بصفتك مدير مشروع ، من المهم أن تفهم مفهوم هيكل تقسيم العمل وكيف يمكن أن يساعدك على تنفيذ المهام بشكل فعال في مكان العمل. سنشرح هيكل تقسيم العمل في هذا المنشور ، مع ذكر أمثلة لمساعدتك على فهمه بشكل أفضل.
ما هو هيكل تنظيم العمل؟
In ادارة مشروع، هيكل تقسيم العمل (WBS) هو استراتيجية لإنهاء مشروع معقد متعدد الخطوات. إنها طريقة لتقسيم وقهر التعهدات الهائلة من أجل إكمالها بسرعة وكفاءة أكبر.
تعتزم WBS جعل مشروع معقد أكثر قابلية للإدارة. من خلال تقسيمها إلى أجزاء أصغر ، يمكن أن يتم العمل بشكل متزامن من قبل أعضاء الفريق المختلفين ، مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية الفريق وإدارة أسهل للمشروع.
خصائص هيكل تنظيم العمل
يتم تعريف WBS على أنها "تقسيم هرمي موجه نحو التسليم للعمل الذي يتعين على فريق المشروع تنفيذه لإنجاز أهداف المشروع وإنشاء المخرجات المطلوبة" من قبل معهد إدارة المشروع (PMI).
يمثل كل مستوى WBS مواصفات جديدة وأكثر دقة للعمل المطلوب لإنجاز المشروع.
وفقًا لتعريف PMI ، يجب بناء هيكل WBS بطريقة تشمل كل مستوى جديد في التسلسل الهرمي كل العمل المطلوب لإكمال المهمة الأصلية. هذا يعني أنه لكي يكتمل عنصر المهمة الأصل ، يجب أن يحتوي على أكثر من مهمة فرعية واحدة.
أمثلة على هيكل تنظيم العمل
قد يكون لكل مشروع هيكل تقسيم عمل مختلف.
قد تحتاج إلى التجربة كمدير مشروع لتحديد WBS الأفضل لك ولفريقك. والغرض من ذلك هو إظهار التسلسل الهرمي للمشروع والتقدم المحرز لجميع المعنيين ، سواء كانوا أعضاء في الفريق أو أصحاب مصلحة خارجيين.
فيما يلي بعض الأمثلة على هيكل تنظيم العمل. يمكنك استخدام أي منها لإنشاء مخطط تفصيلي لهيكل تنظيم العمل الخاص بك.
- جدول بيانات WBS: يمكنك بسهولة تنسيق WBS الخاص بك في جدول بيانات عن طريق تسجيل مختلف المراحل أو المهام أو التسليمات في أعمدة وصفوف.
- مخطط انسيابي WBS: يمكنك هيكلة WBS الخاص بك في سير عمل تخطيطي. غالبية أمثلة وقوالب WBS المتاحة هي مخططات انسيابية.
- مخطط جانت لهيكل تنظيم العمل. يمكنك تنسيق هيكل تقسيم العمل الخاص بك كمخطط جانت ، والذي يعكس كلاً من جدول البيانات والجدول الزمني. يتيح لك WBS المبني على مخطط جانت ربط تبعيات المهام وعرض معالم المشروع.
- قائمة WBS: يمكن هيكلة WBS الخاصة بك كقائمة أساسية للمهام والتسليمات والمهام الفرعية. هذه هي أبسط طريقة لإنشاء هيكل تنظيم العمل.
مزايا إنشاء هيكل تنظيم العمل
يساعد هيكل تقسيم العمل (WBS) في تحديد عمل المشروع. إنه منظور مختلف لمشروعك ، مثل اللغز تقريبًا. تحاول العثور على جميع قطع بانوراما التي تشكل الصورة العامة ، وسوف يكتمل اللغز فقط عندما يكون لديك جميع المكونات. بدلاً من ذلك ، في إدارة المشروع ، ستتمكن من إكمال مشروعك بنجاح فقط إذا كانت لديك صورة واضحة لجميع الأعمال اللازمة.
