welt, in der wir leben, hat das durch die Technologie geschaffene Transportsystem das Reisen erleichtert, insbesondere für Unternehmen. Dieser Leitfaden führt uns zur Spesenverwaltungssoftware, dem System, den Lösungen und den beteiligten Unternehmen.
Ausgabenverwaltung
Spesenmanagement ist ein System, das ein Unternehmen verwendet, um von Mitarbeitern veranlasste Spesen zu verarbeiten, zu bezahlen und zu überprüfen. Diese Ausgaben können auch Reise- und Bewirtungskosten umfassen, sind aber nicht darauf beschränkt.
Darüber hinaus nehmen Geschäftsreisen in der heutigen digitalen Welt dank der Bequemlichkeit des Transports durch moderne Technologie zu. In der Zwischenzeit ist ein Spesenmanagement erforderlich, um alle Ausgaben zu verarbeiten, die durch Geschäftsreisen entstehen.
Allerdings dann, wenn Geschäftsreisende aus geschäftlichen Gründen im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs sind. Ihnen können zusätzliche Kosten wie Unterkunft, Transport, Verpflegung usw. entstehen, die normalerweise vom Arbeitgeber getragen werden.
Bedeutung des Spesenmanagements
Um im Geschäft zu bleiben, müssen im Allgemeinen alle Unternehmen in der Lage sein, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen, und eine dieser Rechnungen sind die Ausgaben der Mitarbeiter. Das Spesenmanagement wird jedoch für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, die Geschäfte außerhalb des Büros tätigen, immer von entscheidender Bedeutung sein. Es könnte etwas so Einfaches sein, dass ein Außendienstleiter, der das Mittagessen eines Kunden bezahlt, dokumentiert, akzeptiert und erstattet werden muss.
Daher können Unternehmen, die über effektive Spesenverwaltungssysteme verfügen, diese Erstattungen schnell und genau ausstellen. Mitarbeiter mögen es nicht, monatelang warten zu müssen, nachdem ihnen eine Ausgabe entstanden ist, um erstattet zu werden.
Was ist Spesenmanagement-Software?
Spesenverwaltungssoftware rationalisiert und organisiert die Spesenerfassung eines Unternehmens, beseitigt Papierspuren und verringert den Verwaltungsaufwand. Zweitens bietet Spesenverwaltungssoftware den Administratoren auch vollständige Transparenz und Nachverfolgung der Verwendung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens durch die Mitarbeiter. Darüber hinaus untersucht Spesenverwaltungssoftware die Gesamtausgaben, entdeckt Optionen zur Kostensenkung und begrenzt übermäßige Ausgaben. Außerdem werden Zeiterfassungssoftware, Reiseverwaltungssoftware, Buchhaltungssoftware und Workforce-Management-Software routinemäßig mit Spesenverwaltungssoftware verschmelzen.
Die beste Spesenverwaltungssoftware
Nachfolgend finden Sie die Software für die Kostenverwaltung, die Sie in Betracht ziehen sollten. Lesen Sie weiter, denn es wird Ihnen und Ihrem Unternehmen definitiv helfen.
#1. SAP Concur Expense-Management-Software
SAP Concur ist der weltweit führende Anbieter von Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagementlösungen. Darüber hinaus führt diese Software die Mitarbeiter durch jede einzelne Reise. Gebühren können einfach in Spesenabrechnungen eingegeben werden, und Rechnungsberechtigungen sind automatisiert. Darüber hinaus können Unternehmen genau wissen, was sie ausgeben, indem sie Echtzeitdaten integrieren und KI verwenden, um 100 Prozent der Transaktionen zu prüfen. Die Lösungen von Concur reduzieren jedoch zeitaufwändige Verfahren aus der Vergangenheit, erleichtern die Arbeit von heute und unterstützen Unternehmen dabei, konstant Höchstleistungen zu erbringen.
#2. Expensify Spesenverwaltungssoftware
Grundsätzlich können Sie mit Expensify Ihre Ausgaben einfach überwachen, Rechnungen bezahlen, Rechnungen senden und Reisen planen. Darüber hinaus können Sie mit dem unbegrenzten Scannen von Belegen ein Foto von jedem Beleg machen, und die SmartScan-Technologie von Expensify sammelt die Informationen. Noch besser, Sie können die Expensify Card kaufen und sich für immer von Quittungen verabschieden.
Die Spesenverwaltungssoftware markiert und lädt auch Geschäftsausgaben für eine einfache Genehmigung, Erstattung am nächsten Tag und automatische Synchronisierung hoch. Darüber hinaus extrahiert Expensify Informationen aus Lieferantenrechnungen und genehmigt und bezahlt diese automatisch. Erstellen und senden Sie dann Rechnungen, während Sie Zahlungen einziehen und automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren. Schließlich arrangieren Experten Ihre Flüge, Hotels und Autos in einem einzigen Chat.
#3.TripActions Spesenmanagement-Software
Diese Software ist die führende Cloud-basierte T&E-Plattform. Plus die Kombination aus branchenführender Technologie mit erstklassigem Reisebüroservice. In der Folge wird es schnell zum Standard für das Reise- und Ausgabenmanagement von Unternehmen. TripActions, dem Travel Manager und Finanzteams bei über 4,000 Unternehmen weltweit vertrauen. Es verwendet Echtzeitinformationen, um die Sicherheit reisender Mitarbeiter zu überwachen, Kosten zu begrenzen und Zeit zu sparen.
#4. Emburse Certify Spesenverwaltungssoftware
Emburse vereint einige der weltweit führenden und vertrauenswürdigsten Finanzprozessautomatisierungen. Als Teil des Produktangebots. Emburse Certify verspricht, die Arbeit zu personalisieren und gleichzeitig Kostenmanagement, Kreditorenbuchhaltung und Abhilfemaßnahmen für Geschäftsreisen für wachsende Unternehmen bereitzustellen. Inzwischen ist Certify Expense eine Internet-Reise- und Spesenverwaltungssoftware. Unternehmen, die manuelle Vorgänge schnell automatisieren und gleichzeitig eine hervorragende organisatorische und abschließende Unterstützung kostenlos erhalten möchten. Darüber hinaus bietet Certify eine breite Palette an Integrationen, Reisebuchungen und Live-Unterstützung für alle Benutzer.
#5. Pleo-Verwaltungssoftware
Pleo ist die Investitionsanwendung für Unternehmen, die Ihr Team verdient. Plus intelligente Visitenkarten und Software, mit denen Sie Ausgaben, Rechnungen und mehr nachverfolgen und bezahlen können.
#6. Zoho-Verwaltungssoftware
Zoho Expense ist eine Weblösung. die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsreisen und Ausgaben erfolgreich zu verwalten. Zoho Expense konzentriert sich jedoch auf die Automatisierung der Spesenabrechnung von der Quittung bis zur Bilanz, wodurch Unternehmen viel Zeit und Mühe sparen. Zoho Expense erleichtert auch Geschäftsreisen und Buchungen für Unternehmen, erzwingt zweitens mehrstufige Freigaben und verwaltet schließlich Vorauszahlungen. Daher werden indirekte Kosten mit manuellen Spesenabrechnungen dank der Fähigkeit von Zoho Expense, Genehmigungs- und andere Prozesse zu rationalisieren, erheblich reduziert. Schließlich helfen leistungsstarke Ausgabenregeln und -limits sowie Analysen dabei, die Zügel bei den Ausgaben straff zu halten.
#7. Brex Spesenverwaltungssoftware
Wollen Sie Kaufkraft und Kontrolle? Brex-Unternehmenskarten bieten beides. Schalte niedrigere Anforderungen, perfekte Belohnungen und integrierte Ausgabenkontrolle frei. Grundsätzlich glauben 94 Prozent der Kunden, dass Brex der Erfolg ihres Unternehmens wichtig ist. Und 95 Prozent der Kunden sagen, dass der Wechsel zu Brex einfach ist. Plus 98 Prozent unserer Kunden, die mit unserem Live-Kundendienstteam interagierten, fanden sie freundlich und nett.
#8. Emburse Abacus Spesenverwaltungssoftware
Veröffentlichen und kontrollieren Sie Mitarbeiterkosten in Echtzeit. Keine Spesenabrechnungen oder Horten von Quittungen mehr. Emburse Abacus Erfassen Sie die Ausgaben, sobald sie anfallen, um einen vollständigen Überblick über die Ausgaben zu erhalten. Es erstellt auch benutzerdefinierte Genehmigungsroutingregeln für jede Ausgabe und automatisiert Ihre Ausgabenrichtlinie, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Folglich räumt die minimalistische, elegante Benutzeroberfläche das Durcheinander auf und fordert die Mitarbeiter nur auf, was erforderlich ist, während die Ausgaben organisiert und in Berichten sortiert werden, sobald sie eingereicht werden.
#9. Paylocity-Verwaltungssoftware
Unsere All-in-one-Softwareplattform ermöglicht HR-Experten die einfache Verwaltung täglicher Aufgaben in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Talent und Personalmanagement. Was uns jedoch auszeichnet, ist, dass unsere Technologie eine Kultur unterstützt, die sich wirklich um den Erfolg unserer Kunden kümmert. Anbieter verkaufen Ihnen einfach ein Produkt. Ein Partner hingegen kümmert sich wirklich um Sie und Ihr Unternehmen. Ein Partner nimmt sich Zeit, Sie kennenzulernen und Ihre Bedürfnisse zu verstehen. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die besten Lösungen zu finden, die Ihrem Unternehmen heute zugutekommen und gleichzeitig den Weg für eine bessere Zukunft ebnen. Und morgen dreht sich alles um Ihr Team. Alles soll Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
#10. WebSpesenverwaltungssoftware
Als weltweit führender Anbieter von Software für Internetreisen und Ausgabenmanagement für Unternehmen jeder Größe in über 70 Ländern. Webexpenses erfüllen die folgenden manuellen Prozesse, verbessern die Ausgabentransparenz, vermeiden Fehler und konzentrieren sich nachweislich darauf, Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Unsere Honors Expense Management-Lösung ist das Herzstück unserer Suite und reduziert nachweislich die T&E-Ausgaben um bis zu 30 %.
#11. Fyle Spesenmanagement-Software
Die Situation hat sich in den letzten drei Jahrzehnten gewandelt und damit auch das Zeitkostenmanagement. Fyle hat eine neue, einfache Möglichkeit geschaffen, Spesenabrechnungen in Echtzeit zu erstellen. Mitarbeiter reichen also Kosten unterwegs ein, indem sie Apps verwenden, die sie täglich verwenden, wie Gmail, Outlook, Slack, WhatsApp und die Telefongalerie. Alle Ausgaben werden jedoch erst eingereicht, nachdem sie auf Richtlinienverstöße überprüft wurden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter direkt in diesen Apps benachrichtigt werden, wenn sie gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.
#12. Ramp Expense Management-Software
Als Finanzdienstleistung, die darauf ausgelegt ist, Ihnen Geld und Aufwand zu sparen. Mittlerweile ist Ramp eine 5-in-1-Softwarelösung, die Unternehmenskarten, Spesenmanagement, Rechnungszahlungen, Buchhaltung und Berichterstattung in einer einzigen einfachen Lösung kombiniert. was ist mehr? Darüber hinaus entwickelt sich Ramp aufgrund seines einzigartigen Ansatzes für Finanzdienstleistungen schnell zu Amerikas am schnellsten wachsender Visitenkarte und Software mit der höchsten Bewertung.
#13. Divvy-Verwaltungssoftware
Divvy hat die reibungslose Kostenverwaltungssoftware mit der Karte zusammengeführt. Benutzer müssen also keine weitere Spesenabrechnung bearbeiten. Mit Divvy können Sie eine schnellere Offenlegung von Ausgaben, durchsetzbare Budgets und eine einzige Plattform nutzen, um alle Kosten wirklich sichtbar zu machen. Machen Sie sich außerdem bereit, mehr Kontrolle auszuüben und Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren.
