Jede Organisation oder jedes Unternehmen hat sein eigenes Risiko, ob sichtbar oder nicht. Daher werden wir uns mit der Kontrollbuchhaltung, den internen Beispielen, der Vorbeugung und dem, was sie ist, befassen.
Rechnungswesen kontrollieren
Grundsätzlich ist die Kontrollrechnung die Konfiguration von Prozessen zum Risikomanagement innerhalb eines Unternehmens. Die Kontrollziele der Kontrollrechnung sind wie folgt:
Zum Schutz vor Vermögensverlust
Stellen Sie sicher, dass tHier ist eine genaue Darstellung von die Finanzergebnisse, die Position und die Cashflows eines Unternehmens are in seinem Jahresabschluss.
Um sicherzustellen, dass die Ziele rechtzeitig und effektiv erreicht werden.
Um sicherzustellen, dass Regeln und Vorschriften eingehalten werden
Kontrollbuchhaltungssysteme können Dutzende oder Hunderte von diskreten Kontrollmaßnahmen haben, die so gestaltet sind, dass sie innerhalb der Beschränkungen eines Unternehmens funktionieren. Daher, obwohl alle drei Organisationen im selben Sektor tätig sein können. Die Buchhaltungskontrollen eines Herstellers unterscheiden sich von denen eines Distributors oder Einzelhändlers.
Rechnungslegungskontrollen können vom Management leicht reduziert werden, um die Effektivität eines Prozesses zu verbessern. Dies kann jedoch die Implementierung neuer Kontrollen an anderer Stelle erforderlich machen, um die negativen Auswirkungen der entfernten Kontrolle auszugleichen.
Kontrollieren Sie die interne Buchhaltung
Die interne Kontrollrechnung wird in drei Arten eingeteilt:
#1. Interne Detektivkontrolle
Diese Form der Kontrolle zielt darauf ab, alle Probleme mit dem Rechnungslegungsprozess einer Firma zu identifizieren. Darüber hinaus wird die interne Detektivkontrolle häufig zur Betrugsprävention, Qualitätskontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eingesetzt. Darüber hinaus sind Inventarzählungen, interne Audits und überraschende Bargeldzählungen allesamt Fälle von Detektivkontrolle. Interne Kontrollrechnungen sind von Natur aus detektivisch und schützen das Vermögen eines Unternehmens, indem sie Fehler erkennen, sobald sie auftreten, sodass die Unternehmenseigentümer ihre Auswirkungen auf die Organisation begrenzen können.
#2. Interne Kontrollrechnung Präventiv
Dies ist eine proaktive präventive Kontrollrechnung, die das Auftreten von Fehlern und Auffälligkeiten verhindern soll. Darüber hinaus wird in der Regel regelmäßig eine interne präventive Kontrollbuchhaltung durchgeführt. In der Zwischenzeit umfasst die vorbeugende Kontrollbuchhaltung Folgendes.
Aufgabentrennung
Aufteilung von Aufgaben wie Buchhaltung, Einzahlungen, Berichterstattung und Audits, um die Möglichkeit von Mitarbeiterbetrug zu verringern.
Zugriff kontrollieren
Diese Funktion hindert Teammitglieder daran, auf bestimmte Bereiche des Buchhaltungssystems zuzugreifen, es sei denn, sie haben ein Passwort.
Die doppelte Buchführung ist ein System, das dafür sorgt, dass die Bücher stets im Gleichgewicht sind.
Implementieren Sie vorbeugende interne Kontrollen, um die Genauigkeit der Büroarbeit, die Datensicherung und die Verhinderung von Mitarbeiterbetrug zu unterstützen. Darüber hinaus tragen diese internen Kontrollen dazu bei, Problemen und Auffälligkeiten vorzubeugen, damit die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen können.
#3. Interne Korrekturkontrolle
Interne Kontrolle, die korrigierend eingerichtet ist, um alle vom Detektiv entdeckten Fehler zu beheben. Darüber hinaus beginnt diese Art der internen Kontrolle in der Regel damit, negative Folgen zu entdecken und das Problem im Rampenlicht zu halten, bis das Management Abhilfe schaffen kann. Wenn jedoch ein Fehler auftritt, ist es wichtig, dass ein Mitarbeiter die Verfahren befolgt, die zur Behebung des Fehlers eingeführt wurden. Physische Audits (z. B. Handzählung von Geld) und physische Verfolgung von Vermögenswerten, um sie aufzudecken verbergen Inkonsistenzen sind Beispiele für korrigierende interne Rechnungslegungskontrollen. Daher kann die Einrichtung eines Qualitätsverbesserungsteams eine fantastische Methode sein, um anhaltende Probleme anzugehen und Prozesse anzupassen.
Interne Kontrollrechnung in anderen Formen
Andere Arten der internen Rechnungslegungskontrolle sind wie folgt:
Dokumentation, die konsistent ist
Buchhaltungsunterlagen wie Inventurbelege, Rechnungen, interne Materialanforderungen und Reisekostenabrechnungen. All dies kann dazu beitragen, die Konsistenz in den Aufzeichnungen der Organisation zu wahren, wenn sie dem Standard entsprechen. Wenn jedoch eine Diskrepanz im System entdeckt wird, erleichtern standardisierte Dokumentenformate die Überprüfung früherer Aufzeichnungen.
Probebilanzen
Für diese interne Kontrolle ist die Verwendung eines Systems der doppelten Buchführung erforderlich. Dies verbessert die Zuverlässigkeit und hält das Buch im Gleichgewicht. Darüber hinaus können Fehler ein doppeltes System immer noch destabilisieren. Mitarbeiter, die tägliche oder wöchentliche Probebilanzen berechnen, helfen bei der Aufrechterhaltung der Analyse des Systemzustands. Dadurch können Abweichungen frühzeitig gefunden werden.
Abstimmungen in regelmäßigen Abständen
Kontosalden im Firmensystem können eng mit Salden in unabhängigen Konten abgeglichen werden. Wie Kreditkunden, Lieferanten und Banken durch regelmäßige Buchhaltungsabstimmungen. Jegliche Diskrepanzen zwischen diesen Konten werden auf Probleme aufmerksam machen.
Diese interne Kontrolle erfordert die Genehmigung bestimmter Transaktionen durch Mitglieder des Managementteams. Darüber hinaus fügt die Genehmigungsbehörde den Buchhaltungsvorgängen ein gewisses Maß an Rechenschaftspflicht hinzu. Nur durch den Nachweis, dass alle Transaktionen von den zuständigen Vorgesetzten überprüft und genehmigt wurden.
Methoden zur Verbesserung der internen Rechnungslegungskontrolle
Es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre interne Rechnungslegungskontrolle zu verbessern. Hier sind ein paar Ideen:
#1. Buchhaltungszuständigkeiten separat zuweisen
Anstatt sich auf einen einzelnen Mitarbeiter oder Buchhalter zu verlassen, der alle Buchhaltungsarbeiten erledigt, delegieren Sie die Aufgaben an andere Mitglieder Ihres Teams. Darüber hinaus kann beispielsweise die Verarbeitung von Belegen und Zahlungen getrennt werden. Daher sind das Unterzeichnen von Schecks, das Genehmigen von Rechnungen und das Abgleichen von Konten weitere Pflichten, die getrennt werden können. Lässt man zu, dass eine einzelne Person all diese Buchhaltungsoperationen verwaltet, erhöht sich die Möglichkeit von Fehlern oder Betrug.
#2. Verbessern Sie die Übersicht
Selbst wenn Sie über interne Kontrollen verfügen, sind diese wirkungslos, wenn sie nicht überwacht werden. Wenn Sie keine Zeit haben, dies selbst zu tun, beauftragen Sie einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter mit der regelmäßigen Überprüfung von Kontoauszügen, Kontoabstimmungen und Zahlungsregistern. Am wichtigsten ist, dass Sie nach verbotenen Ausgaben oder Gehaltserhöhungen sowie nicht vorhandenem Personal und nicht genehmigten Stunden Ausschau halten. Machen Sie daher die Überprüfung der Finanzdaten Ihres Unternehmens zu einer Priorität, damit Sie über Trends und Änderungen in Ihren Finanzberichten auf dem Laufenden bleiben.
