نظام إدارة السفر: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2022

نظام إدارة السفر
مصدر الصورة: Ontario Soccer

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة السفر على اكتساب فهم أفضل لاحتياجات عملائك ، والتي يمكن استخدامها لإنشاء وتصور استراتيجيات ترويجية مصممة خصيصًا لاحتياجاتهم. يمكنك مقارنة نظام إدارة السفر بوحدة المعالجة المركزية (CPU) لجهاز الكمبيوتر الخاص بك. نظرًا لأنه نظام مهم جدًا ، فأنت تريد التأكد من أنك تستخدم النظام الأساسي المناسب لسفر شركتك. في هذه المقالة ، ستتعرف على أفضل الأدوات المجانية التي يمكنك استخدامها عند البحث عن برنامج إدارة السفر.

ما هو نظام إدارة السفر؟

نظام إدارة السفر (TMS) هو عبارة عن منصة برمجية شاملة تسهل إدارة جميع جوانب صناعة السفر ، من مقدمي الخدمات إلى الحجوزات وتتبع الأسعار وتحليل المخزون وما بعده.

قد يشتمل برنامج إدارة السفر المجاني هذا على جميع أنواع السفر ، مثل الفنادق والسيارات والحافلات والقطارات والطائرات ، بالإضافة إلى حزم الرحلات الفردية أو الجماعية. تستخدم الشركات هذه الأدوات لتبسيط قرارات الشراء ، ومركزية سجلات نفقات سفر الموظفين ، وإدارة ميزانيات إدارة سفر الشركات. يسمح نظام إدارة السفر للمستخدمين بالحجز والإبلاغ عن مشتريات السفر دون استخدام وكلاء أو تقديم إيصالات الشراء الذاتي.

علاوة على ذلك ، يعمل هذا البرنامج على تحسين الرؤية بين المديرين والموظفين عندما يتعلق الأمر بسفر الشركات ويسمح للمحاسبين والمديرين بتشغيل التقارير وتعويض الموظفين. كما أنه يضمن أن السفر المتعلق بعمل الموظف يتوافق مع سياسة الشركة. على الرغم من أن المنتجات في هذه الفئة تتكامل بشكل متكرر مع ميزات إدارة النفقات وتتبع الأميال أو تتضمنها ، إلا أن برنامج إدارة السفر المجاني يركز فقط على الإبلاغ عن نفقات السفر.

ما هو دور خدمات إدارة السفر؟

بالإضافة إلى حجوزات الطيران والفنادق ، ستقدم TMC خدمات تأجير الطائرات ، وصالات المطار ، ومواقف السيارات والتنقلات ، وطلبات الأسرة بالفندق ، وتأجير السيارات ، والسائقين ، والصرف الأجنبي ، والسفر الجماعي ، واسترداد فواتير الفنادق ، والتأمين ، والسفر الترفيهي ، والسفر البحري ، والوجبات الطلبات واللقاءات والترحيب وشراء جوازات السفر والتأشيرات وتذاكر السكك الحديدية وخدمات العروض الترويجية وتحديد مصادر المكان. يتم إجراء كل حجز وفقًا لسياسة السفر الخاصة بالشركة ، والتي تستند إلى قاعدة بيانات لملفات المسافرين والموظفين.

تشمل خدمات الإدارة الأخرى التي يتم تقديمها بشكل متكرر تقارير MIS ، وإدارة الحساب ، وإدارة المخاطر ، وإدارة التكاليف / النفقات ، وتتبع / أمن المسافرين ، والالتزام بسياسات السفر. تقدم العديد من شركات إدارة الرحلات الجوية الآن أدوات للحجز الذاتي عبر الإنترنت ، مما يسمح للمؤسسات بإجراء حجوزات الطيران والفنادق الخاصة بها. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل شركات إدارة الاتصالات في كثير من الأحيان على برامج أسعار تفضيلية ومكافآت عضوية مع الموردين والبائعين.

ما هي ميزات برنامج إدارة السفر المجاني؟

يحتوي برنامج إدارة السفر المجاني على الميزات التالية:

  • حجوزات الفنادق والطيران
  • صنع مسارات رئيسية
  • إدارة الجدول الزمني الفردي
  • تنسيق جداول أعضاء الفريق
  • الإبلاغ عن نفقات السفر ومتابعتها
  • دفع وتقرير الضرائب
  • مزامنة التقويم لخطط السفر
  • تخزين وثائق السفر
  • المساعدة في إلغاء الرحلات
  • تحديثات على حالة الوجهة
  • أمن وسلامة المسافر
  • إدارة سياسات السفر
  • تطبيق للأجهزة المحمولة.
  • تذكير وتنبيهات للمسافرين
  • تحديثات لتوقعات الطقس

فوائد استخدام نظام إدارة السفر

  • يمكنك تعيين العملاء المتوقعين تلقائيًا لأعضاء الفريق.
  • بمساعدة التكامل الهاتفي لجهة خارجية ، يمكنك توصيل نظام CRM الخاص بك بنظام هاتفك الحالي.
  • يمكنك وضع علامة على العملاء المحتملين القادمين كـ "ساخن" أو "دافئ" أو "بارد". سيساعدك هذا في التركيز على تحويل العملاء المحتملين الأكثر سخونة أولاً.
  • إذا كانت لديك لوحات إعلانية ، فيمكنك توصيلها ببريدك الإلكتروني لجمع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني.
  • عند إنشاء عميل متوقع ، يتم إنشاء حساب العميل تلقائيًا ، وإذا كان العميل المتوقع حسابًا موجودًا ، فسيتم تحديث الحساب القديم.
  • يمكنك أيضًا تتبع إشارات الوسائط الاجتماعية لشركتك من خلال تكامل واجهة برمجة التطبيقات بسهولة.
  • من موقع واحد مناسب ، يمكنك تتبع عدد العملاء المتوقعين الذين تم إنشاؤها بواسطة كل مصدر. يمكنك أيضًا تحديد أكثر طرق الاستحواذ المثمرة المستخدمة في الرصاص. يمكن إرسال المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني التي تأتي من لوحات الإعلانات الخاصة بك مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.
  • تتيح لك أدوات إدارة السفر فرز العملاء المتوقعين من نماذج مواقع الويب والنوافذ المنبثقة والوسائط الاجتماعية والمحادثات المباشرة دون استخدام جداول بيانات متعددة. شاهد بينما يصل العملاء المحتملون إلى صندوق الوارد المركزي الخاص بك.

لماذا يعتبر نظام إدارة السفر مهمًا؟

يعمل نظام إدارة السفر الجيد على جعل بيانات السفر واتخاذ القرارات مركزية ويتكامل مع مكونات الأعمال الأخرى ، مما يؤدي إلى تحسين العمليات.

كيف تعمل شركات إدارة السفر؟

وعادة ما يستلزم تحديد سياسة السفر ، والتواصل مع البائعين ، وإجراء الحجوزات ، والمساعدة في مراقبة وإدارة تكاليف السفر ونفقاته. هم مسؤولون عن التعامل مع ترتيبات سفر العميل.

ما هي أركان إدارة السفر؟

نظرًا للعديد من الأجزاء والاعتبارات المتحركة التي تجعل الرحلة آمنة ، يمكن أن تكون أدوات إدارة السفر معقدة. هذه الركائز الأربع ضرورية لجعل رحلة العمل مجزية وناجحة ، على الرغم من الصعوبات التي قد تنشأ.

# 1. سلامة الموظفين

تعتبر سلامة الموظفين أثناء سفر الشركات أولوية قصوى لمعظم الشركات ، بغض النظر عن الصناعة. أدى النمو في أحجام رحلات العمل والتغيرات بسبب التغيرات المناخية ، والكوارث الطبيعية ، والأنشطة الإرهابية ، والحوادث ، والاضطرابات السياسية إلى قيام الشركات بامتلاك برنامج شامل ومنظم لسلامة السفر التجاري.

يمكن لمسؤولي رحلات العمل ملء فجوات السياسة وإعداد شركاتهم لتحديات السلامة المستقبلية مع نمو السفر الآمن. يمكن للمبادرات الوقائية لمساعدة الموظفين ، مثل إحاطات السلامة والتدريب ووثائق ما قبل الرحلة ، أن تغرس شعورًا بالأمان لدى الموظفين. وهذا بدوره قد يؤدي إلى زيادة إنتاجية الموظفين وولائهم ، مما يعزز العمل.

# 2. فعالية التكلفة

تكلفة السفر بغرض العمل هي ثاني أعلى تكلفة تشغيلية لمعظم المنظمات. يعد السفر بغرض العمل أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الأعمال التجارية وتوسيعها ، ومع ارتفاع تكاليف السفر ، أصبح من المهم بشكل متزايد للشركات تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة في برامج السفر المُدارة الخاصة بها.

