إدارة HOA ليست مهمة سهلة. دائمًا ما تكون يديك ممتلئة ، بدءًا من جمع المدفوعات عبر الإنترنت والتأكد من أن الحسابات مرتبة ، إلى جدولة اجتماعات مجلس الإدارة ، وإدارة موقع المجتمع وقواعد بيانات المقيمين ، والتواصل مع هؤلاء الأشخاص ، وإدارة المراجعات المعمارية ، وطلبات الخدمة ، أو تطبيق قواعد CC & R ، و عشرات المهام الأخرى بينهما.
ويبدو أنه لا تلوح في الأفق نهاية لكل هذا الجهد.
هذا ليس صحيحًا تمامًا. من المؤكد أن تشغيل HOA سيبقيك مشغولًا دائمًا. ومع ذلك ، يمكنك توفير الوقت عن طريق تبسيط وتبسيط معظم الأعمال المنزلية الخاصة بك عن طريق استخدام برنامج إدارة HOA.
سيعلمك هذا البرنامج التعليمي كل ما تحتاج لمعرفته حول هذا الموضوع. سنستعرض جميع مزايا استخدام برنامج HOA ونوضح لك الحلول المتاحة حاليًا لجمعيتك في السوق.
ما هو برنامج إدارة HOA؟
برنامج HOA هو برنامج أو نظام أساسي يساعد مؤسسات أصحاب المنازل في إدارة العديد من عناصر عملياتهم.
عادةً ما يركز برنامج HOA على منطقة واحدة من أنشطة HOA - الحسابات والجدولة والمدفوعات وإنفاذ CC&R وما إلى ذلك. ومع ذلك ، يمكن أن يشتمل البرنامج أيضًا على مجموعة متنوعة من الوحدات النمطية المختلفة التي تساعد في عمليات HOA المختلفة. يشار إلى حلول البرامج هذه ببرنامج إدارة HOA متعدد الإمكانات.
لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة HOA؟
بالطبع ، الرد الأساسي هو أنه يمكن أن يخفف عنك الكثير من الجهد. لكن هذا ليس كل شيء. لذلك ، فيما يلي ، حددنا بعض المزايا الإضافية لاستخدام الحلول البرمجية للمساعدة في إدارة HOA الخاص بك.
قد يتم تبسيط جميع عملياتك تقريبًا باستخدام برنامج HOA. يمكن أن تساعدك العديد من برامج HOA المدارة ذاتيًا في إدارة جميع الوثائق ، وإصدار تقارير مخالفات CC & R وخطابات الانتهاك ، وقبول المدفوعات ، وإدارة الكتب ، وغير ذلك الكثير. نظرًا لأن البرنامج يتعامل مع العديد من هذه المهام تلقائيًا ، فإنه يوفر وقتك للتركيز على عناصر أخرى من HOA.
يمكنك إدارة أصحاب المنازل أو الجمعيات المجتمعية من أي مكان باستخدام برنامج HOA. تعتمد جميع الحلول المتوفرة في السوق اليوم تقريبًا على الويب ، مما يعني أنه يمكنك الوصول إلى البيانات من أي جهاز كمبيوتر أو حتى من هاتفك المحمول عبر تطبيق متخصص.
اقرأ أيضا: HOA (رابطة مالكي المنازل): التعريف والرسوم والقواعد
يعني وجود برنامج HOA المخصص أن جميع وثائق وبيانات مؤسستك موجودة الآن في مكان واحد. سيتمكن جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين من الوصول إليها ، غالبًا عبر تطبيق جوال ، مما يعني تحسين المساءلة لجميع الأطراف المعنية.
تكون بياناتك أيضًا أكثر أمانًا عند حفظها في نظام قائم على السحابة بدلاً من حفظها على جهاز واحد أو في خليط من المجلدات.
البرنامج لديه القدرة على تحسين الاتصالات الداخلية والخارجية بشكل كبير. يرجع جزء من هذا إلى حقيقة أن جميع البيانات موجودة في مكان واحد. عندما يحصل كل شخص على كل المعارف المتعلقة بموضوع ما ، يكون من الأسهل بكثير إصدار الأحكام والتوصل إلى توافق في الآراء بشأن مختلف القضايا. وبالمثل ، فإن التواصل الأفضل والأكثر فعالية مع السكان سينتج من برمجيات الاتصالات المبسطة. قد يتلقى الأشخاص في منطقتك الأخبار بسرعة ويتعرفون على ما يحدث في مجتمعهم.
أخيرًا ، تتيح البرامج والبيانات التي يمكن أن توفرها وسائل أفضل للإبلاغ عن أنشطة الجمعية واستخدام تلك المعرفة للتنظيم والتخطيط لمستقبل الحي.
ما الذي تبحث عنه في برنامج إدارة HOA
لم يتم إنشاء جميع برامج HOA على قدم المساواة. يوفر البعض وحدات لا يوفرها البعض الآخر ، بينما يتخصص البعض الآخر في نوع معين من الخدمة (مثل بناء مواقع الويب). من الأهمية بمكان تحديد البرنامج الصحيح لـ HOA الخاص بك ، والذي يعني في كثير من الأحيان استخدام نظام أساسي متعدد الإمكانات.
فيما يلي الميزات الرئيسية لبرنامج HOA:
# 1. التقارير المالية والمحاسبة
يجب أن تسمح لك مهارات المحاسبة في برنامج HOA الجيد بتتبع أموالك. يجب أن يمنحك أيضًا تقارير دقيقة ويسمح لك بتسوية بياناتك المصرفية.
# 2. أدوات الاتصال
سيسمح لك نظام الاتصال المتطور بإبقاء السكان على اطلاع من خلال مجموعة متنوعة من القنوات (رسائل البريد الإلكتروني ، والإشعارات الفورية ، والتنبيهات ، وما إلى ذلك). يجب أن يكون البرنامج الجيد قادرًا على نقل الرسائل بالجملة وبشكل فردي.
# 3. أدارة الحدث
ابحث عن برنامج HOA الذي يشتمل على نظام إدارة أحداث ممتاز. يمكنك استخدام هذا لجدولة الأحداث في التقويم الخاص بك وللاحتفاظ بالتقويم عبر الإنترنت للسكان المحليين. يجب أن يساعدك أيضًا في الحدث نفسه من خلال السماح للضيوف بالتسجيل ودفع ثمن التذاكر عبر الإنترنت.
# 4. نظام الدفع عبر الإنترنت
تتمثل إحدى الإستراتيجيات لإرضاء الأعضاء في تسهيل دفع مستحقاتهم عبر الإنترنت. تتضمن البرامج الرائعة مجموعة متنوعة من خيارات الدفع ، بما في ذلك بطاقات الائتمان / الخصم ومسودات ACH. يجب أن يكون الأعضاء قادرين على ربط معلوماتهم المصرفية مباشرة بحساباتهم.
يمكن أن يساعدك نظام الدفع عبر الإنترنت أيضًا في تقليل المدفوعات المتأخرة ، والتي يجب أن يسمح لك برنامجك بتعقبها.
# 5. بوابة سكنية على الإنترنت
اختر البرنامج الذي يتضمن بوابة يمكن للمقيمين الوصول إليها عبر الإنترنت من أي مكان. ببضع نقرات بسيطة ، يجب أن يكون الأعضاء قادرين على تحديث ملفهم الشخصي ، ودفع المستحقات ، والتحقق من تقويم الأحداث ، والرد على الاتصالات ، والوصول إلى بيانات HOA.
# 6. قاعدة البيانات السكنية
يجب أن يسمح لك برنامجك بالاحتفاظ بقائمة رئيسية لمعلومات أعضائك والبحث باستخدام عوامل التصفية. يحتوي هذا على أسمائهم ومعلومات الاتصال بهم وملفات تعريفهم وما إلى ذلك. يجب أن يكون تحديث معلوماتهم بسيطًا أيضًا.
# 7. تعقب الانتهاكات
سيقوم المقيمون في بعض الأحيان بخرق اللوائح ، لذلك يجب أن يكون لبرنامجك آلية لتتبع تلك المعلومات. هذا مفيد بشكل خاص في المجتمعات الأكبر لأن الانتهاكات المتعددة يمكن أن تحدث في نفس الوقت أو تتداخل. يمكنك ببساطة تتبع تجاوزات الأعضاء ، والوصول إلى سجل الانتهاكات ، وإرسال الإشعارات باستخدام هذه الوحدة.
