التواصل هو حجر الزاوية للعلاقات المهنية القوية ، والتي بدورها تشكل أساس الأعمال المزدهرة. يتطلب نجاح أي شركة أو أي علاقة على المدى الطويل تقديم الملاحظات وتلقيها. قد يجادل أي قائد ذكي دائمًا بأن التعليقات المفتوحة والصادقة من الموظفين هي إحدى سمات ثقافة الشركة المزدهرة وعلاقات العمل الإيجابية. ومن ثم ، يجب على كل منظمة أن تجعل التواصل المفتوح أحد أولويات الشركة الأساسية. يعد قياس نبض القوى العاملة من خلال ملاحظات الموظفين إحدى الطرق للقيام بذلك. سيرشدك هذا الدليل إلى كيفية تقديم ملاحظات إيجابية ، وإجراء استبيان للموظفين ، وأمثلة تشير إلى وقت استخدام واحد.
ما هي ملاحظات الموظف؟
تشير ملاحظات الموظف إلى أي تعليقات (سواء بشكل صريح أو غير رسمي) يدلي بها العمال حول بعضهم البعض فيما يتعلق بالأداء أو المواهب أو العمل الجماعي داخل مجموعة أو قوة عاملة. هناك العديد من السبل لتلقي وإعطاء ردود فعل إيجابية من الموظفين في مكان العمل. وعندما تلعب هذه العملية ، يمكن أن تؤدي إلى بيئة عمل أفضل وأكثر سلامًا.
بينما يمكن أن تكون التعليقات إيجابية وسلبية ، إلا أنها ضرورية لأنها تمكن فرق الموظفين من العمل بكفاءة أكبر نحو أهدافهم. هذا يساعد كسر العادات السيئة ويشجع على السلوك الرائع.
لماذا تعتبر ملاحظات الموظف مهمة؟
من الواضح أن التعليقات المشجعة من الإدارة ذات قيمة. إنها طريقة مجربة لتحفيز العمال وزيادة الإنتاج لأنها تكافئ الإجراءات المناسبة. بالإضافة إلى التعليقات الإيجابية ، تعتبر التعليقات السلبية من الموظفين بالغة الأهمية. عندما يتم تقديم الملاحظات بطريقة إيجابية ، يمكن أن تساعد التعليقات الموظف على فهم نقاط قوته وعيوبه مع تقليل تواتر وشدة الإجراءات السلبية. يمكن أن يكون للتعليقات المناسبة ، المقدمة في الوقت المناسب ، تأثير كبير على الإجراءات والقدرات وحتى آفاق التوظيف المستقبلية.
أصبح ربط الموظفين والمشرفين أكثر أهمية من أي وقت مضى مع توسع اقتصاد الوظائف المؤقتة وزيادة عدد الأشخاص الذين يعملون لحسابهم الخاص أو العمل التعاقدي. مدخلات العمال ضرورية في تطوير هذه الروابط. ومع ذلك ، لكي تكون فعالًا كمدير ، فمن الضروري ليس فقط تقديم ملاحظات للموظفين ولكن أيضًا الاستماع بنشاط إلى اقتراحاتهم والعمل على تنفيذها.
ملاحظات الموظف الإيجابية
ردود الفعل الإيجابية من الموظفين هي تلك التي تعمل على تعزيز تبني الأنشطة المرغوبة ، والروتين ، والعادات ، وإجراءات صنع القرار ، والنتائج.
بصرف النظر عن التحقق من صحة الوظيفة التي قام بها الموظفون بالفعل ، فإن هذا النوع من التعليقات يلهمهم للقيام بعمل أفضل في المستقبل.
في الأقسام التالية ، سنتعرف على بعض الأمثلة على المواقف التي قد تظهر في عملك على أساس يومي ونقدم بعض ملاحظات الموظفين. سيؤدي هذا أيضًا إلى توسيع فهمنا لكيفية الاستجابة بشكل أفضل.
أمثلة ملاحظات الموظف
الآن بعد أن فهمنا أساسيات إعطاء ملاحظات إيجابية للموظفين ، دعنا نفحص بعض المواقف الواقعية التي يمكن للمدراء استخدامها كنماذج.
قد تكون هذه الأمثلة لتعليقات الموظفين بمثابة أدلة للتعليقات التي تقدمها. ومع ذلك ، من المهم تعديل أمثلة التعليقات لتناسب ظروف الموظف الفريدة الخاصة بك في العمل.
