Die Planung von Schichten für Mitarbeiter ist eine der schwierigsten Aufgaben für Ressourcenmanager und Geschäftsinhaber. Es ist zeitaufwändig und anspruchsvoll, die Zeiten zu analysieren, zu denen Menschen arbeiten müssen und wie sie erledigt werden sollten. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Planungsanforderungen oder einer komplizierten Zeitplanvereinbarung wie 24-Stunden-Arbeitszyklen gibt. Um Ihnen zu helfen, haben wir einige Beispiele der besten kostenlosen Schichtplaner-Software und -Apps für Mitarbeiter zusammengestellt, die in letzter Zeit auf dem Markt erhältlich sind und Ihnen Zeit sparen und zu Ihrem Unternehmen passen.
Über uns
Ein Schichtplaner ist eine Person, die Zeitpläne für ein Unternehmen erstellt und verwaltet, mit dem Ziel, die Gesamtzahl der Arbeitseinheiten auf Abschlussniveau pro Zeiteinheit zu erhöhen. Darüber hinaus arbeiten Planer in verschiedenen Umgebungen, beispielsweise in Einzelhandelsunternehmen, Fabriken, Speditionen, medizinischen Einrichtungen und Universitäten.
Schichtplaner: Tägliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Völlig vom Unternehmen abhängig, kümmern sich die Disponenten um bestimmte Verwaltungsaufgaben wie die Verwaltung von Kunden- und Kundenanliegen, die Begrüßung von Gästen und die Verwaltung von Frachtein- und -ausgangsinformationen. Im Folgenden sind einige der grundlegenden Aufgaben aufgeführt, die ein Arbeitgeber von einem Planer erwartet:
- Bereiten Sie Zeitpläne vor und verschieben Sie diese bei Bedarf neu
- Kommunizieren Sie mit Kunden oder Klienten per Telefon und E-Mail, um Termine zu vereinbaren und nachzuverfolgen
- Legen Sie Kundenrechnungen ab und setzen Sie Kreditrichtlinien durch
- Behalten Sie den Überblick über Unternehmensunterlagen
- Lösen Sie Terminprobleme mit Mitarbeitern und Kunden
- Erklären Sie Ihren Kunden finanzielle Verpflichtungen
- Informieren Sie die Mitarbeiter zur Genehmigung über Änderungen in den Zeitplänen
- Archivieren und organisieren Sie die Dokumentation
- Bereiten Sie Materialien für Präsentationen vor
Schichtplaner für Mitarbeiter
Schichten sind eine Methode zur Erstellung von Arbeitsplänen zur Steigerung der Produktivität durch Betonung der Unternehmensbedürfnisse bei gleichzeitiger Sicherstellung der Mitarbeiterzufriedenheit. Der Schichtplaner für Mitarbeiter erfordert viel Planungs- und Organisationsaufwand, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in einer bestimmten Schicht über die erforderliche Anzahl von Teammitgliedern verfügt, und berücksichtigt gleichzeitig die Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Daher planen Unternehmen die Schichten ihrer Mitarbeiter mithilfe verschiedener Methoden zur Aufzeichnung und Verteilung von Zeitplänen. Welches Verfahren gewählt wird, hängt jedoch ganz von den Hauptzielen des Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen ab.
Schichtplaner für Mitarbeiter: Best Practices für die Schichtplanung
Es ist schwierig, einen Schichtplan zu erstellen, und es kann eine Herausforderung sein, einen Zeitplan zusammenzustellen, der sowohl den Erwartungen des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers entspricht. Berücksichtigen Sie also diese Tipps für einen erfolgreichen Schichtplanungsprozess für Mitarbeiter, der allen Teammitgliedern zugute kommt.
#1. Verstehen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens.
