Unternehmen jeder Größe nutzen Bestellanforderungen, um die Unternehmensausgaben und die Produktnachfrage der Mitarbeiter zu überwachen. Bei Kaufanforderungen handelt es sich um interne Unterlagen, mit denen Firmenmitarbeiter ihren Vorgesetzten zum Kauf eines Produkts für den Unternehmensgebrauch auffordern. Allerdings muss jeder Fachmann, der in einem Büro arbeitet oder spezielle Materialien zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, möglicherweise verstehen, wie eine Bestellanforderung funktioniert. Zum Glück erklärt dieser Artikel, was eine Bestellanforderung ist, welche Informationen sie enthält, wie sie sich von einer Kaufanforderung unterscheidet und wie man eine solche erstellt.
Was ist eine Bestellanforderung?
Eine Bestellanforderung ist ein internes Dokument eines Unternehmens, das seine Absicht zum Kauf von Produkten oder Dienstleistungen angibt. Ein Mitarbeiter vervollständigt eine Bestellanforderung und übermittelt sie zur Prüfung und Genehmigung an die entsprechenden Personen oder Abteilungen. Als Gutachter können der Vorgesetzte des Mitarbeiters und die zentrale Beschaffungs- oder Einkaufsabteilung des Unternehmens fungieren.
So bereiten Sie eine Bestellanforderung vor
Das Beschaffungsverfahren und das Protokoll zur Erstellung von Bestellanforderungen sind für jedes Unternehmen höchstwahrscheinlich einzigartig. Um ein allgemeines Kaufanforderungsformular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
#1. Suchen Sie ein Produkt, das Ihr Unternehmen kaufen soll
Da Fachleute in einem Bestellanforderungsformular zahlreiche Informationen ausfüllen müssen, ist es am besten, sich über die Waren und den Anbieter zu informieren. Versuchen Sie, die Adresse und Kontaktinformationen des Anbieters sowie den Preis und die Menge des Produkts herauszufinden. Das Auffinden relevanter Informationen trägt zur Effizienz des Beschaffungsprozesses bei.
#2. Nutzen Sie eine Bestellvorlage
Obwohl Sie ein Kaufanforderungsformular ohne Vorlage erstellen können, ist dies viel einfacher. Dadurch können Sie Informationen eingeben, ohne sich Gedanken über das Format des Prozesses machen zu müssen. Mit dieser Technik sparen Sie außerdem Zeit und Energie. Suchen Sie online nach einem herunterladbaren Dokument, um eine Vorlage zu erhalten.
#3. Geben Sie Ihre Kontakt- und Versandinformationen ein
Geben Sie zu Beginn Ihrer Bestellung das Datum an, an dem Sie Ihre Anfrage einreichen möchten, die Adresse und Kontaktdaten des Anbieters sowie den Bereich, in den das Produkt geliefert werden soll. Geben Sie in einem separaten Abschnitt Lieferinformationen an, z. B. die Versandart und die voraussichtliche Ankunftszeit.
#4. Geben Sie Produktdetails an
Erstellen Sie einen neuen Abschnitt für Produktdetails. Versuchen Sie, auf der Website des Anbieters den Produktnamen, die Identifikationsnummer, den Preis und die erforderliche Menge anzugeben. Wenn Sie viele Produkte benötigen, versuchen Sie, diese auf demselben Anfrageformular aufzuführen, um Ihnen und Ihrem Vorgesetzten Zeit zu sparen. Es ist besser, wenn Ihr Kaufanforderungspapier alle Informationen enthält, die Ihr Vorgesetzter benötigt, um die Ware zu bestellen oder eine offizielle Bestellung aufzugeben.
#5. Machen Sie Produktnotizen und Bemerkungen
Dies könnte eine Erklärung darüber sein, warum Sie diese Dinge wünschen, oder eine Warnung bezüglich der Lieferdetails. Erwägen Sie, diesen Teil zu verwenden, um alle Informationen einzureichen, die Ihr Vorgesetzter möglicherweise zur Genehmigung Ihres Anforderungsformulars benötigt.
