Während sich Unternehmen weiterentwickeln und Innovationen entstehen, werden Führungskräfte und Entscheidungsträger täglich mit Informationen bombardiert. Dies macht es schwierig, lange Berichte oder Präsentationen zu durchforsten, um die wichtigsten Punkte zu erfassen. In Zeiten wie diesen ist eine Zusammenfassung oft hilfreich. Eine kurze, aufmerksamkeitsstarke Zusammenfassung ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäftsplans. Und wenn es richtig gemacht wird, stellt es sicher, dass Ihr Unternehmen ein wichtiger Akteur in Ihrer Branche wird oder bleibt. Dies ist nur meine Meinung, aber wenn Sie weiterlesen, werden Sie verstehen, warum eine Zusammenfassung wichtig ist und wie Sie effektive Zusammenfassungen verfassen können, die zu Ergebnissen führen.
Key Take Away
Eine Executive Summary bietet einen kurzen Überblick über ein langes Dokument, beispielsweise einen Geschäftsplan, ein Angebot oder einen Bericht. Es handelt sich um einen Teil, der die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zieht und wesentliche Informationen aus dem Dokument zusammenfasst, z. B. das betrachtete Problem oder die betrachtete Chance, Ziele, wichtige Erkenntnisse, Ziele und Empfehlungen.
Das Verfassen einer effektiven Zusammenfassung umfasst Folgendes:
- Verstehen Sie Ihre Inhalte und passen Sie sie an Ihr Publikum an
- Die wichtigsten Punkte skizzieren
- Halte es einfach
- Hervorheben der Datenpunkte und
- CTAs umsetzen
Warum sind Executive Summarys wichtig?
Eine Studie der (Harvard Business Review) ergab, dass Führungskräfte in der Regel 23 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringen und 15 % dieser Zeit für das Lesen und Vorbereiten von Materialien aufwenden. Jede Minute ist entscheidend, um ihre Aufmerksamkeit zu fesseln und Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln.
Untersuchungen von McKinsey & Company ergaben, dass Führungskräfte dazu neigen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn sie prägnante und gut strukturierte Mitteilungen erhalten. Laut einer Umfrage gaben 86 % der Führungskräfte an, dass sie lieber Zusammenfassungen oder Briefings als ausführliche Berichte erhalten würden.
Zeitersparnis ist jedoch nicht der einzige Gesichtspunkt. Eine präzise erstellte Zusammenfassung kann die Ergebnisse wichtiger Entscheidungen stark beeinflussen. Führungskräfte in einer im veröffentlichten Studie Zeitschrift für Wirtschaftskommunikation waren eher bereit, vorgeschlagene Initiativen zu unterstützen, wenn ihnen prägnante Zusammenfassungen komplexer Informationen vorgelegt wurden, als diejenigen, die detaillierte Berichte ohne Zusammenfassungen erhielten.
Nachdem Sie nun gesehen haben, wie wichtig Executive Summarys sind, werden Sie mir zustimmen, dass Sie lernen müssen, wie man eine Zusammenfassung schreibt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Lass uns anfangen.
Schlüsselstrategien zum Verfassen einer effektiven Zusammenfassung
#1. Verstehen Sie Ihr Publikum
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse, Vorlieben und Prioritäten Ihres Publikums verstehen. Passen Sie Ihre Zusammenfassung an Ihre Interessen und Anliegen an.
#2. Beginnen Sie mit den Hauptpunkten
Beginnen Sie die Zusammenfassung, indem Sie die wichtigsten Erkenntnisse oder Empfehlungen klar und prägnant darlegen. Geben Sie den Ton für den Rest der Zusammenfassung an und fesseln Sie die Aufmerksamkeit des Lesers von Anfang an.
#3. Halte es einfach
Denken Sie daran, die Zusammenfassung einfach zu halten, indem Sie komplexe Informationen in wichtige Punkte aufschlüsseln. Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache und vermeiden Sie unnötigen Jargon oder technische Details.
#4. Betonen Sie wichtige Datenpunkte
Untermauern Sie Ihre Kernaussagen und stärken Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer Empfehlungen durch den Einsatz von Daten und Statistiken. Durch die Verwendung von Diagrammen oder Grafiken können wichtige Trends oder Erkenntnisse wirkungsvoll veranschaulicht werden.
#5. Setzen Sie CTAs ein
Beenden Sie Ihre Zusammenfassung mit einem entscheidenden Aufruf zum Handeln, der die notwendigen nächsten Schritte oder Entscheidungen klar umreißt und den Leser zum gewünschten Ergebnis führt.
