11+ أفضل نظام طلب شراء للشركات الصغيرة 2023

نظام طلب الشراء
سي فلو

عادة ما يكون لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة موارد محدودة وقدر كبير من العمل لإكماله. تؤدي إدارة عملية أمر الشراء يدويًا إلى زيادة الضغط على أعضاء الفريق وتحويل انتباههم بعيدًا عن مسؤولياتهم الأساسية. باستخدام نظام أوامر الشراء الخاص بالأعمال الصغيرة ، يمكنك أتمتة العملية بأكملها ، وتحسين الكفاءة ، وتقليل فرص الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي. في حين أن اختيار نظام أوامر الشراء المناسب لشركة صغيرة قد يبدو مهمة شاقة ، فإن كل ذلك يتلخص في ما يتطلبه عملك.

ما هو نظام طلب الشراء؟

يساعد برنامج أوامر الشراء (المعروف أيضًا باسم برنامج PO) في إنشاء المستندات المالية الصادرة للموردين عند شراء المستلزمات أو الخدمات. تتضمن أوامر الشراء عادةً نوع المنتج والكمية ومعلومات التسعير بالإضافة إلى معلومات أخرى ذات صلة.

علاوة على ذلك ، تعد برامج إدارة أوامر الشراء مكونًا أساسيًا في أي عملية حسابات مستحقة الدفع. يمكن أن تساعد أنظمة أوامر الشراء في أتمتة إنشاء أوامر الشراء ، مما يوفر الوقت عندما تنخفض مستويات المخزون عن طريق تنبيه فريقك قبل حدوث النقص. نتيجة لذلك ، يعمل برنامج أوامر الشراء جنبًا إلى جنب مع برنامج إدارة المخزون.

كانت عمليات سير عمل الشراء يدوية للغاية ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بجمع التوقيعات للموافقة عليها. يمكن أن يساعد برنامج PO أيضًا في تسريع عمليات الموافقة والطلبات. عندما يريد شخص ما في شركتك إجراء عملية شراء ، يجب عليه أولاً متابعة عملية الموافقة:

  • يتم إرسال طلب شراء من قبل الموظف إلى سير عمل الموافقة المناسب.
  • يتم توجيه الطلب عبر السلسلة إلى موظفي الإدارة المناسبين.
  • تقيم الإدارة الحاجة ومخصصات الميزانية الحالية.
  • إما أن يوافق صانع القرار على الطلب أو يرفضه.

أفضل أنظمة أوامر الشراء للشركات الصغيرة

ما هو أفضل نظام لأوامر الشراء للشركات الصغيرة؟ لقد أجرينا بحثًا لتحديد بعض الخيارات التي تكون في المتناول باستمرار وسهلة الاستخدام وسهلة الإعداد. يشملوا؛

# 1. كوبا

Coupa هو برنامج كامل لإدارة الإنفاق يتضمن أوامر الشراء وطلبات الشراء. يمكن أن يكون البرنامج بسيطًا كأداة لإنشاء أوامر الشراء أو معقدًا مثل التعامل مع كل ما يتعلق بعملية الشراء الخاصة بك.

بناءً على احتياجاتك ، يمكنك شراء Procure للمشتريات الإلكترونية أو فاتورة أتمتة AP أو مصاريف تتبع نفقات السفر / الموظف أو الدفع مقابل مدفوعات B2B. يعد Coupa أحد أكثر خيارات برامج أوامر الشراء تنوعًا المتاحة لأنه يمكن دمجه بالكامل للعمل كمنصة كاملة لإدارة الإنفاق.

# 2. QuickBooks المحترفين

يعد إنشاء أمر شراء في سير عمل حسابات الدفع الخاصة بـ QuickBooks Pro أمرًا بسيطًا. لطالما تم الاعتراف بـ QuickBooks كواحد من الحلول المحاسبية للشركات الصغيرة الرائدة ، حيث يقدم دفتر أستاذ عام مع حسابات الدفع والمدينين. تعد القدرة على إنشاء أمر شراء جزءًا من عملية حسابات الدائنين.

يمكن أن تساعدك Quickbooks في تتبع ما تطلبه واستلامه ، وتخطيط نفقاتك ، وإدارة أموالك بحكمة. سيكون QuickBooks خيارًا ممتازًا للشركات الصغيرة التي تبحث عن نظام أوامر شراء بقدرات محاسبية كاملة نظرًا للجمع بين هذه العوامل ومسار تدقيق قوي.

# 3. سيج انتاككت

يجب على الشركات النامية التي تتطلع إلى الترقية إلى حل محاسبة متوسط ​​الحجم مع وظائف شراء قوية أن تأخذ في الاعتبار Sage Intacct. باستخدام لوحات المعلومات وأدوات إعداد التقارير ، تعمل وحدة الشراء على أتمتة معاملات الشراء ، مما يسمح لموظفيك بمراقبة اكتساب البضائع والخدمات في الوقت الفعلي.

يتيح لك Sage Intacct تنفيذ أفضل ممارسات الشراء وإنشاء قوالب مخصصة للطلبات وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء والتعديلات. كما يسمح لك بتتبع أسعار البائعين في قاعدة بيانات. عندما تدفع سعرًا في أمر شراء ، يتم تحديث تكاليف البائع تلقائيًا لأوامر الشراء المستقبلية.

# 4. زيرو

Xero هو برنامج محاسبة عبر الإنترنت للشركات الصغيرة والشركات الناشئة. تُعرف هذه المنصة المستندة إلى مجموعة النظراء بسهولة استخدامها ويمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان. يمكن حتى عرض التدفق النقدي الخاص بك في الوقت الفعلي! باستخدام Xero ، يمكنك دفع الفواتير والمطالبة بالنفقات وتأمين الاتصالات المصرفية.

# 5. SpendMap

مشروع الشراء المجاني من SpendMap هو نظام أوامر شراء مجاني حقيقي للشركات الصغيرة. لا تقدم وظائف محدودة أو نسخة تجريبية مجانية من نسختها المدفوعة. يسمح حل مشروع المشتريات المجاني من SpendMap لعملك بأتمتة عملية طلب الشراء مع عدد غير محدود من أوامر الشراء.

# 6. جرد Zoho

Zoho Inventory هو تطبيق مجاني في مجموعة Zoho. يمكن لمُنشئ أوامر الشراء ، المضمن في Zoho Inventory ، إنشاء أوامر شراء بسيطة بحقول قابلة للتحرير. يمكنك إدخال عنوان إرسال الفواتير وعنوان البائع ورقم أمر الشراء وحتى أوصاف العناصر المشتراة.

على الرغم من أن Zoho Inventory مجاني للاستخدام ، إلا أنه حل لإدارة المخزون وقد لا يكون الخيار الأفضل لجميع عمليات الشراء الخاصة بك. ستعمل في الغالب كأداة بسيطة لإنشاء أمر شراء بسرعة ، لكنها لن توفر مستوى الأتمتة أو التعاون أو التخصيص الذي توفره النسخة المدفوعة. مع الإصدار المجاني ، تقتصر أيضًا على 20 طلبًا شهريًا.

# 7. باراماونت وورك بليس

يمكن إنشاء أوامر الشراء وإدارتها بسهولة باستخدام Paramount WorkPlace ، وهو حل لإدارة المشتريات. إنه يمنح الموظفين والإدارة الأدوات التي يحتاجونها لتبسيط عملية الموافقة على أوامر الشراء وإدارة إنفاقهم بشكل أكثر فعالية.

واجهة المستخدم الحديثة الخاصة به سهلة التنفيذ ويمكن استخدامها من قبل الموظفين من جميع مستويات المهارة عبر المؤسسة. يمكن للمستخدمين توجيه طلبات الشراء المعتمدة تلقائيًا لإنشاء أمر الشراء ، ويتم إنشاء سجلات تدقيق مفصلة.

للحصول على تجربة مستخدم أفضل ، يدعم Paramount Workplace أيضًا التكامل السلس في الوقت الفعلي مع تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات مثل Microsoft Dynamics و Acumatica و Blackbaud و Sage-ERP و Sage Intacct و Netsuite ، من بين العديد من التطبيقات الأخرى.

# 8. كيسفلو

KissFlow هو حل رائع لطلبات الشراء. أحد أسباب ذلك هو ميزة معالجة PO القوية. يوفر البرنامج للمستخدمين حلاً غير ورقي يسمح بالتنفيذ الفعال وإدارة جميع وثائق أوامر الشراء دون الحاجة إلى المطبوعات غير الضرورية.

يمكن للمستخدمين استخدام مهام سير العمل القابلة للتخصيص المستندة إلى القواعد للتأكد من أن أوامر الشراء التي ينشئونها تلتزم بالسياسات المعمول بها. هذا يضمن عدم وجود أخطاء في إنشائها. كما أنه يوفر نهجًا قابلاً للتكيف بدرجة كبيرة لتسجيل البائعين غير المسجلين.