أمثلة على ملاحظات الموظفين الإيجابية
من السهل العثور على الخطأ عندما تسوء الأمور ، لكن الأمر يتطلب مزيدًا من الجهد للإشارة إلى ما إذا قام شخص ما بعمل جيد. يحتاج أعضاء فريقك إلى ملاحظات متسقة حول إنجازاتهم.
يرسل التقدير من الرؤساء رسالة مفادها أن جهود الموظفين يتم ملاحظتها وتقديرها ، وهذا بدوره يشجعهم على مواصلة العمل الجيد. كما أنه يساعد العمال على فهم موقفهم مقارنة بالتميز وما يمكنهم القيام به لتحسينه.
كن خاصًا عند المجاملات. من المهم أن يعرف العمال ما فعلوه بشكل صحيح لكسب الثناء ، حتى يتمكنوا من الاستمرار في إظهار مثل هذه السلوكيات. إذا كنت تمنح الثناء ، فكن محددًا من خلال الإشارة إلى قدرات المستلم ، وردود الفعل السابقة ، و / أو الإحصائيات ذات الصلة.
تحقق من بعض الأمثلة أدناه حول كيفية تقديم ملاحظات إيجابية للموظف ؛
# 1. موظف يعمل بشكل جيد
"كان العرض التقديمي المباشر أمس رائعًا شكرًا لك! كانت الردود الرائعة تأتي من المشاركين في الاستطلاع. لا استطيع ان اقول لكم كم اقدر لكم تنظيم وتسهيل هذا الحدث.
# 2. مدح أداء الموظف
“عمل ممتاز على العرض التقديمي أمس! كان هناك بعض التذمر بأن العميل راضٍ جدًا لدرجة أنه قد يأمر بتوسيع كبير. الجهد المكثف وأنت آتت أكلها. إنني أدرك الوقت والجهد والمبادرة التي وضعتها فيه ".
# 3. تقدير الموظف لتخطي نداء الواجب.
"نقدر جهدك الإضافي خلال هذا الربع كثيرًا. ليس من الممتع أن تتأخر عن العمل ، ولكن يرجى معرفة مدى تقديرنا لتفانيك للفريق. لقد ألهمنا سلوكك المتفائل وتصميمك جميعًا على المضي قدمًا على الرغم من الصعوبات التي نواجهها ".
# 4. وضع حد للمشاجرات
"الطريقة التي تعاملت بها مع الصراع في العمل اليوم تركتني عاجزًا عن الكلام. كانت الطريقة التي تعاملت بها مع الموقف بلطف ورباطة جأش وتشجيع كانت ملهمة للغاية. أعتقد أن بقية الموظفين سعداء بردك أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، أنا أقدر حقًا اقتراح المتابعة الذي قدمته للحصول على تعليقات مستمرة وجدولة اجتماعات حيث يمكن لزملاء العمل التعبير عن مخاوفهم وآرائهم. مرة أخرى ، تهانينا لكسب ثناء رؤساء الموارد البشرية لدي على طريقة تعاملك مع الخلاف ".
# 5. أنت تبحث عن طريقة للاعتراف علنًا بنوعية الموظف الجيدة
"أنا أقدر اجتهادك المنتظم في التحضير لاجتماعاتنا الأسبوعية مع الموظفين التنفيذيين. تساعدنا اقتراحاتك التي تم التحقيق فيها بدقة ومدروسة باستمرار في تحقيق أهدافنا ".
# 6. موظف قدوة يستحق التقدير
“منتج نهائي مثير للإعجاب للغاية! من الواضح جدًا أنك وضعت الكثير من التفكير والجهد في كل جانب من جوانب المشروع. أنا متحمس لرؤية ما ستأتي به بعد ذلك وسأكون ممتنًا إذا كان بإمكانك تقديم تقرير إلى المجموعة حول الأساليب والنتائج التي توصلت إليها ".
نموذج بناء من أمثلة ملاحظات الموظف
المديرون مسؤولون عن مساعدة موظفيهم على النجاح من خلال تزويدهم بالتوجيهات والموارد. وهذا يشمل تقديم اقتراحات للتحسين. قد يتطلب ذلك منك إثارة مخاوفك أو بدء محادثات تجعلك تشعر بعدم الارتياح في البداية.
قد يبدو الأمر صعبًا في البداية ، ولكن بعد أن تتعطل تقديم الملاحظات وتثبتها كقاعدة ، ستجدها أبسط بكثير. ستكون النتيجة مناقشات من المرجح أن تؤدي إلى خطوات تالية قابلة للتنفيذ تجاه حل المشكلة.