Was ist das Bestellanforderungsformular?
Ein Bestellanforderungsformular ist ein internes Dokument, das ein Mitarbeiter verwendet, um im Namen seines Unternehmens Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen. Diese Käufe können betrieblichen Zwecken (z. B. Büromaterial), Lagerbeständen oder Produktionsmitteln dienen.
Der Inhalt eines Bestellanforderungsformulars
Im Allgemeinen erfordern Kaufanfrageformulare die folgenden Informationen:
- Name und Abteilung des Antragstellers
- Das Datum der Anfrage
- Die gesuchten Produkte oder Dienstleistungen
- Artikelbeschreibung, Menge und Preis
- Kaufgrund
Warum sollten Sie Bestellanforderungen in Ihrem Beschaffungsprozess zur Pflicht machen?
#1. Transparenz im Beschaffungsprozess
Dieser Workflow generiert eine Dokumentation darüber, dass eine Abteilung ein Formular ausgestellt und eingereicht hat und dass die Abteilung, die die Lieferungen angefordert hat, einen legitimen geschäftlichen Grund dafür hatte. Die meisten Organisationen geben auf dem Bestellanforderungsformular das geltende Budget und die Kauflimits an, um den Antragsteller vor dem Kauf zu informieren.
#2. Vereinfacht den Kaufvorgang
Wenn ein Unternehmen seinen Einkaufsprozess zentralisiert und seine Mitarbeiter einbezieht, handelt es sich um einen klar definierten und überschaubaren Arbeitsablauf. Das Verfahren vereinfacht die Bestandsverwaltung durch die einfache Kategorisierung und Identifizierung eingehender Produkte und Dienstleistungen.
Ein zentrales Beschaffungssystem beschleunigt den Einkaufsprozess und vermeidet Verzögerungen durch einzelne Abteilungen, die sonst die Effizienz beeinträchtigen können.
#3. Hilft bei der Betrugsprävention
Das Fehlen klar definierter Standards ermöglicht es Mitarbeitern, betrügerische Handlungen zu begehen, wie zum Beispiel die Bestellung von Artikeln für den persönlichen Gebrauch oder die Abstimmung mit Lieferanten, um etwas vom Unternehmen zu stehlen. Bestellanforderungen beenden dieses Problem, indem sie Betrug von vornherein verhindern und sicherstellen, dass Mitarbeiter Produkte nicht ohne ordnungsgemäßen Prozess direkt bei Lieferanten bestellen.
#4. Hilft bei der Vermeidung wiederholter Bestellungen
In großen Unternehmen wird der Einkauf typischerweise von einem kompletten Team und nicht nur von einem Mitarbeiter abgewickelt. Bestellanforderungsformulare helfen der Einkaufsabteilung dabei, den Überblick über die Anforderungen zu behalten und zu vermeiden, dass sie versehentlich mehrere Einkäufe für dieselbe Bestellung tätigen.
#5. Verbessert die Verantwortlichkeit und Sicherheit des Unternehmens
Ein Bestellanforderungsformular bestätigt, dass eine Abteilung bestimmte Materialien benötigt und bestellt hat. Ein Dokumentenpfad zeigt außerdem, dass die Materialien geliefert wurden, sobald sie eingegangen sind und mit der Nachfrage abgeglichen wurden. Diese Aufzeichnung kann als Sicherungsbeweis verwendet werden, wenn später Bedenken hinsichtlich der bestellten Dinge oder des ausgehandelten Preises bestehen.
#6. Steigert die Kosteneinsparungen
Ihr Unternehmen kann Geld und Zeit sparen, indem es eine einzige Plattform zur Verwaltung von Kaufanfragen entwickelt. Durch die Zusammenfassung Ihrer Einkäufe wissen Sie genau, wie viel Sie kaufen, und sind so in einer besseren Position, bevorzugte Preise mit Ihren Händlern auszuhandeln.
#7. Dient als Beweismittel bei Audits
Bestellanforderungsformulare sind bei der Prüfung wichtig, da die meisten Prüfungen die Zustimmung der Manager als Beweis für die Kaufentscheidungen des Unternehmens erfordern. Bestellanforderungsformulare sind ein idealer Beweis, da sie alle Informationen über den Anforderer, den/die Genehmiger(n), den Zeitpunkt der Genehmigung und die genehmigten Produkte enthalten.
Schritte für den Bestellanforderungs-Workflow
Die Schritte in einem Bestellanforderungsverfahren können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Der Grundriss des Prozesses bleibt jedoch derselbe:
#1. Übermittlung des Bestellanforderungsformulars
Dies erreichen sie, indem sie ein Kaufanforderungsformular mit den Einzelheiten des gewünschten Kaufs ausfüllen. Einige Unternehmen füllen das Formular lieber manuell aus, während andere eine Ausgabenverwaltungssoftware verwenden.
#2. Die Zustimmung des Vorgesetzten
Anschließend durchläuft das Bestellanforderungsformular einen internen Genehmigungsprozess, der vom Fachbereichsvorgesetzten des Anforderers geprüft wird. Die Verantwortung des Vorgesetzten besteht darin, sicherzustellen, dass der Kauf legitim ist und die zulässige Ausgabengrenze der Abteilung nicht überschreitet.
#3. Bestandsaufnahme der Lagerabteilung
Das Anforderungsformular wird dann an die Lagerabteilung weitergeleitet, die es mit dem aktuellen Lagerbestand des Unternehmens vergleicht. Bei Nichtverfügbarkeit der Artikel wird die Anfrage an den Einkauf weitergeleitet.
#4. Screening der Einkaufsabteilung
Um dieses Formular auszufüllen, ermittelt der Beamte die Geschäftsanforderungen für die Produkte oder Dienstleistungen, überprüft die Echtheit des Kaufs und stellt sicher, dass die entsprechenden Behörden die Anforderung ordnungsgemäß unterzeichnen und genehmigen. Fehlen entscheidende Angaben im Formular, kann der Beamte diese entweder ausfüllen oder das Formular zum Ausfüllen an den Antragsteller zurücksenden.
#5. Eine Bestellung aufgeben
Eine Bestellung wird vorbereitet und an den Verkäufer gesendet, wenn das Kaufanforderungsformular alle erforderlichen Genehmigungen besteht. Mit der Annahme durch den Verkäufer kommt aus dem Kauf ein rechtsverbindlicher Vertrag.
#6. Auftragserfüllung und Bewertung
Wenn der Anbieter die Produkte oder Dienstleistungen liefert, prüft die Empfangsabteilung die Bestellung auf Qualität und Quantität. Eine Drei-Wege-Abgleichsmethode überprüft die Richtigkeit der Bestellung, indem sie die Bestellung, den Bestellbeleg/den Lieferschein und die Rechnung vergleicht. Dadurch wird sichergestellt, dass das Finanz- oder Buchhaltungsteam nur für die gekauften und erhaltenen Dinge bezahlt und nichts anderes.
#7. Rechnungsbegleichung
Die Bestellung wird nach Erfüllung der Dokumentationspflichten abgeschlossen. Die Rechnung des Lieferanten wird dann vom Finanzteam genehmigt, in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und gemäß den Zahlungsbedingungen bezahlt.