Arten von Spesenverwaltungssoftware, die es gibt
Einige Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme haben rudimentäry Ausgabenverwaltungsfunktionen. die für Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern häufig unzureichend sind. Diese Systeme sind jedoch nützlich für die Konsolidierung von Ausgabenverwaltungsdaten, aber sie sind nicht für Ausgabengenehmigungen, Nachverfolgung oder Überwachung geeignet.
#1. Eigenständige Verwaltungssoftware
Unabhängig von anderen Systemen gibt es eine eigenständige Ausgabenverwaltungssoftware. Darüber hinaus konzentriert sich diese Art von Software ausschließlich auf das Reisekostenmanagement und hat wenig oder gar keine Funktionen für das Reisemanagement. Darüber hinaus wird die Integration mit Reiseverwaltungssoftware, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware in der Regel von Anbietern bereitgestellt.
#2. Reise und Ausgaben
Spesenverwaltungssoftware kann in Reise- und Spesenlösungen integriert werden. Daher kann es sich um ein separates Paket handeln, das nur als einzelnes System erworben und verwendet werden kann. Dennoch neigen Unternehmen, die unterschiedliche Produkte für das Reise- und Ausgabenmanagement anbieten, dazu, diese in Suiten für Unternehmen zu bündeln, die beide Arten von Funktionen benötigen.
Spesenverwaltungssystem
Ein Spesenverwaltungssystem ist eine Software, die die meisten Kostendeckungsprozesse der Mitarbeiter organisiert. Darüber hinaus macht die Software Papier überflüssig, verringert den Zeitaufwand für die Ausgabenverwaltung und reduziert Fehler.
Was das Spesenverwaltungssystem macht
- Erstens kann dieses System die Aufzeichnung, Verfolgung, Autorisierung und Gebühr der erstattungsfähigen Ausgaben der Mitarbeiter durchführen. Die Ausgabenverwaltungssoftware arbeitet Hand in Hand mit dem Verwaltungssystem des Unternehmens, um sicherzustellen, dass genehmigte (oder nicht genehmigte) Ausgaben nicht zu viel ausgegeben werden.
- Zweitens bietet das Kostenmanagementsystem auch analytische Tools, die das Unternehmen unterstützen. Um bessere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben zu treffen und über notwendige Richtlinienänderungen zu informieren. Schließlich unterstützt das System Unternehmen durch die einfache Berichterstattung über alle Ausgaben bei der Aufrechterhaltung von Compliance und Rechenschaftspflicht.
- Die Kombination von Spesenverwaltungssoftware mit einem ERP- oder Buchführungssystem hat entscheidende Vorteile. Zum einen entfällt für die Buchhaltung die Notwendigkeit, Spesenabrechnungsdaten manuell einzugeben oder hochzuladen. Dadurch wird Zeit gespart und das Fehlerrisiko gesenkt. Darüber hinaus werden Spesen nach der Annahme sofort zur Zahlung eingeplant, was zu einer schnellen Erstattung durch die Mitarbeiter führt.
- Schließlich führt die Zusammenführung von Spesenabrechnungs- und ERP-Daten auch zu einer umfassenderen Analyse über alle Ausgabenkategorien hinweg. Einschließlich nach Region, Marke oder anderen Geschäftssegmenten. Die Integration ermöglicht es Dienstleistern beispielsweise, Gebühren einfacher einzelnen Projekten zuzuordnen. Reduzierung von Fragen darüber, wie Ausgaben aufgeteilt oder an welchen Kunden sie gezahlt werden sollten.
Vorteile für Spesenmanagement-Systemlösungen
Ob Sie die betriebliche Effizienz steigern möchten, indem Sie neue Lösungen installieren, die sich besser in Ihr aktuelles ERP (Enterprise Resource Planning) integrieren lassen. Die Automatisierung der Spesenabrechnung Ihres Unternehmens als Lösung für ein Spesenverwaltungssystem bietet erhebliche Vorteile
- Der Zugriff auf alle Telekommunikationsausgaben ist eine der Lösungen für das Ausgabenmanagement.
