Projektkoordinatoren sind für ein Unternehmen ein ebenso wichtiger Teil eines Projektteams, auch wenn Sie wahrscheinlich schon von einem Projektmanager gehört haben. Diese Fachleute arbeiten mit einem Projektmanager zusammen, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Es gibt Projektkoordinatoren in vielen verschiedenen Branchen. Daher beschreiben wir in diesem Beitrag die Verantwortlichkeiten, das Gehalt und die Unterschiede zwischen einem Projektkoordinator und einem Projektmanager.
Project Coordinator
Ein qualifizierter Projektkoordinator, auch Sonderprojektkoordinator genannt, unterstützt den Projektmanager bei der Zusammenstellung von Werkzeugen, Materialien und Daten zur Durchführung anstehender Aufgaben. Zu ihren Hauptaufgaben gehört es, den Überblick über Finanzen und Arbeitspläne zu behalten, Aktionärsversammlungen zu planen und daran teilzunehmen sowie sicherzustellen, dass alle Projektfristen eingehalten werden.
Ein kompetenter Projektmanager sollte in der Lage sein, vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Sie sollten in der Lage sein, eng mit Projektmanagern zusammenzuarbeiten, um umfassende Aktionspläne für die Ressourcen, Kosten und Fristen des Projekts zu entwickeln. Zu den vielfältigen Koordinationsaufgaben der Projektleiter zählen Planung und Risikomanagement. Zu den weiteren Aufgaben und Pflichten eines Projektkoordinators gehören:
- Nehmen Sie bei Bedarf an Projektdesignbesprechungen teil.
- Berücksichtigen Sie wahrscheinliche Probleme und technische Schwierigkeiten, bevor Sie Lösungen entwickeln.
- Identifizieren Sie die Ziele des Teams, Projektpläne und neue Informationen.
- Sorgen Sie für Effizienz, indem Sie die laufenden Aufgaben im Auge behalten und mit dem gesamten Team zusammenarbeiten.
- Stellen Sie zur Organisation projektbezogener Informationen sicher, dass alle wichtigen Dokumente aktuell sind, archiviert und aufbewahrt werden.
- Überwachung der Projektkorrespondenz sowie Verfassen und Überprüfen von Memos, Besprechungsprotokollen, E-Mails und Projektvorschlägen.
- Bestimmen und etablieren Sie die Anforderungen, den Umfang und die Ziele des Projekts durch Kommunikation mit den Kunden.
- Achten Sie auf Ihre Ausgaben und bemühen Sie sich, diese zu reduzieren, ohne Ihr Budget einzuhalten.
Fähigkeiten und Qualifikationen des Projektkoordinators
Für erfolgreiche Projektkoordinatoren sind bestimmte erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen erforderlich. Dieser Abschnitt einer Stellenbeschreibung ist von entscheidender Bedeutung, da er die Eignung eines Kandidaten für die Tätigkeit als Projektkoordinator feststellt. Wenn Sie über die folgenden Fähigkeiten und Zertifizierungen verfügen, wird es für Sie einfacher, einen guten Projektkoordinator zu finden:
- Mit der Unterstützung effektiver zwischenmenschlicher Beziehungen können starke Verbindungen aufrechterhalten werden Kommunikationsfähigkeit.
- Ausgezeichnete Multitasking- und Planungsfähigkeiten
- Eine große Fähigkeit zur Analyse und Problemlösung
- Ein Team leiten und Führungsstärke demonstrieren
- Verwaltung des Papierkrams und Entwicklung von Projektmanagement-Tools
- Behalten Sie auch unter Druck die Details im Hinterkopf
- Die Fähigkeit haben, die Zeit erfolgreich zu verwalten und Fristen einzuhalten
Der Job eines Projektkoordinators
Unternehmen setzen Projektkoordinatoren ein, um bestimmte Projektphasen zu verwalten. Sie sind häufig für die vielen Aufgaben verantwortlich, die mit der Durchführung eines Projekts verbunden sind, darunter Planung, Organisation, Koordinierung, Überblick über alles und Kontrolle des Informationsflusses vom Projektmanager zu den Teammitgliedern. Die Projektkoordinatoren überwachen die Leistung jeder Abteilung und benachrichtigen den Projektmanager regelmäßig.
Darüber hinaus werden von den Projektkoordinatoren regelmäßige Treffen mit dem Projektleiter, dem Personal und den Stakeholdern organisiert, an denen sie teilnehmen. Sie bereiten die Präsentationsmaterialien für das Meeting vor und senden das Protokoll an den Projektmanager. Der Projektorganisator wird sicherstellen, dass die erforderlichen Parteien, die mit diesen Verpflichtungen betraut sind, kontaktiert werden, wenn während des Treffens über wichtige Entscheidungen oder Aktionspunkte entschieden wird.
Stellenbeschreibung des Projektkoordinators
Wenn Sie eine kurze und prägnante Stellenbeschreibung für einen Projektkoordinator verfassen, ziehen Sie qualifizierte Kandidaten an. Sagen Sie potenziellen Mitarbeitern, wie wichtig sie für den Erfolg Ihres Unternehmens sein werden.
Die in der Liste mit Aufzählungszeichen aufgeführten Ziele, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen sollten individuell angepasst werden, insbesondere für die Position des Projektkoordinators in Ihrer Organisation. Überprüfen Sie die Listen sorgfältig, um sicherzustellen, dass kein überflüssiger Fachjargon vorhanden ist und die Sprache freundlich, lesbar und klar ist. Im Folgenden sehen wir uns nun ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung für einen Projektkoordinator an.
Eine Illustration einer Stellenbeschreibung für einen Projektkoordinator
Wir sind sehr stolz auf die kontinuierliche Entwicklung von [Unternehmen X]. Ein talentiertes und engagiertes Projektmanagementteam ist die Hauptantriebskraft für die Expansion unseres Geschäfts. Um weiterhin als führende Autorität für Innovationen zu fungieren, suchen wir einen hochqualifizierten Projektkoordinator. Erfahrung in der Fertigung ist ebenso ein Muss wie hervorragende Planungs- und Fortschrittsüberwachungsfähigkeiten. Um sicherzustellen, dass unser Innovationsziel erreicht wird, wird der Projektkoordinator außerdem regelmäßig Aktualisierungen erstellen und an die entsprechenden Managementkanäle liefern.
Ziele dieser Rolle
- Um die Ausrichtung auf die Unternehmensziele zu gewährleisten, definieren Sie gemeinsam mit Kunden und Managern die Anforderungen, den Umfang und die Ziele des Projekts.
- Organisieren Sie interne und externe Ressourcen, um sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan, im Budget und im Rahmen bleiben.
- Analysieren Sie die Projektentwicklung und ändern Sie bei Bedarf den Zeitplan oder Umfang des Projekts, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
- Weisen Sie den Teammitgliedern je nach ihren individuellen Fähigkeiten und Eigenschaften Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu.
- Geben Sie Wissen an andere weiter und unterstützen Sie Teammitglieder bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten.
- Erreichen Sie organisatorische Ziele und befolgen Sie dabei Richtlinien und Best Practices
Aufgaben
- Stellen Sie sicher, dass ein Projekt gut strukturiert ist, den Zeitplan einhält und die Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen erfüllt.
- Erstellen und pflegen Sie eine Projektleistungsdatenbank, die den Gesamtfortschritt und den Abschluss von Meilensteinen verfolgt.
- Durch ein effektives Ressourcenmanagement werden sowohl die Effizienz des Projekts als auch die erzielbare Leistung gesteigert.
- Informieren Sie die relevanten Managementkanäle über Projektrisiken und -ergebnisse und eskalieren Sie Probleme gemäß dem Projektarbeitsplan.
- Fungieren Sie als Kommunikationskanal zwischen externen Parteien und den Teams innerhalb des Unternehmens.
- Verbesserung der Zusammenarbeit mit externen Quellen wie z unabhängige Anbieter und Forscher
Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen
- Drei oder mehr Jahre Erfahrung in der Projektkoordination
- Wissen, wie man Teams und Kunden verwaltet
- Nachgewiesener Erfolg bei der Arbeit mit verschiedenen Managementebenen in einem professionellen Umfeld
- Starke Schreib-, Präsentations- und Kommunikationsfähigkeiten
Gehalt eines Projektkoordinators
In den Vereinigten Staaten erzielen Projektmanager ein durchschnittliches Einkommen von 50,942 US-Dollar und es wird angenommen, dass sie eine Gesamtvergütung von 53,949 US-Dollar pro Jahr erhalten. Diese Zahlen geben den Median oder Mittelpunkt der Spannen gemäß unserem hauseigenen Total Pay Estimate-Algorithmus an, der auf von Benutzern bereitgestellten Lohndaten basiert. Die geplante Gehaltserhöhung beträgt 3,007 US-Dollar. Geldanreize, Provisionen, Trinkgelder und Gewinnbeteiligungen sind Beispiele für zusätzliche Vergütungen. Die „Most Likely Range“-Werte für diese Rolle basieren auf derzeit verfügbaren Daten und alle Gehälter liegen im 25. und 75. Perzentil.