دعنا نتناول بعض السيناريوهات النموذجية حيث قد ترغب في توجيه بعض الانتقادات وعدة طرق لصياغتها:
# 7. التعامل مع السلوك الإشكالي
"اشتكى العديد من الموظفين من أنك تلقيت نكاتًا عنهم ووجدوها مهينة. فيما يتعلق بهذا ، وضعت منظمتنا سياسة. لدينا سياسة عدم التسامح مطلقًا مع أي تعليقات يمكن أن تفسر على أنها مسيئة ".
# 8. موظف يفقد موعدًا نهائيًا حرجًا تحدده أنت.
"يبدو أنه كان لديك جدول زمني ممتلئ للغاية مؤخرًا. لمتابعة محادثتنا السابقة حول إنهاء هذا بحلول يوم الجمعة ، إليك تحديث للحالة من جانبي. إذا كنت قد أحرزت أي تقدم منذ آخر مرة تحدثنا فيها ، فهل يمكنك إرشادي من خلالها؟ "
# 9. يقوم أحد زملائك في العمل بمقاطعة الآخرين باستمرار والتخلص من أفكارهم.
"أعلم أنك تهتم كثيرًا بهذا الأمر بسبب مدى حماسك. ومع ذلك ، فقد لاحظنا أنه عندما تكون متحمسًا ، فإنك تميل إلى منع الآخرين من المساهمة. على سبيل المثال ، قاطعت آنا وتوم مرارًا أثناء حديثهما. ماذا عنك ، هل لاحظت هذا أيضًا؟ "
# 10. ضعف الأداء الملحوظ في مشروع أو مهمة محددة
"بالمقارنة مع توقعاتنا ، كانت نتائج مشروعنا الأخير لتكنولوجيا المعلومات أقل من ممتازة. بقدر ما يمكنهم أن يقولوا ، لقد خططت دائمًا للعب دور أكبر وتحمل المزيد من المسؤوليات. أنا مهتم بأفكارك حول نتائج المشروع حتى نتمكن من العمل معًا لمنع مثل هذه المفاهيم الخاطئة في المستقبل. "
رقم 11. باستمرار ، العامل الخاص بك يرتكب نفس الخطأ.
"اكتشفنا أنه تم استخدام الشعار غير الصحيح في أحدث رسائل بريدية للمواد الترويجية. أدرك أن الحفاظ على الأصول الرقمية قد يكون صعبًا ، لكن كان لدي انطباع بأن لدينا نظامًا جيدًا مطبقًا. يرجى مشاركة أفكارك حول ما أدى إلى هذا الخطأ الفادح وما يمكننا القيام به لمنع حدوثه مرة أخرى ".
كيفية تقديم ملاحظات الموظف
لا ينبغي التعامل مع ردود الفعل من العمال كما لو كانت عملية موحدة. اعتمادًا على طبيعة التعليقات ورد فعل الموظف وخطورة الموقف ، ستختلف طريقة الاتصال الخاصة بك.
ومع ذلك ، هناك العديد من الإرشادات التي يجب عليك اتباعها عند التخطيط لإعطاء ملاحظات الموظف ، سواء كانت إيجابية أو سلبية ؛
# 1. كن محددًا وصريحًا
وضح نقاطك من خلال تقديم دراسات حالة للسياقات والسلوكيات والنتائج ذات الصلة.
# 2. اكتب تعليقاتك بتعاطف
من البشر ارتكاب خطأ فادح بين الحين والآخر سيكون الموظفون أكثر تقبلاً لتعليقاتك إذا تم تقديمها بموقف من التفاهم والرغبة في العمل معًا لاكتشاف الإجابات.
# 3. اقتراح طريق إلى الأمام
يوضح هذا أن نيتك ليست الانتقاد ولكن إجراء تغييرات ، وهو أحد الأغراض الرئيسية لتقديم التعليقات للموظفين.
# 4. الاهتمام باقتراحات الموظفين
قد يقدم موظفوك أفكارًا عن طرق تحسين إجراءات العمل أو توصيات لأدوات إضافية.
