Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wesentliche Funktion der Personalabteilung eines Unternehmens und umfasst die Verwaltung und Nachverfolgung der Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter. Der HR-Gehaltsabrechnungsprozess umfasst die Bearbeitung von Aufgaben wie der Lohnberechnung, dem Abzug von Steuern und anderen Einbehalten sowie der Erteilung von Zahlungen. Allerdings kann die Verarbeitung zeitaufwändig und komplex sein, aber der Einsatz von HR-Gehaltsabrechnungssoftware kann diese Prozesse durch Automatisierung vereinfachen und rationalisieren. In diesem Artikel besprechen wir den HR-Gehaltsabrechnungsprozess, die Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, ihre Funktionen und Vorteile. Außerdem werden wir untersuchen, welche Unternehmen HR-Gehaltsabrechnungssoftware anbieten und wie man von ihnen eine Demo erhält.
Was ist HR-Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung im Personalwesen (HR) verfolgt und verwaltet die Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. Die Personalabteilung (HR) ist für die Berechnung und fristgerechte Auszahlung der Löhne, Gehälter, Prämien und Abzüge der Arbeitnehmer verantwortlich.
HR-Gehaltsabrechnungsprozess
Der Prozess bezieht sich auf die Schritte zur Vergütung von Mitarbeitern für ihre Arbeit, einschließlich der Berechnung des Lohns, des Abzugs von Steuern und anderen Abzügen sowie der Auszahlung von Zahlungen. Es handelt sich um eine entscheidende Funktion, die sicherstellt, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Der Prozess umfasst:
Sammeln von Steuerinformationen für Arbeitnehmer
Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die erforderlichen Steuerinformationen von Ihren Mitarbeitern einzuholen, einschließlich des ausgefüllten IRS-Formulars W-4 und aller staatlich vorgeschriebenen Quellensteuerformulare. Mit diesen Informationen kann die Personalabteilung genaue Steuereinbehalte berechnen.
Einrichten eines Gehaltsabrechnungsplans
Erstellen Sie einen regelmäßigen Gehaltsabrechnungsplan, der festlegt, wann die Mitarbeiter bezahlt werden. Der von Ihnen erstellte Zeitplan sollte Faktoren wie Zahlungsperioden, Häufigkeit der Zahlungen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) und Zahlungsmethoden (z. B. Papierschecks, direkte Einzahlung) berücksichtigen.
Berechnung des Bruttolohns
Um den Bruttolohn für jeden Mitarbeiter zu berechnen, addieren Sie einfach seinen Grundlohn, etwaige Überstundenvergütungen, etwaige Prämien oder Provisionen, die er erhält, sowie alle anderen angemessenen Einkünfte.
Abzug von Steuern und anderen Quellensteuern
Ziehen Sie auf der Grundlage der Steuerinformationen des Mitarbeiters Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern vom Bruttolohn ab. Ziehen Sie außerdem andere Einbehalte wie Sozialversicherungsbeiträge, Medicare-Steuern und freiwillige Abzüge (z. B. Rentenbeiträge, Krankenversicherungsprämien) ab.
Berechnung des Nettolohns
Berechnen Sie den „Nettolohn“ des Mitarbeiters, also den Betrag, der nach Abzug von Steuern und Quellensteuern übrig bleibt. Dies ist der Betrag, der auf dem Gehaltsscheck des Mitarbeiters erscheint.
Erstellen von Gehaltsabrechnungsberichten
Erstellen Sie Berichte, die den Gehaltsabrechnungsprozess zusammenfassen, einschließlich Mitarbeiterverdienst, Abzüge und Steuern. Diese Berichte sind nützlich für Aufzeichnungs-, Compliance- und Finanzanalysezwecke.
Ausgabe von Zahlungen
Zahlen Sie den Mitarbeitern ihren Nettolohn über die ausgewählte Zahlungsart aus, z. B. durch die Ausstellung von Papierschecks oder die Veranlassung von Direkteinzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter.
Einreichung von Lohnsteuern
Stellen Sie sicher, dass die Lohnsteuer rechtzeitig und korrekt bei den zuständigen Steuerbehörden eingereicht wird, z. B. beim Internal Revenue Service (IRS) und bei staatlichen/lokalen Steuerbehörden. Dazu gehört die Überweisung von Steuerzahlungen und die Einreichung erforderlicher Steuerformulare, z. B. Formular 941 für Bundessteuern.
Pflegen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Führen Sie gründliche und organisierte Aufzeichnungen aller lohnbezogenen Dokumente, einschließlich Steuerformularen, Berichten, Steuererklärungen und Zahlungsaufzeichnungen für Mitarbeiter. Diese Aufzeichnungen sollten für die erforderliche Dauer aufbewahrt werden, um den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu entsprechen.
