هناك إجراء لإنهاء كل عملية. ومع ذلك ، فإن الكثير من مهام سير العمل تحتوي على عمليات يدوية باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. قد يكون الإدخال اليدوي للبيانات من أكثر الواجبات المرهقة وغير الفعالة في عالم الأعمال. بالإضافة إلى جعلك تشعر بالنعاس ، فإنها تستهلك وقتًا وموارد ثمينة ، مما يقلل بشدة من إنتاجك. لذلك ، من أجل تسريع العمليات وتعزيز الاتصال ، تتجه المؤسسات نحو أتمتة تدفق عمل أكبر عبر العمليات التجارية وداخل عمليات تكنولوجيا المعلومات. تعمل أتمتة سير العمل على أتمتة العمليات عن طريق استبدال البرامج التي تكمل كل أو جزء من العملية للعمل اليدوي. ولكن ما هي الخطوات المتضمنة في أتمتة سير العمل ، وما هي الفوائد التسويقية؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك…
ما هي أتمتة سير العمل؟
أتمتة سير العمل هي إستراتيجية لتمكين الأداء المستقل للمهام والوثائق والمعلومات عبر الأنشطة المتعلقة بالعمل وفقًا لمعايير العمل المعمول بها. يجب أن يكون هذا النوع من الأتمتة عملية بسيطة يتم تنفيذها بشكل متكرر لزيادة الإنتاجية على أساس يومي.
بمعنى آخر ، أتمتة سير العمل هي عملية تبسيط وأتمتة المهام اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً باستخدام التكنولوجيا لتوفير الوقت والموارد بشكل كبير. من خلال تصميم مجموعة من القواعد والعمليات التي تحكم سير العمل ، فإنه يستخدم برنامجًا لأتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والاتصال بالبريد الإلكتروني وإدارة المستندات. ينتج عنه عمل أسرع وأبسط وأكثر موثوقية من خلال زيادة الكفاءة والدقة مع تقليل الأخطاء. تنقل أتمتة سير العمل تنفيذ مهام معينة من الأشخاص إلى برنامج كمبيوتر.
ومع ذلك ، يجب على المؤسسة أولاً تحديد المهام التي تشكل وظيفة قبل أتمتة سير العمل. بعد ذلك ، يطور المنطق والقواعد التي تحدد كيفية تنفيذ هذه المهام. يتم بعد ذلك برمجة البرنامج باستخدام منطق الأعمال واللوائح المحددة مسبقًا.
المنطق والقواعد بشكل عام عبارة عن مجموعة من عبارات الشرطية التي تعمل كتعليمات للبرنامج ، لإعلامه بما يجب القيام به وكيفية الانتقال من مهمة إلى أخرى. للقضاء على حاجة البشر لإدارة النشاط ، يتبع البرنامج هذه القواعد والمنطق لإكمال سلسلة المهام من البداية إلى النهاية.
كيف يمكنك أتمتة عملية سير العمل؟
تشير أتمتة عملية سير العمل إلى إنشاء وتنفيذ وأتمتة العمليات التجارية بناءً على قواعد سير العمل. تتضمن مهام سير العمل نقل المعلومات أو عمل الأشخاص أو الملفات بين الأنظمة والأشخاص وفقًا للوائح العمل المعمول بها. تتم أتمتة سير العمل لتبسيط العمليات التجارية مع التخلص أيضًا من المعالجة اليدوية الزائدة عن الحاجة.
بعض الأمثلة على العمليات التجارية النموذجية التي يمكن أتمتتها هي
- الموارد البشرية
- التسويق
- تمويل
- المشتريات
- المبيعات
- طلبات خدمة تكنولوجيا المعلومات
الأسلوب الأكثر فعالية لإنشاء سير عمل آلي هو إنشاء مخطط سير عمل شامل.
بمجرد إعداد مخطط سير العمل ، يكون إنشاء سير عمل آلي أمرًا بسيطًا حقًا باستخدام واجهة السحب والإفلات التي يوفرها برنامج التشغيل الآلي الحديث.
يمكن أتمتة إجراءات الشركة البسيطة والمعقدة بمساعدة أتمتة سير العمل. لا تعمل الأتمتة على تبسيط عملية الأعمال فحسب ، بل تقلل أيضًا من النفقات التشغيلية. يمكن للعمال والإدارة التوقف عن القيام بالأعمال الشاقة حتى يتمكنوا من التركيز على مشاريع أكثر إستراتيجية وإنتاجية.
