تعد أنظمة الهاتف استثمارًا مهمًا ، إذا تم تنفيذه بحكمة ، فقد يساعد شركتك على الوصول إلى آفاق جديدة من خلال تبسيط العمليات وتقديم تجربة مستخدم نهائي ممتازة.
بالنسبة للعديد من الشركات ، لا تزال أنظمة الهاتف داخل الشركة هي الخيار الأفضل. ومع ذلك ، مع نمو نظام الهاتف السحابي الافتراضي وقدرته على تحمل التكاليف ، قد يكون من الأفضل التحول إلى خيار أقل تكلفة.
تقدم كل من أنظمة الهاتف السحابية المحلية والظاهرية مجموعة مختلفة من الميزات ، كما أنها تختلف في التسليم.
ومع ذلك ، فليس من المستغرب أن تصبح الاستضافة السحابية أكثر شيوعًا لأنظمة هواتف الشركة. وفقا للإحصاءات الأخيرة ، ما يصل إلى 96 في المئة من الشركات تستخدم بالفعل حلول الاتصالات السحابية ، ويرجع ذلك أساسًا إلى قابلية تطوير الخوادم السحابية.
في نهاية هذا المقال ، ستساعدك المقالة في اختيار أفضل نظام هاتف للأعمال لعملك.
ما هو نظام الهاتف داخل مقر الشركة؟
يعد نظام الهاتف داخل مكان العمل نظامًا تقليديًا PBX (تبادل فرع خاص) تم تثبيته في مكتبك. يتطلب الأمر وقتًا ومالًا مقدمًا ، ولكنه عادةً ما يوفر قيمة أفضل مقابل المال وتجربة رائعة للعملاء.
يقوم العميل بتثبيت نظام محلي وإدارته ، عادةً في أماكن العمل الخاصة بهم. وهي تشمل شبكة هاتف داخلية ، ومبادلة فرع خاصة (PBX) أو محولات أخرى تحمل مفتاح خدمات البيانات والاتصالات الهاتفية للأعمال ، وسماعة هاتف لكل موظف.
مع وجود نظام محلي ، هناك دائمًا شخص مسؤول عن ضمان عمله بسلاسة. بهذه الطريقة ، يمكنك توفير المال من عدم دفع الرسوم الشهرية لمزود الخدمة لخدمة خارج المنشأة لأنك اعتنت بذلك داخليًا.
مزايا نظام الهاتف داخل مكان العمل ،
ومع ذلك ، لا تزال بعض الشركات تفضل الحلول المحلية على الحلول القائمة على السحابة. فيما يلي بعض مزايا نظام الهاتف داخل الشركة:
# 1. جودة صوت متسقة
بينما توفر أنظمة الهواتف السحابية اليوم جودة صوت ممتازة ، إلا أنها عرضة للمتغيرات الخارجية المختلفة التي يمكن أن تعيق الاتصال. النطاق الترددي وإعداد الشبكة والأجهزة المستخدمة كلها اعتبارات.
غالبًا ما تتطلب الاتصالات الهاتفية في مكان العمل رسومًا لمرة واحدة أثناء التثبيت ، ولكن الصيانة ووقت التوقف عن العمل يمكن أن يزدادا بمرور الوقت. من ناحية أخرى ، تحتاج المهاتفة السحابية عادةً إلى العملاء لدفع رسوم استضافة شهرية ورسوم مقدمة لنقاط النهاية ، ولكنها قد تكون أقل تكلفة على المدى الطويل.
# 3. السيطرة الإدارية على الاتصالات
يسمح الاتصال الهاتفي في مكان العمل لمديري الاتصالات وأصحاب الأعمال بالتحكم في الموقع ، ولكنه سيتطلب بالتأكيد شخصًا مدربًا للقيام بذلك.
ما هو نظام الهاتف السحابي الافتراضي؟
يتم استضافة نظام Virtual Cloud Phone System عبر الإنترنت ولا يتطلب أي استثمار مبدئي أو تكاليف تثبيت لاستخدامه. يقوم مزود خدمة الإنترنت بتشغيله.
يمكن الوصول إلى النظام من خلال متصفح الويب أو الكمبيوتر أو الجهاز المحمول. يوفر النظام البريد الصوتي والفاكس وتسجيل المكالمات وميزات أخرى لا توجد عادة في أنظمة الهاتف التقليدية.
تتمثل إحدى مزايا نظام الهاتف السحابي في الوصول إلى الواجهة من أي مكان متصل بالإنترنت. لا تعتمد الواجهة على الأجهزة أو البرامج مثل نظام الهاتف التقليدي.