Bleiben Sie konform
Bleiben Sie über relevante Gesetze, Vorschriften und Steueranforderungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf dem Laufenden. Die Verarbeitung muss den Landes- und Bundesgesetzen entsprechen, beispielsweise dem Fair Labor Standards Act (FLSA). Um eine korrekte und gesetzeskonforme Bearbeitung sicherzustellen, können Sie in Betracht ziehen, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen, beispielsweise eine Steuer-Compliance-Abteilung oder einen zertifizierten Wirtschaftsprüfer.
Personalabrechnungssoftware
HR-Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bezieht sich auf jede Art von HR-Managementsystem, das Ihre HR-Kerndaten sowie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse verwaltet. Es handelt sich um eine breite Kategorie mit vielen verschiedenen Untertypen von HR-Softwarelösungen, die den Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören Personalinformationssysteme (HRIS), Humankapitalmanagementsysteme (HCM) und Personalmanagementsysteme (HRMS), alle mit integrierten Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Wenn HR- und Gehaltsabrechnungssoftware integriert sind, können Daten automatisch zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die manuelle Dateneingabe minimiert wird. Wenn beispielsweise der Lohnsatz oder die Steuerinformationen eines Mitarbeiters in der HR-Software aktualisiert werden, kann die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten des Mitarbeiters automatisch aktualisieren, ohne dass eine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.
Was sind die Vorteile einer HR-Gehaltsabrechnungssoftware?
Die Software bietet Unternehmen mehrere Vorteile, darunter:
- Vereinfachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Software vereinfacht den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Berechnung von Löhnen und der Erstellung von Gehaltsschecks, sodass sich Unternehmen auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren können.
- Reduzierung menschlicher Fehler: Die Software minimiert menschliche Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und verhindert kostspielige Fehler und IRS-Strafen, indem sie manuelle Dateneingaben und unbefugten Zugriff eliminiert.
- Verbesserung der Compliance: Die Software automatisiert die Berechnung der Leistungsberechtigung und der Anwesenheitsverfolgung und lässt sich zur Gewährleistung der Genauigkeit in die Gehaltsabrechnung integrieren. Dadurch wird die Einhaltung sichergestellt und kostspielige Verstöße verhindert.
- Optimierung der HR-Prozesse: Die Software optimiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung und HR-Aktivitäten und eliminiert getrennte Systeme. Dadurch werden Effizienz, Einblicke und Entscheidungsfindung für Unternehmen verbessert.
- Zeit und Ressourcen sparen: Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware rationalisiert manuelle Prozesse und spart Zeit und Ressourcen. Außerdem wird der Papierkram reduziert und den Mitarbeitern Self-Service-Optionen geboten.
- Verbesserung der Datensicherheit: HR-Gehaltsabrechnungssoftware schützt Mitarbeiterdaten durch rollenbasierten Zugriff, Regeln und aktualisierte Richtlinien und bietet gleichzeitig Analysen für fundierte Entscheidungsfindung und Kostenmanagement.
- Umweltfreundlichkeit: Die Software verfügt über Online-Datenbanken zum Speichern von Daten. Dadurch werden der Papierverbrauch und der COXNUMX-Fußabdruck des Unternehmens reduziert und die Nachhaltigkeit gefördert.
Funktionen der HR-Gehaltsabrechnungssoftware
Zu den Hauptfunktionen der HR-Gehaltsabrechnungssoftware gehören die folgenden:
Integration mit bestehenden Systemen
Die Wahl einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, die sich in die Buchhaltungslösung, die Mitarbeiterdatenbank oder das HR-System Ihres Unternehmens integrieren lässt, ist von entscheidender Bedeutung. Dies gewährleistet eine nahtlose Datenübertragung und vermeidet die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe.
Skalierbarkeit
Suchen Sie nach einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, die dem Wachstum Ihres Unternehmens gerecht wird. Es sollte in beide Richtungen skalierbar sein, so dass Sie mit einer wachsenden Belegschaft umgehen oder bei Bedarf verkleinern können. So stellen Sie sicher, dass die Software unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens effektiv bleibt.
Branchenspezifische Funktionen
Wenn Ihr Unternehmen spezifische Anforderungen hat oder zu einer Branche mit spezifischen Anforderungen gehört, wählen Sie eine Software, die diese Aspekte berücksichtigt. Wenn Sie beispielsweise in der Vertriebsbranche tätig sind, sollte die Software Funktionen für Verkaufsprämien oder Boni bieten.
Tax Compliance
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sollte über ein gut geschultes internes Steuer-Compliance-Team verfügen, um über die Steuervorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und genaue Steuerdaten sicherzustellen. Dies trägt dazu bei, die Compliance aufrechtzuerhalten und Fehler zu vermeiden.