خطوات أتمتة سير العمل
دعنا الآن نراجع بسرعة الخطوات الخمس الرئيسية التي ستفكر فيها كل مؤسسة قبل التحول بالكامل إلى أتمتة سير العمل.
# 1. تحديد المهام المتكررة
عندما تفكر الشركة في أتمتة سير العمل ، يجب أن تكون الخطوة الأولى هي تحديد المناطق التي تحتوي على عمليات متكررة.
يعد الفهم الشامل للأعمال أمرًا ضروريًا لتحديد المشكلة. أفضل طريقة لفهم سير عمل عملك بشكل أفضل وتحديد المهام المتكررة هي إنشاء تصوير مرئي لها باستخدام مخططات التدفق.
يمكنك الآن تصميم سير عمل يعزز سير عملك الحالي ويمكن أن يجعل العملية أبسط من خلال أتمتة العمليات الشاقة. هذه مرحلة حاسمة يجب تنفيذها بشكل وثيق بالتعاون مع أصحاب المصلحة الآخرين والمستخدمين الفعليين للعملية.
يمكنك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار المزايا الصافية من حيث الوقت وخفض التكلفة الفعلية. هذا سيجعل من السهل تقديم دراسة جدوى مقنعة لسبب وجوب أتمتة بعض العمليات التجارية.
# 2. تحديد أهداف العمل
بمجرد تحديد المشكلة ، فإن الخطوة التالية هي تحديد أهداف شركتك ، باستخدام سير العمل اليدوي الموجود حاليًا كمعيار.
يمكن أن يكون هدفك هو تحسين الموارد للوظائف التي من شأنها توفير المزيد من المخرجات عن طريق زيادة الإنتاجية أو تقليل وقت الدورة على وحدة معالجة مركزية واحدة.
قد يحتاج فريقك إلى التعامل مع إدخال أقل للبيانات والتركيز أكثر على تحسين العملية.
يمكن أن يكون أي شيء على ما يرام ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على شرح كيف ستساعدك الأتمتة في الوصول إلى أهداف عملك وكيف تخطط لقياس النجاح.
# 3. اختيار الحل المناسب لأتمتة سير العمل
اختيار وسيلة لتحقيق الهدف ستكون المرحلة التالية. كيف نريد تحقيق أهداف شركتنا؟ ستكون خطوتك الرئيسية التالية هي اختيار أفضل نظام أتمتة لسير العمل حتى تتمكن من الوصول إلى حل.
اختر البرنامج المناسب للتعرف على كيفية اختيار مزود الحلول الخاص بك. بالنسبة لأداة الأتمتة ، هناك الكثير من الاحتمالات في السوق. من الأهمية بمكان أن تفهم الملاءمة المثالية لشركتك.
تتحول العديد من الشركات إلى البديل السحابي لأنه يوفر مرونة أكبر ونفقات أقل.
يمكنك اختيار قائمة مختصرة من 3 إلى 5 مزودين بناءً على مطالبك الفريدة قبل الموازنة الدقيقة بين مزايا وعيوب كل خيار. قبل اتخاذ هذا الاختيار ، قد ترغب في مشاهدة عرض توضيحي شامل لبرنامج سير العمل المستند إلى السحابة والآمن والآمن ، والذي يمكنه تصميم سير عملك في بضع دقائق فقط.
اختر برنامج سير العمل الخاص بك لأتمتة عملية شركتك بناءً على الأهداف التي حددتها في المرحلة السابقة. يجب أن يكون سير العمل الذي تختاره مباشرًا وسهل الاستخدام وبسيطًا حتى يتكيف المستخدمون معه.
# 4. توعية المستخدمين
سيتم بعد ذلك تدريب الموظفين على كيفية استخدام برنامج سير العمل الجديد في المرحلة التالية. يواجه كل تغيير جديد تنفذه الإدارة مقاومة لأنه يعتبر غير ضروري من قبل القوى العاملة.
من أجل جعل المستخدمين النهائيين جزءًا مهمًا من عملية صنع القرار ، من الضروري دمجهم من البداية وإدراجهم في المحادثات. هذا يجعل المستخدم النهائي مسؤولاً ويرفع من أعظم المفاهيم.
سيكون من الأسهل بكثير جعل هذا الانتقال فعالاً إذا كان هناك مسار واضح من الإجراء اليدوي الحالي إلى النظام الآلي الجديد وإذا تلقوا تدريبًا كافيًا لمساعدتهم على اللحاق بالركب.
# 5. قم بتحسين العملية الخاصة بك عن طريق قياس مؤشرات الأداء الحرجة
بمجرد الانتهاء من الإجراءات المذكورة أعلاه ، يصبح نظام سير العمل الآلي الجديد جاهزًا للاستخدام.