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Spezielle Überlegungen
Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen
#1. Recherchieren Sie effektive Executive Summarys
Sehen Sie, mit der Recherche kann man nie etwas falsch machen. Ziehen Sie in Betracht, die von anderen verfassten Zusammenfassungen durchzulesen, bevor Sie Ihre eigene Zusammenfassung verfassen. Dies ist besonders relevant, wenn Sie zum ersten Mal eine Zusammenfassung schreiben. Entdecken Sie die Elemente von Executive Summarys und ermitteln Sie die Komponenten, die Sie ansprechend oder nützlich finden. Beziehen Sie diese Komponenten auf ähnliche Weise in Ihre Zusammenfassung ein.
#2. Lesen Sie Ihr Dokument noch einmal
Eine Zusammenfassung erfordert ein vollständiges Dokument oder einen vollständigen Vorschlag, bevor sie verfasst werden kann. Untersuchen Sie das gesamte Dokument, um die wichtigsten Punkte, Probleme und Vorschläge zu ermitteln. Wenn Sie festlegen, was in Ihre Zusammenfassung aufgenommen werden soll, können Sie den Lesern das Durchsuchen des Dokuments nach Informationen ersparen.
#3. Optimieren Sie den ersten Absatz
Beginnen Sie Ihren ersten Absatz, indem Sie klar darlegen, was Sie präsentieren, und dem Leser seine Bedeutung erläutern. Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Tipps:
- Wenn Sie einen Geschäftsplan zusammenfassen, skizzieren Sie das Unternehmen und seinen Zweck, um sicherzustellen, dass die Leser die Absicht des Dokuments verstehen.
- Identifizieren Sie etwaige Herausforderungen und erläutern Sie, wie Ihr Plan diese bewältigen könnte.
- Entdecken Sie Methoden, um informatives Schreiben mit fesselnden Details zu kombinieren, um Ihr Publikum zu fesseln.
#4. Skizzieren Sie den Rest der Zusammenfassung
Durch die Erstellung einer klaren Gliederung können Sie eine prägnante Zusammenfassung erstellen, aus der die Leser schnell Informationen gewinnen können. Möglicherweise möchten Sie die folgenden Kategorien für Ihre Gliederung verwenden:
- Beschreibung oder Zusammenfassung des Unternehmens
- Herausforderung, die das Dokument anspricht
- Lösung für das Problem
- Abschnitt zur Dringlichkeit, in dem erläutert wird, warum es für den Leser wichtig ist, schnell zu handeln
Organisieren Sie Ihre Gliederung so, dass sie die Reihenfolge der Hauptpunkte im Dokument widerspiegelt. Überschriften Sie jeden neuen Abschnitt. Fügen Sie unter jeder Überschrift Aufzählungspunkte hinzu, damit der Leser die Informationen schnell überfliegen kann.
#5. Formulieren Sie eine überzeugende Schlussfolgerung
Die Art und Weise, wie Ihre Zusammenfassung endet, kann die Gesamtwahrnehmung des Dokuments durch den Leser erheblich beeinflussen. Es verleiht der Zusammenfassung einen Mehrwert. Gehen Sie abschließend noch einmal die wichtigsten Details durch. Fügen Sie außerdem einen Call-to-Action hinzu, der die konkreten nächsten Schritte beschreibt, die der Leser unternehmen soll.
Schlüsselkomponenten für Ihre Executive Summary
Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsplan kommuniziert die Mission, das Produkt, die Strategie Ihres Unternehmens zur Differenzierung von der Konkurrenz, Finanzprognosen, kurz- und langfristige Ziele, die Käuferpersönlichkeit und die Markttauglichkeit.
Eine Zusammenfassung soll Anlegern oder CEOs einen Einblick in die Erwartungen im weiteren Verlauf Ihres Berichts geben. Fügen Sie Folgendes in Ihre Zusammenfassung ein:
- Name, Standort und Mission Ihres Unternehmens
- Eine Beschreibung Ihres Unternehmens, einschließlich Management, Berater und kurzer Geschichte
- Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung, wo Ihr Produkt in den Markt passt und wie sich Ihr Produkt von Wettbewerbern in der Branche unterscheidet
- Finanzielle Erwägungen, Anforderungen an die Startfinanzierung oder der Zweck Ihres Geschäftsplans – erwähnen Sie, was Sie hoffen, dass der Leser Ihrem Unternehmen helfen wird
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Wie lang sollte Ihre Zusammenfassung sein?