تشمل تكاليف سفر المنظمة أكثر بكثير من مجرد تكلفة تذاكر الطيران. يجب أن تأخذ المنظمات في الاعتبار جميع تكاليف شراء وإدارة واستخدام السفر لتحديد التأثير المالي الإجمالي. هذه بعض الأمثلة:

  • تكاليف الواجهة الأمامية: تشمل الأموال التي تنفقها الشركة على إدارة "واجب العناية" و "إدارة السفر" و "المشتريات" و "المورد" و "العقد".
  • مصاريف وتكاليف السفر: تشمل تكلفة السفر شراء التذاكر ، ورسوم وقوف السيارات ، واستئجار المركبات أو تكاليف الاستئجار ، بالإضافة إلى تكاليف الصيانة والوقود. قد تتكبد جميع رسوم الإقامة ومصاريف السفر ومطالبات التأمين تكاليف إضافية.
  • التكاليف الخلفية: تعتبر تكاليف معالجة الفواتير والمصروفات ، وتكاليف الإدارة وإعداد التقارير ، وتكاليف التقاضي المحتملة ، نفقات مهمة أخرى عند السفر دوليًا ، لا سيما بالنظر إلى تقلب أسعار الصرف.

# 3. إنتاجية

في بيئة العمل عالية الضغط اليوم ، يعاني 46٪ من القوى العاملة من الإجهاد بسبب ضيق المواعيد النهائية ، والصراع بين زملاء العمل ، وساعات العمل الطويلة ، إلخ. وينعكس هذا في انخفاض المشاركة الوظيفية ، وانخفاض الإنتاجية ، وزيادة التغيب عن العمل. قد يؤدي السفر من أجل العمل إلى تعريض الموظفين لمتغيرات خارجة عن إرادتهم ، مثل تأخير الرحلات. هذا يمكن أن يزيد من احتمالية الإجهاد.

تم اكتشاف أن 87٪ من المسافرين بغرض الأعمال يعتقدون أن جودة رحلات العمل الخاصة بهم لها تأثير على نتائج أعمالهم. يعد الوصول إلى بعض المرافق والاتصال بشبكة Wi-Fi أمرًا بالغ الأهمية لنجاح رحلة عمل للمسافرين من رجال الأعمال العصريين. يمكن لأوقات الترانزيت الطويلة ، وبيئات العمل العدائية أثناء السفر ، ومواقع الفنادق غير الملائمة ، والوجبات ، من بين أمور أخرى ، أن تسبب ضغوطًا على مسافر العمل.

ومع ذلك ، فإن توافر العملات الأجنبية يمثل مصدر قلق كبير للمسافرين الدوليين بسبب القيود المفروضة على حمل العملات الأجنبية. هذا ينطبق بشكل خاص على الرحلات الطويلة التي تشمل وجهات متعددة. يُطلب من المسافرين بغرض العمل أحيانًا حمل عملات متعددة لمثل هذه الرحلات ، مما قد يكون مرهقًا. يمكن أن يؤدي الحصول على بطاقة سفر فوركس إلى تخفيف هذه المخاوف بشكل كبير.

يمكن أن تقلل هذه العناصر المسببة للضغط من إنتاجية الموظفين من خلال تعطيل راحة البال وإلهاءهم عن أهداف العمل. يجب أن يشعر الموظفون بالراحة والانتعاش في جميع مراحل السفر من أجل تحقيق أقصى قدر من الغرض من رحلة العمل. هذا يسمح لهم بالتركيز فقط على عملهم ، مما يؤدي إلى أداء أفضل. وافق أكثر من 90٪ من هؤلاء المسافرين من رجال الأعمال على أن السفر بغرض العمل له تأثير على رضاهم الوظيفي وأدائهم. هذا صحيح بشكل خاص بين جيل الألفية ، الذين يعتقدون أنه من أجل أن يكونوا منتجين ، يجب أن يسير العمل والمتعة جنبًا إلى جنب.

# 4. الشفافية

صناعة السفر التجاري ، مثل أي صناعة أخرى ، لديها مشترون وبائعون ، بالإضافة إلى شبكة من الشركاء الذين يساعدون في سد الفجوة بين العرض والطلب. تعتبر سلسلة التوريد الخاصة بمشتري السفر معقدة ، حيث تشارك شركات الطيران والفنادق ومقدمي خدمات النقل وشركات التكنولوجيا ومقدمي الدفع و GDS و TMCs وغيرها. هؤلاء الموردين والشركاء لديهم عقود ليس فقط مع المشترين ولكن أيضًا مع بعضهم البعض ، مما يزيد من تعقيد سلسلة التوريد. شركات الطيران والفنادق لديها اتفاقيات مع GDS ؛ تمتلك نظم التوزيع العالمية اتفاقيات مع شركات إدارة الخدمات العسكرية ، ولديها اتفاقيات مع شركات الطيران والفنادق - وكلها منفصلة عن اتفاقية كل طرف مع المشتري. هناك شبكة معقدة من الترابط بين هؤلاء المشاركين.