مزايا نظام الهاتف السحابي الظاهري
يربطك نظام Virtual Cloud Phone System بأشخاص بطرق مختلفة. إنه مهم لأنه يوفر وصولاً فوريًا إلى رسائل البريد الصوتي والمكالمات الهاتفية بمجرد وصولها ، بغض النظر عن مكان وجودك أو نوع الجهاز الذي تستخدمه. دعنا نلقي نظرة على مزايا نظام Virtual Cloud Phone System:
# 1. متانة
إن مستوى قابلية التوسع الذي توفره المهاتفة السحابية للمؤسسات هو الميزة الأكثر وضوحًا التي تتمتع بها على الهواتف التقليدية. يتيح إجراء تعديلات على الخدمة استجابة للتغيرات الموسمية والصناعية.
علاوة على ذلك ، على عكس أنظمة الهاتف التقليدية ، تسمح أنظمة الهاتف السحابي بالتثبيت التلقائي ، بينما تتطلب أنظمة الهاتف التقليدية ترقيات يدوية ، والتي يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتتسبب في حدوث تعطل.
# 2. المرونة
لم يعد يتعين على موظفيك العمل من المكتب بعد الآن بفضل أنظمة الهاتف السحابية ، ويمكنهم العمل من أي مكان إذا كان لديهم اتصال لائق بالإنترنت. يمنح العمل من المنزل فريقك حرية أكبر في التخطيط لأيامهم ، مما يتيح لهم أن يكونوا أكثر إنتاجية.
# 3. تحسين الاتصال الجماعي
أصبح التواصل الجماعي الافتراضي ضرورة. تفقد ثلث الشركات العملاء بسبب مشاكل الاتصال - مما لا شك فيه أن الأمر يستحق التحسين على مستوى الشركة.
تتمثل إحدى مزايا أنظمة الهاتف القائمة على السحابة في أدائها. فيما يلي بعض الطرق التي تجعل التواصل الجماعي أسهل:
- امنح ملحقات الهاتف الفردية لكل عضو في الفريق ليتم الوصول إليها بسهولة من دليل مشترك.
- تعاون مع زملاء العمل باستخدام تطبيق واحد يتضمن مناقشات فردية وجماعية.
- انتقل إلى مكالمة فيديو وشارك شاشتك بسهولة.
# 4. سهولة إدارة المكالمات
تساعد الإمكانات الإضافية في أنظمة الهاتف السحابية فريقك في ترتيب وإدارة مكالمات العمل. يمكّنك هذا من الحصول على البيانات ببساطة من قاعدة المستهلكين بالإضافة إلى تحسين إجراءاتك.
# 5. جودة اتصال ممتازة
سيوفر لك حل الهاتف السحابي الجيد مكالمات هاتفية عالية الجودة.
توفر برامج ترميز الصوت عالية الدقة ضعف النطاق الترددي ، مما يسمح لكل فرد في المكالمة بسماع مجموعة متنوعة من الأصوات. لن يضطر العملاء إلى تكرار كلامهم ، وستكون كل مكالمة تجربة ممتعة لهم.
منذ ذلك الحين ، استفادوا من الموثوقية المثبتة للعديد من مراكز البيانات. جعلت الميزات مثل تسجيل المكالمات ، ومراقبة المكالمات ، وانتظار المكالمات ، IVR ، وما إلى ذلك ، تشغيل وإدارة قائمة على السحابة مركز اتصال افتراضي أسهل.
ما هو الأفضل لعملك؟
نحن نعلم أن كل نظام هاتف له مجموعة الميزات والفوائد الخاصة به. في الوقت الحاضر ، تتحول العديد من الشركات إلى السحابة ، ولا يزال البعض يختار الحلول داخل الشركة.
هل النظام المحلي ضروري؟ أم أنك قادر على الهجرة إلى السحابة؟
ضع في اعتبارك هذه العوامل القليلة عند تحديد الأفضل لشركتك.
# 1. كم ستكون التكلفة؟
تعتبر التكلفة ، بلا شك ، أهم عامل يجب مراعاته عند الاختيار بين الهواتف السحابية وأنظمة الهاتف داخل الشركة.
ستخبرك كلتا الشركتين بالتكلفة الأولية وسعر الخدمة الشهري عند الاستفسار. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالتكلفة الإجمالية للملكية ، فإن نظام الهاتف السحابي أقل تكلفة بكثير من الأنظمة داخل الشركة.
# 2. هل لديك فريق يعمل عن بعد؟
يجعل نظام الهاتف المحلي من الصعب على عضو الفريق البعيد الاتصال به. من مركز البيانات إلى الجهاز ، يتم إجراء الاتصالات فعليًا داخل المكتب. نتيجة لذلك ، فهي ليست مناسبة للشركات ذات الموظفين الموزعين.
