عندما تبدأ عملية تخطيط المشروع ، فإن أحد الأسئلة الأولى التي يجب أن تطرحها على نفسك هو ، "ما الخطأ الذي قد يحدث؟"
قد يبدو الأمر متشائمًا ، لكن مديري المشاريع الواقعيين يدركون أن هذا النوع من التفكير وقائي. ستظهر المشكلات بالتأكيد ، وستحتاج إلى ملف استراتيجية إدارة المخاطر لمعرفة كيفية إدارة المخاطر أثناء إعداد المشروع.
لكن كيف تتعامل مع المجهول؟ في هذا المنشور ، سنتحدث عن طرق لإلقاء نظرة خاطفة على المخاطر المحتملة حتى تتمكن من تحديدها وتتبعها في مشروعك. ستتعلم كيفية إنشاء خطة إدارة مخاطر المشروع وكيفية إجراء التقييم.
ما هي إدارة مخاطر المشروع (PRM) بالضبط؟
إدارة مخاطر المشروع هي العملية التي يدير من خلالها مديرو المشاريع المخاطر المحتملة التي قد يكون لها تأثير على المشروع ، سواء بشكل إيجابي أو سلبي. الهدف هو تقليل شدة هذه الأخطار.
ما هي المخاطر؟
يتم تعريف الخطر على أنه أي حادث غير متوقع قد يكون له تأثير على الأشخاص أو التكنولوجيا أو الموارد أو العمليات (بما في ذلك المشاريع). المخاطر ، على عكس المشاكل الروتينية ، هي المواقف التي يمكن أن تحدث فجأة ، وأحيانًا بشكل غير متوقع تمامًا.
لا يعرف مديرو المشاريع دائمًا المخاطر التي سيواجهها المشروع عند حدوثها ولماذا. بسبب درجة عدم اليقين الكبيرة ، تتطلب إدارة مخاطر المشروع اتباع نهج جاد وشامل.
باختصار ، تقوم عملية إدارة مخاطر المشروع باكتشاف المخاطر وتحليلها ثم الاستجابة لأي مخاطر قد تنشأ خلال دورة حياة المشروع.
يتم ذلك للحد من آثار المخاطر قدر الإمكان بحيث يتم تحقيق الأهداف في المستقبل.
من المسؤول عن إدارة مخاطر المشروع؟
على الرغم من أن إدارة مخاطر المشروع هي نفسها لكل مشروع ، إلا أنها يمكن أن تتخذ أشكالًا مختلفة. تتطلب أنواع وأحجام المشاريع المتنوعة اتباع نهج مختلف لإدارة المخاطر.
تكرس العديد من المشاريع الكبيرة قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد لإدارة المخاطر الشاملة وحلول حل المشكلات.
قائمة بسيطة مرتبة حسب الأولوية للمخاطر ذات الأولوية العالية والمتوسطة والمنخفضة كافية للمشاريع الصغيرة.
تقييم إدارة مخاطر المشروع
لن يقلل التقييم المناسب للمخاطر في إدارة المشروع من فرص وقوع حدث سلبي فحسب ، بل سيساعد أيضًا في تقليل الحجم الذي يحدث فيه. النتيجة السلبية غير المتوقعة هي أسوأ كابوس لمدير المشروع ؛ من شراء المشروع إلى تنفيذ المشروع ، يمكن أن يحدث خطأ في مليون شيء وشيء واحد. هذا هو المكان الذي يلعب فيه تقييم إدارة مخاطر المشروع أو تقييم المخاطر.
تقييم المخاطر
تقييم المخاطر هو مفهوم إدارة المخاطر الذي يهتم في المقام الأول بتحليل احتمالات وحجم مخاطر معينة. لتحديد أهمية المخاطر ، تتم مقارنة المخاطر التقريبية بمعايير المخاطر المحددة مسبقًا.
يأخذ في الاعتبار أي علاقات بين المكونات التي تكون إما داخل أو خارج نطاق الدراسة. الاكتواريين أو مقيمو المخاطر مسؤولون دائمًا عن هذه العملية.