أفضل 10 بدائل ممتازة لبرامج إدارة HOA
# 1. مدير الملكية AppFolio
- السعر: تبدأ من 1.40 دولار لكل وحدة في الشهر
- تجريبي / تجريبي: مظاهرة متاحة عند الطلب.
AppFolio هو برنامج إدارة HOA شامل يسمح بالتقييمات المعمارية ، وتحصيل المستحقات والتقييمات ، وتتبع المخالفات ، وموافقات أعضاء مجلس الإدارة ، وموصلات البنوك ، والمزيد. كل هذه الوظائف متاحة عبر الويب أو تطبيق الهاتف المحمول.
يسلط الضوء على ما يلي:
- التواصل عبر الرسائل النصية
- قوالب تصميم البريد الإلكتروني
- بوابة للمقيمين
- طلبات الصيانة عبر الإنترنت
- رؤى حول الأداء
# 2. صوت المنظمة
- يبدأ من $ 50 شهريًا
- التجربة / العرض: يتم توفير عرض تجريبي مجاني.
AssociationVoice هو برنامج HOA سهل الاستخدام يعتمد على الويب ويسمح لك بتحصيل المستحقات عن طريق الويب والهاتف والنص. ميزة أخرى هي القدرة على تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة وقواعد المجتمع ، ونشر أخبار المجتمع ، وإنشاء نماذج مخصصة للتعامل مع نشاط HOA.
يسلط الضوء على ما يلي:
- بوابة للمقيمين
- مكتبة الوثائق
- خرائط محلية تفاعلية
- مناقشات المجموعة
- حجز وسائل الراحة
# 3. بيتريكس 24
- السعر: نسخة مقيدة مجانية ، بدائل مدفوعة بقيمة 19 دولارًا شهريًا
- تجريبي / تجريبي: مظاهرة متاحة عند الطلب.
يمكنك استخدام Bitrix24 لتطوير بوابة أعضاء HOA مع استطلاعات الرأي وإشعارات البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية والدردشة الجماعية ومعرض الصور. يمكنك أيضًا إدارة المستحقات وإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أعضائك وإرسال طلبات العمل عبر الإنترنت.
يسلط الضوء على ما يلي:
- تطبيق للأجهزة المحمولة
- دليل HOA
- شبكة اجتماعية خاصة لأصحاب المنازل
- مجموعات الاهتمام
- التداول عن طريق الفيديو
# 4. بناء
- يبدأ من $ 50 شهريًا
- تجريبي / تجريبي: نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ؛ العرض متاح عند الطلب.
Buildium هو حل برمجي شامل لجمعيات أصحاب المنازل الصغيرة والمتوسطة الحجم ، مع مدفوعات الأعضاء عبر الإنترنت ، وتتبع طلبات الصيانة ، وإدارة قوائم الإيجارات ، والقدرة المحاسبية الكاملة.
يسلط الضوء على ما يلي:
- المدفوعات النقدية في التجزئة
- تقديم نموذج 1099
- التفتيش على العقارات
- تأمين على المستأجرين
- فحص المستأجرين
# 5. أنظمة CINC
- التسعير متاح عند الطلب.
- تجريبي / تجريبي: مظاهرة متاحة عند الطلب.
وفقًا للتقارير ، تعد CINC شركة البرمجيات الوحيدة في الصناعة التي تقدم إدارة الممتلكات والخدمات المصرفية المتكاملة والحسابات السحابية في حزمة واحدة. يمكنك استخدام CINC لإدارة المدفوعات عبر الإنترنت ، والحفاظ على دليل الأعضاء والجدول الزمني محدثًا ، وإرسال طلبات العمل وتتبعها ، وإبلاغ أوراق HOA المهمة.
يسلط الضوء على ما يلي:
- تطبيق للأجهزة المحمولة
- إدارة المخالفات
- إدارة طلبات المراجعة المعمارية
- إعداد التقارير المالية في الوقت المحدد
# 6. الخطوط الأمامية
- التسعير متاح عند الطلب.