- Indem Sie die Abrechnung regelmäßig überwachen, können Sie Fehler oder unsachgemäße Gebühren beseitigen.
- Verbessern Sie den Geschäftsbetrieb, indem Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter besser nutzen.
- Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Ausgabenüberwachung, Berichterstattung und Budgetierung.
- Vermeiden Sie verspätete Gebühren und Strafen für unbezahlte Rechnungen.
- Analysieren Sie die Nutzung, um sicherzustellen, dass sie das Volumen bewältigen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten kann.
Spesenverwaltungsgesellschaften
Nachfolgend finden Sie Unternehmen für die Verwaltung von Telekommunikationsausgaben
- Asentinel
- Avotus
- Kontrollpunktlösungen
- Rechnungseinblick
- MBG Spesenmanagement für Unternehmen
- ProfitLine
- Quickcomm-Softwarelösungen
- Flussmine
- Symphony Spend Management Solutions für Spesenunternehmen
Wie kann ich meine Ausgaben besser verwalten?
Die folgenden Möglichkeiten sind Möglichkeiten, Ihre Ausgaben besser zu verwalten:
- Erstellen Sie ein persönliches Budget
- Verfolgen Sie Ihre Ausgaben
- Speichern Sie für den Ruhestand
- Sparen Sie für Notfälle
- Planen Sie die Schuldentilgung
- Etablieren Sie gute Kreditgewohnheiten
- Verbessern Sie Ihr Geld-Mindset
Was ist ein Spesenmanagement-Tool?
Ein Beispiel für eine Anwendung, die den Prozess von der Quittung bis zur Erstattung rationalisiert, ist Spesenverwaltungssoftware. Mit Hilfe dieser Software können Unternehmen Reisereservierungen verwalten, die Übermittlung von Ausgabenberichten automatisieren, Genehmigungen beschleunigen, Erstattungen beschleunigen und Spesenabrechnungen in Echtzeit überwachen.
Wie funktioniert Spesenmanagement?
Unternehmen jeder Größe nutzen das Ausgabenverwaltungssystem, um Ausgaben zu verfolgen, Zahlungen zu verarbeiten und Mitarbeiterausgaben zu erfassen. Dazu gehören interne Prozesse, Richtlinien und Ausgabenberichte, die festlegen, wie eine Organisation die Ausgaben ihrer Mitarbeiter bezahlt.
Warum ist Spesenmanagement wichtig?
Software zur Verwaltung von Spesen erhöht die Genauigkeit, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass Mitarbeitererstattungen beschleunigt werden. Mitarbeiter können beispielsweise Daten falsch eingeben, wenn sie Spesen manuell bearbeiten. Daten von Bankkonten und Kreditkartentransaktionen können über eine Spesenverwaltungssoftware abgerufen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Kosten und Aufwand?
Kosten und Aufwand sind unterschiedliche Begriffe, da Kosten einen Aufwand bezeichnen, während sich Aufwand auf die Verwendung der gekauften Waren bezieht. Da diese Begriffe häufig synonym verwendet werden, kann es für Personen, die Buchhalter werden, schwierig sein, zwischen ihnen zu unterscheiden.
Ist Abschreibung ein Aufwand?
Fast alle Unternehmen weisen Abschreibungen in ihre Gewinn- und Verlustrechnung ein. Da es als Aufwand ausgewiesen wird, sollte es immer berücksichtigt werden, wenn ein Posten für Steuerzwecke am Jahresende berechnet wird oder um festzustellen, ob der Posten für die Liquidation gültig ist.
Was sind gemeinsame Ausgaben?
Das Jahresbudget wird verwendet, um die Höhe der gemeinsamen Ausgaben zu bestimmen. Die Kosten für Reparaturen, Versicherungsprämien, Reservefondseinlagen, Buchhaltungs- und Anwaltskosten, Immobilienverwaltungsgebühren, Schneeräumungskosten, Landschaftsgestaltungskosten, Aufzugsservice und Wartungskosten sowie Abfallbeseitigungskosten sind in der Regel in den Budgets enthalten.
Häufig gestellte Fragen zum Ausgabenmanagement
Wie funktioniert Spesenmanagement?
Das Spesenmanagement verfolgt das Ausgabenverhalten der Mitarbeiter und bestimmt, wie die Organisation ihnen die entstandenen Kosten erstattet. Beim traditionellen Spesenmanagement verwenden Unternehmen ein papier- und tabellenbasiertes System zur Verarbeitung, Zahlung und Prüfung der Spesen ihrer Mitarbeiter
Warum ist Spesenmanagement wichtig?
Spesenmanagement ist einer der Schlüsselbereiche, in denen Unternehmen einen schmalen Grat zwischen Ausgabenkürzungen und effektiven Ausgaben meistern müssen. … Sie sind dafür verantwortlich, den Kostenverwaltungsprozess zu verbessern, die Kosten zu kontrollieren und Fehler zu reduzieren, die sich als kostspielig erweisen können
Was ist eine Spesenverwaltungsanwendung?
Eine Spesenverwaltungssoftware ist eine Anwendung, mit der Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben verwalten und melden können. Darüber hinaus wird es von Finanzteams verwendet, um Erstattungen, Spesenabrechnungen und Reiseanträge zu verwalten
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
„mainEntity“: [
{
"@Type": "Frage",
„name“: „Wie funktioniert die Spesenverwaltung?“,
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
Das Spesenmanagement verfolgt das Ausgabenverhalten der Mitarbeiter und bestimmt, wie die Organisation ihnen die entstandenen Kosten erstattet. Beim traditionellen Spesenmanagement verwenden Unternehmen ein papier- und tabellenbasiertes System zur Verarbeitung, Zahlung und Prüfung der Spesen ihrer Mitarbeiter
"
}
}
, {
"@Type": "Frage",
„Name“: „Warum ist Spesenmanagement wichtig?“,
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
Spesenmanagement ist einer der Schlüsselbereiche, in denen Unternehmen einen schmalen Grat zwischen Ausgabenkürzungen und effektiven Ausgaben meistern müssen. … Sie sind dafür verantwortlich, den Kostenverwaltungsprozess zu verbessern, die Kosten zu kontrollieren und Fehler zu reduzieren, die sich als kostspielig erweisen können
"
}
}
, {
"@Type": "Frage",
„name“: „Was ist eine Spesenverwaltungsanwendung?“,
"AcceptedAnswer": {
"@Antwort eingeben",
„Text“: „
Eine Spesenverwaltungssoftware ist eine Anwendung, mit der Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben verwalten und melden können. Darüber hinaus wird es von Finanzteams verwendet, um Erstattungen, Spesenabrechnungen und Reiseanträge zu verwalten
"
}
}
] }
Zusammenfassung
Bei der Ausgabenverwaltung geht es einfach darum, ein System zu verwenden, um zu verwalten, wie Mitarbeiter Ausgaben tätigen, oder um die Ausgaben des Unternehmens zu verwalten
- Money Management: Top 10+ einfache Tipps, um ein Profi zu werden
- Unternehmenssoftware: 27+ beste Software und Programme für Ihre kleinen Unternehmen
- JAHRESABSCHLUSS EINES UNTERNEHMENS: Die besten Beispiele und Vorlagen für 2021 zum Lernen
- Zertifizierte Fonds: Überblick, Funktionsweise, Beispiele, Immobilienvorteile
- Bank- und Finanzwesen: Warum ist es die bevorzugte Berufswahl? (+ ausführliche Anleitung)
- 7 praktische Budgetierungstipps, um Geld zu sparen
- GESCHÄFTSKOSTENKATEGORIEN: Die besten zu berücksichtigenden Geschäftsausgabenkategorien für 2022