#3. Der Zugang von Arbeitnehmern zu Finanzsystemen sollte eingeschränkt werden
Normalerweise ermöglicht Buchhaltungssoftware für Unternehmen Benutzern, frühere Transaktionen zu ändern. Arbeitnehmer können diese nicht überwachte Genehmigung nutzen, um Betrug oder Diebstahl zu verschleiern. Daher sollten Sie als Geschäftsinhaber den Zugriff der Mitarbeiter auf das Finanzsystem des Unternehmens einschränken, um zu verhindern, dass Mitarbeiter Informationen ändern oder löschen. Schließlich können Sie auch alle Transaktionsänderungen im System überprüfen, um festzustellen, ob es ungewöhnliche Aktivitäten gibt.
#4. Gestatten Sie einem Dritten die Prüfung von Jahresabschlüssen.
Sie können die Sicherheit Ihrer Vermögenswerte verbessern, indem Sie die Bücher Ihres Unternehmens von einem Dritten prüfen lassen. Mitarbeiter, die an der internen Buchhaltung beteiligt sind und Kenntnis von Ihrer Überprüfung durch Dritte haben, werden davon abgehalten, sich an betrügerischen Praktiken zu beteiligen. Daher kann ein unabhängiger Gutachter auch Fehler und Ungereimtheiten erkennen.
Beispiele für die interne Rechnungslegung
Nachstehend finden Sie erläuternde Beispiele für Rechnungslegungsbeispiele für die interne Kontrolle
#1. Richtlinien und Prozesse: Beispiele für die interne Rechnungslegung
Es sind Richtlinien, Prozesse und Dokumentationen vorhanden, die Anleitungen und Schulungen geben, um eine konsistente Leistung auf einem erforderlichen Qualitätsniveau sicherzustellen. Daher sollten diese auf allen Organisationsebenen bereitgestellt werden. Fachbereich sowie Universität/Organisation.
#2. Überprüfung von Transaktionen und Aktivitäten
Managerbewertungen einer Transaktion, Vorgänge und zusammenfassende Berichte helfen dabei, die Effektivität anhand von Zielen und Zielen zu verfolgen. Auch das Identifizieren von Problemen, das Identifizieren von Trends und so weiter. Zu den besonderen Fällen gehören: monatlicher Vergleich der Budgetaufstellungen mit den tatsächlichen Kosten. Untersuchen Sie die Aktivitätsdaten von Telefonanrufen für private oder nicht geschäftliche Telefonanrufe. Mitarbeiter überprüfen ihre Stempelkarten und Überstunden.
#3. Steuerung für die Informationsverarbeitung
Bei der Verarbeitung von Informationen werden eine Reihe von interne Kontrolle wird durchgeführt, um die Richtigkeit, Vollständigkeit und Autorisierung von Transaktionen sicherzustellen. Darüber hinaus werden an den eingegebenen Daten Änderungsprüfungen oder Vergleiche mit genehmigten Kontrolldateien oder Summen durchgeführt. Außerdem werden Transaktionen numerisch abgerechnet und Dateisummen verwaltet. Und auch mit vergangenen Salden und Kontrollkonten abgestimmt. Der Zugriff auf Daten, Dateien und Programme ist ebenso eingeschränkt wie die Entwicklung neuer Systeme und Änderungen an bestehenden Systemen.
#4. Vorlagen: Beispiele für interne Kontrollrechnungen
Die Formalisierung der Finanzunterlagen fördert die Konsistenz, was den Prüfungsprozess vereinfacht. Obwohl einige Berichte, wie z. B. eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung, einen gemeinsamen Stil haben. Andere Papiere können je nach Geschäftsteam stark variieren. Darüber hinaus stellt die Entwicklung und Verwendung derselben Vorlagen für Kostenvoranschläge, Rechnungen, Bestellungen, Finanzierungsanträge, Quittungen und Ausgabenberichte sicher, dass ähnliche Elemente während einer Prüfung verglichen werden können. Die Rationalisierung dieser Posten ist eine wichtige interne Buchhaltungskontrolle, die Unternehmen oft ignorieren, wenn sie bestrebt sind, sichtbarere Kontrollsysteme einzuführen.
#5. Probebilanzen
Die doppelte Buchführung garantiert, dass die Bücher stets ausgeglichen sind. Trotzdem können Fehler und Betrug in einem doppelten Buchführungssystem auftreten, weshalb bei dieser Methode Probebilanzen verwendet werden sollten. Darüber hinaus sind Probebilanzen eine Art der Buchhaltungskontrolle, die dem System Stabilität verleiht. Durch die Führung einer internen Aufzeichnung von Gutschriften und Belastungen können Unternehmen Probleme frühzeitig erkennen.
#6. Backup-Daten
Das am häufigsten übersehene interne Kontrollsystem für die Buchhaltung ist die Datensicherung. Da genaue Finanzdaten eine technologische Verbindung zwischen Plattformen erfordern, kann es zu finanziellen Inputverlusten kommen
Was sind die fünf internen Kontrollen der Rechnungslegung?
Die Ansätze sollten an die einzigartigen Anforderungen des Kapitels angepasst werden. Ein interner Kontrollrahmen besteht aus fünf miteinander verbundenen Elementen: Überwachung, Information und Kommunikation, Risikobewertung, Kontrollaktivitäten und das Kontrollumfeld.
Welche sieben entscheidenden Kontrollaktivitäten gibt es?
Rollentrennung, Zugangsbeschränkungen, physische Audits, standardisierte Dokumentation, Probebilanzen, periodische Abstimmungen und Genehmigungsbefugnisse sind die sieben internen Kontrollmethoden.
Was ist ein SOX-Audit?
Um den Sarbanes-Oxley Act von 2002 (SOX) einzuhalten, müssen Firmen eine jährliche Prüfung der Finanzkonten durchführen. Ein SOX-Compliance-Audit zielt darauf ab, den Jahresabschluss des Unternehmens und die zu seiner Erstellung verwendeten Verfahren zu bestätigen.
Was beinhalten Revisionskontrollen?
Kontrollaktivitäten – Die Regeln und Richtlinien, die sicherstellen, dass die Anweisungen des Managements befolgt werden, werden als Kontrollaktivitäten bezeichnet. Sie decken ein breites Spektrum an Aufgaben ab, wie z. B. Genehmigungen, Genehmigungen, Überprüfungen, Abstimmungen, Überprüfungen der Betriebsleistung, Vermögenssicherung und Funktionstrennung.
Was ist der Unterschied zwischen Sox und Soc?
Ein von der Regierung erlassenes Gesetz namens SOX legt Kriterien für die Offenlegung von Finanzinformationen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen fest. SOC ist eine Prüfung interner Verfahren, um Datensicherheit, geringe Verschwendung und das Vertrauen der Anleger zu gewährleisten.
Was sind Steuerelemente in SAP?
Zu den in einem SAP-System zugänglichen Arten von Kontrollen gehören die folgenden: Fest in das System einprogrammiert und von der Konfiguration nicht betroffen, wird als inhärente Kontrolle bezeichnet. Kontrollen, die modifiziert werden können, um Kontrollziele zu unterstützen, werden als Konfigurationskontrollen bezeichnet (z. B. Toleranzgruppen und Validierungen).
Zusammenfassung
Kurz gesagt, die Kontrollrechnung ist die Konfiguration von Prozessen zum Risikomanagement innerhalb eines Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen zur Kontrollbuchhaltung
Was sind die Schlüsselelemente der Kontrolle in der Rechnungslegung?
Es gibt fünf miteinander verbundene Komponenten eines internen Kontrollrahmens: Erstens das Kontrollumfeld, zweitens die Risikobewertung, drittens die Kontrollaktivitäten, viertens die Information und schließlich die Kommunikation und Überwachung
Welche Arten von Kontrollen gibt es?
detektivisch, präventiv und korrigierend. Kontrollen sind in der Regel Richtlinien und Verfahren oder technische Sicherheitsvorkehrungen, die implementiert werden, um Probleme zu vermeiden und die Vermögenswerte einer Organisation zu schützen
Was sind die 5 Kontrollaktivitäten?
- Erstens: Befolgen Sie die Richtlinien und Verfahren.
- Zweitens: Verbessern Sie die Sicherheit (Anwendung und Netzwerk).
- Drittens: Anwendungsänderungsmanagement durchführen.
- Viertens: Planen Sie Business Continuity/Backups.
- Schließlich führen Sie Outsourcing durch.