استبيان ملاحظات الموظف الإيجابية
يمكن للإدارة أن تتعلم الكثير عن وجهات نظر موظفيها ومواقفهم تجاه مكان العمل من خلال إجراء مسح إيجابي مدروس جيدًا. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى تحسين الاحتفاظ ، وتقليل التغيب ، وزيادة الإنتاجية ، وخدمة العملاء المتفوقة ، وزيادة الروح المعنوية. بالنسبة للموظفين ، يمكن تفسير مجرد إجراء الاستبيان على أنه علامة إيجابية على أن آراء الموظفين يتم البحث عنها والنظر فيها.
علاوة على ذلك ، يمكن للمديرين تحسين مهاراتهم الإدارية من خلال معرفة المزيد عن المشكلات التي تواجه أقسامهم أو أقسامهم في الشركة. من ناحية أخرى ، قد يأتي الاستبيان بنتائج عكسية ويسبب كارثة في علاقات الموظفين إذا لم تكن الإدارة العليا مكرسة بالكامل ومستعدة للاستماع فعليًا إلى التعليقات التي يتلقونها من موظفيها ، والأهم من ذلك ، التصرف بناءً عليها.
تسمح استطلاعات الرأي في العمل للموظفين بالتعبير عن أفكار قيمة حول العمل في شركتك ،
ماذا يعني استطلاع آراء الموظفين الإيجابية؟
استطلاع آراء الموظفين الإيجابي هو عبارة عن تجميع لاستطلاع سريع للأسئلة لطرحها على موظفيك للتعرف على شعورهم تجاه العمل في شركتك. جميع الأسئلة الأساسية ، بما في ذلك
- روح الفريق الواحد
- الاستقرار بين العمل والحياة الشخصية
- العلاقات الداخلية والتواصل
- التنمية الشخصية و ،
- الثقافة التنظيمية
- اعتمادًا على طبيعة عملك ، قد ترغب أيضًا في الاستفسار عن إمكانية العمل عن بُعد أو العمل المختلط.
تتمتع الاستطلاعات الرقمية بمعدلات استجابة أعلى وهي أكثر كفاءة من نظيراتها الورقية ، والتي تتطلب من المشاركين ملء النموذج فعليًا.
ما هي المدة التي يجب أن يستغرقها استطلاع آراء الموظفين الإيجابي؟
يتمتع أعضاء فريق العمل لديك بجداول عمل مزدحمة ، لذا قم بإنشاء استبيان موجز يوفر مع ذلك معلومات مفيدة. تحقق لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم الانتهاء منه في أقل من 5 دقائق ، وإذا لم يتمكنوا من ذلك ، ففكر في ذكر طول الاستطلاع مقدمًا لتحفيزهم.
ضع في اعتبارك أيضًا ردود المستخدمين في استطلاعاتك. يجب أن تكون الأسئلة التي تطرحها واضحة وموجزة حتى يتمكن موظفوك من تزويدك بالإجابات التي تحتاجها. إذا كان استبيان الاستبيان طويلًا بشكل مفرط أو إذا كانت حقول الإجابة غير محاذية ، فقد ينخفض معدل الاستجابة.
كيف تعطي الموظف ملاحظات على الأداء؟
من الضروري أن يكون الموظفون قادرين على استخدام استعراضات الأداء كوسيلة للتأمل الذاتي. فيما يلي بعض الإرشادات التي ستقودك نحو تقييم قوي وفعال ؛
- احتفظ بمعلومات دقيقة وحديثة لكل منها.
- الاحتفاظ بسجلات متسقة لأداء كل موظف.
- لاحظ المناطق التي بها مساحة للتطوير
- استفد من المصطلحات المباشرة والقابلة للتنفيذ.
- اذهب مباشرة إلى النقطة
- اطلب حوارًا
- تأكد من أنك تسأل الأسئلة الصحيحة.
- حافظ على الاتساق التواصل مع الموظف.
- قم بإنهاء التحليل بالانتقال إلى المراحل التالية.
ما هي بعض الأمثلة على ردود الفعل الإيجابية؟
كن خاصًا عند المجاملات. من المهم أن يعرف العمال ما فعلوه بشكل صحيح لكسب الثناء ، حتى يتمكنوا من الاستمرار في إظهار مثل هذه السلوكيات. إذا كنت تمنح الثناء ، فكن محددًا من خلال الإشارة إلى قدرات المستلم ، وردود الفعل السابقة ، و / أو الإحصائيات ذات الصلة.
تحقق من بعض الأمثلة أدناه للتعليقات الإيجابية للموظف ؛
# 1. موظف يعمل بشكل جيد
"كان العرض التقديمي المباشر أمس رائعًا شكرًا لك! كانت الردود الرائعة تأتي من المشاركين في الاستطلاع. لا استطيع ان اقول لكم كم اقدر لكم تنظيم وتسهيل هذا الحدث.