Bestbezahlte Unternehmen
Für einen Projektmanager, der in den USA arbeitet. Im Folgenden sind die zehn besten amerikanischen Unternehmen für die Bezahlung von Projektkoordinatoren aufgeführt. Google, Meta und VMware sind nur einige Arbeitgeber.
- Das durchschnittliche Gehalt eines TransPerfect-Projektkoordinators beträgt 61,236 US-Dollar pro Jahr
- Gehalt des Crown Castle-Projektkoordinators 88,465 $/Jahr
- JLL-Projektkoordinatorgehalt 71,755 $/Jahr
- Das Gehalt des Medpace-Projektkoordinators beträgt 72,799 US-Dollar pro Jahr
- Lowe's Home Improvement Project Coordinator27 $/Std
- CBREProjektkoordinator 68,507 $/Jahr
- Korn FerryProjektkoordinatorgehalt 70,154 $/Jahr
- Tradesmen InternationalProjektkoordinator 70,156 $/Jahr
- TEKsystems-Projektkoordinator 39 $/Std
- Granite Telecommunications-Projektkoordinator 69,323 $/Jahr
Projektmanager vs. Projektkoordinator
Ähnliche Aufgaben werden von Projektkoordinatoren und -managern ausgeführt, allerdings erteilen Manager den Koordinatoren häufig Anweisungen. Später in ihrer Karriere steigen viele Projektkoordinatoren, nachdem sie mehr Erfahrung gesammelt haben, in die Position eines Projektmanagers auf. Gemeinsam stellen die beiden Rollen sicher, dass Unternehmen qualitativ hochwertige Arbeit termingerecht und innerhalb des Budgets leisten können. Projektmanager geben Projektkoordinatoren möglicherweise Aufgaben zur Erfüllung, viele Projektkoordinatoren neigen jedoch dazu, die meisten ihrer Entscheidungen selbst zu treffen. Bei Bedarf konsultieren sie weiterhin den Projektmanager und andere Vorgesetzte. Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen den Rollen des Projektmanagers und des Koordinators gibt, gibt es auch zahlreiche Unterschiede.
- Obwohl ihre Aufgaben und Fähigkeiten unterschiedlich sind, helfen sie alle dem Unternehmen bei der Erfüllung wichtiger Aufgaben. Projektkoordinatoren unterstützen Projektmanager bei administrativen und untergeordneten Projektaktivitäten. Projektmanager betreuen das gesamte Projekt, von der Planung bis zum Abschluss.
- Die Hauptaufgaben eines Projektkoordinators sind die Umsetzung der Projektphasen. Sie arbeiten mit Abteilungsmitarbeitern und Managern zusammen, um Herausforderungen zu meistern und Aufgaben zu erledigen. Projektmanager mehr Erfahrung beim Starten von Projekten haben. Die meisten Projektmanager begannen als Koordinatoren.
- Projektmanager leiten Projektkoordinatoren. Sie stellen sicher, dass Projekte den CEO- und Rechnungslegungsstandards entsprechen. Sie arbeiten normalerweise wie Projektkoordinatoren.
- Alle alltäglichen Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf eines Projekts erforderlich sind, werden vom Projektkoordinator erledigt. Um sicherzustellen, dass alle im gleichen Zeitplan auf die gleichen Ziele hinarbeiten, koordinieren sie die Aktionen der anderen Teammitglieder. Obwohl Projektkoordinatoren andere Mitarbeiter beaufsichtigen, trägt der Projektmanager die Hauptverantwortung für den Erfolg des Projekts.
Aufgaben des Projektkoordinators
Zu den Aufgaben des Projektkoordinators gehören:
- Aufgeben einer neuen Lieferung und Materialbestellung
- Den Überblick über Finanzinformationen behalten
- Identifizieren neuer Methoden zur Kostensenkung
- Entdecken Sie jedes Detail jeder Arbeit, die sie übernehmen
- Überwachung von Änderungen der lang- und kurzfristigen Ziele des Projekts
- Organisation der Projektkalender
- Sicherstellen, dass Mitarbeiter zu notwendigen Besprechungen erscheinen und ihre Aufgaben erledigen
- Interaktion mit Kollegen
- Schulung neuer Mitarbeiter
- Aufgabenerstellung für bestimmte Personen oder Projektteams
- Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um schriftliche Versionen der Kleiderordnung und anderer Richtlinien des Unternehmens zu entwerfen
- Dokumente rechtzeitig einreichen
- Koordinierung der Nutzung von Ressourcen, Informationen, Aktivitäten und Ausrüstung
- Diese Art von Aufgaben werden von Projektkoordinatoren ausgeführt, um den Projektmanagern Zeit für wichtigere Aufgaben zu sparen.
Aufgaben des Projektmanagements
Die Aufgaben des Projektmanagements sind wie folgt:
- Besprechen von Zielen mit Kunden und übergeordneten Führungskräften
- Erstellen umfassender Projektpläne
- Auswahl der benötigten Materialien und Ressourcen
- Der Einsatz von Vertrags- oder Zeitarbeitskräften ist für bestimmte Projekte unerlässlich
- Entscheiden, wann Mitarbeiter zusätzliche Zeit investieren müssen, um Fristen einzuhalten
- Zusammenarbeit mit Kollegen und Projektkoordinatoren zur Koordinierung ihrer Abläufe
- Aufgaben verteilen
- Bewertung der Genauigkeit und des Kompetenzniveaus der Mitarbeiter
- Schätzungen der Projektkosten
- Halten Sie Ihre Vorgesetzten regelmäßig auf dem Laufenden
- Berechnen Sie, wie lange jedes Projekt dauern wird
- Ermittlung der mit jedem neuen Projekt verbundenen Gefahren durch Konsultation von Risikomanagement-Experten
Effektive Projektmanager sind in vielen Branchen unerlässlich. Ein Spielzeughersteller kann für jedes neue Produkt, das er herstellt, einen separaten Projektmanager einsetzen. Um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Vermarktung, Produktion und Bereitstellung des neuen Spielzeugs an Einzelhändler zu überwachen, kann es sein, dass jeder Projektmanager mehr als einen Projektkoordinator hat.
Ist es schwer, Projektkoordinator zu sein?
Nein, Sie benötigen tatsächlich einen Bachelor-Abschluss in einem Bereich, der für die Branche, in der Sie arbeiten möchten, relevant ist. Die meisten Projektkoordinatoren arbeiten mindestens einige Jahre lang als Teammitglieder und entwickeln die Kenntnisse und Fähigkeiten, die für den Einstieg ins Management erforderlich sind.
Ist Projektkoordinator ein guter Job?
Ja, diese Arbeitsrolle gibt ihnen viel Einblick in verschiedene Projekte und hilft ihnen, vielfältige Fähigkeiten aufzubauen, da in Organisationen manchmal mehrere Projekttypen gleichzeitig laufen. Berufstätige, die Freude an einem anspruchsvollen, hektischen Arbeitsplatz haben, sollten sich für eine Stelle als Projektkoordinator entscheiden.
Welche Qualifikationen benötigen Sie, um Projektkoordinator zu werden?
Ein Projektkoordinator benötigt einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Darüber hinaus sollten Sie sich mit der aktuellen Technik auskennen und über Grundkenntnisse im Umgang mit Computern verfügen. Ein Projektkoordinator sollte über eine ausreichende Ausbildung in Projektmanagement und Entwicklungsverfahren verfügen.
Was ist das höchste Gehalt eines Projektkoordinators?
Projektkoordinatoren in der Mitte (57 %) verdienen zwischen 60,000 und 81,578 US-Dollar, während die oberen 86 % 127,500 US-Dollar verdienen.
Was ist das Durchschnittsalter eines Projektkoordinators?
Nach Angaben des Project Management Institute (PMI) ist der durchschnittliche Projektmanager typischerweise 43 Jahre alt. Es ist wichtig zu bedenken, dass dies je nach Standort und Art der Organisation variieren kann.
Ist der Koordinator eine niedrige Position?
In den meisten Unternehmen handelt es sich bei Koordinatorpositionen häufig um Einstiegspositionen. Wenn das Management zu viel hat und eine einfache Aufgabe delegieren muss, hilft ihm ein Koordinator, typischerweise ein Managerassistent. Im Zweifelsfall wird von einem Koordinator in der Regel erwartet, dass er sich mit seinem Management in Verbindung setzt, bevor er als Führungskraft tätig wird.
Wie viele Stunden arbeitet ein Projektkoordinator?
Je nach Projektphase können sich Ihre Arbeitszeiten ändern. Das sind 45- bis 50-Stunden-Wochen, keine 40-Stunden-Wochen!
Bibliographie
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