بمجرد تحديد جميع المهام ، يمكنك إنشاء خطة مشروع وتعيينها لفريقك. عندما يتعلق الأمر بتخطيط المشروع ، قد تتساءل:
ما هو الفرق بين WBS وجدول المشروع؟
كما تمت مناقشته سابقًا ، فإن الهدف الرئيسي لتطوير هيكل تقسيم العمل هو تحديد الأنشطة والنواتج التي يجب على المشروع معالجتها. لا يوجد تخطيط هنا. إنها في الأساس مجرد محاولة لفهم بنية المشروع ، مثل محاولة فهم بنية الآلة.
من ناحية أخرى ، يتم إنتاج جدول المشروع لجدولة نشاط المشروع. يسمح لك بمعرفة وقت حدوث نشاط معين. يتم أيضًا تحديث الجدول الزمني باستمرار مع تقدم المشروع ، في حين أن هيكل تقسيم العمل أكثر ثباتًا. يمكنك فعلها مرة واحدة وتثبيتها على الحائط الخاص بك ، وهذا كل ما في الأمر.
كيف تنشئ WBS لمشروع؟
قبل تطوير هيكل تقسيم العمل ، من الأهمية بمكان أولاً تقييم نطاق المشروع من خلال التحدث مع جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق المهمين.
بصفتك مدير المشروع ، يجب أن تضمن التقاط جميع المعلومات الرئيسية والتسليمات وتحديد أولوياتها بشفافية. لعرض إطار العمل الهرمي للأولوية والترابط بين المهام المطلوبة لإنهاء المشروع ، يمكنك استخدام مخططات جانت أو مخططات التدفق أو جداول البيانات أو القوائم.
يمكنك بعد ذلك تخصيص كل مهمة لعضو فريق المشروع بعد تفصيل التسليمات والمهام بترتيب الاكتمال. انشر الأدوار والمسؤوليات بين الفريق لضمان عدم تحمل أي عضو في الفريق غالبية وزن المشروع. فيما يلي إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء WBS:
# 1. تحديد نطاق المشروع
يمكنك فقط إنشاء هيكل تنظيم العمل بمجرد أن تعرف بالضبط ما تحتاج لإكماله. أي ما يفترض أن يقدمه المشروع أو يطوره أو يغيره. نطاق المشروع يحدد هذا.
سيتم وصف نطاق مشروع السفن السياحية في شكل من أشكال مواصفات السفينة. سيصف الغرض من السفينة وسعتها والمسارات المخططة ووسائل الترفيه الضرورية وما إلى ذلك. يمكنك إنشاء هيكل مناسب لتقسيم العمل باستخدام هذه المعلومات.
إن معرفة نطاقك مهم أيضًا لسبب آخر: النطاق يحدد ما هو ليس مسؤولية مشروعك. افترض أن السفينة السياحية من المفترض أن تسافر فقط إلى الأماكن الدافئة بالقرب من خط الاستواء. نتيجة لذلك ، لن تحتاج إلى الهيكل المقاوم للجليد الذي تتطلبه السفينة التي تعبر البحر القطبي.
من ناحية أخرى ، قد يتم توفير بعض مكونات السفن من قبل مقاول من الباطن. ضع في اعتبارك محرك السفينة. نتيجة لذلك ، لن تضطر إلى التخطيط لتجميع المحرك وصولاً إلى المسمار الأخير.
# 2. سجل المخرجات الرئيسية
ضع قائمة بمجالات العمل الرئيسية. هذه هي المهام عالية المستوى التي يكون مشروعك مسؤولاً عنها. بالنسبة لمشروع السفن السياحية ، سيشمل ذلك تصميم السفن وتصنيعها وتصميمها الداخلي والسلامة وعوامل أخرى. وتجدر الإشارة إلى أن هناك أيضًا مجموعة وظائف تسمى إدارة المشروع. هذا يشمل جميع تخطيط المشروع ومهام التنظيم.
# 3. مزيد من تفصيل حزم العمل
بمجرد قيامك بتجميع حزم العمل الرئيسية ، يجب عليك تقسيم كل منها بشكل أكبر حتى يكون لديك مهام فرعية وتسليمات ملموسة يمكنك تخصيصها لشخص ما في فريقك.
