نظام HRIS: المعنى ، الأمثلة والتدريب

أكثر الموارد البشرية شيوعًا هي معلومات حقوق الإنسان (HRIS). منذ ذلك الحين ، تقدمت التكنولوجيا بلا شك بشكل ملحوظ. استجابة للتغيرات في لوائح الشركة أو الامتثال التنظيمي ، قد يقوم نظام (أنظمة) HRIS الحديثة بأتمتة الإجراءات ، ودمج المدخلات ، وتعديل تنسيقات التقارير في الوقت الفعلي. تعد أنظمة HRIS الحديثة أيضًا فعالة وسهلة الاستخدام لأنها قوية ورشيقة لأنها توفر تجارب مستخدم على مستوى المستهلك ووظائف قابلة للتكيف. يتم تقديم أفضل برامج HRIS من خلال السحابة ، والتي توفر عددًا أكبر من المزايا ، مثل زيادة تخزين البيانات ، وتحسين الأمان ، وسهولة التفاعل مع البرامج المساعدة مثل كشوف المرتبات وتتبع المتقدمين وأنظمة الموارد البشرية الأخرى.

تقدم هذه المقالة نظرة عامة على أنظمة HRIS ، بما في ذلك التعريفات والأمثلة ومعلومات التدريب. دعنا نتحقق منها.

ما هو نظام HRIS؟

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو برنامج برمجي ينظم ويعالج معلومات محددة للموظفين بالإضافة إلى القواعد والإجراءات المتعلقة بالموارد البشرية. نظام معلومات الموارد البشرية ѕtаrdіzеѕ الموارد البشرية (الموارد البشرية) واجباتهم وأداء مهامهم أثناء إدارة الموارد الدقيقة وإعداد التقارير عن مجموعة صغيرة من الإدارة غير المنتظمة.

من حيث الجوهر ، فإن نظام HRIS هو "طريق ذو اتجاهين" يتم فيه توفير المعلومات الخاصة بالموظفين إلى المنظمة ثم إعادتها إلى الموظفين. يوفر نظام HRIS (HRIS) تفاعلات أكثر سلاسة وبساطة وفعالية بين الموظفين والشركات التي يعملون بها عن طريق إزالة الأنشطة الورقية واليدوية المتعلقة بالموارد البشرية. هذا يحرر متخصصي الموارد البشرية لتنفيذ المزيد من الأعمال الاستراتيجية وذات القيمة العالية.

HRIS مقابل HRMS مقابل HCM

تستخدم العبارات HRIS و HRMS (نظام إدارة الموارد البشرية) و HCM (إدارة رأس المال البشري) أحيانًا بالتبادل. ومع ذلك ، بناءً على الميزات التي تختار الشركة السماح بها ، قد تكون هناك اختلافات طفيفة بين الثلاثة.

HRIS

يشار إليه في البداية على أنه نظام أساسي للحفاظ على بيانات الموظف الإداري. يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية الآن إجراءات مثل اكتساب المواهب والتوظيف واستمرار تخزين بيانات الموظفين ومعالجتها حيث أصبحت عمليات الموارد البشرية أكثر تعقيدًا.

HRMS

دخلت حيز الاستخدام عندما بدأت الشركات في إجراء أنشطة الموارد البشرية الخاصة بها باستخدام برامج أكثر تعقيدًا وعمليات مؤتمتة ، بينما لا تزال تستخدم بالتساوي مع نظام معلومات الموارد البشرية التنظيمي. قد يتم تضمين إدارة كشوف المرتبات والوقت والعمالة في نظام معلومات الموارد البشرية اليوم.

HCM

يشير إلى حل أكثر شمولاً أو شاملاً يعالج جميع جوانب إدارة القوى العاملة ووظيفة الموارد البشرية. يتم تضمين وظائف إدارة المواهب المتقدمة بما في ذلك إدارة الأداء ، وتخطيط التعاقب ، وتخطيط الأجور ، والتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة ، والعديد من أنشطة تخطيط الموارد البشرية الأخرى في القدرة الإضافية. سواء كانت مهام الموارد البشرية معاملاتية أو إستراتيجية أو قائمة على البيانات ، يتم تضمينها جميعًا في HCM.