تكتسب الإدارة أيضًا إمكانية الوصول إلى رؤى قابلة للتنفيذ في الوقت الفعلي يمكن استخدامها لتقليل الإنفاق غير الضروري وتوفير المال على المشتريات.

# 9. مراقبة الشراء

يوفر نظام التحكم في الشراء في شركة Planergy لعملائها نظام معالجة أوامر الشراء البسيط المثالي للشركات الصغيرة. إنه يوفر نظام إدارة PO القائم على السحابة والذي يتناسب بشكل أفضل مع الأعمال التجارية الصغيرة.

يمكن للمستخدمين استخدام البرنامج لإنشاء أوامر الشراء والطلبات وإدارتها ، بالإضافة إلى إدارة الإنفاق ومعالجة الفواتير وتبسيط عملية أمر الشراء بأكملها. يحتوي على مقياس إعداد تقارير قوي يهدف إلى تزويد المديرين بالمعلومات التي يحتاجون إليها لتحسين الأداء.

# 10. O2b Technologies Inc.

تقدم O2b Technologies برنامج إدارة المشتريات الذي يبسط بشكل كبير عملية PO. إنه يبسط بشكل كبير وأتمتة إنشاء وإدارة وتتبع أوامر الشراء وطلبات الشراء ، مما يجعل العملية تبدو أقل فوضوية.

إنه يركز على إنشاء أوامر شراء رشيقة يمكن للمستخدمين تنفيذها ببضع نقرات. بالإضافة إلى معالجة أوامر الشراء ، يسمح البرنامج بالتكامل السلس مع التطبيقات المفيدة الأخرى. تجعل عمليات التكامل هذه إدارة علاقات البائعين والمحاسبة وإدارة علاقات العملاء وإدارة المخزون أكثر كفاءة.

علاوة على ذلك ، يدعم البرنامج تدفقات عمل تفويض PO على مستوى واحد ومتعدد المستويات ، بالإضافة إلى آلية تدقيق شاملة لتتبع جميع أوامر الشراء المعتمدة والمرفوضة.

رقم 11. الجرس

يُنظر إلى Bellwether على نطاق واسع على أنها تمتلك أحد أفضل حلول الشراء الإلكتروني في الصناعة. أحد أسباب حصوله على هذا الثناء الكبير هو قدراته البارزة في معالجة أوامر الشراء. الأداة مثالية للشركات التي تحتاج إلى إنشاء 50-1000 مستند شهريًا.

يقدم خطتين متميزتين تلبي احتياجات الشركات الصغيرة والكبيرة أو المتوسطة الحجم بشكل منفصل. يركز على تقليل وقت العمل الورقي عن طريق رقمنة عملية PO من البداية إلى النهاية.

يمكن للمستخدمين تخصيص مهام سير العمل الخاصة بهم وتتبع موافقات أوامر الشراء ورفضها دون صعوبة. بالإضافة إلى ذلك ، يعتمد البرنامج بالكامل على الويب.

رقم 12. المبيعات

يعد Intuit QuickBooks أحد أشهر برامج المحاسبة في العالم. ومع ذلك ، فإن قلة من الناس على دراية بإمكانيات التكامل الرائعة مع أدوات معالجة أوامر الشراء الأخرى. برنامج SalesAttach هو برنامج يتكامل مع نظام محاسبة QuickBooks لتقليل أخطاء إدخال البيانات في السجلات المالية.

يتتبع التطبيق كل ما يتعلق بأوامر الشراء الخاصة بك ، بما في ذلك معلومات البائع وتكاليف الطلب وعدد الطلبات المقدمة. البرنامج مفيد للغاية أيضًا لإدارة المخزون.

يمكن استخدام بيانات SalesAttach لمقارنة معلومات البائع المختلفة والحصول على أفضل صفقة مقابل أموالك.

هل يجب على الشركات الصغيرة استخدام أوامر الشراء؟

أوامر الشراء هي عنصر أساسي في أي عمل تجاري. إنها تمكنك من إبرام عقود ملزمة قانونًا مع البائعين عبر المستندات القانونية. يتيح لك ذلك ضمان دقة أنظمة الطلبات الخاصة بك مع الحفاظ أيضًا على عمليات عملك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

هل تقدم QuickBooks نظام أوامر الشراء؟

يمكن جدولة أوامر الشراء للمشتريات المتكررة بسهولة في QuickBooks. بمجرد اكتمال الطلب ، يقوم QuickBooks تلقائيًا بنسخ العناصر والكميات والأسعار من أمر الشراء الخاص بك وتحويله إلى فاتورة.