# 2. مدح أداء الموظف
“عمل ممتاز على العرض التقديمي أمس! كان هناك بعض التذمر بأن العميل راضٍ جدًا لدرجة أنه قد يأمر بتوسيع كبير. مجهود مكثف وقد أتيت ثمارها. إنني أدرك الوقت والجهد والمبادرة التي وضعتها فيه ".
كيف تكتب ملخص الملاحظات؟
إذا قمت بتقييم أداء الموظف ولكن لا تتابع النتائج ، فستكون شركتك في نفس المكان غدًا كما كانت في اليوم السابق. توفر تقارير التعليقات المفصلة والمجمعة أساسًا لمنع حدوث ذلك. يمكن تحديد احتياجات التدريب من خلال تقييم تقارير الموظفين الفردية ، وتعد تقارير الإدارات ضرورية تخطيط استراتيجي. نتيجة لهذه العوامل ، تعد القدرة على كتابة تقارير ردود فعل فعالة من الأصول الحاسمة في أي شركة. يمكنك إعداد ملخص ملاحظاتك باستخدام الاستراتيجيات التالية ؛
- تقسيم التقرير عن الردود إلى أقسام
- قدم ملخصًا للمهارات التي يتم تقييمها
- ناقش المهارات والمواقف المطلوبة من الموظفين.
- قدم ملاحظات أولية في شكل نصائح وأفكار
- تجميع المعلومات وتقييمها في سياق متعلق بالمجموعة
وفي الختام
من الواضح أن التعليقات المشجعة من الإدارة ذات قيمة. إنها طريقة مجربة لتحفيز العمال وزيادة الإنتاج لأنها تكافئ الإجراءات المناسبة. بالإضافة إلى التعليقات الإيجابية ، تعتبر التعليقات السلبية من الموظفين بالغة الأهمية.
عندما يتم تقديم الملاحظات بطريقة إيجابية ، يمكن أن تساعد التعليقات الموظفين على فهم نقاط القوة والعيوب لديهم مع تقليل تواتر وشدة الإجراءات السلبية.
يمكن أن يكون للتعليقات المناسبة ، المقدمة في الوقت المناسب ، تأثير كبير على الإجراءات والقدرات وحتى آفاق التوظيف المستقبلية.
أسئلة وأجوبة ملاحظات الموظف
متى يجب التماس التغذية الراجعة من العمال؟
من المهم أن تطلب بانتظام مدخلات من الموظفين دون جعلهم يشعرون وكأنهم غارقون في الاستطلاعات. وفقًا لـ Bonusly ، فإن 41.8٪ من الشركات تستطلع آراء موظفيها بانتظام أو أحيانًا. سيكون القيام بجمع البيانات هو أفضل مسار للعمل أثناء عملية الإعداد ، شهريًا ، وربع سنوي ، وبعد إعادة الهيكلة التنظيمية الهامة ،
ما هي الفوائد الخمس لملاحظات الموظفين الإيجابية؟
تشمل الفوائد الخمس الأساسية لتقديم التغذية الراجعة الإيجابية ما يلي:
- يساعد الموظفين على أن يصبحوا أكثر مهارة
- إنه مكون ضروري لمكان عمل سعيد
- تساعد الملاحظات الإيجابية على تحسين الإنتاجية بين الموظفين
- يزيد معدلات مشاركة الموظفين
- تقوي التغذية الراجعة الروابط بين الناس.
كيف يمكنني طلب الملاحظات؟
إن طلب التعليقات بشكل متكرر هو إحدى طرق نزع فتيل التوتر الذي قد ينشأ أثناء تقديم الملاحظات وتلقيها. كلما تم تضمين المزيد من التعليقات في روتينك اليومي ، قل الضغط الذي ستشعر به عندما يتعلق الأمر بإجراء محادثات حول التعليقات.
مقالات ذات صلة
- شركات المسح: قائمة 2023 النهائية مع المراجعات (محدث)
- برنامج إدارة السمعة: أفضل برامج إدارة السمعة للأعمال
- أفضل 10 برامج لإدارة الأشخاص في عام 2023: خيارات مجانية ومدفوعة
- كيفية إنشاء استبيان الوعي بالعلامة التجارية - دليل الخبراء
الرقم المرجعي