ما هما ركيزتا نظام معلومات الموارد البشرية؟

تم إنشاء Sуtеm لمعلومات الموارد البشرية حول اثنين من الأماكن التي تم تصميمها بشكل كبير من أجل إدارة أفضل وأداء جيد.

# 1. تصميم المنظمة

من وجهة نظر هيكلية ، يتكون نظام معلومات الموارد البشرية من الأدوار والوظائف والتسلسل الهرمي للتقارير. يوفر نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) إمكانية الاحتفاظ به وخارطة طريق للوظائف المختلفة ، بالإضافة إلى أنه يمكنك البدء في إنشاء المنظمة في مكانها الصحيح.

من خلال مساعدتك في تعيين الموظفين المناسبين ، قد يساعدك نظام HRIS الصحيح في التعامل مع صعوبات العمل.

# 2. إدارة البيانات للموظفين

يقدم نظام معلومات الموارد البشرية صورة شاملة لكل موظف ، بما في ذلك الاسم والعنوان وتاريخ التوظيف والأجر وخيارات المزايا وغير ذلك الكثير ، على غرار إدارة علاقات العملاء ولكن في سيناريو صاحب العمل / الموظف. باستخدام البيانات الصحيحة ، ستكون قادرًا بشكل أفضل على التعامل مع موظفيك ، ومساعدتهم في إنشاء أهداف مهنية ، وتحديد أفضل تدريب ، وتعزيز أدائهم.

ما أنواع نظام معلومات الموارد البشرية الموجودة؟

هناك العديد من حلول HRIS المختلفة المتاحة ، والعديد منها يوفر وظائف قابلة للمقارنة. يمكن تقسيم نظام معلومات الموارد البشرية إلى مجموعتين: نظام معلومات الموارد البشرية المستند إلى السحابة والمحلي.

• نظام معلومات الموارد البشرية المستند إلى السحابة

يوجد نظام HRIS المستند إلى السحابة خارج الموقع بواسطة المزود ويمكن الوصول إليه عبر الإنترنت. غالبًا ما تجد الشركات التي لا ترغب في التعامل مع صيانة النظام بنفسها أو الصغيرة جدًا بحيث لا يتوفر لديها طاقم متخصص في تكنولوجيا المعلومات أن هذه الأنظمة مناسبة. تحصل حلول الموارد البشرية المستندة إلى السحابة أيضًا على تحديثات تلقائية من البائعين الذين لا يحتاجون إلى تكنولوجيا المعلومات في الموقع لتطبيقها.

• نظام معلومات الموارد البشرية القائم على المبنى

يستضيف قسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة أنظمة HRIS القائمة على الفرضية على خوادمه الخاصة. هذا يتطلب أكثر تطورا البنية التحتية المعلوماتية مما قد تمتلكه العديد من الشركات الصغيرة ، ولكنه قد يسمح للأعمال التجارية بتحكم أكبر في حل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وأمنه.

ما هي المزايا التي يمكن أن يتمتع بها نظام معلومات الموارد البشرية إذا انتقل إلى السحابة؟

هناك العديد من المزايا لنشر نظام HRIS في السحابة مقابل نظام HRIS المحلي ، بما في ذلك ما يلي:

• قابلية التوسع بسيطة. يمكنك توسيع نطاق العمل أو خفضه بسرعة في السحابة مع تغير متطلبات شركتك. أيضًا ، لديك المزيد من المرونة المالية وتكون قادرًا على التحكم بشكل أفضل في النفقات عند توسيع أنشطتك أو تقليصها.
• مزيد من السيطرة على التشغيل مقابل الإنفاق الرأسمالي. أنت تدفع ببساطة مقابل ما تستخدمه على السحابة ، لذلك لا يتعين عليك القيام باستثمارات مكلفة في البنية التحتية. تكاليفك تشغيلية وليست رأسمالية.
• وصول بسيط وسريع إلى الابتكار. يمكنك الوصول إلى التحديثات والابتكارات في وقت أقرب بكثير في السحابة نظرًا لأن التطوير والنشر يحدثان بسرعة كبيرة.

