حفظ السجلات: أهمية حفظ السجلات بشكل صحيح

حفظ السجلات المناسبة

لا تعمل معظم الشركات على النحو الأمثل نظرًا لعدة أسباب تجعل الاحتفاظ بالسجلات المناسبة أمرًا أساسيًا من بينها. في الأساس ، يمكنك الإشارة إلى حفظ السجلات المناسب باعتباره العمود الفقري لأي مشروع تجاري.

وبالتالي ، بصفتك صاحب عمل ، إذا لم يكن حفظ السجلات أمرًا روتينيًا ، فيمكنك أيضًا أن تقول وداعًا لتنمية هذا العمل أو توسيعه.

لكن تخميني هو أنك جاهل بما يستلزمه حفظ السجلات حقًا. حسنًا ، سيكون هذا بعيدًا عن الطاولة في الدقائق القليلة القادمة حيث سنناقش بإسهاب ، كل التفاصيل التي تحتاجها لفهم هذا المفهوم تمامًا.

حفظ السجلات المناسبة
الصورة بواسطة Minerva Studio

لذا ، فقط اجلس جيدًا واستمتع بالرحلة ...

أهمية مسك السجلات

صورة من Lawfuel

يتم الاحتفاظ بالسجلات لعدد من الأسباب ، بعضها يشمل ؛

# 1. اتخاذ القرار

هذه عملية أساسية للغاية في أي عمل تجاري. إنها تلعب دورًا رئيسيًا في محاولة توجيه أعمالك في هذا الاتجاه. وبالتالي ، تتطلب كل المعلومات المتوفرة (في الماضي أو الحاضر).

تخيل سيناريو يتم فيه اتخاذ قرار بشأن توقعات البيع أو تعظيم الأرباح ، والمعلومات الضرورية لاتخاذ هذا القرار بشكل مناسب غير متوفرة. يجعل عملية اتخاذ القرار أكثر مملة.

لذا ثق بي عندما أقول أن هذا ليس شيئًا تريد المزاح معه.

# 2. أغراض التخطيط

قبل التخطيط ، يتم استخدام السجلات كنقاط مرجعية. عادة ما يعتمد التخطيط على البيانات والمعلومات المتاحة.

لذلك ، إذا تم تشغيل السجلات المناسبة ، فإنه يجعل من السهل جدًا تنفيذ أي خطة مقصودة. ذلك لأن السجلات توفر معلومات أساسية عما ستترتب عليه عملية التخطيط بالضبط. التخطيط غير ممكن بدون معلومات.

# 3. أغراض مستقبلية

يتم الاحتفاظ بالسجلات بحيث يمكن الرجوع إليها في المستقبل. كما ذكرنا سابقًا ، في التخطيط واتخاذ القرار ، توفر السجلات أيضًا مقياسًا للميزنة وتوقعات المبيعات وعمل التوقعات والتحقيق.

علاوة على ذلك ، فإن الأفراد المهتمين بشركة مثل المستثمرين والدائنين والحكومة والموظفين وما إلى ذلك يمرون دائمًا بالسجلات. هذا لاتخاذ قرارات مستنيرة أو الدخول في عقد معهم.

# 4. أغراض مرجعية

إن امتلاك قاعدة بيانات جيدة جدًا ، حيث يتم تخزين البيانات بشكل صحيح ، يجعل من السهل استردادها عند الحاجة. على سبيل المثال ، عندما تريد الشركات تقديم إقراراتها الضريبية ، فإنها تحتاج إلى أكبر قدر ممكن من المعلومات للوصول إلى الأرقام المناسبة لحساب الضريبة المستحقة الدفع.

علاوة على ذلك ، حتى عند إجراء تدقيق مستقل ، من المتوقع أن يمر المدقق بجميع السجلات المتاحة تقريبًا ، حتى يتمكن من إصدار حكم مستنير بشأن حقيقة وعدالة الشهادة المالية قيد المراجعة.

اقرأ أيضا: WAVEAPPS: مراجعة محاسبية مفصلة (+ دليل كيفية الاستخدام)

ومع ذلك ، بصرف النظر عن استخدامها كمرجع ، يمكن أيضًا استخدامها لتوفير معلومات أساسية عن كيان الأعمال والعمليات.

بالإضافة إلى ذلك ، تقدم معظم الشركات الكبرى حسابات الإشراف بعد كل سنة مالية. هذا الحساب عبارة عن تجميع لجميع سجلات الشركة من بداية السنة المالية إلى نهايتها والتوقعات المستقبلية. يتم تقديمه عادة في الاجتماع السنوي العام لمساهمي الشركة.

لذلك ، بعد أن عرفنا بعض الأسباب التي تجعل هذا الأمر حتميًا ، دعنا ندرج بعض السجلات الأساسية التي يجب أن يمتلكها أي مشروع تجاري من أجل التشغيل الأمثل.

السجلات الأساسية لأي عمل

نصف الوقت ، قد يكون تتبع الأنشطة في عملك أمرًا مرهقًا حقًا. غالبًا ما نعزو هذا إلى ضغوط التعامل مع الأرقام. لذلك على المدى الطويل ، يصبح التهرب من العملية برمتها هو الخيار الوحيد.

حسنًا ، إذا كان عليك التهرب من أي شيء ، فقط تأكد من حذف ما يلي من القائمة. قد يكون من الكارثي لأي عمل ألا يكون لديه هذه السجلات قيد التشغيل.

# 1. كتب الحساب

كتب الحساب ضرورية للغاية على الرغم من أنها نسبية. بمعنى آخر ، عادةً ما تعتمد السجلات هنا على نوع المنظمة. ومع ذلك ، بغض النظر عن نوع العمليات التجارية ، فإن توثيق المعاملات المالية أمر حيوي للغاية. إنها الطريقة الوحيدة لقياس تقدم أي عمل.

تتضمن بعض الوثائق ضمن هذه الفئة دفاتر النقدية ، والفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وبطاقات المخزون ، ودفاتر الجرد ، وبوليصة الشحن ، ومذكرات الشحن ، وتفاصيل الأصول ، وما إلى ذلك.

# 2. سجلات العمليات التجارية

يجب توثيق كيفية إدارة أنشطة أي عمل. وهذا يشمل الأعمال الورقية مثل مذكرة والمادة الأساسية. إنهم يتحكمون حرفيًا في أنشطة العمل ، وبالتالي ، يجب الاحتفاظ بها بشكل صحيح.

# 3. سجلات أنشطة الشركة

في بعض الأحيان تنخرط الشركات في أنشطة خارج نطاق أعمالها. يمكن أن تشمل هذه الأنشطة الرياضة ، والأعمال الخيرية ، والمسؤولية الاجتماعية للشركات ، والخدمات الإنسانية لمساعدة المجتمعات المضيفة لهم. يجب أن يتم تسجيل هذه الأنشطة بشكل صحيح والاحتفاظ بها لأغراض مستقبلية.
ومع ذلك ، إلى جانب ما سبق ذكره ، يجب أيضًا أخذ سجلات الأطراف في الشركة. غالبًا ما تشمل هذه الأطراف ؛ المستثمرون والدائنون والهيئات الحكومية والموظفون والمساهمون وغيرهم.

خصائص السجلات

بشكل عام ، يجب أن تكون السجلات ؛

  • منظمة تنظيما جيدا
  • سهل الفهم والقراءة
  • نقل جميع المعلومات اللازمة
  • Pتخزينها بشكل غير صحيح لتجنب الخسارة المعلومات
  • Uمنقحة من وقت لآخر
  • مقياس لاتخاذ القرار في المستقبل.

ما هو الاحتفاظ بالسجلات ولماذا هو مهم؟

تتضمن عملية حفظ السجلات إدخال المعاملات والأحداث في نظام المحاسبة. يعد حفظ السجلات أحد المبادئ الأساسية للمحاسبة لأن مفاهيم المحاسبة تعتمد على سجلات دقيقة ومفصلة.

ما هي أهم خمسة أسباب للاحتفاظ بالسجلات؟

يجب أن يكون أي نظام لحفظ السجلات واضحًا جدًا ودقيقًا ويمكن الاعتماد عليه وسهل الاستخدام ومتسقًا مع الافتراضات الأساسية. يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة أمرًا ضروريًا لقدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها المالية بالإضافة إلى توفير البيانات التي يمكن اتخاذ قرارات العمل المستقبلية بناءً عليها.

ما هي الأهداف الثلاثة التي يسعى التسجيل إلى تحقيقها؟

يمكن التحكم في عدد السجلات وعيارها. تبسيط العمليات والأساليب والأنشطة المتضمنة في الحفاظ على السجلات واستخدامها. باستخدام جرد السجلات ، حدد السجلات المتاحة. تطبيق أوقات الاستبقاء المطلوبة على الأشياء التي يتم تخزينها.

ما هو الهدف الأساسي من حفظ السجلات في العمل؟

يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجلات دقيقة إلى تحسين طريقة إدارتك للأعمال. يمكن أن يكون الاحتفاظ بسجلات دقيقة بمثابة دليل على أنك اتخذت قرارات مدروسة واتخذت الإجراءات اللازمة. في حالة استجوابك أو مواجهتك ، تكون السجلات بمثابة دفاعك. أنت تخاطر بعدم وجودهم.

كيف تعمل السجلات؟

الاهتزازات الصوتية الناتجة عن دوران السجل تتحول إلى نبضات كهربائية. يتم تزويد المضخمات الإلكترونية بهذه الإشارات. تسبب المضخمات الكهربائية اهتزازات ، ثم تقوم السماعات بتضخيم الصوت الناتج وتضخيمه.

وفي الختام

مع كل ما أخذناه في الاعتبار ، أعتقد أنه من الآمن الآن أن نقول إنه لن ينجح أي عمل دون الاحتفاظ بسجلات مناسبة.

الأسئلة الشائعة

ما هما نوعان من حفظ السجلات؟

يعد حفظ السجلات يدويًا وحفظ السجلات المحوسب (أو الآلي) طريقتين أساسيتين لحفظ السجلات التجارية.

ما هي أمثلة السجلات؟

تعد المستندات والكتب والورق والسجلات الإلكترونية والصور الفوتوغرافية والأفلام والتسجيلات الصوتية وقواعد البيانات ومجموعات البيانات الأخرى ، بالإضافة إلى المواد الأخرى ، بغض النظر عن الشكل المادي أو الميزات ، أمثلة.

ما هي الأهمية الثلاث لحفظ السجلات؟

حدد مصادر دخلك. يعد تتبع إنفاقك القابل للخصم فكرة جيدة. تتبع أساس الممتلكات الخاصة بك. تأكد من اكتمال إقراراتك الضريبية.

  1. ثقة المانحين: دليل نهائي بسيط (مُحدَّث!)
  2. المحاسبة المالية: أفضل الممارسات ودليل مفصل (+ دورات مجانية)
  3. لماذا المحاسبة مهمة جدا في الأعمال التجارية؟
  4. التدقيق الخارجي: التعريف والأدوار وأفضل اختيار للبرامج
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً