Büromanagement ist eine große Aufgabe mit vielen Beteiligten. Dabei geht es um mehr als nur die Verteilung von Büromaterial und die Erledigung anderer Verwaltungsaufgaben; Es geht darum sicherzustellen, dass Ihr modernes Büro und alle darin arbeitenden Personen gut zusammenarbeiten. In diesem Leitfaden wird das Büromanagement untersucht, wie es von aktuellen Büromanagern praktiziert wird. Wir werden uns mit den Anforderungen des Büromanagementberufs befassen, mit den Fähigkeiten, die für den Erfolg erforderlich sind, wie sich die Rolle verändert und wie Sie in diesem Bereich erfolgreich sein können.
Was ist Büromanagement?
Büromanagement ist eine Tätigkeit, bei der es um die Steigerung der Produktivität, Effizienz und Arbeitsbedingungen im Büro geht. Dies kann ein breites Spektrum an Aufgaben umfassen, wie z. B. die Verwaltung eines modernen Arbeitsplatzes, den Umgang mit Bürogeräten, die Schaffung einer einladenden Büroumgebung, die Verwaltung des Bürobudgets, die Begrüßung von Besuchern und neuen Mitarbeitern am Arbeitsplatz sowie die Organisation von Aktivitäten im Büro und externen Veranstaltungen für Büropersonal, Planung und Buchung von Reisen für Mitarbeiter, Verwaltung der internen Kommunikation, Beschaffung von Büromöbeln und mehr.
Office Manager ist eine spezifische Berufsbezeichnung, deren Aufgaben je nach Branche, Größe der Organisation und Zusammensetzung anderer Abteilungen stark variieren. Unabhängig davon, ob Sie für ein großes oder ein kleines Unternehmen arbeiten, wird die Büroverwaltung sehr unterschiedlich sein.
Es gibt mehrere mögliche Titel für die Rolle, darunter:
- Arbeitsplatzmanager
- Leiter Bürobetrieb
- Facility Manager
- Verwaltungsdirektor
Arten von Büromanagement-Jobs
Es gibt viele verschiedene Arten von Büromanagementberufen, die Kernaufgaben dieser Manager sind jedoch relativ ähnlich. Büroleiter können manchmal Mitarbeiter einstellen, entlassen, schulen und befördern. Darüber hinaus überwachen sie den effizienten Betrieb der Unternehmensverwaltung und stellen sicher, dass die notwendigen Vorräte bereitgestellt werden und die Büroausstattung in gutem Zustand ist.
#1. Unternehmensbüromanagement
Manager in jeder Niederlassung eines Unternehmens sind in die Büroleitungspositionen des Unternehmens eingebunden. Da der Bezirksleiter (normalerweise in der Zentrale stationiert) alle anderen Filialleiter beaufsichtigt, ist das Reisen zwischen den Filialstandorten häufig ein wichtiger Teil der Arbeit. Unternehmensbüroleiter entwickeln auch neue Organisationsmodelle für Personal- und Marketingaktivitäten.
#2. Medizinische Büroleitung
Die Führung einer Arztpraxis erfordert ein umfassendes Verständnis der Anatomie, des Laborbetriebs und der Gesundheitsgesetze. Diese Arztpraxisleiter sind in der Regel in Arztpraxen tätig und beaufsichtigen alle Arzthelferinnen. Die Wahrung der Patientenvertraulichkeit und die ordnungsgemäße Entsorgung medizinischer Abfälle sind ebenfalls wichtige Verpflichtungen.
#3. Leitung einer Anwaltskanzlei
Für die Leitung einer Anwaltskanzlei sind tatsächliche Rechtskenntnisse sowie ein umfassendes Verständnis der rechtlichen Verfahren erforderlich. Anwaltskanzleimanager sind für die juristischen Verwaltungsassistenten, die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung einer Kanzlei verantwortlich.
#4. Virtuelles Büromanagement
Anstatt Vollzeit für ein Unternehmen zu arbeiten, arbeiten virtuelle Büroleiter manchmal in Teilzeit für mehrere kleinere Unternehmen. Dies liegt daran, dass kleine Unternehmen häufig virtuelle Büromanagementaufgaben auslagern. Remote-Jobs aller Art sind auf dem Vormarsch, daher sind virtuelle Büroleiter eine attraktive Alternative für sich langsam entwickelnde kleine Unternehmen, die noch keinen Büroleiter vor Ort benötigen.
Elemente des Büromanagements
Die Säulen einer Struktur sind Elemente des Büromanagements. Wenn die Säule robust ist, muss es auch das Gebäude sein. Daher sind die Aspekte des Büromanagements von entscheidender Bedeutung für den effizienten Betrieb des Büros. Die Hauptprinzipien des Büromanagements sind wie folgt.
#1. Personal
Die Büroarbeit wird tatsächlich von Büroleuten erledigt. In einem kleinen Unternehmen ist der Büroleiter in der Regel für die Auswahl und Vermittlung von Bürokräften zuständig. Die Personalbeschaffung erfolgt in großen Unternehmen durch die Personalabteilung.
Unter allen Umständen muss die Büroarbeit erledigt werden, indem die Arbeit auf jeden Mitarbeiter entsprechend seiner Effizienz verteilt wird, das Personal angewiesen wird, die Arbeit mit Hilfe von Büroressourcen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erledigen, und die Aktionen des Büropersonals kontrolliert werden. Alle diese Aufgaben müssen vom Büroleiter ausgeführt werden.
#2. Bedeutet
Werkzeuge, die im Büro verwendet werden, werden als Hilfsmittel bezeichnet. Beispiele für Hilfsmittel sind Bleistifte, Radiergummis, Papier, Tinte, Büroformulare, Schreibmaschinen, Computer, Drucker, Taschenrechner und ähnliche Gegenstände. In einem Büro sind geeignete Instrumente vorhanden und werden auf die effizienteste und kostengünstigste Weise zur Zielerreichung eingesetzt.
#3. Umfeld
Die Umgebung eines Büros wird durch die Art des Unternehmens bestimmt. Die zahlreichen Büroaufgaben müssen in einer bestimmten Atmosphäre oder Umgebung erledigt werden. Um einen reibungslosen Ablauf der Büroarbeit zu gewährleisten, wird eine Arbeitsumgebung geschaffen und gepflegt. Die Rolle und Aufgabe eines Büroleiters besteht darin, durch die Umsetzung zahlreicher Richtlinien und Praktiken eine geeignete Atmosphäre zu schaffen.
#4. Zweck
Die Büroangestellten müssen sich darüber im Klaren sein, zu welchem Zweck eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wird, und welche Auswirkungen diese Arbeit auf die Leistung anderer hat. Der Zweck wird den Büromitarbeitern vom Büroleiter vermittelt. Ist dies nicht der Fall, führt die Ausübung der Büroarbeit nicht zu einer möglichst effizienten und sparsamen Nutzung der Büroressourcen bei gleichzeitiger Erfüllung der Ziele.
Wichtige Office-Management-Funktionen
Einige der Aufgaben, die von einem Büromanagementpersonal erwartet werden, sind folgende:
#1. Planung
Die Erstellung einer Strukturierung der Aufgaben, die zur Erfüllung Ihrer Unternehmensziele erforderlich sind, ist eine entscheidende Funktion des Büromanagements. Wenn Sie die kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens vollständig verstehen, können Sie Ihren Ansatz zur Erreichung dieser Ziele planen. Der erste Schritt zu einem effizienten Betrieb und einer effizienten Steuerung ist eine detaillierte Planung und Besprechungsvereinbarung.
#2. Ressourcen organisieren
Die Organisation von Ressourcen geht Hand in Hand mit der Erreichung der Unternehmensziele durch Planung. Beispiele hierfür sind Materialien, Personal und finanzielle Unterstützung. Im Anschluss an die Planung folgt für Büroleiter die Aufgabendelegation. Dazu gehört die Bestimmung der benötigten Materialien und die Verteilung dieser Materialien an die entsprechenden Personen. Die besten Büroleiter koordinieren kontinuierlich ihre Arbeit, um diese Ressourcen in Richtung vorgegebener Ziele zu bewegen.
#3. Personalbesetzung
Eine weitere wichtige Aufgabe des Büroleiters ist die Personalbesetzung. Leitende Büroleiter leiten oder arbeiten mit der Personalabteilung in allen Aspekten der Personalbesetzung, Einstellung, Vergütung, Beförderung und Pensionierung untergeordneter Manager zusammen.
#4. Kommunikation
Büromanagement erfordert eine effektive Kommunikation, die eine Voraussetzung für jedes gut funktionierende Unternehmen ist. Wenn ein Büroleiter nicht in der Lage ist, seinen Mitarbeitern die Bedürfnisse des Unternehmens effektiv zu vermitteln, ist maximale Effizienz nicht möglich. Ist für die wöchentlichen Besprechungen eines Teams ein bestimmter Besprechungsraum erforderlich?
