Die Bargeld- und Periodenrechnung hat Vor- und Nachteile, aber sobald Sie sich für eine Buchhaltungsmethode entschieden haben, ist es wichtig, sie konsequent anzuwenden. Wie bestimmen Sie also, welche Rechnungslegungsmethode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Wenn Sie an die von Ihnen gewählte Rechnungslegungsmethode gebunden sind, sollten Sie die bestmögliche Entscheidung treffen. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die einzelnen Buchhaltungsmethoden auf Barbasis, die Unterschiede zwischen Barbuchhaltung und periodengerechter Buchhaltung sowie ein Beispiel für die Barbuchhaltung.
Was ist Cash Accounting (CA)?
Die Kassenbuchhaltung ist eine Rechnungslegungsmethode, bei der Zahlungseingänge in der Periode erfasst werden, in der sie eingehen, und Ausgaben in der Periode, in der sie bezahlt werden. Mit anderen Worten, wenn Bargeld erhalten oder gezahlt wird, werden Einnahmen und Ausgaben erfasst.
Die Kassenbuchhaltung, auch Cash-Basis Accounting genannt, unterscheidet sich von der periodengerechten Rechnungslegung dadurch, dass sie Einnahmen erfasst, wenn Einnahmen erzielt werden, und Ausgaben erfasst, wenn Verbindlichkeiten entstehen, unabhängig davon, wann Bargeld erhalten oder gezahlt wird.
Wer verwendet Cash Basis Accounting?
Die Kassenbuchhaltung wird von vielen Selbstständigen und Kleinunternehmern verwendet. Was ist der Grund? Es ist die grundlegendste Abrechnungsmethode. Die Cash-Basis-Rechnung bietet auch einen schnellen Überblick darüber, wie viel Geld das Unternehmen zur Verfügung hat. Das ist eine entscheidende Kennzahl für jedes Unternehmen.
Während die Cash-Basis-Rechnung für viele kleinere, jüngere Unternehmen geeignet ist, ist sie nicht für alle geeignet. Die meisten kleineren Unternehmen, die Lagerbestände führen, müssen die periodengerechte Buchführung verwenden, um Bestandsänderungen zu verfolgen. Die meisten Unternehmen, die Kredite vergeben, müssen auch periodengerechte Buchhaltung verwenden.
Beispiel Kassenbuchhaltung
Angenommen, Unternehmen A erhält 10,000 $ aus dem Verkauf von zehn Computern an Unternehmen B am 2. November und bucht den Verkauf als am 2. November erfolgt. Die Tatsache, dass Unternehmen B die Computer am 5. Oktober bestellt hat, wird nicht berücksichtigt, da es sie erst bezahlt hat, als sie physisch waren geliefert am 2.
Im Gegensatz dazu hätte Unternehmen A bei periodengerechter Rechnungslegung den Verkauf in Höhe von 10,000 USD am 5. Oktober verbucht, obwohl kein Bargeld den Besitzer gewechselt hatte.
In ähnlicher Weise werden in der Kassenbuchhaltung Ausgaben erfasst, wenn sie bezahlt werden, und nicht, wenn sie anfallen. Wenn Unternehmen C Unternehmen D am 15. Januar mit der Schädlingsbekämpfung beauftragt, aber die Rechnung für die abgeschlossene Dienstleistung nicht bis zum 15. Februar bezahlt, werden die Ausgaben unter CA nicht bis zum 15. Februar erfasst. Bei der periodengerechten Rechnungslegung würden die Ausgaben jedoch erfasst die Bücher am 15. Januar, dem Datum, an dem sie entstanden sind.
Vorteile und Nachteile der Kassenbuchhaltung
Unterschiedliche Buchhaltungsmethoden sprechen unterschiedliche Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen an. Hier sind also die Vor- und Nachteile der Rechnungslegungsmethode:
Vorteile
Die Kassenbuchhaltung hat zahlreiche Vorteile für kleine Unternehmen.
# 1. Die Einfachheit der Verwendung:
CA ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und ist daher ideal für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer, die ihre Buchhaltung mit nur einem Stift und einem Notizbuch erledigen können.
#2. Verbesserte Cashflow-Prognosen:
Da das gesamte Buchhaltungs- und Finanzberichtssystem auf dem Cashflow basiert, kann CA ein genaueres Bild liefern. Komplexe abgrenzungsbasierte Systeme verlieren diese Übersichtlichkeit häufig.
#3. Steuervorteile:
Sie können von erheblichen Steuervergünstigungen profitieren, indem Sie Ihre Transaktionen zeitlich planen, wenn Sie Geschäftseinnahmen und -ausgaben nur erfassen, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Beschleunigen Sie die Ausgaben oder verlangsamen Sie die Einnahmen, um Ihre Steuerverbindlichkeiten vorübergehend zu reduzieren.
Nachteile
CA hat einige offensichtliche Nachteile, die es für bestimmte Unternehmen ungeeignet machen.