أهمية تقييم إدارة مخاطر المشروع
يعتمد المشروع الجيد التنفيذ على القدرة على إجراء تقييم شامل للمخاطر قبل بدء المشروع. وهذا يؤكد أن أعضاء فريق المشروع لا يعرفون فقط ما يمكن توقعه ولكنهم يفهمون أيضًا حجم مثل هذا الحدث غير المتوقع.
يسمح لأصحاب المصلحة بإنشاء خطة طوارئ يمكن أن تساعدهم على التخطيط بشكل أفضل ثم قبول المخاطر أو نقلها أو القضاء عليها.
بيان السلامة هو نتيجة لتقييم المخاطر. يضمن بيان السلامة ما يلي:
- تعمل المنظمة بشكل أخلاقي.
- في حالة وجود دعوى قضائية ، يتمتع جميع أصحاب المصلحة بالحماية القانونية.
- يضمن أن المنظمة مستعدة مالياً لأية نفقات قد تنشأ.
خطوات تقييم إدارة مخاطر المشروع
# 1. يتم تحديد جميع الأخطار المحتملة من قبل مقيم المخاطر.
لتحديد المخاطر ، يمكن للمقيم الرجوع إلى قاعدة بيانات لمشاريع سابقة مماثلة. ثم يتم تنظيم جلسة عصف ذهني لتحديث ذكريات أعضاء الفريق عن الأحداث السابقة مع إيلاء اهتمام خاص للعلاقات الشخصية وديناميكيات الفريق وتجاهل كل الانتقادات.
سيحاول المقيم اكتشاف السبب الأساسي للمخاطر من خلال التركيز على الجوانب الحاسمة لنجاح المشروع بينما يقوم الجميع بالعصف الذهني بشأن المخاوف التي قد تتسبب في فشل مكونات النجاح. أسئلة مثل ، "ماذا يمكن أن يحدث؟" "" أين يمكن أن يحدث؟ " "كيف يمكن حصول هذا؟ "وكذلك" كيف يحدث ذلك؟ "تطرح.
قد يكون من المفيد أيضًا معرفة ما إذا كانت المخاطر مادية أو قانونية أو إستراتيجية أو مالية.
# 2. تصنيف المخاطر
يقوم مقيِّم المخاطر بتصنيف جميع المخاطر المكتشفة بناءً على الاحتمالية والتأثير في هذه المرحلة من تقييم المخاطر.
يأخذ المقيم في الاعتبار احتمالية حدوث المخاطر ويصنفها على أنها منخفضة أو متوسطة أو عالية. من حيث التأثير ، ضع في اعتبارك إلى أي مدى يمكن أن ينتشر ومن أو الأماكن التي قد تتأثر. يمكن تصنيف هذا أيضًا على أنه منخفض أو متوسط أو مرتفع.
# 3. تقييم الخطر
يقرر الخبير الاكتواري أو المقيم (بناءً على من تختاره) كيفية التعامل مع المخاطر ذات الأولوية الأعلى أثناء تقييم المخاطر. قد يتم استدعاء شركة التأمين لتقديم تغطية المخاطر.
في بعض الظروف ، يمكن تقديم اقتراحات لتقليل المخاطر أو القضاء عليها ؛ قد يتم تغيير الأنشطة المحيطة بها ، وستتم مراقبة مخاطر الفئة الدنيا أو المتوسطة لتحديد ما إذا كانت تتطور إلى فئة مخاطر أعلى.
# 4. يتم توثيق التحليلات والتقييمات ، وإعطاء التوصيات المناسبة لفريق المشروع.
يتم وضع حالات الطوارئ في مكانها الصحيح في هذه المرحلة من تقييم مخاطر المشروع لتأمين المشروع وجميع الأصول. يتم تحقيق ذلك بطريقتين:
- تحمل المخاطر
- تحويل الخطر (إلى شركة تأمين)
- قبول الخطر
- تقليل المخاطر
جوانب خطة إدارة المخاطر
ستكون هناك مخاطر في أي تصميم ويب ومشروع تطوير ، مشروع بناءأو تصميم المنتج. هذا هو ببساطة جوهر إدارة المشروع. ولكن هذا هو السبب أيضًا في أنه من الضروري دائمًا التخطيط مسبقًا من خلال بناء استراتيجية إدارة مخاطر المشروع. تتكون خطة إدارة مخاطر المشروع عادة من عدة جوانب مفصلة أدناه.
# 1. التعرف على المخاطر المحتملة
يتم تحديد المخاطر في كل من المشروع وطوال المشروع. في حين أن العديد من المخاطر تعتبر "مخاطر معروفة" ، قد تتطلب الأخطار الأخرى مزيدًا من التحقيق.
قم بإنشاء قائمة مرجعية لتحديد المخاطر مصممة خصيصًا لنوع مشروعك لاكتشاف المخاطر. يمكن تحقيق ذلك من خلال إجراء مقابلات مع جميع أصحاب المصلحة وخبراء الصناعة. يمكن تصنيف العديد من المخاطر على أنها تقنية أو تنظيمية ، ومن ثم تحديدها من خلال فئات فرعية معينة مثل التكنولوجيا ، والواجهات ، والأداء ، واللوجستيات ، والميزانية ، وما إلى ذلك. خلق مخاطرة مستودع يمكنك مشاركتها مع كل من قابلتهم للحصول على موقع مركزي لجميع الأخطار المعروفة التي تم اكتشافها أثناء عملية تحديد الهوية.
# 2. قم بإنشاء رسم بياني يقارن التأثير بالاحتمالية.
في مرحلة الإدارة هذه ، ستراجع التأثير النوعي والكمي للمخاطر ، مثل احتمالية حدوث المخاطر مقابل التأثير على مشروعك ، وستضعه في مصفوفة أو جدول بيانات.
للبدء ، ستقدم درجة احتمالية لاحتمال الخطر تتراوح من منخفضة إلى عالية. بعد ذلك ، ستقوم بتصنيف تأثير المخاطرة من منخفض إلى متوسط إلى مرتفع وتخصيص درجة لكل منها. سيوفر لك هذا مؤشرًا على مدى احتمالية تأثير المخاطر على نجاح المشروع ، بالإضافة إلى مدى الحاجة إلى الاستجابة الفورية.
لتسهيل فهم المصفوفة لجميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة ، قم بتوفير درجة المخاطر الإجمالية بضرب درجة مستوى التأثير الخاص بك في درجة احتمالية المخاطرة الخاصة بك.
# 3. ضع خطة للاستجابة للمخاطر
يتكون تخطيط استجابتك للمخاطر عادةً من ثلاثة مفاهيم أساسية: إزالة المخاطر وتقليل تأثير المخاطر على المشروع وحدوثها. عادة ما يأتي ذلك بتكلفة ، سواء من حيث الوقت أو المال. نتيجة لذلك ، يجب أن يكون لديك وقتك وأموالك ونطاقك بشكل صحيح قبل وضع خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
# 4. تعيين المخاطر للمالك.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تعيين مالك مخاطر لكل خطر. بينما يكون مدير المشروع هو الافتراضي عادة ، يجب أن تكون محددًا. عند إنشاء المصفوفة الخاصة بك ، قم بتضمين مالك كل خطر حتى لا يكون هناك أحد غير واضح بشأن من سيكون مسؤولاً عن تنفيذ رد الفعل في حالة حدوث المخاطر ، وقد يتخذ المالكون إجراءات فورية.
قم بتدوين الاستجابة المحددة واطلب من جميع أصحاب المصلحة الموافقة عليها قبل تنفيذها. بهذه الطريقة ، سيكون لديك سجل بالمشكلة وستتجاوز الحل بمجرد الانتهاء من المشروع.
# 5. تعرف على المحفزات الخاصة بك
يمكن أن يحدث هذا مع أو بدون وجود خطر يؤثر بالفعل على مشروعك ، وهو شائع بشكل خاص خلال مراحل المشروع كطريقة لمراجعة تقدم المشروع. إذا كان لديهم ، فكر في إعادة تصنيف المخاطر الحالية.
حتى إذا لم يتم استيفاء بعض المحفزات ، فمن المستحسن وضع خطة احتياطية مع تقدم المشروع - ربما لن تكون معايير خطر معين موجودة عند تحقيق نقطة معينة في المشروع.