Diese Frage ist mir schon oft begegnet, wenn ich über das Verfassen einer Zusammenfassung gesprochen habe. Nun gibt es keine strengen Anforderungen hinsichtlich der Länge einer Zusammenfassung; es hängt alles von der Länge des begleitenden Inhalts ab. Während eine Zusammenfassung ein bis drei Seiten umfassen kann, ist es wichtig, alles einfach und auf den Punkt zu bringen und die wesentlichen Elemente der Arbeit festzuhalten.
Executive Summary Vorlage
Verwenden Sie diese Vorlage als Leitfaden zum Verfassen einer Zusammenfassung:
Einleitung
[Mission]
[Vision]
[Firmenprofil (mit relevanter Historie)]
[Kontaktdaten des Unternehmens]
Produkte und Dienstleistungen
[Beschreibung der Produkte und/oder Dienstleistungen]
[Einzigartiges Angebot]
[Wettbewerbsvorteil]
[Geistiges Eigentum]
[Entwicklungsstatus]
Marktanalyse
[Marktchance]
[Zielmarkt]
[Konkurrenten]
Finanzanalyse
[Budget]
[Finanzierungsbedarf]
[Potenzieller Warenpreis]
[Prognostizierte Gewinnmargen für Jahr eins und zwei]
Schlussfolgerungen
[Hauptpunkte zusammenfassen]
Was Sie beim Schreiben einer Executive Summary vermeiden sollten
Es reicht nicht nur zu wissen, wie man eine wirkungsvolle Zusammenfassung schreibt, sondern es ist ebenso wichtig zu wissen, was man vermeiden sollte; Andernfalls werden Ihre Bemühungen umsonst sein. Schauen wir uns einige Dinge an, die Sie beim Schreiben vermeiden sollten:
#1. Zu viel Fachjargon verwenden
Eines der schlimmsten Dinge, die Sie beim Schreiben einer Zusammenfassung tun können, ist, zu viel Fachsprache zu verwenden. Sie sind möglicherweise sehr gut im Umgang mit branchenspezifischer Sprache, aber Führungskräften mit unterschiedlichem Hintergrund fällt es möglicherweise schwer, Akronyme und andere Fachsprachen zu verstehen. Eine Studie der Nielsen Norman Group hat herausgefunden, dass die Verwendung von zu viel Fachjargon dazu führen kann, dass Menschen die Sprache bis zu 50 % weniger verstehen, was dazu führen kann, dass sie das Interesse verlieren und verwirrt sind. Das würdest du doch nicht wollen, oder?
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#2. Klarheit und Kürze werden vernachlässigt
Zeit ist in der schnelllebigen Arbeitswelt sehr wertvoll. Führungskräfte haben keine Zeit, seitenweise Blümchentexte durchzulesen, um die wichtigen Informationen zu finden. Aber zu viele Zusammenfassungen sind zu wortreich und geben die Klarheit auf, um zu wortreich zu sein. Untersuchungen von McKinsey & Company ergaben, dass Führungskräfte eine Zusammenfassung im Durchschnitt nur sechs Minuten lang lesen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihren Standpunkt schnell und klar darzulegen, um die Aufmerksamkeit zu erregen.
#3. Keine interessante Geschichte
Im Kern ist eine Zusammenfassung eine Geschichte – eine Handlung, die zeigt, worum es bei einer Idee oder einem Plan wirklich geht. Allerdings gelingt es vielen Executive Summarys nicht, ihre Leser zu fesseln, weil sie nicht gut darin sind, Geschichten zu erzählen. Eine Umfrage von (Harvard Business Review) fanden heraus, dass 72 % der Führungskräfte Führungsskizzen mögen, die eine interessante Geschichte erzählen und ihnen ein Gefühl vermitteln. Wenn Sie die Kraft von Geschichten nicht nutzen, könnten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums verlieren und Ihre Botschaft an Aussagekraft verlieren.
#4. Wichtige Datenpunkte weglassen
Manche Executive Summarys sind zu kurz und lassen wichtige Datenpunkte und Belege weg, um Platz zu sparen. Untersuchungen von Deloitte zeigen jedoch, dass Führungskräfte großen Wert auf datenbasierte Erkenntnisse legen. Tatsächlich gaben 87 % dieser Führungskräfte an, dass sie Zusammenfassungen bevorzugen, die aussagekräftige Daten zur Untermauerung von Vorschlägen enthalten. Wenn Sie wichtige Fakten auslassen, könnte Ihre Zusammenfassung ihre Glaubwürdigkeit verlieren und dazu führen, dass Führungskräfte mehr Informationen wünschen.
Beispiele für Executive Summarys
# 1. Unternehmen Shop-Gruppe
Wenn Sie die Seite „Über uns“ der Company Shop Group besuchen, fällt Ihnen als Erstes die Unterüberschrift ins Auge: „Company Shop Group ist Großbritanniens führender Weitervertreiber von überschüssigen Lebensmitteln und Haushaltsprodukten.“ Die Company Shop Group gibt oben auf der Seite deutlich ihren Zweck an und gibt den Lesern die Wahl, weiterzulesen oder mit einem Verständnis über den Fokus des Unternehmens zu gehen. Die Organisation integriert Multimedia, um Besucher anzusprechen und ihr Geschäftsmodell in einem leichter verständlichen Format zu erklären.
# 2. FirstEnergy
Wenn Sie eine eher geschäftliche und formelle Marke haben, kann die Zusammenfassung von FirstEnergy eine großartige Inspirationsquelle sein. Die Zusammenfassung des Unternehmens umfasst seine Mission, Tochtergesellschaften, Betriebe, Produkte und Dienstleistungen, Unternehmensverantwortungswerte und strategische Planziele. Potenzielle Investoren werden diese Informationen wertvoll finden, da das Unternehmen börsennotiert ist.
Die Zusammenfassung ist umfassend und dennoch prägnant. Sie verwendet Aufzählungspunkte und Bilder, um die Lesbarkeit zu verbessern, und bietet den Lesern die Möglichkeit, über ein Seitenleistenmenü tiefer einzutauchen.
# 3. vernetzt
Die Überschrift der Zusammenfassung von Connected erregt sofort Aufmerksamkeit, da sie eine prägnante und klare Beschreibung der Aktivitäten des Unternehmens liefert. Wenn Sie nur die Überschrift lesen, werden Sie das Wesentliche dessen verstehen, was Connected leistet, auch ohne den Rest der Zusammenfassung durchzugehen. Abschließend befasst sich das Unternehmen ausführlich mit seiner Geschichte, Mission und seinen Werten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Einleitung und einer Zusammenfassung?
Eine Einleitung liefert den Kontext und bereitet die Bühne für den Hauptinhalt, während eine Zusammenfassung die wichtigsten Punkte und Schlussfolgerungen eines Dokuments oder Berichts klar umreißt.
Benötigt eine Zusammenfassung Referenzen?
Nein, für eine Zusammenfassung sind in der Regel keine Referenzen erforderlich, da sie darauf abzielt, einen prägnanten Überblick über die wichtigsten Punkte zu geben, ohne sich mit detaillierten Zitaten oder Quellen zu befassen.
Benötigt eine Zusammenfassung eine Titelseite?
Nein, eine Zusammenfassung hat normalerweise keine Titelseite. Es handelt sich um ein eigenständiges Dokument, das einem längeren Bericht oder Vorschlag vorangeht und einen prägnanten Überblick über dessen Inhalt bietet.
Warum heißt es Executive Summary?
Es wird „Executive Summary“ genannt, da es die wichtigsten Punkte eines längeren Dokuments prägnant darstellt und so darauf zugeschnitten ist, dass vielbeschäftigte Führungskräfte wichtige Informationen schnell erfassen können.
Was kommt zuerst: Zusammenfassung oder Zusammenfassung?
Die Zusammenfassung steht in der Regel an erster Stelle vor der Zusammenfassung. Es bietet einen kurzen Überblick über das gesamte Dokument, während die Zusammenfassung eine komprimierte Version der wichtigsten Punkte und Empfehlungen bietet.
Wie nennt man eine Executive Summary auch?
Eine Executive Summary wird auch als Management Summary, Abstract oder Synopsis bezeichnet.
Fazit
Effektive Kommunikation ist im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld von entscheidender Bedeutung. Führungskräfte können bei ihren Unternehmungen Erfolg haben, indem sie gut ausgearbeitete Executive Summarys verwenden, die auf Daten und Erkenntnissen basieren, um eine fundierte Entscheidungsfindung voranzutreiben und den Lärm zu reduzieren. Wenn Sie das nächste Mal vor der Aufgabe stehen, eine Zusammenfassung zu schreiben, behalten Sie diese Schlüsselstrategien im Hinterkopf und werden Sie Zeuge, wie Ihr Einfluss und Ihre Wirkung zunehmen.
Eine kurze und prägnante Zusammenfassung sollte die Essenz Ihres Unternehmens vermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Geschichte zusammen mit wichtigen Hintergrund- und Finanzdetails teilen. Eine aussagekräftige Zusammenfassung wird mehr Investoren anlocken, die Ihr Unternehmen unterstützen und das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihre Marke stärken.
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- GESCHÄFTSFÜHRER: Was ist das, Coach, Entwicklung, Gehalt & Verbände
Bibliographie