Verfügen sie in diesem Bereich über die notwendige Technologie? Denken Sie daran, dass eine hervorragende Kommunikation in beide Richtungen erfolgt. Wenn dieser Büroleiter die Bedürfnisse Ihres Unternehmens nicht beschreiben kann, ist es möglich, dass dieser Büroleiter nicht gut zu Ihrer Organisation passt.
#5. Arbeiten mit der IT
Bei der Arbeit verlassen sich moderne Büromanager stark auf Technologie. Sie können die Software in ihren täglichen Aufgaben nutzen und auch bei der Verwaltung von Software und Technologie für Mitarbeiter behilflich sein. Möglicherweise nutzt Ihr Unternehmen Software für das digitale Facility Management.
Büroleiter sollten in allen Videokonferenzgeräten und WLAN-Verbindungen für Mitarbeiter und Gäste geschult werden und mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Besprechungsräume reibungslos funktionieren.
#6. Motivation
Motivation, ein hochkomplexer Aspekt des Büromanagements, gibt es in zwei Varianten. Es gibt zwei Arten von Motivation: interne Motivation und externe Motivation. Wenn Ihre Mitarbeiter selbstmotiviert sind, wird die Arbeit des Büroleiters einfacher. Wenn nicht, ist es die Aufgabe der Büroleitung, sie von außen zu motivieren.
Dieser Anreiz sollte den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht werden und gleichzeitig wettbewerbsfähig, produktiv und allumfassend sein. Wenn all dies durch externe Motivation erreicht wird, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Ihre Büroangestellten ihre Leistung steigern.
Fähigkeiten des Büroleiters
Für einen kompetenten Büroleiter sind vor allem Soft Skills unerlässlich. Büroleiter fungieren häufig als Vermittler zwischen mehreren Abteilungen, sei es bei der Kommunikation zwischen dem oberen Management und den Mitarbeitern, der Personalabteilung und den Mitarbeitern oder dem Unternehmen und anderen Mitarbeitern im Gebäude, beispielsweise dem Reinigungspersonal.
Dies bedeutet nicht, dass technische Fähigkeiten irrelevant sind; Sie können definitiv einen Mehrwert bieten. Mit der Weiterentwicklung der Rolle des Büroleiters werden technische Kenntnisse und Ausbildung, wie z. B. die Fähigkeit, Software zu nutzen oder sich mit Arbeitsvorschriften vertraut zu machen, immer wichtiger.
Vor diesem Hintergrund sind die folgenden primären Soft Skills und Aufgaben, auf die sich ein Büroleiter konzentrieren sollte:
- Organisatorische und Zeitorganisationsfähigkeiten sind von wesentlicher Bedeutung, da die Anzahl und Vielfalt der Anforderungen an die Funktion dazu führen, dass nur die am besten organisierten Büromanager gute Leistungen erbringen.
- Izwischenmenschliche und Führungskompetenzen, was es ihnen ermöglicht, zufriedene Mitarbeiter zu halten, bei Besuchern einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und schwierige Teamstreitigkeiten zu entschärfen. Sie müssen außerdem mit einer Vielzahl von Abteilungen zusammenarbeiten, z. B. mit Verwaltungspersonal, Sekretariatsmitarbeitern, Finanzteams, Personalabteilungen und anderen.
- Kommunikationsfähigkeit sind erforderlich, damit die Teammitglieder verstehen, was die Geschäftsleitung für die Zukunft vorbereitet und was sie von den Mitarbeitern erwarten. Dies wird mit ziemlicher Sicherheit die Verwendung von PowerPoint erforderlich machen.
- Verhandlungsgeschick sind verpflichtet, alle Vereinbarungen zu verbessern, die die Organisation möglicherweise mit externen Quellen hat. Wenn Sie beispielsweise Bürogebäude verlegen, müssen Sie in der Lage sein, zu verhandeln und Entscheidungen zu treffen, um den besten Deal für Ihr Unternehmen zu erzielen.
So werden Sie Büroleiter
Büromanagement ist ein weites Feld, das viele verschiedene Unternehmen umfasst. Aufgrund der Art der in dieser Branche ausgeübten Arbeit können die Anforderungen der Büros unterschiedlich sein. Berücksichtigen Sie bei der Suche nach einer Stelle im Büromanagement Ihre besonderen Interessen, Erfahrungen und Talente.
Wenn Sie Spaß daran haben, Dinge zu organisieren und für Ordnung zu sorgen, könnte eine eher verwaltungstechnische Büroleitungsposition für Sie eine lohnende Karriere sein. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Karriere als Büroleiter voranzutreiben:
#1. Verfolgen Sie die entsprechenden Bildungsabschlüsse
Möglicherweise möchten Sie bestimmte Abschlüsse oder Diplome anstreben, die Sie auf Ihrem Weg zum Büroleiter unterstützen und entscheiden, ob Büromanagement das Richtige für Sie ist.
Büroleiter verfügen in der Regel über einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder andere betriebswirtschaftliche Abschlüsse einer Fachhochschule, die ihnen wesentliche Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten vermitteln. Diese beruflichen Qualifikationen bilden die Grundlage für die Themenkompetenz, über die die meisten Büroleiter verfügen.
#2. Entwickeln Sie gute berufliche Verbindungen und Netzwerke
Das Kennenlernen neuer Leute bei Networking-Veranstaltungen und anderen Treffen am Arbeitsplatz wird Ihnen dabei helfen, Ihren Traum, Büroleiter zu werden, zu verwirklichen. Bei solchen Zusammenkünften können Sie einen Personalchef eines Unternehmens mit einer offenen Stelle als Büroleiter treffen. Alternativ können Sie einen Headhunter treffen, der Sie mit Ihrem nächsten Job verbinden kann.
#3. Melden Sie sich für Kurse an
Wenn Sie Büroleiter werden möchten, überlegen Sie, ob Ihre aktuellen Fähigkeiten mit den Fähigkeiten eines Büroleiters übereinstimmen. Um die Fähigkeiten eines Büroleiters zu erlernen, können Sie Kurse belegen oder Zertifizierungen anstreben, um Ihre Eignung für den Beruf zu verbessern.
Wenn Sie Zeit und Mühe in sich selbst investieren, können Sie die langfristigen Vorteile der Selbstverbesserung nutzen. Ein Arbeitgeber bevorzugt möglicherweise einen Kandidaten, der ständig nach Verbesserungen strebt, gegenüber jemandem, dessen Fähigkeiten stagnieren.
#4. Ein Praktikum machen
Vielleicht möchten Sie in Ihrer Freizeit ähnliche Praktika absolvieren, die Sie auf Ihrem Weg zum Büroleiter unterstützen. Bevor Sie ins Berufsleben eintreten, können Sie aus erster Hand Erfahrungen sammeln, indem Sie die Arbeitsweise eines Büroleiters, die Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten eines Büroleiters beobachten und potenziell wertvolle Kontakte knüpfen.
Wenn Sie während Ihres Praktikums gute Leistungen erbringen, bietet Ihnen der Arbeitgeber nach Ihrem Abschluss möglicherweise sogar eine Vollzeitkarriere an.
Was sind die 5 Funktionen des Büromanagements?
Die Fähigkeit, den Prozess der Planung, Organisation, Besetzung, Kommunikation, Kontrolle, Koordination und Motivation einer Gruppe, insbesondere am Arbeitsplatz, zu verwalten, wird als Büromanagement bezeichnet.
Was ist der Hauptzweck des Büromanagements?
Um einen ständigen Informationsfluss zwischen Abteilungen und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, ist Büromanagement auf allen Ebenen unerlässlich. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass die Organisation reibungslos läuft und der Geschäftsbetrieb gut funktioniert.
Was sind die 7 Hauptfunktionen des Büromanagements?
Um die Ziele der Organisation zu erreichen, übernimmt sie verschiedene Aufgaben wie Planung, Organisation, Personalbesetzung, Leitung, Koordinierung und Kontrolle. Der zukünftige Fahrplan des Büros wird vom Management festgelegt. Es trifft langfristige Entscheidungen über die Tätigkeit des Amtes.
Welche drei Arten von Büros gibt es?
Zu den verschiedenen Bürotypen gehören:
- Privatbüro.
- Coworking-Schreibtisch.
- Virtuelles Büro.
Welcher Kurs eignet sich am besten für Büromanagement?
Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Unternehmensführung oder Betriebswirtschaftslehre ist ein Studienbereich, der Sie am besten auf eine Stelle im Büromanagement vorbereiten kann. In diesen Hauptfächern lernen Sie, wie Sie mit Geld umgehen, die Produktion steigern und ein Büro insgesamt zum Erfolg führen.
Zusammenfassung
Täglich gehören Büroleiter zu den einzigen Personen, die mit allen Mitarbeiterebenen digital oder persönlich Kontakt aufnehmen. Die Bedeutung der Rolle des Büroleiters wird zunehmen, da sich die Bürokulturen auf der ganzen Welt weiter ausdehnen und verändern.
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Bibliographie