#1. Ungenaue und irreführende Berichterstattung:
Ein Geschäftsinhaber kann einen Gewinn ausweisen, indem er Rechnungen für einige Zeit nicht bezahlt, obwohl diese Ausgaben angefallen sind. Dies macht das System anfällig für Missbrauch und macht es für die persönliche Nachverfolgung einer Bewertung durch einen Investor oder eine Bank vorzuziehen.
#2. Bestandskontrolle:
Inventar wird in CA als Aufwand behandelt. Es wird nicht als Vermögenswert betrachtet, bis es gegen Barzahlung verkauft wird. Dies kann Ihre Zahlen verzerren, insbesondere für Unternehmen mit Kapitalinvestitionen in Lagerbestände oder solche, die Lagerbestände über längere Zeiträume halten. Mit bestimmten Ausnahmen verbietet der IRS Unternehmen, die Vorräte halten, die Barbuchhaltungsmethode zu verwenden.
Kassenbuchhaltung vs. Periodenbuchhaltung
Der primäre Unterschied zwischen periodengerechter und zahlungsbasierter Rechnungslegung ist der Zeitpunkt der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Bei der Cash-Methode werden Einnahmen und Ausgaben sofort erfasst, während bei der Accrual-Methode erwartete Einnahmen und Ausgaben im Vordergrund stehen.
Abgrenzung
Einnahmen werden erfasst, wenn sie nach dieser Methode verdient werden. Im Gegensatz zur Cash-Accounting-Methode erfasst die Accrual-Methode Einnahmen, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung an einen Kunden mit der Erwartung einer zukünftigen Zahlung geliefert wird. Anders ausgedrückt: Geld wird verbucht, bevor es empfangen wird. In ähnlicher Weise werden Kosten für Waren und Dienstleistungen erfasst, bevor Bargeld bezahlt wird.
Kassenbuchhaltung
Erlöse werden nur dann in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, wenn nach dieser Methode Barmittel eingehen. Spesen werden erst bei Barauszahlung erfasst. Kleine Unternehmen oder Privatpersonen verwenden in der Regel Bargeld als Zahlungsmittel.
Wichtige Unterscheidung
Die Unterscheidung zwischen Bar- und periodengerechter Buchhaltung liegt in der Grundlage, auf der Verkäufe und Käufe in Ihren Konten erfasst werden. CA erfasst Einnahmen und Ausgaben nur, wenn Geld ausgetauscht wird, während periodengerechte Buchhaltung Einnahmen erfasst, wenn sie verdient werden, und Ausgaben, wenn sie in Rechnung gestellt (aber nicht bezahlt) werden.
Wir werden beide Methoden eingehend prüfen und sehen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.
#1. Abgrenzungsmethode
Die Accrual-Methode erfasst Forderungen und Verbindlichkeiten und kann dadurch insbesondere im Zeitverlauf ein genaueres Bild der Rentabilität eines Unternehmens vermitteln.
Beispielsweise werden die Umsätze eines Unternehmens im laufenden Quartal möglicherweise nicht nach der Cash-Methode erfasst. Der Umsatz wird im Folgequartal erwartet. Ein Investor kann glauben, dass das Unternehmen unrentabel ist, obwohl es in Wirklichkeit profitabel ist.
Die Accrual-Methode berücksichtigt keinen Cashflow. Ein Unternehmen mag langfristig profitabel erscheinen, kann aber kurzfristig einen erheblichen Liquiditätsengpass haben.
Ein weiterer Nachteil der Abgrenzungsmethode besteht darin, dass ihre Anwendung schwieriger sein kann, da sie die Bilanzierung von Posten wie unverdienten Einnahmen und vorausbezahlten Ausgaben erfordert. Es kann auch die Einstellung von zusätzlichem Personal erforderlich machen.
Die Abgrenzungsmethode ist in der Regel für Unternehmen erforderlich, die geprüfte Jahresabschlüsse einreichen, und wird gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) (FASB) des Financial Accounting Standards Board akzeptiert.
#2. Cash-Basis-Methode
Der Hauptvorteil der Bargeldmethode ist ihre Einfachheit – sie berücksichtigt nur gezahltes oder erhaltenes Bargeld. Es ist auch einfacher, den Cashflow eines Unternehmens zu verfolgen. Es ist für Einzelunternehmen und kleine Unternehmen von Vorteil, da es unwahrscheinlich ist, dass zusätzliches Personal (und damit zusätzliche Kosten) eingestellt werden müssen.
Die Cash-Basis-Methode kann jedoch die Gesundheit eines kapitalstarken Unternehmens überbewerten. Dies liegt daran, dass Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die den Kassenbestand und die aktuellen Einnahmen des Unternehmens übersteigen können, nicht erfasst werden.
Infolgedessen kann ein Investor zu dem Schluss kommen, dass das Unternehmen profitabel ist, obwohl das Unternehmen in Wirklichkeit finanzielle Schwierigkeiten hat. GAAP lässt die Cash-Basis-Methode nicht zu.