Die Bedeutung der Bestellanforderung
Bestellanforderungen sind von Bedeutung, da sie es Unternehmen ermöglichen, ihre Beschaffungsprozesse zu planen und den Lieferbedarf zu bewerten. Fachleute nutzen dieses interne Dokument als Organisationsinstrument und Technik zur Nachverfolgung von Kaufanfragen. Hier sind einige weitere Gründe, warum Bestellanforderungen wichtig sind:
#1. Sie verfolgen die Einkäufe
Während Bestellungen üblicherweise zur Nachverfolgung von Einkäufen verwendet werden, helfen Bestellanforderungsdokumente Unternehmen dabei, künftige finanzielle Verpflichtungen vorherzusehen und Ausgabentrends vorherzusagen. Wenn beispielsweise ein Fachmann alle paar Monate eine Kaufanforderung für Heftklammern und andere Büromaterialien einreicht, kann der für das Budget der Abteilung zuständige Vorgesetzte diesen Trend erkennen und einen angemessenen Geldbetrag für diesen Kauf zurückstellen.
#2. Mitarbeiter werden in den Kaufprozess eingebunden
Da Mitarbeiter in der Regel Bestellanforderungen einreichen, helfen diese Dokumente den Fachleuten dabei, sich stärker in die Ausgaben ihres Unternehmens eingebunden zu fühlen. Es dient als physischer Nachweis einer Mitarbeiteranfrage und hilft Managern dabei, sich an bestimmte Lieferanforderungen zu erinnern, anstatt sich bei einer Kaufanfrage auf Mundpropaganda zu verlassen.
#3. Schafft einen sicheren Beschaffungsprozess
Ein Bestellanforderungsformular ist der erste Schritt bei der Bestellung eines Bürobedarfs. In dieser Phase wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bei der Verwendung von Geschäftsmitteln die richtigen Verfahren befolgen. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Geschäftsmittel für nutzlose Gegenstände ausgeben.
Was ist der Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen?
Mit dem Genehmigungsprozess für Kaufanforderungen wird die Genehmigung zum Kauf von Waren und Dienstleistungen eingeholt. Vorgesetzte nutzen es, um eine Kaufanforderung auf der Grundlage von Unternehmensstandards, der Authentizität des Kaufs und Geschäftsanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.
Was sind die 5 Teile einer Bestellanforderung?
- Name und Abteilung des Antragstellers
- Das Anforderungsdatum
- Die benötigten Waren oder Dienstleistungen
- Der Grund für den Kauf
- Der offizielle Name des Lieferanten
Was sind die Risiken einer Bestellanforderung?
Eine unzureichende Autorisierung ist eine der größten Gefahren im Zusammenhang mit Bestellanforderungen. Ohne entsprechende Genehmigung können Anforderungen bearbeitet und Artikel oder Dienstleistungen gekauft werden, die überflüssig sind oder außerhalb des Budgets der Organisation liegen.
Ist eine Bestellanforderung ein Vertrag?
Eine Bestellung (auch PO genannt) ist ein Dokument, das ein Käufer an einen Verkäufer, Händler oder Hersteller sendet und den Kauf eines Produkts anfordert. Darüber hinaus kommt es mit der Annahme der Bestellung durch den Verkäufer zu einem rechtswirksamen Vertrag.
Welche verschiedenen Arten von Bestellanforderungen gibt es?
Zusammenfassend gibt es im Einkauf drei Arten von Bestellanforderungen: direkte, interne und externe Bestellanforderungen. Das Verständnis dieser Gegensätze ist für jeden Beschaffungsmanager oder jedes Unternehmen, das einen reibungslosen Einkaufsprozess gewährleisten möchte, von entscheidender Bedeutung.
Zusammenfassung
Eine Bestellanforderung ist eine formelle Anfrage für ein Produkt oder eine Dienstleistung, die elektronisch eingereicht oder archiviert werden kann. Ein gut strukturiertes Anforderungsverfahren steigert die Effizienz und Verantwortlichkeit eines Unternehmens. Procure-to-Pay-Lösungen automatisieren den Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Zahlung vollständig und verbessern so die Genauigkeit und Effizienz weiter.
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Bibliographie