من ناحية أخرى ، تتيح الحلول السحابية للفرق البعيدة العمل. يمكن للموظفين الوصول إلى نظام هاتف العمل من أي مكان في العالم ، وسيحتاجون فقط إلى اتصال جيد بالإنترنت لإجراء واستقبال مكالمات العمل دون صعوبة.
# 3. هل تنوي تنمية فريقك؟
يعد نظام الهاتف داخل الشركة أقل قابلية للتوسع من نظام الهاتف السحابي ، وهذا هو الحال لأنك لا تحتاج إلى المزيد من الخطوط السلكية للاتصال بمركز البيانات في مقر الشركة.
من ناحية أخرى ، يمكن للمزود المستضاف إضافة سطر آخر إلى حسابك عبر الإنترنت.
اقرأ أيضا: 11+ من أفضل أنظمة الهواتف الافتراضية للشركات الصغيرة في عام 2023
حدد مزودًا لأنظمة هواتف الأعمال
ليس من السهل اختيار نظام هاتف العمل ، ولكن يمكنك مراعاة الأشياء المذكورة أدناه. عند اختيار مزود خدمة هاتف جديد ، ضع العوامل الأربعة التالية في الاعتبار.
# 1. الموثوقية
كم مرة يواجه مزود الخدمة السحابية صعوبات فنية أو حالات انقطاع الاتصال؟ كلما زاد وقت التشغيل لديك ، قل احتمال انخفاض نظام هاتف العمل لديك.
# 2. ميزات اضافية
تحقق مما إذا كان موفر الخدمة الخاص بك لديه أي ميزات يمكن أن تساعد موظفيك على الاستفادة بشكل أكبر من النظام. البريد الصوتي إلى نص ، وتسجيل المكالمات ، والإحصائيات في الوقت الفعلي ، والعديد من الميزات الأخرى المتاحة.
# 3. رضا العملاء
يعد إرضاء العملاء عاملاً حيويًا آخر بالنسبة لك لمعرفة ما إذا كان عميلك راضيًا أم لا ، كما أن ملاحظاتهم مهمة بنفس القدر.
# 4. أمان
بشكل عام ، تعتبر أنظمة الهاتف داخل الشركة و VoIP آمنة. اسأل بروتوكولات الأمان الخاصة بمزود الخدمة الخاص بك وتحقق مما إذا كانت توضح كيفية الكشف عن ثغرة أمنية لاكتشاف ما إذا كانت جادة بشأن الأمان.
داخل الشركة مقابل نظام الهاتف السحابي الافتراضي
| نظام الهاتف داخل مكان العمل | نظام الهاتف السحابي الظاهري |
| تعتمد على الأجهزة | لا تعتمد على الأجهزة |
| من الصعب الهجرة أو الترقية | ليس من الصعب الهجرة أو الترقية |
| التكنولوجيا القديمة | تكنولوجيا جديدة |
| الإعداد والتركيب المطول | سهولة الإعداد والتركيب |
| قد لا يكون الأمر سهلاً بعد ساعات العمل | يمكن الوصول من أي مكان وفي أي وقت |
| معقدة ومكلفة للإدارة | يمكن إدارتها بسهولة |
كي تختصر
أخيرًا ، إنه خيارك للاختيار بين نظامي الهاتف اللذين يفحصان احتياجات ومتطلبات شركتك.
لتحقيق الخيار الأفضل ، يجب أن تفهم بوضوح متطلبات شركتك. لأنه في هذا السيناريو ، ليس السؤال هو أي نظام الهاتف هو الأفضل ، ولكن ما هو نظام الهاتف الأفضل لشركتك.
ومع ذلك ، بالنسبة لبعض الشركات ، سيكون VoIP المستضاف هو الخيار الأفضل. قد يجد الآخرون أن الحل داخل المكتب في مكان العمل يوفر المزيد من الفوائد.
ومع ذلك ، بعد قراءة هذا المقال ، يجب أن تفهم بشكل أفضل ما هو الأفضل لشركتك.
مقالات ذات صلة
- المحاسبة السحابية: دليل إرشادي بسيط للمبتدئين (+ أدوات مجانية)
- الحوسبة السحابية: التعريف والأنواع والإيجابيات والسلبيات و PDF (دليل مفصل لعام 2023)
- أنظمة الهواتف الافتراضية: أفضل أنظمة الهواتف الافتراضية لأي عمل تجاري (+ دليل مفصل)
- المساعد الافتراضي للأعمال: دليل بدء التشغيل التفصيلي لعام 2023 (+ نصائح مجانية)
- تقنية السحابة: دليل المبتدئين لحلول التكنولوجيا السحابية
