Ungeachtet Ihrer Rolle, der Größe der Teammitglieder oder der Aufgaben, an denen Sie arbeiten, besteht die Möglichkeit, dass Sie denken, dass es nie den perfekten Zeitpunkt für eine Arbeitspause gibt, aber lassen Sie sich davon nicht abhalten. Dies liegt daran, dass Arbeitgeber sich dessen bewusst sind und erwarten, dass ihre Mitarbeiter eine Auszeit von der Arbeit benötigen. Da uns aber selten beigebracht wurde, wie man das macht, erscheint es unmöglich. Es sollten jedoch bestimmte Schritte unternommen werden, um sowohl die Genehmigung einzuholen als auch ein gutes Verhältnis zu Ihren Ressourcenmanagern aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel sprechen wir über die Schritte, die Sie bei der Beantragung einer Freistellung unternehmen müssen, und geben Beispiele, die Ihnen bei der Verwendung einer E-Mail helfen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Schritte zur Schaffung einer effektiven Anforderungsfrist für Richtlinien zu erfahren.
Was ist ein Urlaubsantrag?
Bei einem Urlaubsantrag handelt es sich um einen schriftlichen Antrag auf Genehmigung Ihres Vorgesetzten, einen oder mehrere Tage frei von der Arbeit zu nehmen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich formell einen freien Tag gönnen könnten. Dies kann zum Beispiel aus Krankheitsurlaub, Trauerfall, Vaterschafts- oder Mutterschaftsurlaub oder um etwas Zeit für sich selbst und einen Urlaub zu genießen sein.
Zusätzlich kann ein Urlaubsantrag gestellt werden bezahlter Urlaub (PTO) oder unbezahlte Freizeit. Bei bezahlter Freistellung erhalten Sie Ihren Gehaltsscheck während Ihrer Abwesenheit von der Arbeit, während es sich bei ausstehender Zeit um eine Abwesenheit vom Büro ohne Gehalt handelt. Außerdem regeln die Arbeitsgesetze der Provinzen manchmal den Anspruch der Arbeitnehmer auf eine Mindestfreizeit.
So beantragen Sie eine Freistellung
Manchmal ist es schwierig, eine Freistellung zu beantragen, und Sie haben Bedenken, ob Ihr Antrag bewilligt oder abgelehnt wird. Aber mit ein wenig Planung und der richtigen Wortwahl wird Ihr Antrag wahrscheinlich genehmigt. Wenn Sie also eine Freistellung beantragen, befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Professionalität und Ihr gutes Ansehen bei Ihren Vorgesetzten zu wahren:
- Überprüfen Sie die PTO-Richtlinie Ihres Unternehmens
- Beachten Sie den Firmenkalender
- Besprechen Sie Ihr Anliegen mit Ihrem Vorgesetzten
- Senden Sie eine formelle Anfrage
- Bestätigen Sie die Antwort
Sobald Sie Ihren formellen Antrag ausgefüllt haben, entscheidet das Unternehmen darüber hinaus und teilt Ihnen mit, ob Sie den Urlaub nehmen können. Wenn das Ergebnis positiv ist, ist es wichtig, es anzuerkennen. Sie können eine Antwort-E-Mail schreiben und sich bei Ihrem Vorgesetzten dafür bedanken, dass er Ihrer Anfrage stattgegeben hat. Sie können auch Erläuterungen und Anweisungen anfordern, um den Prozess für das Unternehmen reibungsloser zu gestalten.
Beantragung einer Freistellungsrichtlinie
Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, Anträge auf Freistellung von Ihren Arbeitspflichten zu genehmigen. Daher hilft die Ausarbeitung einer effektiven Richtlinie zur Beantragung von Freistellungen den Mitarbeitern, Verwirrung darüber zu vermeiden, welche Tage sie frei nehmen können, und vorherzusagen, ob sie an den gewünschten Tagen frei von der Arbeit erhalten. Sie sollten eine Richtlinie für Urlaubsanträge erstellen, die den Prozess der Organisation zur Genehmigung der Urlaubstage der Mitarbeiter klar beschreibt.
Das heißt, eine Richtlinie zum Antrag auf Freistellung ist ein Abschnitt im Mitarbeiterhandbuch einer Organisation, der die Richtlinien für Mitarbeiter abdeckt, die bezahlten oder unbezahlten Urlaub von der Arbeit beantragen. Eine wirksame Richtlinie zur Beantragung von Freistellungen sollte die Regeln eines Unternehmens klar darlegen, wenn es um die Beantragung von Freistellungen geht. Zu den Informationen, die typischerweise in allgemeinen Richtlinien für Urlaubsanträge enthalten sind, gehören:
- Wie viele Tage unbezahlter oder bezahlter Urlaub können Mitarbeiter beantragen?