Beispiel für Accrual Accounting vs. Cash Basis Accounting
Angenommen, Sie besitzen ein Unternehmen, das Maschinen verkauft. Wenn Sie bei der Bargeldmethode Maschinen im Wert von 5,000 $ verkaufen, wird der Betrag nicht in den Büchern erfasst, bis der Kunde Ihnen das Geld überreicht oder Sie den Scheck erhalten.
Die 5,000 US-Dollar werden an dem Tag als Umsatz verbucht, an dem der Verkauf nach der Abgrenzungsmethode getätigt wurde, auch wenn Sie das Geld einige Tage, Wochen oder sogar Monate später erhalten.
Gleiches gilt für Ausgaben. Wenn das Unternehmen bei der Bargeldmethode eine Stromrechnung in Höhe von 1,700 USD erhält, wird der Betrag erst erfasst, wenn die Rechnung bezahlt ist. Die 1,700 USD hingegen werden an dem Tag als Aufwand erfasst, an dem das Unternehmen die Rechnung gemäß der Abgrenzungsmethode erhält.
Wer nutzt die Kassenbuchhaltung?
Die beiden Methoden der Finanzberichterstattung sind Cash- und Periodic Accounting. CA wird von Einzelpersonen, kleinen Unternehmen und Einzelunternehmen verwendet, um Einnahmen und Ausgaben beim Geldwechsel zu erfassen. Die periodengerechte Rechnungslegung behauptet, dass Gutschriften und Belastungen auch dann bestehen, wenn keine Geldtransaktionen stattfinden.
Was sind Beispiele für Geldkonten?
Ein Unternehmen stellt einem Kunden am 10,000. Oktober 15 $ für erbrachte Dienstleistungen in Rechnung und erhält die Zahlung am 15. November. Das Geldeingangsdatum, das der 15. November ist, wird verwendet, um einen Verkauf zu erfassen. In ähnlicher Weise erhält das Unternehmen am 10. Juli eine 500-Dollar-Rechnung von einem Lieferanten und bezahlt die Rechnung am 10. August.
Richten Sie die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen ein.
Während die Cash-Basis-Rechnungsmethode einfacher ist, kann sie Ihre Fähigkeit einschränken, vorausschauendere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise in Betracht ziehen, von Bargeld auf Rückstellungen umzusteigen. Bevor Sie Änderungen vornehmen, wägen Sie die Vor- und Nachteile jeder Methode im Hinblick auf Ihr spezifisches Unternehmen ab. Denken Sie daran, dass eine Online-Buchhaltungssoftware Ihnen dabei helfen kann, Ihre bevorzugte Buchhaltungsmethode festzulegen.
Bestimmte Unternehmen können nur die Kassenbuchhaltung verwenden
Für börsennotierte Kapitalgesellschaften ist die Periodenrechnung vorgeschrieben. Die meisten kleinen Unternehmen können ihre Bücher jedoch entweder in bar oder in periodengerechter Buchführung führen. Wenn es sich bei einem Unternehmen um eines der folgenden handelt, kann der Internal Revenue Service (IRS) es dazu zwingen, die Abgrenzungsmethode für Steuerzwecke zu verwenden:
Eine Gesellschaft, ausgenommen S-Gesellschaften, oder eine Personengesellschaft mit einer Gesellschaft als Partner, ausgenommen S-Gesellschaften, mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen von mehr als 25,000,000 USD in den drei vorangegangenen Steuerjahren nach Inflationsindexierung.
Ein Steuerparadies
Sofern keine Periodenrechnung erforderlich ist, verwendet Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich die Kassenbuchhaltung.
Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man die Kassenbuchhaltung?
Addieren Sie alle diese Beträge am letzten Tag eines Abrechnungszeitraums, um den Bargeldbetrag zu berechnen, über den Ihr Unternehmen am Ende dieses Zeitraums verfügt. Wenn Sie über Fremdwährungen verfügen, müssen die Beträge zum Datum Ihrer Geldabrechnung in US-Dollar umgerechnet werden.
Warum ist Bargeld in der Buchhaltung wichtig?
Das Lebenselixier eines Unternehmens ist Bargeld; Es muss aus seiner Geschäftstätigkeit genug Geld erwirtschaften, um seine Ausgaben zu decken, und gleichzeitig genug übrig haben, um die Investoren zurückzuzahlen und das Geschäft auszubauen. Während die Gewinne eines Unternehmens manipuliert werden können, gibt sein Cashflow Aufschluss über seine wahre Gesundheit.
Ist Bargeld ein Vermögenswert oder eine Verbindlichkeit?
Kurz gesagt, Bargeld ist ein Umlaufvermögen und der erste Posten in der Bilanz eines Unternehmens. Bargeld ist der liquideste Vermögenswert und kann leicht zum Kauf anderer Vermögenswerte verwendet werden.
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Bibliographie