Bevor Arbeitgeber einen Prozess zur Schichtplanung auswählen, müssen sie die Hauptverantwortung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) berücksichtigen. Daher dient es als Leitfaden dafür, welche Planungsoption oder einzigartige Kombination diese Ziele erfüllt. Legen Sie außerdem fest, welche Art von Zeitplan verwendet werden soll, nachdem Sie die Unternehmensziele definiert haben.
#2. Konzentrieren Sie sich auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Arbeitgeber sollten ihren Arbeitnehmern einen Vorteil verschaffen, indem sie ihre Arbeitsverfügbarkeit sicherstellen. Darüber hinaus sollte das Management stets allen bereits bestehenden Urlaubsanträgen der Mitarbeiter nachkommen.
#3. Planen Sie im Voraus
Schichtpläne sollten so schnell wie möglich erstellt werden, damit die Mitarbeiter entsprechend planen oder Probleme ansprechen können, die angegangen werden müssen. Darüber hinaus empfehlen Ressourcenmanager, die Zeitpläne den Mitarbeitern mindestens zwei Wochen im Voraus mitzuteilen.
#4. Kommunizieren Sie Planungstechniken
Arbeitgeber müssen die Techniken während des Schichtplanungsprozesses offen mit den Mitarbeitern besprechen. Manager sollten auch erklären, wie die Planung erfolgt, und über Fragen und Probleme sprechen, die Anlass zu Besorgnis geben.
#5. Der Zeitplan muss leicht zugänglich sein.
Die Schichtplanung sollte eine effiziente Möglichkeit beinhalten, den Zeitplan allen Mitarbeitern schnell und gerecht zuzuteilen.
#6. Seien Sie offen für Anpassungen
Da es so viele Menschen zu befriedigen gilt, ist die Schichtplanung mit vielen Änderungen und Meinungen verbunden. Der Raum sollte im Prozess gelassen werden, um Planungsprobleme auf dem Weg zu berücksichtigen.
#7. Verwenden Sie Planungstools
Künstliche Intelligenz kann den Schichtplanungsprozess computerisieren. Außerdem können Unternehmen Software verwenden, um die Aufgaben ihrer Mitarbeiter zu verteilen, die persönlichen Tage der Mitarbeiter zu verfolgen, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Probleme auftreten, Schichten effizient zu verschieben, mit Mitarbeitern innerhalb der Plattform zu kommunizieren und in Kombination mit Finanzsoftware die Gehaltsabrechnung in den Planungsprozess einzubeziehen.
Schichtplaner-Software
Mit einer Mitarbeiter-Schichtplaner-Software werden digitale Arbeitspläne für Stundenarbeiter erstellt. Sie verfolgen persönliche Arbeitspräferenzen und Verfügbarkeiten und helfen Managern dabei, Zeitpläne zu erstellen, die für alle funktionieren. Darüber hinaus bieten sie weitere Vorteile, wie z. B. direkte Verbindungen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Abwesenheitsverwaltungssystemen. Darüber hinaus sind mehrere Softwareprogramme zur Mitarbeiterplanung Teil größerer HRIS- oder HRMS-Systeme, die in andere grundlegende Systeme integriert werden können HR-Funktionalitäten alles an einem Ort.
Schichtplaner-Software: Zu berücksichtigende Faktoren
Beachten Sie bei der Suche nach der besten Schichtplaner-Software für Mitarbeiter die folgenden Hauptmerkmale, die eine Komplettlösung ausmachen:
- Schichtplanung und Kalender: Verwendet eine tägliche, wöchentliche und monatliche Kalenderansicht, um anzugeben, welche Schichten geplant sind, und ermöglicht Ihnen die Erstellung neuer Schichten mithilfe von Vorlagen oder Automatisierung.
- Mitarbeiterverfügbarkeit und Urlaub: Einige Mitarbeiter sind möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verfügbar oder haben Urlaub gebucht. Daher ist es wichtig, dass dies im Arbeitsplan Ihres Teams angezeigt wird.
- Stechuhr: Das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter bestätigt, dass die Schichten abgeschlossen sind, was zu genaueren Stundenzetteln führt.
