تتطلب الشركات الصغيرة والشركات الناشئة نظامًا لإدارة المهام لضمان عمل مشاريعهم بشكل جيد معًا. ومع ذلك ، أصبح نظام إدارة المهام مفتوح المصدر خيارًا قابلاً للتطبيق للشركات لأنه يوازن بين التكلفة والوظائف. تفكر العديد من الشركات في كيفية إنشاء نظام إدارة مهام مفتوح المصدر بشكل صحيح بحيث يجذب انتباه المستخدمين ويساعد فرقًا من مجموعة متنوعة من الشركات في تنظيم جميع عمليات العمل الخاصة بهم. على سبيل المثال ، يمكن لمديري مشاريع الأعمال الصغيرة استخدام نظام إدارة مهام مجاني لأتمتة تتبع المهام الخاصة بهم وكذلك المساعدة في تصور مهام محددة. في هذه المقالة ، ستتعرف على أفضل نظام إدارة مهام مجاني مفتوح المصدر لشركتك.
ما هو نظام إدارة المهام؟
إدارة المهام هي العملية التي يحدد من خلالها مدير المشروع المهام اليومية التي يجب إكمالها ويتتبعها ويكملها. في إدارة المشروع ، إدارة المهام هي كيفية تنظيم سير العمل بكفاءة. ومع ذلك ، فهي موجهة نحو المهام ومفصلة وجزء من جدول مشروع أكبر. يمكنك إدارة مشاريعك بسهولة باستخدام إدارة المهام المضمنة في ProjectManager ، وتتبع الوقت ، وأدوات تعاون الفريق.
المهام ، مثل المشاريع ، لها دورة حياة. يبدأ عند اكتمال المهمة ؛ ثم يتم تعيينها وبدءها وإكمالها والتحقق منها. يمكن أيضًا إيقافه أو إيقافه مؤقتًا أو إخفاقه. قد تعتمد بعض المهام على مهام أخرى للبدء أو الإكمال. يعد تتبع المهام جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع الذي يتضمن مراقبتها. لذا ، فإن إدارة المهام هي نظام معقد يتطلب الاهتمام الدقيق بالتفاصيل والمرونة وأدوات إدارة المشروع المناسبة.
ما هي الفئات الأربع للمهام؟
تصنف طريقة أيزنهاور المهام إلى أربع فئات: مهمة / عاجلة ، غير مهمة / عاجلة ، غير مهمة / عاجلة ، وليست مهمة / غير عاجلة. هذه فعالة لأنها تتيح لك تحديد ما إذا كانت المهمة تحتاج إلى إكمال على الفور ، أو لاحقًا ، أو عدم إكمالها بسرعة.
أفضل نظام إدارة مهام مجاني
تزداد شعبية الأدوات في صناعة البرمجيات ، وتلعب الآن دورًا مهمًا في أي مشروع. لكل فئة ، هناك العديد من الأدوات المتاحة. تساعد هذه الأدوات في تقليل الجهد اليدوي وتوفير الوقت. فيما يلي بعض من أفضل أدوات إدارة المهام.
# 1. برنامج إدارة المهام
يعد استخدام برامج إدارة المهام المجانية الطريقة الأكثر فعالية لإدارة مهامك. يتضمن جميع الميزات التي تحتاجها ، مثل التذكيرات والأحداث المتكررة ومتتبعات الوقت والإشعارات التلقائية ومهام العمل. يجعل نظام إدارة المهام من السهل التعاون ليس فقط مع زملائك في الفريق ولكن أيضًا مع جميع أصحاب المصلحة الآخرين. هناك العديد من الأدوات المتاحة عبر الإنترنت بدرجات متفاوتة من التعقيد والميزات ، مما يجعل من السهل العثور على أفضل ما يناسب شركتك.
# 2. قوائم المهام
تعد قوائم المهام من أكثر أدوات إدارة المهام شيوعًا. يستخدم الأشخاص قوائم المهام كل يوم لإدارة مهامهم. الميزة الرئيسية هي أنه سهل الاستخدام ؛ كل ما تحتاجه هو قلم وورقة. يعد فحص الأشياء أمرًا ممتعًا أيضًا بطريقة لا ترضيها أي شيء آخر. بينما تعد قائمة المهام مفيدة لإدارة القوائم والمهام البسيطة ، إلا أنها غير كافية لعناصر العمل الأكثر تعقيدًا التي تحتوي على العديد من الأشخاص والتبعيات.