- Wie lange im Voraus können Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen?
- Zu bestimmten Terminen oder in bestimmten Fällen ist es Mitarbeitern nicht gestattet, Urlaub zu beantragen
- Der Prozess der Organisation zur Entscheidung, welche Mitarbeiter Freistellung erhalten, wenn mehrere Anträge vorliegen
So erstellen Sie eine Richtlinie für Urlaubsanträge
Sie sollten eine Richtlinie entwickeln, die den Bedürfnissen, Zielen und Vorlieben des Unternehmens entspricht. Befolgen Sie diese Schritte, um eine wirksame Richtlinie für Urlaubsanträge zu erstellen:
#1. Entdecken Sie den geschäftigsten Zeitplan des Unternehmens
Einer der Gründe, warum Unternehmen Urlaubsregelungen einführen, besteht darin, sicherzustellen, dass sie an Spitzentagen, an denen das Unternehmen ausgelastet ist, nicht unterbesetzt sind. Beispielsweise benötigen Einzelhandelsunternehmen möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter für die Weihnachtszeit, wenn mehr Kunden Geschenke für ihre Lieben kaufen. Das bedeutet, dass Unternehmen am Ende des Quartals mehr Mitarbeiter benötigen, die Überstunden leisten, um sicherzustellen, dass sie bestimmte Zuteilungen erfüllen.
#2. Erfahren Sie, wie weit im Voraus Mitarbeiter Rabatt beantragen
Sie sollten klar angeben, wie weit im Voraus Sie den Mitarbeitern erlauben, sich zu befreien. Dadurch wird sichergestellt, dass Abteilungsleiter genügend Zeit haben, die Abwesenheit eines Teammitglieds einzuplanen. Die Zahl, die Sie in der Police angeben, kann von den Bedürfnissen des Unternehmens, der Verantwortung des Mitarbeiters und der Anzahl der Urlaubstage abhängen.
#3. Wehrdiensttage und wie oft sich Mitarbeiter frei nehmen
In der Richtlinie sollte auch angegeben werden, wie viele freie Tage Sie Ihren Mitarbeitern gewähren. Diese Zahl kann abhängig von Faktoren wie der Abteilung des Mitarbeiters oder der Dauer seiner Zugehörigkeit zum Unternehmen variieren. Beispielsweise könnten einige Teammitglieder, die mehrere Jahre im Unternehmen tätig waren, mit der Zeit mehr Urlaubstage bekommen. Geben Sie die genaue Anzahl an, die Sie bestimmten Mitarbeitern freistellen dürfen.
#4. Geben Sie Anweisungen dazu, wie und wo Anträge einzureichen sind
Um sicherzustellen, dass alle Urlaubsanträge an einem Ort sind, damit Manager sie effizient prüfen und genehmigen können, schreiben Sie klare Richtlinien und Schritte, die die Mitarbeiter beim Einreichen ihrer Anträge befolgen müssen. Zu den Orten, an denen Mitarbeiter Anfragen einreichen können, gehören:
- Zeitplanungs-App: Laden Sie eine Zeit herunter Scheduling App für die Mitarbeiter und weist sie darauf hin, wie sie darauf zugreifen und ihre Stunden im System eintragen können. Möglicherweise müssen Sie Schulungen zur Verwendung dieses Programms anbieten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Freistellung korrekt beantragen.
- E-Mail: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, ihre Urlaubsanträge per E-Mail zu senden. Die Richtlinie kann die Informationen festlegen, die Mitarbeiter in den E-Mail-Text aufnehmen sollten.
- Digitales oder gedrucktes Formular: Erstellen Sie ein Urlaubsantragsformular und verteilen Sie es digital oder verteilen Sie es physisch an die Teammitglieder. Mitarbeiter können ihren Namen, ihre Berufsbezeichnung, ihre Abteilung, Datum und Uhrzeit ihrer Abwesenheit sowie den Grund für die Abwesenheit von der Arbeit eingeben. Lassen Sie dann auf dem Formular ein Feld frei, damit die Manager die Anfrage genehmigen oder ablehnen und an sie zurücksenden können.
#5. Beschreiben Sie Ihre Methoden für Anträge auf verlängerte Freistellung
Es kann vorkommen, dass viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen. Um an diesen Tagen einen Personalmangel zu vermeiden, sollten Sie über eine klare Methode verfügen, um zu entscheiden, wer freigestellt werden soll. Lassen Sie ein System einrichten und in der Richtlinie umreißen, um den Mitarbeitern zu gewährleisten, dass der Zeitpunkt des Auswahlprozesses fair gehandhabt wird.
#6. Ordnen Sie die Anfragen der Mitarbeiter
Um Ihren Mitarbeitern zu gewährleisten, dass Sie ihre Urlaubstage effektiv nachverfolgen und ihre Anträge nicht falsch platzieren, sollten Sie einen organisierten Prozess für die Speicherung dieser Anträge einrichten und dies in der Richtlinie angeben. Zu den Orten, an denen Sie die Anfragen und akzeptierten Urlaubstage der Mitarbeiter speichern und verfolgen können, gehören:
- Tabellenkalkulation: Beschriften Sie die Spalten mit den Namen der Mitarbeiter, den Daten der Urlaubsanträge und dem Genehmigungsstatus.
- Zeitmanagement-App: Verwenden Sie ein Zeitmanagementprogramm, das Urlaubsanträge und deren Termine automatisch organisieren und direkt zur Genehmigung an Sie senden kann.
- Ordner: Speichern Sie die Anfragen, Termine und andere Informationen Ihrer Mitarbeiter in beschrifteten Ordnern auf Ihrem Computer, um sie bei Bedarf schnell durchzusehen und nachzuschlagen.
Beantragung einer Freistellung per E-Mail
Eine E-Mail mit einem Urlaubsantrag bietet die Möglichkeit, Ihren Arbeitgeber nach bestimmten Urlaubsterminen zu fragen. Daher informieren Sie Ihren Arbeitgeber in einer effektiven Anfrage-E-Mail über Ihre Pläne, sicherzustellen, dass Ihre Arbeit abgeschlossen oder abgedeckt wird, und darüber hinaus, wann Sie von der Arbeit abwesend sind und zur Arbeit zurückkehren. Sie können eine klare, prägnante und informative Anfrage-E-Mail verfassen, die die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber fördert.
Beantragung einer Freistellung per E-Mail: So schreiben Sie
Es ist wichtig zu wissen, wie man eine E-Mail mit der Bitte um einen arbeitsfreien Tag schreibt, denn arbeitsfreie Tage sind der Schlüssel zu einer gesunden Gesundheit Work-Life-Balance, Egal, ob Sie sich um die arbeitsfreien Teile Ihres Lebens kümmern müssen oder einfach eine Pause brauchen. Hier sind die Schritte zum Verfassen einer Urlaubsantrags-E-Mail:
#1. Schreiben Sie eine kurze Betreffzeile
Eine gute Faustregel für professionelle E-Mails im Allgemeinen ist, dass der Empfänger den Sinn der E-Mail verstehen sollte, bevor er sie öffnet. Schreiben Sie also eine kurze Zeile, in der Sie den Zweck Ihrer E-Mail und die Daten angeben, an denen Sie abheben möchten. Denken Sie auch darüber nach, in der Betreffzeile auch Ihren Nachnamen anzugeben, damit der Empfänger schnell erkennen kann, wer wann eine Freistellung beantragt.
#2. Geben Sie Gründe für das Schreiben an
Geben Sie nach der Begrüßung Ihres Empfängers in der ersten Zeile Ihrer E-Mail direkt an, dass Sie mit dem Schreiben eine Freistellung beantragen. Sie können eine Stellungnahme verwenden, wenn Sie bereits mit Ihrem Vorgesetzten über Ihr Anliegen gesprochen haben.
#3. Fügen Sie die von Ihnen gewünschten Daten hinzu
Erwähnen Sie die Termine, die Sie planen, entweder in der ersten Zeile Ihrer E-Mail oder im ersten Absatz. Stellen Sie sicher, dass diese Daten mit denen in der Betreffzeile übereinstimmen. Es ist auch wichtig, anzugeben, wie viele Tage Sie verwenden, wenn Ihr Unternehmen eine Richtlinie zur Regelung der aufgelaufenen Freistellung anwendet.
#4. Erwähnen Sie, warum Sie sich frei nehmen (optional)
Dieser Abschnitt ist optional, wenn Sie nur eine kurze Pause von der Arbeit oder einen privaten Tag einlegen möchten. Wenn es jedoch persönliche Probleme oder berechtigte Umstände gibt, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, kann die Angabe dieser Umstände Ihrem Vorgesetzten bei der Entscheidung helfen, ob er Ihre Freistellung genehmigt. Dieser Schritt kann Ihrem Vorgesetzten oder Arbeitgeber bei der Entscheidung helfen, ob Sie Ihren Urlaub genehmigen möchten.
#5. Besprechen Sie, wie Sie sich vorbereiten
Erklären Sie unbedingt im Voraus, wie Sie sich vorbereiten, um die Belastung durch Ihre Abwesenheit vom Unternehmen zu verringern. Dies trägt dazu bei, Ihre Professionalität zu vermitteln und erhöht die Chancen, dass Ihr Urlaubsantrag genehmigt wird. Sagen Sie ihnen, dass Sie fleißig arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Ihre Arbeitsangelegenheiten erledigt sind, bevor Sie gehen.
#6. Seien Sie für Fragen erreichbar
Beenden Sie Ihre E-Mail, indem Sie Ihrem Arbeitgeber oder Vorgesetzten erlauben, Sie für weitere Informationen zu kontaktieren und die Entscheidung über Ihre Anfrage zu bestätigen. Dieses Element ist eine professionelle Höflichkeit, die auch eine klare und offene Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber fördert.
Beantragung einer Freistellung per E-Mail: Beispiele
Hier sind ein paar Beispiele für E-Mails mit Urlaubsanträgen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:
Beispiel 1.
Hallo [Name des Vorgesetzten],
Ich möchte aus [Grund] eine Freistellung für [Termine] beantragen.
Mein Team hat während der [von Ihnen beantragten Termine] keine anspruchsvollen Fristen oder Arbeit. Wäre es akzeptabel, wenn ich dann in den Urlaub fahre? Weitere Einzelheiten bespreche ich gerne mit Ihnen, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen.
Dank für Ihre Zeit,
[Ihr Name]Beispiel 2.
Lieber [Name],
Ich schreibe einen formellen Antrag auf freie Termine. Ich habe seit Anfang des Jahres keine freien Tage mehr genommen und wäre dankbar, wenn es dieses Mal möglich sein würde. arbeite das aus.
Ich habe Prisca bereits gefragt, ob sie meine Schicht übernehmen kann, und sie hat versprochen, dafür zur Verfügung zu stehen. Sie ist ausgebildet und für jede Aufgabe, die ich erledige, geeignet. Ich habe Vertrauen in ihre Fähigkeit, damit umzugehen.
Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu meiner Anfrage haben. Gerne komme ich in Ihr Büro, um diese zu besprechen.
Vielen Dank und bald reden,
[Ihr Name]Beispiel 3
Hallo (Name),
Vielen Dank, dass Sie meinem Urlaubsantrag zuvor zugestimmt haben. Meine Pläne haben sich geändert und ich wollte wissen, ob ich meinen Urlaub um ein paar Tage bis zum (Datum einfügen) verlängern könnte.
Ich bin mir darüber im Klaren, dass dies zu einer Änderung der Pläne führen kann, und bin bereit, alles zu tun, damit dies funktioniert. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie dies besprechen möchten.
Mit freundlichen Grüßen,
(Ihr Name)
Wie lange im Voraus sollten Sie um eine Freistellung bitten?
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Vorgesetzten und Ihr Team mindestens zwei bis drei Wochen im Voraus informieren.
Wie kann ich um Freistellung bitten, ohne dafür zu bezahlen?
- Ein Mitarbeiter stellt innerhalb der vorgeschriebenen Kündigungsfrist einen schriftlichen Antrag auf unbezahlten Urlaub.
- Der Manager oder Vorgesetzte berät sich mit der Personalabteilung und/oder den Abteilungsleitern.
- Der Vorgesetzte oder die Personalabteilung genehmigt die Anfrage oder lehnt sie ab.
Kann ich aus persönlichen Gründen einen Tag frei nehmen?
Sie können einen persönlichen Tag aus verschiedenen Gründen nutzen, z. B. um abzustimmen, einen Arzttermin wahrzunehmen oder einen familiären Notfall zu bewältigen.
Bibliographie
- REFINANZIERUNG EINES AUTOS: Top-Autokredite und wie es funktioniert
- SUPERVISOR: Stellenbeschreibung, Aufgaben und Gehalt
- KREDITLINIENERHÖHUNG: So beantragen Sie eine Kreditlinienerhöhung
- Bewerbungsschreiben für einen Kredit: So schreiben Sie einen Kreditantrag in Nigeria
- WIE MAN EIN HÖHERES KREDITLIMIT AUF EINER KREDITKARTE ERHALTEN KANN