من الأهمية بمكان تسوية مكامن الخلل في الدروع في هذه المرحلة لأن مستخدمي عملك سوف يقدمون مدخلات حول الإجراء بناءً على استخدامهم. أصبحت المرحلة الأخيرة ، التي تتضمن قياس مؤشرات الأداء الرئيسية وتبسيط سير العمل ، جاهزة الآن لتتخذها.
سيتم قياس سير العمل الآلي الخاص بك ومراقبته بشكل مستمر ، مما سيساعدك على تحديد الاختناقات وتوفير مناطق للتطوير. سيعمل فريقك بشكل أكثر فاعلية إذا تم تقييم سير العمل المحدث حديثًا باستمرار.
ما هي الأنواع المختلفة لأتمتة سير العمل؟
يمكن تقسيم أتمتة سير العمل إلى فئتين: العمليات التجارية (BP) والعمليات الآلية (RP).
# 1. سير عمل العمليات التجارية
يمكن للمؤسسات خدمة عملائها بشكل أفضل من خلال اعتماد نهج إدارة عمليات الأعمال (BPM). إنه يفرض بشكل عام على سير عمل المؤسسة أن يصبح أكثر فاعلية في تحقيق أهداف العمل الأساسية. يتم إنشاء برنامج أتمتة سير العمل بشكل متكرر باستخدام مبادئ BPM. وبالتالي يساعد هذا البرنامج في تبسيط العمليات اليدوية الشاقة سابقًا داخل المنظمة.
# 2. سير عمل العمليات الروبوتية
أصبح برنامج أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) متاحًا الآن ، وهو يمكّن الروبوتات من تنفيذ المهام التي كان يقوم بها البشر من قبل. في كثير من الحالات ، تساعد الروبوتات الإجراءات الإدارية جنبًا إلى جنب مع تكنولوجيا المعلومات (وكذلك في المجالات الأخرى). الروبوتات قادرة على التعرف على البيانات الأكثر صلة وتوفيرها لتصحيح مشاكل المعالجة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تقلل الروبوتات من طلبات مكتب المساعدة ومصادقات تسجيل الدخول ، وتتدخل عند حدوث مشكلات في المعالجة.
برنامج أتمتة سير العمل
قد تساعدك أتمتة سير العمل على توفير الوقت إذا كان موظفوك يؤدون أي مهام متكررة ، وهو ما تفعله معظم الشركات. يمكن أن تكون أتمتة سير العمل أمرًا شاقًا بالطبع. على هذا النحو ، يجب أن يكون لديك برنامج قوي لأتمتة سير العمل يعمل على أتمتة عملياتك بسرعة.
لمزيد من الخيارات لإدارة العمليات وسير العمل ، دعنا نلقي نظرة على أفضل برامج أتمتة سير العمل ؛
# 1. زابير
تستخدم أداة أتمتة سير العمل Zapier محرر عمليات السحب والإفلات بدون تعليمات برمجية. يمكن أن يساعدك في أتمتة أي شيء من العمليات المباشرة إلى المهام المتكررة متعددة الخطوات.
ولكن ما يميز Zapier هو عدد تكاملات البرامج التي يقدمها. بشكل أساسي ، Zapier متوافق مع أكثر من 5,000 تطبيق. وباستخدام هذا البرنامج ، يمكنك أتمتة الإجراءات لجميع تطبيقات عملك ، بما في ذلك Gmail و Slack و Trello و Stripe. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يدعم العديد من أدوات أتمتة سير العمل المختلفة على اتصالات برامج هذه القائمة. في حالة عدم إمكانية العثور على التكامل الذي تحتاجه في قائمة تطبيقات Zapier ، وهو أمر بعيد الاحتمال ، يمكنك طلب تطبيق إضافي أو إنشاء تطبيق بنفسك.
# 2. ClickUp
ClickUp هي في الأساس أداة كاملة لإدارة العمل. إنه يتميز بأدوات لإدارة المشاريع والتعاون الجماعي وغير ذلك الكثير بالإضافة إلى أدوات لأتمتة سير العمل.