Cloudbasierte Lösung
Cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet Komfort, insbesondere wenn Ihr Unternehmen über verschiedene Standorte verteilt ist. Es ermöglicht den einfachen Zugriff auf die Software von überall und kann Kosten sparen, da die Abrechnung in der Regel monatlich nach Nutzung erfolgt.
Schulung und Support
Informieren Sie sich über die Schulungs- und Supportoptionen, die mit der Software verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass es leicht zu verstehen und zu verwenden ist, insbesondere für Mitarbeiter, die mehr technische Kenntnisse benötigen. Sie können nach Softwareanbietern suchen, die Online- und Vor-Ort-Schulungen mit größtmöglichem Nutzen anbieten.
Preisoptionen
Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bieten unterschiedliche Preisoptionen an. Erstellen Sie also eine Liste der Funktionen, die Sie benötigen, und vergleichen Sie die verfügbaren Lösungen, um ein Paket zu finden, das Ihrem Budget entspricht. Wählen Sie dann ein System, das zu Ihrem Budget passt, einfach zu installieren und zu verwenden ist und die am meisten benötigten Funktionen bietet.
Lohnabrechnungsmanagement
Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sollte Löhne, Abzüge und Nettoeinkommen für Mitarbeiter berechnen. Es sollte verschiedene Komponenten wie Boni, Vergünstigungen, Urlaub, Ausgabenmanagement und Einkommenssteuerabzüge abwickeln. Es sollte außerdem die Einhaltung der Steuergesetze sicherstellen und Berichte, Gehaltsabrechnungen und Formulare erstellen.
Mitarbeiter Selbstservice
Sie sollten auch nach Software suchen, die Self-Service-Optionen für Mitarbeiter bietet. Dadurch können Mitarbeiter auf ihren Lohnsatz, Zusatzleistungen, Arbeitszeiten und andere Informationen zugreifen und diese überprüfen.
Benachrichtigungen und Warnungen
Die Software sollte in der Lage sein, Echtzeit- und geplante Nachrichten per SMS, Dashboard-Benachrichtigungen usw. an Mitarbeiter zu senden. Das Versenden von Benachrichtigungen und Warnungen hilft bei der Übermittlung wichtiger Informationen zur Gehaltsabrechnung und stellt zeitnahe Aktualisierungen sicher.
Mobilität
Suchen Sie nach einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, die eine mobile Version für bessere Konnektivität und einfachen Zugriff bietet. Dadurch können Mitarbeiter und HR-Mitarbeiter auch unterwegs auf die Software zugreifen, was sie komfortabler und effizienter macht.
Mitarbeiterorganisation nach Gehaltsstufe
Die Software sollte eine einfache Organisation der Mitarbeiter basierend auf ihrer Gehaltsskala und Position in der Organisation ermöglichen. Dies trägt zu einer effizienten Lohn- und Gehaltsabrechnung und -verwaltung bei.
Mehrere Zahlungsmethoden
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sollte verschiedene Zahlungsmethoden unterstützen, beispielsweise Direkteinzahlung, Scheck oder Bargeld. Es sollte flexibel genug sein, um unterschiedliche Zahlungshäufigkeiten zu berücksichtigen, beispielsweise monatlich oder wöchentlich.
Unternehmen für HR-Gehaltsabrechnungssoftware
Mehrere Unternehmen bieten HR-Gehaltsabrechnungssoftware auf dem Markt an. Dazu gehören Folgendes:
- Papaya Global: Dies ist eines der Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware anbieten, um auf Zahlungsintegratoren von Drittanbietern zu verzichten. Es bietet Gehaltsabrechnungsverwaltung und andere Funktionen zur Personalverwaltung.
- Plätschern: Rippling eignet sich für mittelständische Unternehmen mit einer etablierten Personalabteilung. Es bietet Gehaltsabrechnungsverwaltung und Funktionen wie betriebliche Arbeitsabläufe, Bewerberverfolgung und IT-Bestandsverwaltung. Es verfügt außerdem über erweiterte HR-Workflow-Managementfunktionen.
- Paychex Flex: Diese Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware eignet sich am besten für mittelständische bis große Unternehmen. Es bietet flexible HR-Lösungen, einschließlich Gehaltsabrechnung und Sozialleistungsmanagement. Außerdem eignet es sich am besten für Startups und expandierende Unternehmen.
- ADP-Belegschaft jetzt: ADP ist eines der bekanntesten Unternehmen für HR-Gehaltsabrechnungssoftware mit einer cloudbasierten Lösung namens ADP Workforce Now. Es kombiniert zentrale HR-Funktionen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Talentmanagement und Leistungsmanagement. Es eignet sich für die Skalierung von Unternehmen und Startups mit schnellem Wachstum.
- Justworks: Justworks ist eine cloudbasierte HR-Software, die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung sowohl für Stunden- als auch für Angestellte umfasst. Es bietet Funktionen wie die Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer, HR-Unterstützung und Compliance-Unterstützung. Es vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellt die Einhaltung von Steuer-, Zahlungs- und Personalvorschriften sicher.
Demo der HR-Gehaltsabrechnungssoftware
Demos von HR-Gehaltsabrechnungssoftware sind für potenzielle Benutzer von entscheidender Bedeutung, um deren Features, Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit vor dem Kauf zu bewerten.
Bei einer Software-Demo sollten unter anderem die Kernfunktionen und Schlüsselfunktionen überprüft sowie die Benutzerfreundlichkeit, Datengenauigkeit und -konformität sowie Anpassung und Skalierbarkeit bewertet werden.
So fordern Sie eine Demo der HR-Gehaltsabrechnungssoftware an
Um eine Software-Demo anzufordern und darauf zuzugreifen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Recherchieren Sie potenzielle Optionen für HR-Gehaltsabrechnungssoftware und nehmen Sie diese in die engere Auswahl, basierend auf den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens.
- Besuchen Sie die Website jedes ausgewählten Softwareanbieters, um weitere Informationen über deren Angebote und Funktionen zu erhalten. Suchen Sie auf ihrer Website nach der Schaltfläche „Demo anfordern“ oder „Vertrieb kontaktieren“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Demo anfordern“ oder „Vertrieb kontaktieren“, um den Demo-Anfrageprozess zu starten. Füllen Sie die erforderlichen Informationen im bereitgestellten Formular aus.
- Erwähnen Sie im Abschnitt „Zusätzliche Kommentare“ oder „Nachrichten“ des Formulars, dass Sie speziell an einer Demo ihrer HR-Gehaltsabrechnungssoftware interessiert sind. Sie können auch spezifische Anforderungen oder Fragen zur Software angeben.
- Senden Sie das Formular ab und das Vertriebsteam des Softwareanbieters wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Demo zu vereinbaren. Sie können Sie per E-Mail oder Telefon kontaktieren, um weitere Informationen zu Ihren Geschäftsanforderungen einzuholen und einen geeigneten Termin für die Demo zu vereinbaren.
- Während der Demo stellt der Vertriebsmitarbeiter die Features und Funktionalitäten der HR-Gehaltsabrechnungssoftware vor. Sie erklären Ihnen, wie die Software Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen und alle von Ihnen genannten Schwachstellen beheben kann.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu stellen und etwaige Zweifel an der Software zu klären. Sie können sich nach Funktionen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Integrationen mit anderen Systemen erkundigen.
- Bewerten Sie nach der Demo die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware anhand ihrer Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Preisgestaltung, Kundenunterstützung und anderer für Ihr Unternehmen relevanter Faktoren. Vergleichen Sie dann die Demos verschiedener Softwareanbieter, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Wenn Sie nach der Demo mit einer bestimmten Software zufrieden sind, können Sie mit dem Kauf fortfahren oder deren Dienste abonnieren.
Ist die Personalabrechnung schwierig?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt aufgrund verschiedener Faktoren eine Herausforderung dar, darunter die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze, die Einstufung von Mitarbeitern, manuelle Prozesse und Kommunikation, die Führung und Dokumentation von Aufzeichnungen sowie menschliches Versagen, insbesondere wenn Unternehmen wachsen und Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten.
Darüber hinaus müssen regionale und nationale Gesetze eingehalten und auf dem Laufenden gehalten werden, um genaue Berechnungen sicherzustellen. Darüber hinaus ist das Verständnis der Mitarbeitertypen und -klassifizierungen für genaue Berechnungen unerlässlich. Doch trotz der Herausforderungen kann die Implementierung von HR-Software mit Gehaltsabrechnungsfunktionen die Abläufe rationalisieren, diese Prozesse automatisieren und menschliche Fehler minimieren.
Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalwesen sind eng miteinander verbunden und arbeiten zusammen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von Daten für eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung der Mitarbeiteranwesenheit und der Arbeitszeiten sowie die Festlegung des Bruttolohns, der Kosten für das Unternehmen, der Vergütung, der Überstundenvergütung, Sozialleistungen, Gehaltserhöhungen und Anreize.
Die Beziehung zwischen HR und Payroll ist aufgrund ihrer engen Korrelation wichtig, da HR die Mitarbeitervergütung bestimmt, während Payroll für das Vergütungsmanagement sorgt. Daher ist eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen von entscheidender Bedeutung für eine effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung. Allerdings variiert die Organisationsstruktur, wobei einige Organisationen separate Abteilungen haben und andere Teil der Finanzabteilung sind.
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Bibliographie