# 3. لوحات كانبان
تعد لوحات كانبان طريقة ممتعة لتنظيم مهامك. هناك العديد من الإصدارات عبر الإنترنت من لوحة كانبان ، ولكن يكفي استخدام السبورة البيضاء وبعض الملاحظات اللاصقة. يُسهل التمثيل المرئي للمهام على العديد من الأشخاص الحصول على تحديث للحالة في الحال. تتضمن الإصدارات عبر الإنترنت ميزات أكثر تقدمًا مثل حالات المهام المخصصة وطرق العرض بناءً على متطلبات عملك.
# 4. جداول البيانات
غالبًا ما تُستخدم جداول البيانات أيضًا لتتبع المهام نظرًا لسهولة العثور عليها واستخدامها. يمكن استخدام أي برنامج جداول بيانات ، مثل قوائم المهام ، لتعبئة عناصر عملك وتتبعها. يسهل جدول البيانات أيضًا إدارة البيانات ومشاركتها. العيب هو أن ميزات إدارة المهام المتقدمة مثل تعقب الوقت والتقدم وأتمتة سير العمل وإدارة الموارد غير متوفرة.
# 5. مخططات غانت
يمكن أيضًا استخدام مخططات جانت ، التي تُستخدم بشكل أكثر شيوعًا لتخطيط المشاريع ، لإدارة المهام. التمثيل المرئي ، على غرار لوحات Kanban ، يمكّن الجميع من اعتماد وإدارة العمل بسهولة باستخدام هذه الأداة. إنها أيضًا طريقة دقيقة لتمثيل العمل في الوقت الفعلي بسبب ميزات مثل إدارة التبعية والمسار الحرج وخطوط الأساس. هناك عدة أنواع من برامج جانت عبر الإنترنت بالإضافة إلى إصدارات مجانية متوفرة كجزء من برنامج إدارة المهام.
لماذا نحتاج إلى نظام إدارة مهام مجاني؟
فيما يلي أهم خمسة أسباب تدفعك إلى دمج تطبيق إدارة المهام المجاني في نظام عملك.
# 1. يعزز التعاون والتنسيق بشكل أفضل
تتمثل إحدى أهم مزايا أداة إدارة المهام في أنها تعمل على تحسين التعاون بين مختلف الفرق داخل الأقسام وفيما بينها والتي تعمل على إكمال مهمة مشتركة. كل عضو في الفريق لديه أدوار ومسؤوليات محددة ، بغض النظر عن حجم المشروع أو صغره. يعد الحفاظ على الاتصال المستمر داخل المجموعة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح تنفيذ المشروع وإطلاقه في الوقت المحدد.
علاوة على ذلك ، فإن نظام إدارة المهام المجاني يبقي الجميع على اطلاع دائم ويحسن التعاون. لذلك ، يمكن لأعضاء الفريق مشاركة أسئلتهم أو تحديثات الحالة بسهولة مع الشخص المناسب لتلقي المساعدة الفورية. يسمح نظام إدارة المهام مفتوح المصدر أيضًا للفريق بمشاركة الملفات والوثائق مع إبقاء الجميع على اطلاع على آخر المستجدات.
# 2. يحسن التخطيط والتنفيذ.
إذا كنت تريد تجنب إضاعة الوقت والطاقة ، فإن التخطيط أمر لا بد منه. تخطيط المشروع ضروري لكل مرحلة من مراحل دورة تطوير المشروع. يمكن للمديرين استخدام برنامج إدارة المشروع لتعيين المهام لأعضاء الفريق المختلفين وفقًا لقدراتهم وتنفيذ المشروع بشكل صحيح. يستغرق تخطيط المشروع وقتًا طويلاً لأن الفريق يجب أن يحدد جميع الخطوات الرئيسية. يسمح نظام إدارة المهام مفتوح المصدر للإدارة باختيار ترتيب المهام.
# 3. يساعد في تخصيص الموارد
يصعب على الإدارة تخصيص الموارد بناءً على صعوبة المهام وقدرات الموارد. لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة ، يجب إدارة الموارد بكفاءة.
تساعد أداة إدارة المهام أيضًا الشركات على تحديد المواد والموارد والأدوات. من الضروري أن تعمل دورة حياة المشروع بسلاسة. جيد أداة إدارة المشاريع يمكن أيضًا أن يساعد الشركات على تجنب توظيف موارد غير ضرورية ، مما يقلل من النفقات العامة ويزيد عائد الاستثمار بمرور الوقت.
# 4. يحسن سير عمل الفريق
تسهل أداة إدارة المهام إبقاء الجميع على اطلاع. يمكن أن تعمل الأداة أيضًا كمنصة تجمع جميع أعضاء الفريق معًا وتجبرهم على التعاون. يمكن لمدير المشروع تتبع أنشطة مختلف أعضاء الفريق بسهولة والتحقق من حالة المهام المعينة في الوقت الفعلي.
من الممكن أيضًا تحديد المدة التي سيستغرقها إكمال المهمة. يعد تطبيق إدارة المهام مفيدًا بشكل خاص للمشاريع الكبيرة لأن المدير يمكنه تجميع أعضاء مختلفين معًا للعمل التعاوني. نتيجة لذلك ، يمكن للشركة جني ثمار سير العمل الجماعي القوي وتحقيق جميع أهدافها في الوقت المحدد.
# 5. المراقبة المستمرة للمهام
لتحقيق النجاح على المدى الطويل والتسليم في الوقت المحدد ، يجب على الشركات تتبع أداء المشروع في كل مرحلة. تقوم أداة إدارة المهام بتتبع كل مهمة من أجل تحقيق هذا الهدف بأكبر قدر ممكن من السلاسة. من خلال هذه الأداة ، يمكن لإدارة الشركة أيضًا الحصول على بيانات الأداء لكل عضو في الفريق ومراقبة كل مرحلة من مراحل المشروع بشكل مستمر. يساعد الشركة في تحسين فعالية جميع المشاريع.
ما هي مهارات إدارة المهام؟
تسمح لك قدرات إدارة المهام بالعمل بشكل أكثر كفاءة وفعالية مع وقتك. إنها مهارات شخصية - خصائص شخصية مفيدة في مجموعة متنوعة من المهن والمواقف المهنية. إدارة الوقت ضرورية لأي موظف في أي مجال. إنها تمكنهم من قضاء وقت أقل في المهام غير الأساسية والمزيد من الوقت في المهام المهمة.
أمثلة على مهارات إدارة المهام
فيما يلي بعض الأمثلة على المهارات المتعلقة بإدارة المهام:
# 1. جدولة فعالة
جدولة المهام هي عنصر أساسي في إدارة المهام. يسمح لك بتنظيمها بشكل أكثر فعالية. يسمح لك الجدول الزمني المُخطط جيدًا أيضًا بالاستفادة القصوى من وقتك المهني ، مما قد يمنعك من التشتت. يسمح لك الاحتفاظ بجدول يومي وأسبوعي وشهري بالبقاء على اطلاع على كل مهمة وتقدير مدتها أو تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية.
# 2. تحديد الأولويات الفعال
قد تكون بعض واجباتك أكثر إلحاحًا من غيرها ، لكن هذا سيختلف وفقًا لمهنتك. يمكن أن تؤدي القدرة على تقييم أهميتها بشكل صحيح وتنفيذها بناءً على أولويتها إلى تحسين كل من كمية وجودة عملك. يعد تحديد الأولويات جزءًا مهمًا من الجدولة الفعالة لأنه يتيح لك القيام بمزيد من العمل مع تخصيص المزيد من الطاقة والتركيز على المهام الأكثر أهمية بالنسبة لك.
# 3. إدارة عبء العمل
في حين أن تخصيص أكبر قدر ممكن من الوقت لمهامك يمكن أن يؤدي إلى إنتاجية عالية على المدى القصير ، فمن المحتمل أيضًا أن يؤدي إلى الإرهاق والإرهاق على المدى الطويل. يتمثل أحد الجوانب المهمة لإدارة المهام في تقييم سعة عبء العمل لديك وتعديل خططك وفقًا لذلك. يتيح لك الأداء على مستوى عالٍ لفترات زمنية أطول ، مما يجعلك مرشحًا أكثر جاذبية لأصحاب العمل.
# 4. الاهتمام بالتفاصيل
يتطلب تحليل تفاصيل كل مهمة وتحديد أهميتها اهتمامًا شديد التطور بالتفاصيل. يمكن أن تساعدك هذه القدرة في تقييم الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة ، والتي يمكن أن تحسن جدولتك. بصرف النظر عن مساعدتك في تحديد أولويات مهامك وجدولتها ، فإن الاهتمام الشديد بالتفاصيل يزيد من احتمالية إكمالها بنجاح.
# 5. تفويض فعال
اعتمادًا على وظيفتك ، قد تتمكن من تفويض بعض مسؤولياتك. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجية كل من أنت ومؤسستك. التفويض هو مهارة إدارة مهام مهمة بشكل خاص إذا كنت تعمل في الإدارة وتشرف على مهام الآخرين بالإضافة إلى مهامك.
# 6. قدرات التفكير النقدي المتقدمة
إن اختيار المهام التي يجب تحديد أولوياتها والمدة التي سيستغرقها إكمالها ليس دائمًا قرارًا سهلاً. ومع ذلك ، يمكنك تحسين جودة اتخاذ القرار من خلال القدرة على التفكير النقدي وتحديد الحجج المنطقية لكل قرار. يمكن أن يساعدك هذا في إدارة مهامك بشكل أفضل. إذا شكك رئيسك في جدولك الزمني ، فيمكن أن يساعدك التفكير النقدي في تبرير ذلك.
كيف يمكنني تحسين إدارة المهام؟
ضع في اعتبارك اتباع هذه الخطوات لتحسين مهاراتك في إدارة المهام:
# 1. حدد فترات ذروة الإنتاجية.
يقضي معظم الناس أوقاتًا معينة من اليوم أو الأسبوع يكونون فيها في ذروة إنتاجيتهم. تتيح لك معرفة أوقات الذروة جدولة مهامك الأكثر صعوبة خلال تلك الأوقات. يمكن أن يساعدك هذا في إكمال تلك المهام بسرعة وكفاءة أكبر ، مما يمنحك مزيدًا من الوقت لإكمال المهام الأقل أهمية عندما لا تكون في ذروة مستوى إنتاجيتك.
# 2. جدولة المهام الرئيسية في التقويم الخاص بك.
تُعرف عملية تخصيص مقدار معين من الوقت في التقويم الخاص بك لمهمة معينة باسم حظر الوقت. يتيح لك ذلك تنظيم جدولك الزمني بشكل أفضل وزيادة كفاءتك. على الرغم من أن هذا سيؤدي على الأرجح إلى تحسين إدارة وقتك ، إلا أنه لا يزال يتعين عليك التحلي بالمرونة الكافية لإعادة جدولة المهام المختلفة في حالة الطوارئ.
# 3. مراقبة تقدم المهام الفردية
يمكنك تتبع تقدم كل مهمة رئيسية بالإضافة إلى تخصيص الوقت لها. معرفة مقدار العمل المتبقي لإنجاز مهمة ما يمكن أن يحفزك ويسمح لك بتقدير الوقت المطلوب لإكمالها. كما يوضح لك أجزاء المهمة التي استغرقت وقتًا أطول مما ينبغي ، مما يساعدك على تحسين كفاءتك في المستقبل.
هل Jira أداة لإدارة المهام؟
نعم ، يتيح لك Jira Core و Confluence تعيين المهام وتنفيذها وتتبعها عبر الإنترنت.
وفي الختام
توفر أداة إدارة المهام مفتوحة المصدر العديد من الفوائد للمؤسسات الحديثة ، بدءًا من تحسين سير العمل إلى زيادة الإنتاجية ، مما يؤدي إلى زيادة عائد الاستثمار بمرور الوقت. كل ما عليك فعله هو اختيار تطبيق إدارة مهام يمكن الاعتماد عليه وجاهز للمستقبل يقبله الموظفون ويستخدمونه بسهولة.
الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة المهام
ما هي العناصر الأربعة لإدارة المهام؟
القيام ، والتأجيل (التأخير) ، والتفويض ، والحذف هي أربعة Ds (إسقاط). يتيح لك وضع مهمة أو مشروع في إحدى هذه الفئات إدارة وقتك المحدود بشكل أفضل والتركيز على ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك.
كيف يمكنك تتبع جميع المهام في العمل؟
كيفية تتبع المهام في العمل
- قم بإنشاء قوائم المراجعة الخاصة بك في الوقت المناسب.
- أضف المهام إلى جدولك.
- قم بسحب وإسقاط تتبع الوقت للمهام.
- تتبع حالة جميع المهام.
كيف يمكنني تتبع المهام لمشاريع متعددة؟
فيما يلي سبع استراتيجيات لإدارة وتتبع مشاريع متعددة.
- خطط مسبقا.
- استفد من كل أداة تحت تصرفك.
- نظم مهامك.
- راجع خطتك بانتظام.
- افهم متى تفوض.
- حافظ على تركيزك.
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة المهام: 24 من أفضل أدوات إدارة المهام للفرق [2022]
- أدوات إدارة العمل: معناها ، والأمثلة ، وأفضل أدوات إدارة العمل المجانية
- أدوات إدارة المشاريع Excel مجانًا: كل ما تحتاج إلى معرفته وأنواعه وأدواته المجانية للاستخدام
- ما هي دورة العمل؟ - التعريف ، الأسباب الداخلية والخارجية
- 6 نصائح للقيام بأعمال أتمتة المهام بشكل صحيح
مراجع حسابات