# 6. قم بإنشاء خطة احتياطية
ضع في اعتبارك أن تأثير المخاطر ومصفوفة الاحتمالات الخاصة بك وثيقة دائمة التغير. يمكن أن يتغير تصنيف المخاطر الخاصة بك في أي وقت أثناء مشروعك ، لذلك يجب عليك تطوير خطة طوارئ كجزء من عمليتك.
إن اكتشاف مخاطر جديدة خلال مراحل المشروع وإعادة تقييم المخاطر الحالية لمعرفة ما إذا كانت أي شروط لتلك المخاطر قد تم الوفاء بها هي أمثلة على التخطيط للطوارئ. تتطلب أي إعادة تصنيف للمخاطر إجراء تعديل بسيط على خطة النسخ الاحتياطي الخاصة بك.
# 7. حدد عتبة المخاطرة الخاصة بك
يستلزم قياس عتبة المخاطرة الخاصة بك تحديد المخاطر المرتفعة للغاية والمناقشة مع أصحاب المصلحة لتحديد ما إذا كان من المجدي مواصلة المشروع أم لا من حيث الوقت أو المال أو النطاق.
ضع في اعتبارك مخاطرك التي حصلت على درجة "عالية جدًا" أو أكثر من بضع تقييمات "عالية" ، وتفاعل مع فريق القيادة وأصحاب المصلحة لتقييم ما إذا كان المشروع نفسه معرضًا لخطر الفشل. تجاوزت المخاطر التي تتطلب استشارة إضافية عتبة المخاطر.
أفضل الممارسات للحفاظ على خطة إدارة مخاطر مشروعك محدثة
لا تفشل خطط إدارة مخاطر المشروع إلا بعدة طرق: تدريجيًا بسبب نقص الأموال ، أو من خلال أخطاء النمذجة ، أو عن طريق تجاهل مخاطرك بشكل صارخ.
تتطور خطة إدارة المخاطر الخاصة بك خلال مدة المشروع ، من البداية إلى النهاية. نتيجة لذلك ، فإن أفضل الممارسات هي التركيز على مرحلة مراقبة خطة إدارة المخاطر. استمر في تقييم وإعادة تقييم المخاطر الخاصة بك ودرجات كل منها ، ومعالجة المخاطر في كل مرحلة من مراحل المشروع.
الأسئلة الشائعة حول إدارة مخاطر المشروع
ما هي المخاطر الإيجابية في إدارة المشروع؟
الخطر الإيجابي هو أي حالة أو حدث أو حدث أو موقف من المحتمل أن يفيد مشروع أو منظمة.
ما هو المشروع عالي الخطورة؟
المشاريع عالية المخاطر هي تلك التي تكون مرئية للغاية ولها تأثير واسع داخل وخارج العمل على حد سواء ، وتمثل تحديات كبيرة لقدرة فريق المشروع على الإنجاز.
ما هي المخاطر الإيجابية والسلبية في إدارة المشروع؟
المخاطرة الإيجابية ، بشكل عام ، شيء يجب أن تكون دائمًا منفتحًا عليه ، بل وتشجعه ، لأن له تداعيات قيّمة على مشروعك. من ناحية أخرى ، فإن الخطر السلبي هو العكس ، والسيناريو الأسوأ لمثل هذه المخاطر هو فشل المشروع.
- تحليل تأثير الأعمال BIA: أمثلة وخطوات عملية مفصلة
- التخفيف من المخاطر الاستراتيجية: كيف نفعل ذلك بشكل صحيح
- إدارة نطاق المشروع: أمثلة على خطة إدارة التعريف والنطاق
- بيان نطاق المشروع: دليل لإنشاء بيان النطاق مع الأمثلة
- تخفيف المخاطر: أمثلة وكيفية التخطيط لتخفيف المخاطر
- المخاطر المالية: التعريف ، الأنواع ، الإدارة ، نظرة عامة ، التحليل (+ ملفات PDF المجانية)
- مخاطر السوق: أفضل الممارسات ودليل سهل مع أمثلة