كيف تنشئ نظام Po؟

التقديم عبر الإنترنت: ابحث عن صندوق وحجزه وادفع مقابله في مكتب بريد بالقرب منك. استلم مفاتيحك شخصيًا: اصطحب طلبك المكتمل ونوعين من الهوية إلى مكتب البريد (حيث يوجد الصندوق الخاص بك) للحصول على المفاتيح الخاصة بك. احصل على البريد في الوقت الذي يناسبك: تتيح لك ساعات العمل المرنة التحقق من صندوق البريد الخاص بك وفقًا لجدولك الزمني.

كم هو نظام Po؟

وفقًا للدراسات التي أجرتها منظمات مختلفة ، يتراوح متوسط ​​تكلفة معالجة أوامر الشراء بين 50 دولارًا و 1000 دولار. دعنا نلقي نظرة على بعض المقاييس.

كيف يمكنني إدارة طلبات الشراء في Excel؟

إذا كنت تفضل العمل باستخدام جدول بيانات ، فيمكنك إنشاء أمر شراء في Microsoft Excel باستخدام نفس الطريقة. افتح مستند Excel جديدًا ، ثم انقر فوق الرمز في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة. حدد "جديد" و "أوامر الشراء" من القوائم المنسدلة.

كم تكلفة صندوق البريد في الشهر

ابحث عن صندوق بريد بالقرب منك

اعتمادًا على موقعك ، يمكنك الحصول على صندوق بريد جديد في مكتب البريد مقابل 4.33 دولار شهريًا. استخدم حسابك الحالي أو الجديد USPS.com لحجز صندوق.

فوائد استخدام نظام أوامر الشراء للأعمال التجارية الصغيرة

تقليل الاعتماد على التدخل اليدوي

من خلال رقمنة عملية طلب الشراء وأتمتتها ، يمكنك التخلص من التدخل اليدوي من فريقك ، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات.

التكاليف التشغيلية المحفوظة

يمكنك تسريع العملية بأكملها وتوفير ما يصل إلى 45-65 بالمائة من التكاليف التشغيلية لعملك باستخدام أنظمة أوامر الشراء المستندة إلى السحابة.

الشفافية

من خلال عرض حالة جميع أوامر الشراء المفتوحة ، يمكنك ضمان الشفافية الكاملة طوال عملية طلب الشراء بالكامل والتأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح.

وفي الختام

لا يمكن للأعمال التجارية أن تأمل في الازدهار إذا كان نظام المشتريات الخاص بها غير فعال وفي حالة فوضى مستمرة. هذا هو السبب في أن نظام أوامر شراء الأعمال الصغيرة المختص الذي يقوم بأتمتة العملية بأكملها عبر المؤسسة أمر بالغ الأهمية.

صندوق بريد جيد برامج إدارة سيساعد في إنشاء أوامر الشراء بدون أخطاء ، والتتبع الفعال للمشتريات ، وتحسين العلاقات مع البائعين ، وتنفيذ الطلبات في الوقت المناسب.

بالنسبة إلى توصيتنا ، إذا كنت تبحث عن نظام أتمتة لأوامر الشراء منخفض الأعمال وسهل الاستخدام للشركات الصغيرة ، فلا تبحث عن مكان أبعد من Paramount WorkPlace.

الأسئلة المتكررة

هل أوامر الشراء ضرورية للأعمال التجارية الصغيرة؟

أوامر الشراء هي عنصر أساسي في أي عمل تجاري. إنها تمكنك من إبرام عقود ملزمة قانونًا مع البائعين عبر المستندات القانونية. يتيح لك ذلك ضمان دقة أنظمة الطلبات الخاصة بك مع الحفاظ أيضًا على عمليات عملك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

ما هو نظام أوامر الشراء الجيد؟

يعد Precoro أفضل برنامج لأوامر الشراء لغالبية الناس. يضمن برنامج أوامر الشراء حصول عملك على المخزون الذي يتطلبه من الموردين بسرعة وسهولة. إنه يبسط عملية الشراء ، مما يسمح لك بالاطمئنان إلى أن عملك سيتلقى المنتجات التي يتطلبها لاحقًا.

هل لا تزال الشركات تستخدم أوامر الشراء؟

تعتبر أوامر الشراء جزءًا أساسيًا من أي عمل تجاري. تعتبر أوامر الشراء أمرًا شائعًا في الأعمال التجارية ، سواء تم استلامها من العملاء أو إرسالها إلى الموردين أو استخدامها داخليًا بين الأقسام داخل نفس الشركة.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً