Aufgrund der täglichen Generierung von Hunderten von Arbeitsaufträgen können Unternehmen überfordert sein und ihre übergeordneten operativen Ziele aus den Augen verlieren. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie eine der besten Arbeitsauftragssoftwares verwenden, die von CMMS und Field Service Management-Software abgedeckt werden. In diesem Beitrag werden Arbeitsaufträge definiert und erläutert, wie sie sich auf die Feldarbeit auswirken können.
Arbeitsauftragssoftware
Bei der Durchführung von Sanitär-, Elektro-, HVAC-, Anlagen- und anderen Wartungsaufgaben können Auftragnehmer und Außendienstmitarbeiter Arbeitsauftragssoftware als Hilfsmittel verwenden Außendienst-Management Werkzeug. Außendienst- und Wartungsvorgänge werden einfacher, von der Annahme von Kundenanfragen bis hin zur Erledigung von Aufgaben. Mit dieser Software können Auftragnehmer Arbeitsaufträge effizient in Echtzeit zuweisen, verwalten und verfolgen. Wählen Sie aus kostenlosen und kostenpflichtigen Optionen die beste Arbeitsauftragssoftware für Ihr Unternehmen aus.
Gründe für die Verwendung von Arbeitsauftragssoftware
Für den Außendienst bietet die Arbeitsauftragssoftware folgende Vorteile:
#1. Verfolgen Sie Jobs an einem Ort
Erstens vereinfacht die richtige Plattform die Bereitstellung von Arbeitsaufträgen. Mit der Arbeitsauftragssoftware können Sie ganz einfach die richtigen Arbeitskräfte bestimmten Arbeitsaufträgen vor Ort zuweisen und entsenden. Darüber hinaus können Außendiensttechniker die Start- und Endzeiten von Aufgaben protokollieren und Arbeitsfortschrittsberichte in Echtzeit übermitteln. Mit dieser Kapazität können Sie von schnelleren Bearbeitungszeiten für Aufgaben profitieren.
#2. Reduzieren Sie die Zeit für den Papierkram
Zweitens erfordern traditionelle Papiereinreichungen vor Ort oft viel Vorbereitung und Zeit. Ein hervorragender Ersatz für diesen Ansatz ist Arbeitsauftragssoftware. Außerdem können Sie mit diesem Tool Arbeitsauftragsformulare und Berichte online mithilfe benutzerdefinierter Vorlagen erstellen. Durch die Digitalisierung dieser Formulare sparen Sie Zeit und Mühe, wodurch es einfacher und effektiver wird, Informationen über die vor Ort ausgeführten Arbeiten zu erfassen, was Ihnen mehr bedeutet Zeit, wichtige Aufgaben zu erledigen.
#3. Legen Sie die Daten in einer zentralen Datenbank ab.
Papierbasierte Systeme lagern Papiere häufig in Kartons, was bei unsachgemäßer Handhabung zu Verlust oder Zerstörung führen kann. Durch die Speicherung aller Ihrer Dokumente in einer einzigen Datenbank löst eine Arbeitsauftragssoftware dieses Problem. Sie müssen sich keine Sorgen über den Verlust Ihrer Daten machen, da diese automatisch online gespeichert werden.
Arbeitsauftragssoftware geht hier noch einen Schritt weiter. Sie können das benötigte Dokument schnell finden, indem Sie die Möglichkeit nutzen, die Informationen nach Größe, Status, Datum und zugewiesenen Personen zu filtern und zu sortieren.
#4. Visualisieren und verfolgen Sie die Leistung von Arbeitsaufträgen
Über die Ausführung eines Arbeitsauftrags und die Rechnungsstellung an den Kunden hinaus verfügt die Arbeitsauftragssoftware über weitere Funktionen. Basierend auf der Größe der Organisation und der Anzahl der Außendiensttechniker können Sie die Anzahl der über einen bestimmten Zeitraum (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich) ausgeführten Arbeitsaufträge im Auge behalten. Diese Software zeigt auch den Anteil der abgeschlossenen Arbeitsaufträge an, sodass Sie Ihre Leistung über einen bestimmten Zeitraum überwachen und bewerten können.
#5. Sprechen Sie mit den Außendiensttechnikern
Nicht zuletzt ermöglicht Ihnen eine Arbeitsauftragssoftware, sofort mit Außendienstexperten Kontakt aufzunehmen, wenn bei einem Arbeitsauftrag technische Schwierigkeiten auftreten. Beispielsweise können Sie mühelos neue Anweisungen eines Kunden übermitteln. Sie können mit diesem Programm markierte Fotos senden, um die Stellen hervorzuheben, die korrigiert werden müssen. Darüber hinaus können Sie Ihre digitalen Kalender integrieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden und bereits überlasteten Außendienstmitarbeitern mehr Arbeit zu geben.
Auswahl der richtigen Plattform
Bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen wissen Auftragnehmer und Außendiensttechniker, wie wichtig Pünktlichkeit und effiziente Koordination sind. Die Aufgabe wird erheblich vereinfacht, wenn Sie über die entsprechenden Instrumente verfügen. Das Ziel von Arbeitsauftragssoftware besteht darin, Aufgabenprozesse von der Einreichung von Anfragen bis zum Abschluss zu rationalisieren, auch wenn die Dienstleistungen je nach Branche unterschiedlich sind.
Hier sind einige Aspekte, die Sie bei der Auswahl einer Arbeitsauftragssoftware für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten, um Sie bei der Erreichung dieses Ziels zu unterstützen:
- Benutzerfreundlichkeit: Wie benutzerfreundlich ist die Software? Können Techniker dieses Tool nutzen, um Aufgaben effektiv zu erledigen?
- Planungsfunktionen: Wie können Sie mit diesem Tool Aufträge an Außendiensttechniker delegieren? Kann diese App für vorbeugende Pflege und ähnliche Aufgaben sich wiederholende Zeitpläne organisieren?
- Warnungen und Erinnerungen: Versendet dieses Programm automatisch Meldungen über den Status des Arbeitsauftrags?
- Wie können Sie den Aufenthaltsort und Zustand Ihres Außendienstpersonals im Auge behalten?
- Bietet diese Plattform Echtzeitkommunikation mit Außendiensttechnikern, wo auch immer sie sich befinden?
- Detaillierte Berichte erstellen Welche Informationen sind im Arbeitsauftragsbericht enthalten?
- Verfügbarkeit für Außendienstmitarbeiter: Können Auftragnehmer und Außendiensttechniker diese Software auf einem Handheld-Gerät (z. B. einem Telefon oder Tablet) verwenden?
Beste Arbeitsauftragssoftware
#1. Sicherheitskultur
Für Teams jeder Größe und in allen Branchen gibt es eine digitale Plattform namens Sicherheitskultur. Es ermöglicht Außendienstmitarbeitern und Auftragnehmern, Arbeitsaufträge vor Ort festzulegen, zu versenden und zu verfolgen. Erstellen Sie darüber hinaus detaillierte digitale Formulare aus Ihren Papierdokumenten Dokumentation dass Ihre Außendiensttechniker mit ihren Mobilgeräten schnell ausfüllen und abmelden können. Verwenden Sie dieses Tool, um eine digitale Signatur hinzuzufügen und anschließend den Kunden eine Kopie des fertigen Arbeitsauftragsberichts zu senden.