يجب القيام بذلك لكل مجال من مجالات العمل ، مثل إدارة المشروع والتصميم الداخلي والسلامة وما إلى ذلك. الهدف من إنشاء هيكل تنظيم العمل هو الحصول على نظرة عامة شاملة لجميع مهام المشروع.
إلى أي مدى يجب أن يكون هيكل تنظيم العمل لديك مفصلاً؟
لا يوجد دليل عام. ومع ذلك ، هناك سؤالان يمكنك طرحهما على نفسك لتحديد ما إذا كنت قد قطعت مسافة كافية أسفل جحر الأرنب:
- هل لديك الثقة في وضع خطة مشروع مفصلة بخطوات عمل محددة؟ إذا كانت الإجابة لا ، فيجب عليك تقسيم WBS بشكل أكبر.
- ما هو الجهد المتوقع لأبسط العناصر؟ افترض أن لديك منفذًا عند أدنى مستوى يسمى الأسلاك الكهربائية. يشمل ذلك جميع أعمال الأسلاك الكهربائية التي يتم إجراؤها على السفينة. لنفترض أن إجمالي أيام العمل 150 شخصًا. هذا عمل ضخم في حد ذاته! في هذه الحالة ، من الأفضل تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر. على سبيل المثال ، الأسلاك الكهربائية على مستوى الأرض ، المستوى الأول ، المستوى الثاني ، سطح السفينة ، وما إلى ذلك. ستحصل على حزم العمل التي يمكنك تخصيصها لشخص ما في فريقك بهذه الطريقة.
تذكر أن هيكل تنظيم العمل مصمم لمساعدتك. أعلم أنك تسعى إلى الكمال وتريد الحصول على هيكل تنظيم العمل تمامًا. لكن لا تقع في فخ الكمال. تم تصميم هيكل تنظيم العمل لمساعدتك بدلاً من إعطائك الصداع. اقض الكثير من الوقت الذي تحتاجه لتكوين فكرة عن مشروعك. ثم تابع التخطيط لمشروعك.
ما الذي يجعل الهيكل التنظيمي للعمل الجيد؟
حتى الآن ، ناقشنا سبب فائدة هياكل تقسيم العمل ، وكيفية صنعها ، وما هو مستوى التفاصيل الذي يجب أن نستهدفه. هذه معلومات مهمة. ولكن قد تتساءل عن كيفية معرفة ما إذا كانت WBS الخاصة بك كافية أم أنها بحاجة إلى مزيد من التنقيح.
إليك بعض الاقتراحات الأخرى لمساعدتك في الإجابة عن هذا السؤال:
# 1. يجب أن يكون هيكل تنظيم العمل الجيد مكتملاً.
يسمح لك هيكل تنظيم العمل القوي بالانتقال مباشرة إلى تخطيط المشروع. هذا هو المكان الذي تحدد فيه الإجراءات والجداول الزمنية الدقيقة لجميع المهام. هذا ممكن فقط إذا كان هيكل تنظيم العمل (WBS) شاملاً ، مما يعني أنك قمت بتضمين جميع المخرجات وحزم العمل. باستخدام مشروع بناء السفن الخاص بنا كمثال ، فإن هذا يعني: أنه عندما يتم دمج جميع مكونات WBS ، سيكون لديك سفينة جاهزة جاهزة للتعويم.
# 2. يجب تفصيل هيكل تقسيم العمل الجيد.
تأمل المثال التالي: توجد مطاعم على كل سفينة سياحية. يوجد مطعمان إيطاليان ومطعم مكسيكي واحد وثلاثة مطاعم على الطراز الأمريكي ومطعمان آسيويان. لكي تكون مفصلاً ، حدد كل تلك المطاعم في WBS بأسمائها.
كيفية التأكد من اكتمال هيكل تنظيم العمل الخاص بك
ما لا تريد القيام به على الإطلاق هو تجاهل أي تفاصيل حيوية. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى مزيد من التكاليف والجهود ، فضلا عن احتمال تأخير المشروع. هناك استراتيجيتان لتقليل هذا الخطر:
- راجع المشاريع المماثلة وانظر إلى هيكل تنظيم العمل (WBS) أو خطة المشروع. يمكن الوصول إلى هذه المعلومات على نطاق واسع عبر Google.
- انغمس في فريقك: عادة ما يكون الأشخاص الذين سيقومون بالعمل هم الأكثر وعيًا بما يجب القيام به. اطلب تعليقات من فريقك على هيكل تنظيم العمل الخاص بك.
ما الأداة التي يجب أن تستخدمها لإنشاء هيكل تنظيم العمل؟
قد يكون إنشاء هيكل تنظيم العمل (WBS) بمفردك أمرًا صعبًا إذا كان مشروعك معقدًا ولديه عدد كبير من المخرجات. اختر أداة يمكنها التعامل مع المخططات الهرمية جيدًا ، أو ستقوم بتمزيق شعرك في أي وقت من الأوقات. ضع في اعتبارك الأدوات التالية:
# 1.MS Visio
إذا كانت لديك الميزانية ، فإنني أوصي بشراء Microsoft Visio. إنها الطريقة الأكثر فعالية لتطوير هياكل تقسيم العمل (والمخططات ذات المظهر الاحترافي بشكل عام). يتضمن أيضًا قوالب WBS جاهزة للاستخدام ، مما يتيح لك البدء بسرعة. يتوفر Visio مقابل 15 دولارًا أمريكيًا تقريبًا في الشهر.
# 2. XMind
XMind هي أداة لرسم الخرائط الذهنية ، ولكن يمكنك بسهولة إنشاء WBS بنمط من أعلى إلى أسفل أيضًا. التكلفة الشهرية الحالية حوالي 5 دولارات.
# 3. مشروع مللي ثانية
يتضمن MS Project دعم WBS. إنها أيضًا أداة صعبة الاستخدام ، والترخيص باهظ الثمن. سأستخدم MS Project فقط إذا كنت مسؤولاً عن مشاريع بملايين الدولارات.
# 4. اكسل
استخدم MS Excel إذا كنت لا تريد الدفع مقابل البرنامج. يمكن العثور على درس أساسي لإنشاء WBS في Excel بشكل أكبر. يوجد أيضًا قالب WBS جاهز للاستخدام لبرنامج Excel.
# 5. عرض تقديمي
هل يمكنك أيضًا استخدام PowerPoint؟ بالتأكيد. أسلوب الرسم مطابق لتقنية Excel. أنا ببساطة أفضل Excel لأنه مألوف أكثر بالنسبة لي ، ولكن يمكنك استخدام أي أداة. ما عليك سوى التأكد من استخدام حجم صفحة كبير ليناسب WBS بالكامل على الورقة.
هل WBS أداة تخطيط؟
تعمل WBS كأداة تخطيط لمساعدة مطوري المشاريع على تخطيط هيكل منتجاتهم وتعريفه وتنظيمه.
كيف يمكن استخدام هيكل تنظيم العمل في إدارة المشاريع الرشيقة؟
يمكن استخدام هيكل تقسيم العمل في إدارة المشاريع الرشيقة عن طريق تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر يمكن إدارتها تسمى "سباقات السرعة". لكل سباق مجموعة المهام والتسليمات الخاصة به ، ويساعد WBS في تحديد المهام والتسليمات المطلوبة لإكمال كل سباق. تتم مراجعة WBS وتحديثها بانتظام مع تقدم المشروع ، ويستخدمه مدير المشروع لتتبع التقدم وتحديد أي تباينات أو تأخيرات.
ما هي بعض التحديات الشائعة التي يتم مواجهتها عند إنشاء أو استخدام هيكل تنظيم العمل؟
تتضمن بعض التحديات الشائعة التي يتم مواجهتها عند إنشاء أو استخدام هيكل ما يلي:
- صعوبة في تقسيم المشروع إلى مكونات أصغر
- عدم وجود مدخلات أو شراء من فريق المشروع أو أصحاب المصلحة
- صعوبة تحديد التبعيات والمخاطر المحتملة
- صعوبة في الحفاظ على WBS مع تقدم المشروع
- صعوبة في مواءمة WBS مع قيود المشروع
ما هي فوائد استخدام هيكل تنظيم العمل؟
تتضمن بعض فوائد استخدام الهيكل ما يلي:
- تحسين تخطيط المشروع وتنظيمه
- رؤية أفضل لتقدم المشروع وحالته
- سهولة تحديد التبعيات والمخاطر المحتملة
- تحسين الاتصال والتعاون بين أعضاء فريق المشروع
- تعزيز القدرة على تخصيص الموارد وتحديد المسؤوليات
كيف تحافظ على هيكل تنظيم العمل؟
طوال فترة المشروع ، يجب الاحتفاظ بـ WBS في مكانه. مع تقدم المشروع ، يجب على مديري المشروع مراجعة وتحديث WBS بشكل متكرر للتأكد من أنه يعكس الحالة الحالية للمشروع بشكل مناسب. يجب إجراء المهام والتسليمات المحدثة لتلك التي تم الانتهاء منها أو تعديلها ، ويجب إضافة مهام وتسليمات جديدة حسب الضرورة. سيسهل ذلك على مديري المشاريع مراقبة التطوير واكتشاف أي تناقضات أو تأخيرات.
كيف يرتبط هيكل تنظيم العمل بمثلث إدارة المشروع؟
من خلال تقسيم المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة وتنسيقها مع النطاق والجدول الزمني وقيود الميزانية ، فإنه يرتبط بمثلث إدارة المشروع. يساعد مثلث إدارة المشروع في إدارة المفاضلات بين هذه الأنشطة وقيود المشروع. يساعد WBS في تحديد المهام والتسليمات اللازمة لإكمال المشروع.
كيف يمكن استخدام هيكل تنظيم العمل لإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع؟
يمكن استخدام هيكل تقسيم العمل لإبلاغ حالة المشروع لأصحاب المصلحة من خلال توفير تمثيل واضح ومفصل لمهام المشروع والتسليمات وحالة الإنجاز الخاصة بهم. يسمح ذلك لأصحاب المصلحة بفهم تقدم المشروع وتحديد أي مشاكل أو تأخيرات محتملة.
ختاما،
بعد إنشاء هيكل تنظيم العمل الخاص بك ، فإن الشيء التالي هو التخطيط لمشروعك. يتضمن ذلك تحديد خطوات العمل وتقدير الجهد وتجميع فريق لإنجاز العمل نيابة عنك. يمكنك التحقق من الأمثلة التي قدمناها في هذا الدليل لمساعدتك على البدء
الأسئلة المتكررة
ما هو هدف WBS؟
الهدف من WBS هو جعل المشروع المعقد أكثر قابلية للإدارة.
ما هي المخرجات في WBS؟
التسليمات هي مكونات ملموسة يجب تسليمها لإكمال المشروع.
ماذا تعني قاعدة 100 في WBS؟
تنص القاعدة 100 على أن هيكل تقسيم العمل (WBS) يشتمل على 100٪ من العمل المحدد في نطاق المشروع ويتضمن جميع المخرجات من حيث العمل المطلوب إنجازه ، بما في ذلك إدارة المشروع.
{
“context”: “https://schema.org” ،
"type": "FAQPage" ،
"الكيان الرئيسي": [
{
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما هو هدف WBS؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
الهدف من WBS هو جعل المشروع المعقد أكثر قابلية للإدارة.
"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما هي التسليمات في WBS؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
التسليمات هي مكونات ملموسة يجب تسليمها لإكمال المشروع.
"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ماذا تعني قاعدة الـ 100 في WBS؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
تنص القاعدة 100 على أن هيكل تقسيم العمل (WBS) يشتمل على 100٪ من العمل المحدد في نطاق المشروع ويتضمن جميع المخرجات من حيث العمل المطلوب إنجازه ، بما في ذلك إدارة المشروع.
"
}
}
]}
مقالات ذات صلة
- إدارة تكلفة المشروع: كيفية إنشاء خطة إدارة التكلفة
- بيان نطاق المشروع: دليل لإنشاء بيان النطاق مع الأمثلة
- دليل تخطيط إدارة جودة المشروع (الأدوات والبرمجيات)
- أدوات إدارة المشروع: أفضل 25 + أداة وتقنية
- إدارة نطاق المشروع: أمثلة على خطة إدارة التعريف والنطاق
مراجع حسابات