- Aufgabenverfolgung: Durch die Einbeziehung von Aufgaben in Schichten und die Aktualisierung des Fortschritts durch Mitarbeiter können Sie messen, ob Ihr Zeitplan produktiv und effektiv ist.
- Reporting und Analysen: Die Verlagerung von Daten hilft Ihnen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Sie können beispielsweise die pro Tag geleisteten Arbeitsstunden analysieren, um Ihren arbeitsreichsten Tag der Woche zu ermitteln.
- Instant Messaging: Einzel- und Gruppenchats unterstützen eine effektive Planung, bei der Mitarbeiter Schichtdetails überprüfen und Schichten nach Bedarf austauschen können.
- Compliance: Die Software stellt sicher, dass Sie die Arbeitsgesetze auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene einhalten, beispielsweise Mindestlohn- und Überstundenanforderungen. Dies wiederum reduziert Ihre rechtlichen Risiken.
Schichtplaner-Software: Beste Schichtplaner-Software
Hier sind einige Beispiele der besten Planungssoftware: basierend auf Gesamtpreisen und Planfunktionen, Funktionalität, Compliance-Funktionen und Zusatzdiensten.
- Stellvertreter
- 7shifts
- Verbindungsteam
- ZoomShift
- QuickBooks
- monday.com
- Uhrenhai:
- Snap Schedule 365
- Kräftig
Schichtplaner-App
Um in Ihrem Unternehmen die maximale Leistung zu erzielen, ist es notwendig, dass Ressourcenmanager Personalpläne erstellen und pflegen. Ebenso kann die manuelle Verwendung umfangreicher Terminplaner-Apps oder Excel zeitaufwändig sein und sich dadurch auf die Produktivität auswirken. Damit Sie effektive Ergebnisse erzielen, stellen Ihnen Planer-Apps alle notwendigen Tools zur Verfügung, um geeignete Zeitpläne für Ihre Teams zu erstellen und so Schichtkonflikte zu vermeiden
Worauf Sie bei einer Schichtplaner-App achten sollten
Die beste Terminplaner-App funktioniert anders als eine, die nur durchschnittlich ist, und
hier ist wie:
- Funktionalität: Flexibilität zum Anpassen und Speichern von Vorlagen, Drag & Drop und Warnbenachrichtigungen.
- Kosten: Es geht darum, Geld zu sparen und nicht noch mehr davon zu verschwenden. Finden Sie Festpreise, nicht pro Benutzer.
- Skalierbarkeit: Für alle KMU-Größen, die das Wachstum ohne Änderung des Betriebs unterstützen können.
- Einfache Integration: ein intuitives All-in-One-Gerät, das alles, was Sie brauchen, an einem Ort hat.
- Der Kundensupport ist jederzeit erreichbar und erhält bei Kundenrezensionen eine Bestnote.
Schichtplaner-App: Beispiele
Wenn Sie sich fragen, welche kostenlose Schichtplaner-App für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sehen Sie sich die folgenden Beispiele der besten verfügbaren Arbeitsplan-Apps an:
#1. Kalender
Mit der Kalender-App können Sie Termine planen, Ihren Kalender anzeigen und Termine vereinbaren. Das bedeutet, dass das Webportal und die mobile App maschinelles Lernen ermöglichen, sodass das System im Laufe der Zeit Ihre Kontakte und Ihren typischen Zeitplan lernen kann. Daher hilft die häufigere Verwendung dieser Informationen dem Kalender, Ihren Zeitplan und die Personen, mit denen Sie häufig interagieren, besser zu verstehen.
#2. Menschheit
Humanity ist eine erstklassige App für iOS und Android, die den Personalbedarf Ihres Unternehmens überwacht. Im Rahmen der flexiblen und regelbasierten Programmierung der Plattform werden die Planungsanforderungen der Mitarbeiter erfüllt und gleichzeitig ein fehlerfreier Zeitplan erstellt. Darüber hinaus stellt Humanity die Konformität mit den neuesten Arbeitsgesetzen in Bezug auf Überstunden, Pausen und Terminplanung sicher.
#3. Schlinge
Die Sling-Schichtplan-App war eindeutig für Restaurants, Einzelhandel, Hotels und Gesundheitseinrichtungen gedacht. Darüber hinaus verfügt das cloudbasierte Vertriebssystem über leistungsstarke Planungsfunktionen, die selbst die kompliziertesten Zeitpläne vereinfachen. Außerdem wird Ihr Team pünktlich ankommen und Nichterscheinen werden mithilfe anderer leistungsstarker Funktionen reduziert.
#4. Heimatbasis
Mit Homebase können Sie Mitarbeiter in einer cloudbasierten Umgebung einplanen. Neben der Automatisierung von Zeitplänen erleichtert dieses Planungsprodukt den Rekrutierungsprozess und hilft bei der Budgetprognose. Sie bieten auch native Apps an, die sich sowohl in iOS- als auch in Android-Geräte integrieren lassen. Diese Funktionen zur mobilen Mitarbeiterplanung erleichtern Managern die Erstellung von Zeitplänen und ermöglichen den Mitarbeitern, von überall auf den Zeitplan zuzugreifen.
#5. Ximple
Dies ist eine hervorragende Schichtplaner-App, die alle Ihre Anforderungen abdeckt. Es verfügt über eine einfache Planungsfunktion und ermöglicht Ihnen die einfache Wiederholung von Zeitplanvorlagen. Neben einem Zeiterfassungstool verfügt es über eine effiziente Personalverwaltungsfunktion, mit der Sie Urlaubsanträge und Mitarbeiterverfügbarkeit verfolgen können. Darüber hinaus bietet Ximble KI, die Ihnen dabei hilft, historische Daten zu nutzen, um jeder Schicht das richtige Personal zuzuweisen.
Kostenloser Schichtplaner
Als Inhaber eines Kleinunternehmens haben das Sparen von Geld und die Kontrolle der laufenden Kosten oberste Priorität. Um effektive Ergebnisse zu erzielen, vereinheitlichen Sie die Planungsanforderungen Ihrer Mitarbeiter, um die Verschwendung bezahlter Zeit zu vermeiden. Dadurch sparen Sie wiederum viel Geld und steigern gleichzeitig die Produktivität Ihres Teams. Daher nutzen Manager einen kostenlosen Schichtplaner, um digitale Arbeitspläne für ihre Teams zu erstellen. Es ist eine Art Workforce-Management-Software speziell für Stundenarbeiter. Mit dem kostenlosen Schichtplaner können Teamleiter Schichten, Pausen und Schichtübergaben nach Bedarf planen. Es kann auch bei der kurzfristigen Personalbesetzung, der Verwaltung von Zeitplanänderungen und der Verfolgung der Arbeitskosten hilfreich sein.
Kostenloser Schichtplaner: Beispiele
Hier ist meine Auswahlliste der besten kostenlosen Schichtplaner:
#1. Connecteam
Die Planungssoftware von Connecteam ist einfach zu verwenden und skalierbar, sodass Sie mit der kostenlosen Version beginnen und im Laufe der Zeit weitere Funktionen hinzufügen können. Mit einem kostenlosen Konto können sich Mitarbeiter in Echtzeit ein- und ausstempeln und auf eine unbegrenzte Anzahl individueller Checklisten zugreifen, die ihnen dabei helfen, bei der Arbeit zu bleiben.
#2. Finde meine Schicht
Findmyshift ist ein weiteres herausragendes, kostenloses Tool zur Mitarbeiterplanung. Die kostenlose Version ist auf nur fünf Mitarbeiter und einen Manager beschränkt. Das bedeutet, dass Sie in der kostenlosen Version nur eine Woche im Voraus planen können und keine Möglichkeit haben, Vorlagen aus Ihrem Zeitplan zu erstellen. Wie viele andere Tools auf dieser Liste nutzt es die Planung per Drag-and-Drop, um bei der Erstellung von Schichten zu helfen. Darüber hinaus bietet das Planungstool auch die Möglichkeit, mehrere Slots durch Ziehen zu kopieren (wie Sie es in Excel tun können).
#3. Schärfe
Ihre Software eignet sich besonders gut für den Umgang mit schwierigen Planungssituationen, indem sie Flexibilität nach der Buchung ermöglicht, z. B. das Zurücksetzen des Buchungsbetrags und das Übertragen verbleibender Termine. Darüber hinaus verfügt es über einen leicht zu navigierenden Planer und Planungseditor. Acuity Scheduling ermöglicht die Planung von Paketen, Mitgliedschaften und Gruppenkursen, einschließlich wiederkehrender Abrechnung. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie Online-Trainer, Coach oder Berater sind
#fünfzehn. Asana
Asana ist eine App, die entwickelt wurde, um Verantwortlichkeiten in überschaubare Teile zu zerlegen und sie dann entsprechend zuzuweisen. Es gibt auch eine Kanban-Board-Ansicht, mit der Sie Ihren Fortschritt sehen können. Denn mit der Kalenderfunktion behalten Sie die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Blick und sehen, welches Teammitglied zu welcher Zeit an welcher Aufgabe arbeitet. Mithilfe dieser Informationen behalten Sie den Überblick über wichtige Projekttermine und Meilensteine. Auf diese Weise können Sie die Schichten anpassen und In-App-Feedback geben.
#5. Timifizieren
Timify ist eine kostenlose Termin- und Ressourcenplanungssoftware für kleine Unternehmen. Es verfügt über eine Online-Kalenderfunktion, die Mitarbeitern Einblick in ihre Zeitpläne, Besprechungen und Termine bietet und ihnen hilft, ihre Zeit effizient zu verwalten. Das heißt, die Software verfügt über eine Terminbuchungsfunktion, sodass Sie ein Buchungs-Widget auf Ihrer Website einbetten können, mit dem Kunden Termine buchen und je nach Verfügbarkeit auf Dienste zugreifen können.
#6. ABC-Röster
Die Nutzung von ABC Roster ist immer kostenlos, mit einer optionalen einmaligen Spende an den Entwickler, wenn Sie großzügig sind. Da es keine kostenpflichtige Version von ABC Roster gibt, bekommen Sie, was Sie bekommen, im Guten wie im Schlechten. Eine der besten Funktionen, die ABC Roster zu bieten hat, ist ein leistungsstarkes System zur Rückhalteverwaltung. Sie können sogar tiefer in ein subjektiveres Gebiet der Mitarbeiterplanung eintauchen.
Was ist ein 2 2 3 12-Stunden-Arbeitsplan?
Ist ein 28-tägiger Rotationszyklus, bei dem jeder Mitarbeiter 12-Stunden-Schichten (im Wechsel zwischen Tag und Nacht) arbeitet. Der 2-2-3-Arbeitsplan umfasst normalerweise 4 Teams, die 2 Tage arbeiten, dann 2 Ruhetage bekommen, gefolgt von 3 Arbeitstagen.
Was ist der beste Schichtplan für die Arbeit?
Ein Rotationsplan im Uhrzeigersinn (Morgen-Nachmittag-Abend):
Was ist ein 5 5-2 2-Arbeitsplan?
Hier stehen zwei Sequenzen auf dem Programm. In einem zweiwöchigen Zyklus arbeitet ein Trupp fünf Tage lang, hat dann fünf Tage frei, dann zwei Tage frei und dann zwei Tage frei. Der zweite Kader arbeitet 5 Tage lang und hat 5 Tage frei, dann 2 Tage frei und 2 Tage frei. Diese Sequenz wird mit zwei weiteren Trupps für Nachtschichten wiederholt.
Bibliographie
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