بعبارة أخرى ، يجب أن تعتبر ClickUp أكثر من مجرد أداة للأتمتة. نعم ، توفر العديد من برامج التشغيل الآلي الأخرى بعض وظائف إدارة المهام. ومع ذلك ، فإن القليل منها يقدم العديد من الميزات مثل ClickUp ، والتي توفر أدوات شائعة بما في ذلك مخططات جانت ولوحات كانبان والمهام الفرعية وغير ذلك الكثير. هذا بالإضافة إلى أتمتة ClickUp القوية بالفعل للمهام الروتينية. بعبارة أخرى ، تمكنك ClickUp من التعامل مع جميع متطلبات إدارة سير العمل بقطعة واحدة من البرنامج دون التضحية بالأتمتة بالإضافة إلى إدارة المشروع.
# 3. تكامل
Integrify هو برنامج لإدارة وأتمتة سير العمل مع القليل من الترميز أو بدونه. يحتوي النظام الأساسي على أدوات لإنشاء العمليات وتصميم النماذج وكذلك عمليات إعداد التقارير.
بينما يتميز Integrify بالعديد من الخصائص مع تطبيقات سير العمل الأخرى ، إلا أنه يحتوي أيضًا على بعض الميزات الفريدة ، مثل القدرة على إضافة ملاحظات بالإضافة إلى التعليقات أثناء إنشاء عملية. لذلك ، يعد Integrify مثاليًا للمجموعات التي ترغب في العمل معًا لتطوير وتحسين سير عملهم التجاري. على غرار كيفية قيام Integrity بتمكين اختبار العملية وإنشاء مسارات تدقيق لجميع عمليات سير عمل الأتمتة ، فإنه يتيح أيضًا التعاون دون خوف من تعطل سير العمل.
# 4. نينتكس
مع وجود أكثر من 3 ملايين تطبيق لسير العمل قيد التشغيل حاليًا على نظامها الأساسي ، تساعد Nintex أكثر من 8,000 عميل مؤسسي في إدارة وأتمتة وتحسين عمليات أعمالهم دون الحاجة إلى معرفة الترميز.
قد تقوم شركتك برسم كل من عملياتها وتنفيذها وتقييم نجاحها من خلال توفير مجموعة واسعة من أدوات أتمتة سير العمل ، مثل تخطيط العمليات ، وسير العمل المتقدم ، وذكاء العمليات.
بالنسبة للشركات ذات العمليات الراسخة ، يوصى بشدة بـ Nintex. إنه برنامج متطور يجمع بين أداة تصميم سير عمل سهلة الاستخدام مع اتصالات قوية لربط كل واحد من تطبيقاتك. هذا مفيد بشكل خاص لأولئك الذين يعملون في الموارد البشرية والتمويل وتكنولوجيا المعلومات والمهن القانونية.
# 5. كيسفلو
بالنسبة لسير العمل وبناء التطبيقات ، يوفر Kissflow كلاً من البدائل التي لا تحتوي على كود ومنخفضة الكود. تمتلك Kissflow الآن براعة للعمل كمنصة لإدارة سير العمل ، وأداة لإدارة المشاريع الخفيفة ، وربما برنامج أتمتة التسويق.
حزم برامج عمليات كيسفلو رائعة. أنها توفر مزيجًا مثاليًا من واجهة المستخدم المباشرة والتحليلات القوية. على سبيل المثال ، للاطلاع على الإحصائيات الخاصة بنظام التشغيل الآلي لسير العمل لديك ، يمكنك الالتزام بالتقارير البسيطة المستندة إلى المقاييس. أو يمكنك تشغيل التقارير الخاصة بك لفحص المهام أو معالجة البيانات بمزيد من التفصيل. بالإضافة إلى ذلك ، يجعل Kissflow من السهل إنشاء لوحات معلومات (بدون رمز أو القليل فقط) ، مما يجعل تقاريرك سهلة الفهم وسهلة الفهم.
# 6. Flokzu
باستخدام أداة إدارة عمليات الأعمال Flokzu ، يمكن للشركات تصميم النماذج وأتمتة الإجراءات وتشغيل التقارير والمزيد. يتكامل مع العديد من البرامج الأخرى باستخدام Zapier.
ومع ذلك ، لدى Flokzu بعض الأدوات التي تميزه عن برامج سير العمل الأخرى من حيث المرونة. على سبيل المثال ، يجعل استبدال أعضاء الفريق أمرًا بسيطًا. لذلك يمكنك بسهولة تغيير الإجراء المخصص الخاص بك ليشمل عضو فريق بديل أثناء وجود شخص ما خارج المكتب. بهذه الطريقة ، لن تقلق بشأن أي تأخير في عملك. وبالمثل ، يسمح لك Flokzu بالإيقاف المؤقت وضبط المؤقتات أثناء أتمتة سير العمل. في الأساس ، يمكن لبرنامج سير العمل من Flokzu التكيف مع متطلبات العملية المتغيرة.
