في الآونة الأخيرة ، بدأت المزيد والمزيد من الشركات في استخدام غرف البيانات الافتراضية (VDRs) حيث أصبحت فوائدها العديدة واضحة. ولكن مع وجود العديد من مزودي غرف البيانات الافتراضية في السوق ، تشعر الشركات بالارتباك بشأن أيهما تختار.
بالطبع ، ستعتمد غرفة البيانات الافتراضية التي تختارها على أهداف واحتياجات عملك ، سواء كان ذلك يعزز الأمان أو تحسين الامتثال أو زيادة مشاركة المستثمرين. على أي حال ، هناك بعض الميزات التي يجب أن تتوفر في كل VDR.
فيما يلي بعض الميزات المهمة التي يجب أن تبحث عنها.
# 1. الأمان والتشفير
يمكن القول إن الأمان هو العامل الأكثر أهمية الذي يجب تحديده قبل اختيار غرفة بيانات افتراضية للعمل فيها. غالبًا ما تستخدم الشركات VDRs لتخزين الملفات والمعلومات الحساسة ، لذلك من الطبيعي أن يكون لديها العديد من الإجراءات الأمنية المعمول بها للحفاظ على أهميتك. معلومة.
تحتوي غرف البيانات الافتراضية الحديثة ، مثل Firmex ، على أذونات ملفات يمكنك تعيينها حتى لا تصل المعلومات إلى الأيدي الخطأ وتمنع تسرب المعلومات الداخلية من أعضاء الفريق. قم بزيارة Firmex.com لمعرفة المزيد.
# 2. نظام إدارة المهام
عادة ، يحتاج الأشخاص إلى استخدام العديد من التطبيقات والبرامج أثناء العمل ، بما في ذلك برامج الإدارة حيث يتم تعيين المهام للجميع. يمكن أن تساعد القدرة على تعيين المهام وعرضها داخل غرفة البيانات الجميع على البقاء منظمًا بشكل أفضل.
# 3. البحث الذكي
تمنحك ميزة البحث المتقدم عن النص القدرة على البحث في جميع المستندات والمجلدات والملفات في غرفة البيانات الافتراضية باستخدام بعض الكلمات الرئيسية المحددة والعثور على أي شيء على الفور.
تتيح لك ميزة البحث الذكي أيضًا التدقيق في مستندات متعددة في وقت واحد وإظهار معاينات صغيرة للمستند قبل فتحه.
# 4. تحليلات متقدمة
من خلال الوصول إلى التحليلات ، يمكنك تتبع ما يفعله المستخدمون داخل غرفة البيانات الافتراضية ، ومقدار الوقت الذي يقضونه في المستند ، وعدد المشاهدين الذين ينظرون إلى المستند في نفس الوقت.
هناك أيضًا سجلات تدقيق تحتفظ بترتيب زمني لكل ما يحدث في غرفة البيانات الافتراضية ، بما في ذلك التنزيلات والعروض وما إلى ذلك.
# 5. المشاهدة المقيدة
يجعل العرض المقيد من السهل الحفاظ على مستنداتك في مأمن من أي شخص لا ترغب في الوصول إليها. كان ينبغي أن يكون مستويات متعددة من إذن المستخدم حتى تتمكن من التحكم في من يمكنه عرض المستند أو تحريره أو تنزيله.
ستتمكن من اختيار المستويات المختلفة لحماية المستندات وتقييد الوصول لمن تريد.
# 6. سهولة الوصول
نظرًا لأنه سيتم استخدام غرفة البيانات الافتراضية من قبل العديد من الأشخاص ، باستخدام العديد من الأجهزة المختلفة في أجزاء مختلفة من العالم ، فيجب أن تكون في متناولهم بسهولة. يجب أن تعمل غرفة البيانات الافتراضية على جميع أنظمة التشغيل الشائعة مثل Android و IOS و Windows وما إلى ذلك.
يجب أن تكون محسّنة للجوّال ولها دعم متعدد اللغات حتى يتمكن المستخدمون من التحدث بأي لغة يفضلونها. يجب ألا تتطلب غرفة البيانات الافتراضية الجيدة أيضًا مكونات إضافية تم تنزيلها لمهام محددة.
# 7. الدردشة الحية
يصبح التعاون والعمل الجماعي صعبًا بشكل خاص عندما ينتشر جميع أفراد القوة العاملة في بلدان ومناطق زمنية مختلفة. لكن ميزة الدردشة الحية حيث يمكن للأعضاء إرسال واستقبال النصوص في الوقت الحقيقي المدمجة في غرفة البيانات الافتراضية يمكن أن تكون فعالة للغاية.
كما يوفر لهم سلسلة اتصالات محفوظة يمكنهم العودة إليها في أي وقت أو استخدامها لأغراض أخرى.