من يحتاج إلى نظام HRIS؟

حتى أصغر الشركات قد تستفيد من نظام HRIS. قد توفر حلول نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لأصحاب الشركات والموارد البشرية وقتًا كافيًا يدفعون لأنفسهم في العديد من الظروف. لكي ينمو البرنامج مع الأعمال التجارية ، من الضروري الاستثمار في أقرب وقت ممكن في نظام HRIS.

مزايا نظام معلومات الموارد البشرية

إن الاستفادة من نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) يساعد كثيرًا على تحقيق ما هو متطور ، كما أننا نذهب إلى مشروعنا الرئيسي في مجال الموارد البشرية. بسبب ذلك ، تستخدم الشركات من جميع الأحجام هذا التطبيق لمساعدة عمليات الموارد البشرية الخاصة بهم. معلومات الموظف مركزية في نظام HRIS. بعد ذلك ، في نظام واحد ، تتوفر مجموعة متنوعة من بيانات الموظفين بسهولة.

# 1. حفظ السجلات

يراقب نظام حفظ السجلات المسمى نظام HRIS التغييرات التي تطرأ على كل ما يتعلق بالموظفين. عندما يتعلق الأمر ببيانات الموظفين ، قد يُنظر إلى نظام معلومات الموارد البشرية على أنه المصدر الوحيد الموثوق.

# 2. Cоmрlіаnсе

لأغراض الامتثال ، يتم جمع بعض البيانات والاحتفاظ بها. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. نظام HRIS لديه القدرة على تخزين كل هذه المعلومات. وفقًا لمتطلبات القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، يجب الحفاظ على البيانات بشكل صحيح وآمن.

#3. نجاعة

تم تحسين الدقة وتوفير الوقت من خلال وجود كل هذه المعلومات في مكان واحد. كوثائق ملموسة ، لا تزال العديد من الشركات تحتفظ بالكثير من البيانات حول موظفيها. قد يتطلب تحديد موقع المجلد والورقة المناسبين الكثير من عمل الموظفين.

# 4. خطة الموارد البشرية

يتيح نظام HRIS (HRIS) تتبع البيانات اللازمة لتطوير استراتيجيات الأعمال والموارد البشرية. ستكون البيانات المختلفة ضرورية للمراقبة ، اعتمادًا على أهداف المنظمة. يتفوق نظام HRIS في هذه الحالة.

# 5. الموارد البشرية بالخدمة الذاتية

تعد القدرة على توفير الموارد البشرية بالخدمة الذاتية للموظفين والمديرين ميزة أخيرة. يمكن للموظفين الآن التعامل مع أعمالهم الخاصة نتيجة لذلك. قد يوفر نظام HRIS تجربة إيجابية للموظف عند تنفيذه بشكل صحيح. تذكر أنه ليست كل أنظمة HRIS توفر هذا بطريقة بديهية!

تستفيد كل من المنظمة والموارد البشرية والموظفين من استخدام نظام معلومات الموارد البشرية. عندما يكون لديك ما بين 30 و 50 موظفًا ، يصبح استخدام معلومات الموارد البشرية أمرًا مثيرًا للاهتمام.

ما هي خصائص برنامج HRIS؟

قد تواجه الشركات الصعوبات أثناء توسعها بمساعدة برنامج HRIS ، الذي يوفر حلولًا قابلة للتطوير وأدوات الموارد البشرية المتخصصة. فيما يلي بعض ميزات نظم معلومات الموارد البشرية الأكثر شيوعًا:

كل من التوظيف والإعداد

يمكن لموظفي التوظيف فحص السير الذاتية وإجراء فحوصات أولية لمقدمي الطلبات وإجراء فحوصات خلفية باستخدام أنظمة HRIS.

كشف رواتب

غالبًا ما يقوم نظام HRIS بخصم الضرائب والمزايا من رواتب الموظفين تلقائيًا ، مما يوفر الوقت ويقلل من احتمال حدوث أخطاء. كما يتم توفير بدائل مرنة للأجور من خلال أنظمة معينة.

الوقت والحضور والجدول الزمني

إن تتبع بعض الموارد البشرية غالبًا ما يدعم مجموعة متنوعة من المهام التي يجب القيام بها وما يتم القيام به بشكل متكرر مع إمكانية المساعدة في أي مكان على الإطلاق.

إدارة الفوائد

غالبًا ما يشتمل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على مجموعة واسعة من القدرات للتعامل مع المزايا التي يقدمها المتطوعون وصاحب العمل ، بما في ذلك التأمين الطبي وخطط مدخرات التقاعد.

الامتثال

يمكن لبعض نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) مواكبة التغييرات في متطلبات التوظيف والضرائب فور حدوثها.

التحليلات والتقارير

باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، يمكن الوصول أحيانًا إلى مجموعة بيانات موحدة لجميع مقاييس الموارد البشرية. المزيد من المعلومات المستجدة تجعل البيانات متاحة عند الطلب ويمكن العثور عليها بشكل جيد أو آخر أو يمكن أن يكون متاحًا لأصحاب المصلحة.

التكاملات

يمكن دمج تتبع الوقت والفوائد وكشوف المرتبات في نظام واحد مع نظام معلومات الموارد البشرية. يمكّن البعض المستخدمين النهائيين من إنشاء عمليات تكامل فريدة أو المزامنة مع أنظمة الأعمال الأخرى.

أمثلة على أنظمة HRIS

قد تختار المنظمات من بين مجموعة متنوعة من الأمثلة على برامج نظام HRIS. على سبيل المثال ، توفر ADP البدائل التالية بناءً على حجم الشركة:

# 1. ADP Workforce Now®

تقدم ADP Workforce Today نظامًا أساسيًا متعدد الإمكانات للتعامل مع كشوف المرتبات والمواهب والمزايا والوقت والأشخاص والتحليلات والمزيد للشركات متوسطة الحجم.

# 2. ADP Vantage HCM®

بمساعدة ADP Vantage HCM® ، يمكن للشركات الدولية الكبيرة ذات القواعد الأمريكية إدارة القوى العاملة لديها واتخاذ خيارات استراتيجية بشأن محركات النمو المهمة مثل نفقات العمالة ودوران الأعمال.

# 3. ADP Next Gen HCM

يمكن لـ ADP Next Gen HCM مساعدة الشركات النامية في التكيف مع البيئة واحتياجات القوى العاملة التي تتغير بسرعة.

من الخيارات الحاسمة التي قد تؤثر على تحقيق أهداف معينة للشركة هو اختيار برنامج نظام HRIS. المراحل العامة في عملية الشراء ، حتى لو لم تكن خطية بالكامل:

• ضع قائمة بأي مشاكل أو صعوبات تتعلق بإجراءات الموارد البشرية الحالية.

• التحقيق في الكيفية التي يمكن أن يساعد بها نظام HRIS في التغلب على مثل هذه التحديات.
• قم بإنشاء قائمة متطلبات HRIS.

• تقييم مزودي أنظمة HRIS باستخدام قائمة المراجعة

ست مراحل لتنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية

عندما يتعلق الأمر بتطبيق نظم معلومات الموارد البشرية ، يمكننا نشر عدد من المقالات. سنقدم ملخصًا عالي المستوى في هذه المقالة. هناك عدة مراحل لتنفيذ البرنامج.

# 1. خاصة

اكتشف ما الذي تحتاجه مختلف الأشياء التي تحتاجها من قسم الموارد البشرية قبل أن تبدأ في التنفيذ. يمكنك إنشاء قائمة من الخيارات الممكنة على أساس هذه المواصفات. قد تطلب بعد ذلك طلبًا من موردي الخدمة هؤلاء. يجب أن يكون لديك ما يكفي من الموارد البشرية في نهاية المطاف بحلول نهاية هذه القائمة.

# 2. Plаn و аgn

أنت تقوم بتأسيس لجنة جديدة ، وفريق مكون من أفراد ، وشريك مهم في هذا المكان. عادةً ما يتألف الخيار التوجيهي من عدد قليل جدًا من الأشخاص (عدد قليل جدًا) من نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بمنظمتك ، ومدير الموارد البشرية الذي تم القيام به ، وبعض كبار السن ، وبعضهم الآخر. العمل على واجبات التنفيذ المستمرة - المهمة الرئيسية لبعض العناصر.

# 3. تعريف وتصميم

يجب عليك الآن تحديد مجموعات المستخدمين الخاصة بك وتخطيط الإجراءات ومهام سير العمل الخاصة بك. قم بوصف البنية التحتية لنظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، والنظام ، والاحتياجات الوظيفية والتكنولوجية للأمان. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك أنه في هذه المرحلة قد تحتاج إلى إنشاء تكامل بين قسم معلومات الموارد البشرية والأنظمة الحالية الأخرى.

4. تكوين واختبار

لاختبار نظام HRIS الجديد الخاص بك وتقديم اقتراحات للتحسينات ، يجب عليك تجميع فريق اختبار أساسي في هذه المرحلة. بعد ذلك ، يجب عليك تصميم اختبار قبول المستخدم حيث يمكنك دعوة العديد من الأشخاص لتقديم المدخلات النهائية.

# 5. تواصل وتدريب

يجب عليك إنشاء برنامج تدريبي لموظفيك التقنيين ، واستراتيجية اتصال ، وموقع ويب للأسئلة الشائعة ، ومواد دعم أخرى قبل لحظة بدء البث المباشر.

# 6. نشر وصيانة

يمكنك إطلاق مسؤول الموارد البشرية الخاص بك رسميًا بعد أن تكون جميع إجراءات الدعم الخاصة بك في مكانها الصحيح. تذكر أن تقوم بجمع التعليقات بانتظام وتحديث مواد التدريب الخاصة بك لتعكس الأنظمة المتغيرة. هنا ، الاتصال المستمر والدقيق ضروري.

أيضا قراءة ما هو نظام معلومات الموارد البشرية: ما هو ، الفوائد ، والاستخدامات

وفي الختام

قد تجد المنظمات التي تهدف إلى تحسين إدارة مواردها البشرية أداة فعالة في نظام HRIS. قد تساعد أنظمة HRIS الشركات في تعظيم إمكانات موظفيها وتعزيز مكان عمل أكثر فعالية وإنتاجية من خلال تسجيل بيانات الموظف وتقديم رؤى حول الأداء التنظيمي. نظام معلومات الموارد البشرية لديه القدرة على أن يكون أصلًا لا يقدر بثمن لأي منظمة مع التعليمات والمساعدة المناسبة. في النهاية ، قد تساعد أنظمة HRIS في إزالة عنصر التخمين من إدارة الموارد البشرية وبناء منظمة أكثر فعالية ومثمرة.

الأسئلة الشائعة حول نظام Hris

من الذي يستخدم نظام HRIS؟

غالبًا ما يتم استخدام نظام HRIS من قبل الشركات التي تحتاج إلى مساعدة في إدارة تعقيد القوى العاملة المتغيرة. ينطبق هذا بشكل خاص على الشركات التي تتطلع إلى التطوير أو التوسع إقليمياً أو استكشاف عمليات الدمج والاستحواذ.

كيف يمكن أن تساعد أنظمة HRIS في التوظيف؟

قد يستخدم المسؤولون عن التوظيف نظام معلومات الموارد البشرية للإعلان عن الوظائف ، ومراقبة العملاء المحتملين ، وإجراء فحوصات الخلفية ، والمزيد. من أجل مساعدة الشركات على التنافس على المواهب ، توفر بعض الأنظمة أيضًا معايير مرجعية لحزم المكافآت.

هل تندرج الرواتب تحت نظام معلومات الموارد البشرية؟

غالبًا ما يشتمل نظام HRIS على كشوف رواتب آلية نظرًا لأنها مصممة لتقليل المهام الإدارية ، مما قد يساعد في توفير الوقت وتقليل الأخطاء.

مقالات ذات صلة

1. إدارة رأس المال البشري (HCM): أنواع وأمثلة وحلول برمجية
2. أفضل أدوات وشركات ومورّدين لبرامج HCM لعام 2022
3. أفكار تجارية جديدة ساخنة 2023 بمعدل نجاح 100٪. ابحث عن 10 منهم هنا (+ كل ما تحتاجه)