فوائد أتمتة سير العمل
قد تعفي أتمتة سير العمل جميع الإدارات من عبء العمليات اليدوية ، من الإدارة إلى التمويل وتكنولوجيا المعلومات والتسويق.
فيما يلي بعض فوائد برنامج أتمتة سير العمل لكل قسم في عملك:
فوائد أتمتة سير العمل في التسويق
- عيّن آلة لأداء مهام متكررة ومملة
- العمل معًا في مهام سير العمل مع زملاء العمل من مواقع مختلفة.
- تأكد من موافقة الأشخاص المناسبين على كل المحتوى.
- إنشاء إجراء موثوق لرعاية ومتابعة عملاء الجودة.
- يمكن أتمتة العديد من الحملات ، ويمكن تتبعها جميعًا من لوحة تحكم واحدة.
فوائد أتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات
- وزع التذاكر والتصعيد على أعضاء الفريق المتاحين.
- تخلص من طلبات الدعم الزائدة عن الحاجة
- تحقق من التحديثات المجدولة مع الأطراف المعنية.
- تحكم في Shadow IT
- التحكم في الموارد ومراقبة أنماط الاستخدام
أتمتة سير العمل المميزات في الموارد البشرية (HR)
- قلل بشكل كبير من الأعمال الورقية
- توفير مصادر أسرع لمقدم الطلب والتحقق منه وتوظيفه بموافقة آلية
- تأكد من أن جميع العمليات متوافقة.
- رفع مستوى رؤية سير العمل
- تحسين سرعة عمليات الالتحاق بالخارج وخارجها.
فوائد أتمتة سير العمل في الشؤون المالية
- اجعل إدارة المستندات أكثر بساطة
- قضاء وقت أقل في معالجة الموافقات.
- قم بإعداد المدفوعات التلقائية للفواتير المتكررة.
- اصنع آلية ذكية لإدارة كشوف المرتبات.
- مزامنة البيانات مع برامج المحاسبة الأخرى
فوائد تمكين أتمتة سير العمل في المبيعات
- تأكد من أن جميع العملاء المحتملين يتلقون نفس المعاملة الملكية.
- احصل على معلومات وتحليلات مفيدة حول الإجراءات الجارية.
- لا تدع الرصاص يمر عبر الشقوق نتيجة لخطأ ما.
- إرسال تحيات شخصية أو تقدير أو رسائل بريد إلكتروني ترويجية.
- توحيد إنشاء القائمة لتسهيل الأمر.
هل يجب أن أكون مطورًا لاستخدام أتمتة سير العمل؟
لا. باستخدام تقنيات السحب والإفلات لإنشاء النماذج والعمليات ، يتم إنشاء هذه المنتجات لمستخدمي الأعمال. إذا اختاروا ذلك ، يمكن للمطورين توسيع النظام باستخدام أدوات إضافية.
ما هي أدوات أتمتة سير العمل؟
تُستخدم أدوات أتمتة سير العمل لتوحيد وأتمتة ونقل البيانات بين الأنظمة.
ما هي أتمتة سير العمل في CRM؟
أتمتة سير العمل هي ميزة مدمجة في معظم حلول CRM. في معظم الحالات ، يستلزم بدء مسار لتحديث البيانات ، والتكامل ، وتوقيت إجراء ، وما إلى ذلك. يجب أن يكون لدى المستخدمين تراخيص CRM من أجل استخدام هذه الإمكانات ، التي تقتصر على نظام CRM. يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل في جعل CRM الخاص بك أكثر كفاءة.
وفي الختام
يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل ، عند وضعها قيد الاستخدام ، الشركات على التوسع والازدهار دون السماح لأي شيء بالانزلاق بين الشقوق. يمكنك توسيع شركتك بنجاح دون مواجهة أي متاعب متنامية من خلال السماح للتكنولوجيا بتنفيذ الأعمال اليدوية.
يمكن أن تفيد هذه التقنية شركتك في كل قسم أو قسم. تقدم أتمتة سير العمل العديد من الفوائد ، مما يساعدك على العمل بكفاءة أكبر بدلاً من العمل بجد ، سواء في التسويق أو الموارد البشرية أو المالية.
مقالات ذات صلة
- برنامج إدارة سير العمل: أفضل الخيارات في عام 2023
- أفضل 10 أنظمة لإدارة سير العمل: 2023 مراجعات
- أدوات تخطيط عملية الأعمال: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل
- أتمتة المبيعات: المعنى ، المنصات والفوائد
الرقم المرجعي