ونتيجة لذلك ، يتدفق تدفق معقد وغير محسوس من المدفوعات والحوافز والعمولات والمكافآت والتجاوزات والخصومات والتنازلات والمزايا عبر سلسلة القيمة. هذا يمثل مشكلة لمديري السفر. مع ظهور الحجز عبر الإنترنت والأهمية المتزايدة لأمن البيانات الشخصية ، هناك حاجة متزايدة لضمان عدم حدوث تسرب للبيانات فيما يتعلق بالموظفين الذين يسافرون للعمل. على الرغم من أن اتفاقيات الطرف الثالث تتضمن دائمًا بنودًا تتعلق بالسرية وعدم الإفشاء ، يجب على الشركات ضمان فعاليتها.

يمكن أن تساعد الشفافية فيما يتعلق بإرضاء المسافرين الشركات ليس فقط في الاحتفاظ بالموظفين وجذبهم ولكن أيضًا في تحسين عائد الاستثمار في السفر. يمكن أن تساعد الشفافية في المجالات المذكورة أعلاه مديري السفر على تحسين فعالية سفر شركاتهم.

ما التكنولوجيا التي يستخدمها وكلاء السفر؟

مع وجود العديد من التقنيات التي تقصف باستمرار صناعة السفر ، قد يكون من الصعب فرز الخيارات والفرص للعثور على ما سيفيد حتى أكثر وكلاء السفر ذكاءً من الناحية التكنولوجية.

تعد تكنولوجيا الهاتف المحمول ووسائل التواصل الاجتماعي واللمسة البشرية من بين التقنيات الأكثر أهمية التي يجب على وكيل السفر استخدامها. يجب أن يكون الوكلاء المتمرسون في عالم التكنولوجيا اليوم متنقلين وقادرين على الاتصال بعملائهم والوصول إلى بيانات السفر المهمة من أي جهاز - أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية - في أي وقت ومن أي مكان.

علاوة على ذلك ، لن تختفي وسائل التواصل الاجتماعي ، وقال أحد الكتاب في الصناعة إن وكلاء السفر بحاجة إلى "الحصول على شخصية". بناء حضور على وسائل التواصل الاجتماعي ودمجها في استراتيجيات التسويق والاتصال. تعد وسائل التواصل الاجتماعي واحدة من أهم أدوات إدارة السفر التي تستخدمها الشركات الكبرى لزيادة الوعي بالعلامة التجارية والعلاقات مع العملاء.

أخيرًا ، هناك اللمسة الإنسانية. لا توجد تقنية على هذا الكوكب يمكن أن تحل محل قيمة اللمسة البشرية. يمكن لأجهزة الكمبيوتر والتحليلات إنشاء عدد كبير من البيانات الشائعة ، ولكن الأمر متروك لمدير السفر أو الوكيل لاستخدام هذه البيانات لتخصيص رحلة كل عميل. البشر يبنون العلاقات وليس التكنولوجيا.

في الختام

عندما يتعلق الأمر بسفر العمل ، فإن نظام إدارة السفر يعزز الرؤية بين المديرين والموظفين ويسمح للمحاسبين والمديرين بتشغيل التقارير وتعويض الموظفين. آمل أن يكون هذا الدليل مفيدًا لك.

الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة السفر

ما هي مميزات إدارة السياحة؟

يعني إدارة عدد كبير من الأنشطة مثل البحث عن وجهات الجولات ، والتخطيط للجولة ، وإجراء ترتيبات السفر ، وتوفير السكن. كما يتضمن جهودًا تسويقية لإغراء السائحين بزيارة وجهات معينة.

كيف يمكن تحسين إدارة السفر؟

5 خطوات لأفضل تدفق لعملية إدارة السفر

  1. حدد الأولويات للمسؤولين والمديرين والمسافرين.
  2. استخدم منصة الحجز التي تسمح للمسافرين بإجراء حجوزاتهم الخاصة.
  3. تبسيط سياساتك وعملية الموافقات.
  4. مساعدة المسافرين في الحصول على مساعدة مباشرة.

ما هو برنامج السفر؟

برنامج وكالة السفر هو نوع من البرامج التي تساعد الشركات على إدارة مجموعة واسعة من منتجات السفر ، مثل الرحلات الجوية والفنادق والأنشطة. باستخدام هذا البرنامج ، يمكن للشركات تقديم حزم وعروض أسعار ومسارات وبدء حملات تسويقية ومعالجة المدفوعات وتتبع الصحة المالية للمؤسسة.

المحلية

0 مشاركة:
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

ربما يعجبك أيضا