- تجريبي / تجريبي: هناك نسخة تجريبية مجانية متاحة ، وعرض تجريبي متاح عند الطلب.
من السهل إنشاء موقع ويب مجتمع يحمل علامة HOA مع FRONTSTEPS. تتبع الانتهاكات والمستحقات والمدفوعات عبر الإنترنت وأوامر العمل وطلبات الصيانة من بين الميزات.
يسلط الضوء على ما يلي:
- وقوف السيارات وإدارة الزوار
- تتبع الطرود
- الرسائل الإخبارية والنشرات الرقمية التي يمكن تخصيصها
- التواصل عبر الرسائل النصية
# 7. HOA Express
- السعر: نسخة محدودة مجانية ، إصدار مميز بقيمة 25 دولارًا شهريًا
- تجريبي / تجريبي: يتم توفير نسخة تجريبية مجانية ، وكذلك موقع ويب تجريبي.
يمكنك إنشاء موقع ويب جذاب ورخيص ومتوافق مع الجوّال لـ HOA الخاص بك باستخدام HOA Express. ستتمكن من تحديث موقع الويب الخاص بك بسرعة وسهولة ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وإدارة مناقشات المنتدى. يمكن لأعضائك دفع مستحقاتهم عبر الإنترنت أيضًا.
يسلط الضوء على ما يلي:
- أتمتة إرسال الرسائل
- إجراء استطلاعات للطلب
- دليل المقيمين
- تتبع الزوار
# 8. توبس [واحد]
- السعر: تبدأ من 0.75 دولار لكل وحدة في الشهر
- تجريبي / تجريبي: مظاهرة متاح.
تعتبر TOPS [ONE] مثالية للمجتمعات التي تتمتع بالحكم الذاتي. يتميز برنامجهم بنظام دفع للمحاسبة والمستحقات تم تطويره لأعمال إدارة Condo / HOA ، وأدوات لفرض التعهدات وتتبع المخالفات ، وأدوات إدارة المرافق ، وخيارات الاتصال لأصحاب المنازل.
يسلط الضوء على ما يلي:
- موقع الخدمة الذاتية لأصحابها
- تخزين الملفات عبر الإنترنت لا حدود له.
- دفتر الأستاذ العام قابل للتخصيص
- عمليات التفتيش أثناء التنقل
# 9. Neigbrs Vinteum
- يبدأ من $ 25 شهريًا
- تجريبي / تجريبي: نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ؛ العرض متاح عند الطلب.
يمكنك إنشاء موقع ويب وتطبيق للهاتف المحمول باستخدام Vinteum Neigbrs ، والتواصل مع السكان عبر الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني ، وإدارة حجوزات المرافق ، وتسجيل المستخدمين للوصول إلى أوراق المجتمع.
يسلط الضوء على ما يلي:
- نظام للإبلاغ عن الحوادث
- يتم إجراء المكالمات تلقائيًا
- سجل البريد الإلكتروني
- تطبيق للأجهزة المحمولة
# 10. ياردي فوييجر
- التسعير متاح عند الطلب.
- غير متاح للتظاهر / المحاكمة
Yardi Voyager هو نظام إدارة قائم على الويب لجمعيات أصحاب المنازل. يحتوي حلهم على قاعدة بيانات واحدة متكاملة تتضمن أدوات لتتبع تكاليف الملكية وتكاليف HOA ، وحساب الرسوم ، وتحصيل المدفوعات ، ومراقبة الصيانة ، وإنفاذ اللوائح ، والمزيد.
يسلط الضوء على ما يلي:
- أتمتة سير العمل
- حاسبة الرسوم
- نظام الصيانة والتفتيش وتتبع المخالفات
- آلية الإدارة لأعضاء مجلس الإدارة
برامج وخدمات إدارة جمعية المجتمع
رقم 1. إدارة الممتلكات
يقوم برنامج إدارة الممتلكات بأتمتة المهام التشغيلية والمالية والتأجيرية لمديري العقارات. تم تصميم البرنامج لجعل العمليات التجارية العقارية أكثر كفاءة من خلال تبسيط المهام وتبسيطها مثل إدارة الإيجار ، وإدارة الممتلكات ، والمحاسبة ، والتواصل مع المستأجر / المالك. تتكون المجتمعات الحية من ممتلكات ، وحتى جمعيات أصحاب المنازل (HOAs) يمكن أن تستفيد من عمليات المكاتب الأمامية المخفضة.
# 2. إدارة المرافق
يستخدم مديرو المباني برنامج إدارة المرافق لإدارة الخصائص المادية والحفاظ عليها. تتمثل أهم ميزتين لبرنامج إدارة المرافق في تحسين طلبات صيانة المباني والوحدات والجدولة البسيطة وإدارة الموظفين والموارد. يستفيد المقيمون والمديرون في الشقق والشقق السكنية والتعاونية من برامج إدارة الجمعيات المجتمعية مع وظائف مدمجة أو اتصالات بسيطة مع أدوات إدارة المرافق.
# 3. دفع الإيجار
مع برنامج دفع الإيجار ، قد يتطلع كل من مديري العقارات والمستأجرين إلى تحصيل إيجارات مبسط وآلي. يتم إنشاء الفواتير والفواتير وتوزيعها تلقائيًا ، ويمكن تحصيل المدفوعات ومعالجتها عبر الإنترنت ، كما يتم تبسيط التعاون مع البنوك.
وفي الختام
يعد تشغيل HOA مهمة صعبة ، ودائمًا ما تكون يداك ممتلئتين. لحسن الحظ ، يمكنك استخدام أدوات برمجية محددة لأتمتة وتبسيط العديد من عناصر إدارة الارتباط. يساعد البعض منهم في الجوانب المتخصصة من HOA ، بينما يساعد البعض الآخر في كل شيء تقريبًا.
لقد حددت أفضل حلول برامج إدارة HOA في السوق اليوم بفضل هذا المنشور.
نأمل أن تساعدك القائمة في اختيار الحزمة التي ستساعدك في إدارة جمعيتك.
الأسئلة الشائعة حول برنامج إدارة HOA
هل يمكنك استخدام QuickBooks لـ HOA؟
نعم ، يوفر QuickBooks أداة لتتبع دخل ومصروفات الجمعية. قد يساعدك هذا في الحفاظ على بيانات دقيقة للإيرادات والمصروفات. ستكون قادرًا على فحص نفقات HOA وتحديد ما إذا كانت تتجاوز الميزانية أو أقل مما كنت تتوقع دفعه في الشهر.
ما الذي يجعل موقع HOA جيدًا؟
يعد النطاق المخصص ، وبوابة الإنترنت للمقيمين ، وخيارات الدفع عبر الإنترنت ، وتقويم المجتمع ، وقنوات الاتصال ، وقدرات الاقتراع ، وأدوات حجز المرافق ، كلها جوانب من أهم مواقع HOA. كما أنها صديقة للجوال وسهلة الاستخدام والإدارة وتسليط الضوء على المجتمع المحلي.
كيف أقوم بإعداد Hoa في QuickBooks؟
- انتقل إلى قائمة القوائم ، ثم حدد مخطط الحسابات.
- انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان ، ثم انقر فوق جديد.
- حدد "أنواع الحسابات الأخرى" ، ثم حدد نوع الحساب المناسب لقرضك: ...
- اختر متابعة.
- أدخل اسم ورقم الحساب.
- انقر فوق حفظ وإغلاق.
مقالات ذات صلة
- حاسبة الرهن العقاري من Zillow: ما مدى دقة حاسبة Zillow للرهن العقاري؟ (+ نصائح سريعة)
- دليل إعادة تمويل حاسبة الرهن العقاري: نظرة عامة ، ومقارنات ، وكل ما تحتاجه
- CONDO VS APARTMENT VS. تاون هاوس: ما هو الفرق؟
- الفرق بين كوندو و تاون هاوس: ما هو الفرق
- تاون هاوس: التعريف والإيجابيات والسلبيات وكل ما تحتاجه (+ نصائح مجانية)
مراجع حسابات