Merkmale:
- Automatische Zuweisung von Arbeitsaufträgen an die richtigen Außendiensttechniker
- Arbeitsabläufe für Service und Wartung
- Head-up-Benachrichtigungen, Gespräche und Arbeitsauftragswarnungen
- Korrigierende und vorbeugende Maßnahmen bei technischen Schwierigkeiten vor Ort
- Arbeitsauftragsvorlagen, die in der öffentlichen Bibliothek geändert werden können
- Berichte ausführlich mit Bildern und Videos
- Erstellung elektronischer Kundenberichte in den Formaten Word, PDF und Web
- Die nahtlose Interaktion von QuickBooks mit Buchhaltungs- und Rechnungssoftware
- Leistungsstarkes Analyse-Dashboard zur Anzeige des Status von Arbeitsaufträgen
- Geotagging-Funktionen für die Nachverfolgung von Außendienstmitarbeitern
#2. Hausruf Pro
Von der Planung und Bereitstellung bis hin zur Abrechnung und dem Zahlungseinzug optimiert Housecall Pro die Arbeitsbelastung von Heimdienstleistern. Sie können sich dann auf die Erweiterung ihrer Belegschaft konzentrieren, um den Bedürfnissen der Verbraucher gerecht zu werden, und gleichzeitig Zeit bei der Bearbeitung administrativer Aufgaben sparen. Daher unterstützt diese Plattform Unternehmen, die Heizungs-, Lüftungs-, Klima-, Haushalts-, Elektro-, Sanitär- und andere Bereiche anbieten häusliche Dienstleistungen.
Merkmale:
- Drag-and-Drop-Planung
- Sofortiger Versand
- Elektronische Abrechnung
- Einfache Schätzungen
- Fähigkeit, Kunden zu verwalten
- Online buchen und bezahlen
- E-Mail-Werbung
- Nicht-freie Version
#3. Synchronteam
Ein cloudbasiertes Tool zur Arbeitsauftragsverwaltung heißt Synchroteam. Es rationalisiert interne Abläufe, um Kunden schnelle und qualitativ hochwertige Arbeitsaufträge zu liefern. Darüber hinaus bietet diese Webplattform eine Vielzahl von Funktionen, von der Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsstellung, um kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen dabei zu helfen, ihre Ausgaben zu optimieren und ihr Personal einzusetzen.
Merkmale:
- Kundenservice
- Verwaltung von Arbeitsplätzen
- Kontrollen für Planung und Versand
- Abrechnung über API-Nutzung
- Werkzeuge zur Zeitmessung
- Kundenwarnungen in Echtzeit
- Unbegrenzte Kapazität
- Nicht-freie Version
#4. ServiceTrade
Kommerzielle Dienstleister können ihre Abläufe optimieren, indem sie die Plattform ServiceTrade nutzen. Für einen gut organisierten Arbeitsablauf wandelt dieses Programm außerdem Web-Angebote automatisch in Arbeitsaufträge um. Verwenden Sie dann ein kartenbasiertes Planungstool und eine Versandtafel, um wiederkehrende Arbeitsaufträge zu verwalten. Darüber hinaus können sie nach Abschluss der Dienstleistung einen ausführlichen Arbeitsauftragsbericht und eine elektronische Rechnung bereitstellen.
Merkmale:
- Planer basierend auf Karten
- Versandpanel
- Website-Zitate
- Echtzeitwarnungen über bevorstehende Ereignisse
- After-Service-Bericht auf dem Serviceportal
- QuickBooks, Sage Intact und andere Tool-Integrationen
- Übermittlung elektronischer Rechnungen
- Nicht-freie Version
#5. Kickserv
Kickserv ist ein Arbeitsauftragsprogramm, das eine Vielzahl praktischer Funktionen nutzt, um papierbasierte Verfahren abzuschaffen. Mit Ihrem Laptop oder Mobilgerät können Sie über diese Plattform auch Kunden, Zeitpläne, Leads und Techniker verwalten. Darüber hinaus können Techniker Auftragsaktualisierungen, Notizen und Anmerkungen zu ihrem Einsatzbereich abgeben. Schließlich können Sie mit dieser Anwendung Ihre Arbeitsabläufe jederzeit und von jedem Ort aus verwalten.
Merkmale:
- Arbeitsplanung
- Planungszuordnung
- Dynamische Fahrpläne
- Automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS
- Werkzeuge zur Zeitmessung
- Rechnungen und Kostenvoranschläge
- Buchhaltung integrieren
- Kundenservice
#6. RazorSync
Serviceunternehmen können ihre Teams vom Büro bis zum Außendienst mit Produkten von RazorSync unterstützen. Mithilfe der Arbeits- und Feldmanagement-Dashboards der Software können Sie jedoch Ihre Außendiensttechniker planen, entsenden und verfolgen. Über das spezifische Kundenportal ermöglicht dieses Produkt Managern auch die Interaktion mit Verbrauchern und deren Verwaltung. Nutzen Sie dieses Tool, um sowohl Ihre Kunden als auch Ihr Außendienstpersonal einfach zu verwalten.
Merkmale:
- Servicebereitstellung
- Terminplanung und Auftragsverfolgung
- Dashboards für das Management
- Kundenportal
- Wiederkehrende Ausgaben
- SMS-Benachrichtigungen
- Funktionen der API für Kostenvoranschläge und Rechnungen
- Nicht-freie Version
#7. Corrigo
Für den Betrieb, einschließlich Reparaturen und Wartung, ist Corrigo ein Online-Auftragssystem für die Instandhaltung von Anlagen. Darüber hinaus verwendet es künstliche Intelligenz und Business Intelligence, um Unternehmen die Abwicklung von Arbeitsaufträgen zu erleichtern. Beispielsweise werden Arbeitsaufträge automatisch unter Verwendung von Daten zu Standort, Gewerbe, Anlagenmerkmalen und mehr versendet. Dienstleister können Rechnungen nach Abschluss eines Arbeitsauftrags online ausliefern.
Merkmale:
- Automatisierung der Arbeit
- Arbeitsauftragsverwaltung
- Versandüberwachung
- Asset- und Lieferantenverwaltung
- Intelligente Kostenkontrolle
- Dashboards und Einblicke
- Kundenportal
- Nicht-freie Version
#8. WebDPW
Ein Arbeitsauftragsverwaltungssystem für Versorgungsunternehmen, öffentliche Bauämter und Kommunalverwaltungen heißt WebDPW. Darüber hinaus werden für einen effizienteren Ablauf Außendiensttechniker, Projekte, Anlagen und Arbeitsaufträge organisiert. Außerdem können Sie mit dieser Anwendung Arbeitsaufträge erteilen, elektronische Rechnungen erstellen und das Personal des Standorts verwalten.
Merkmale:
- Serviceanfragen
- Arbeitsaufträge per E-Mail versenden oder ausdrucken
- Kundendatenbank
- Tracking-Funktionen für GIS
- Kostenvoranschläge für abgeschlossene Aufgabenaufträge
- Automatisierte Benachrichtigungen zum Abschluss von Aufgaben
- Elektronische Abrechnung
- Verfolgung von Forderungen
#9. Verizon Connect
Sie können Arbeitsaufträge mit Verizon Connect an einem einzigen Standort bearbeiten. Mit diesem Programm können Sie mithilfe eines Kalenders, den Sie per Drag & Drop verschieben können, schnell Aufgaben zuweisen und Statusaktualisierungen auf Ihrem Smartphone überwachen. Nutzen Sie diese Plattform auch, um Papierformulare durch digitale Berichte als Zustellnachweis zu ersetzen.
Merkmale:
- Drag-and-Drop-Kalender Intelligente Planungsvorschläge
- Mobile ETA-Benachrichtigungen, die automatisch gesendet werden
- Elektronische Arbeitsaufträge
- Rezensionen und Bewertungen von Kunden für Dienstleistungen
- Nicht-freie Version
#10. CRM-Reparatur
Kleinere Außendienstorganisationen können mithilfe von Repair-CRM langwierige Prozesse im täglichen Betrieb automatisieren. Außerdem können sie Außendiensttechniker mithilfe von Live-Karten einsetzen, Lagerbestände verfolgen Mithilfe dieser Wartungsauftragssoftware können Sie mithilfe von Barcodes Ihre Reparaturaufträge mit Fotoanhängen dokumentieren. Außendienstmitarbeiter können über ein automatisiertes E-Mail-System Kunden über erledigte Aufträge benachrichtigen und Bestellungen mit ihrer Unterschrift abzeichnen.
Merkmale:
- Offline-Funktionen
- Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
- Einfache Aufgabendelegierung und Feldzuweisung
- Barcodes zur Verfolgung und Verwaltung von Beständen
- Bilder als Anhänge
- Benutzerauswahl und Berechtigungen
- Anpassbares Erscheinungsbild (gegen Aufpreis)
- Keine kostenlose Variante
Welche 4 Arten von Arbeitsaufträgen gibt es?
Diese vier Arbeitsauftragstypen sind verfügbar.
#1. HVAC-Installation (Heizung, Lüftung und Klimaanlage).
Um ein HVAC-System richtig zu installieren, ist viel Wissen erforderlich. HVAC erfordert den Einsatz schwerer Maschinen und Arbeiten, die hinter Wänden ausgeführt werden. Dabei werden auch Faktoren wie Luftfiltration und Qualität berücksichtigt.
#2. Routinewartung
Die Aufrechterhaltung eines hervorragenden Betriebszustands von Vermögenswerten und die Maximierung ihres Anschaffungspreises hängen von diesem entscheidenden, kontinuierlichen Prozess ab. Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie so sicher wie möglich funktionieren. Vorbeugende Wartung ist daher jeder mechanische oder nichtmechanische Eingriff, der der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit von Vermögenswerten dient.
#3. Sicherheitsinspektion
Um einen sicheren, gesunden und risikoaversen Arbeitsplatz zu gewährleisten, hat die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) eine Reihe von Gesetzen erlassen. Arbeitsaufträge für Sicherheitsinspektionen können die Aufrechterhaltung von Beschilderungen, das Aufstellen von Geländern oder das Entfernen von Schutt und potenziell gefährlichen Materialien vorsehen.
#4. Eine Immobilieninspektion
Örtliche Gesetze und Geschäftsvorschriften können sich auf Beleuchtung, Elektrosysteme, Abwasserrohre, Gartenanlagen, Dachreparaturen und Sanitärreparaturen beziehen. Objektbesichtigungen sind häufig ein zentraler Bestandteil von Immobiliengeschäften oder Bauprojekten.
Wie erstellt man einen Arbeitsauftrag?
Im Folgenden sind die Komponenten zum Erstellen eines Arbeitsauftrags aufgeführt:
- Titel und Details der Aufgabe.
- Name des Kunden oder Unternehmens, das die Aufgabenanforderung stellt.
- Name und Kontaktinformationen des benannten Mitarbeiters
- Dauer bis zur Fertigstellung.
- Priorität.
- Für die Ausführung erforderliche Werkzeuge oder Unterstützung
Was ist ein SAP-Arbeitsauftrag?
Auftragsdokument zur Auftragsfertigung in SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC). Ein Kunde beauftragt einen Lieferanten über einen Arbeitsauftrag mit der Herstellung einer bestimmten Menge eines Produkts und der Lieferung dieser Menge an den Kunden bis zu einem bestimmten Datum/Uhrzeit oder einem bestimmten Datums-/Uhrzeitbereich.
Was ist ein Arbeitsauftrag in Quickbooks?
Der Arbeitsauftrag legt die auszuführenden Aufgaben oder Projekte fest und enthält häufig einen Kostenvoranschlag. Außerdem sind die Zahlungsbedingungen, Steuern und etwaige obligatorische Anzahlungen aufgeführt. Betrachten Sie einen Arbeitsauftrag als zertifizierten Kostenvoranschlag. Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist und der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wird eine Rechnung erstellt.
Verfügt SAP über ein Auftragsverwaltungssystem?
Das tut es tatsächlich. Die SAP Order Management Foundation bietet eine verbesserte Systemorchestrierung und eine einzige Quelle der Wahrheit. Kosteneinsparungen, erhöhte Agilität und mehr Kundenzufriedenheit.
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