أحد أصعب جوانب إدارة المشروع هو إدارة الوقت بشكل فعال. بصفتك مديرًا للمشروع ، لديك متسع من الوقت. غالبًا ما تكون هناك أهداف متنافسة يجب التعامل معها ، ناهيك عن مطالب فريقك وتوقعات العملاء وأصحاب المصلحة. يمكن أن يكون كل شيء ساحقًا إلى حد ما (حسنًا ، كثيرًا). لذلك سنخوض في التفاصيل حول عملية إدارة الوقت في إدارة المشروع وستكتشف الأدوات والبرامج التي ستساعدك في عملية إدارة الوقت.
ما هي إدارة الوقت في إدارة المشاريع؟
يتم تعريف إدارة الوقت على أنها مقدار الوقت المستغرق في المشروع ومقدار التقدم المحرز. إنه أحد أهم جوانب ادارة مشروع والذي يهتم به معظم مديري المشاريع. إدارة الوقت تمكنك من ذلك جدولة ومراقبة إنجاز المشروع. ببساطة ، هو تطوير وجدولة الوقت لإنجاز المشروع.
لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة للغاية في المشاريع؟
إدارة الوقت هي عنصر أساسي في إدارة المهام. يساعد في تقسيم المشاريع وتعيين المهام وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد. لحسن الحظ ، مع القليل من الجهد ، يمكنك استخدام تقنيات إدارة الوقت التي لن تجعلك أكثر كفاءة فحسب ، بل قد تجعل حياتك العملية أكثر متعة أيضًا.
يمكن تصنيف هذه التكتيكات إلى ثلاث فئات عامة:
- عملية إدارة وقت المشروع
- وضع أفضل ممارسات إدارة الوقت موضع التنفيذ
- الاستفادة من أدوات إدارة وقت المشروع المناسبة
بالطبع ، هناك بعض التداخل داخل هذه الفئات ، لذلك لا تفكر فيها على أنها مراحل يجب إكمالها بترتيب معين. بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك احتياجات فريقك والعمل الأكبر ، ثم ابدأ بتطبيق التقنيات التي يبدو أنه من المرجح أن يكون لها تأثير.
عملية إدارة وقت المشروع
تتكون عملية إدارة وقت المشروع من ست عمليات. دعونا نراهم بالتفصيل أدناه.
# 1. صنع خطة المشروع
التخطيط هو عنصر حاسم في إدارة المشروع. يقع على عاتقك كمدير مشروع تطوير خطة المشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، فإن خطة المشروع هي "الوثيقة التي تحدد كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه".
يحدد أهداف مشروعك ونطاقه ويعمل كنقطة مرجعية رسمية لفريق المشروع والشركة الأوسع و أصحاب المصلحة في المشروع. ببساطة عن طريق وضع استراتيجية قوية ، ستوفر على نفسك وفريقك قدرًا كبيرًا من الوقت والإحباط أثناء تقدم المشروع.
# 2. إجراء لإدارة جداول المشروع
هذه هي أهم عملية في عملية إدارة وقت المشروع. الجدول الزمني للمشروع هو أكثر بكثير من مجرد تقويم بسيط. يحدد الجدول الزمني للمشروع بالإضافة إلى الموارد التنظيمية اللازمة لإنجاز كل مهمة. يجب أن يكون لكل عضو في الفريق حق الوصول إلى الجدول الزمني للمشروع. هدفها هو نقل المعلومات الحيوية إلى الفريق ، وبالتالي يجب أن تكون شاملة وسهلة الفهم.
ترتبط عدة مراحل في تطوير الجدول الزمني للمشروع ارتباطًا مباشرًا بإدارة الوقت ، وهي مترابطة. فيما يلي بعض مناهج إدارة الوقت في المشروع التي يجب إكمالها بالترتيب التالي:
# 3. حدد أنشطة المشروع
يمكن أن يكون هذا أساسيًا مثل إعداد قائمة بالمهام التي يجب إنجازها لإكمال مشروعك. في حالة المشاريع الكبيرة ، قد يكون من المفيد تنظيم هذه المهام في شكل هيكل تقسيم العمل (WBS) ، وهو مخطط يصور المهام ومهامها الفرعية.
# 4. تحديد التبعيات
بمجرد تحديد جميع أنشطة المشروع ، فكر جيدًا في كل منها لتحديد ما إذا كانت المهام تعتمد على الآخرين. إذا كنت تقوم ببناء منزل ، على سبيل المثال ، لا يمكنك وضع السقف عليه حتى ينتهي الإطار. من الأهمية بمكان أن تحدد بدقة جميع تبعيات وظيفتك بحيث يمكنك الجدولة بدقة وتجنب التأخيرات.
# 5. ترتيب الأنشطة في تسلسل منطقي
يمكنك تسلسل عملياتك بمجرد تحديد تبعياتها. في هذه المرحلة ، لم تقم بتعيين أي وقت لأنشطتك من حيث ساعات العمل أو تواريخ الاستحقاق. بدلاً من ذلك ، أنت تركز على الترتيب الذي يجب أن تكتمل به جميع أنشطة المشروع لإنشاء التدفق الأكثر كفاءة.
# 6. فترات التقدير والموارد
أفضل طريقة لتقدير المدة هي استخدام البيانات من وظائف سابقة مماثلة. إذا لم يكن لديك أي بيانات للعمل معها ولا توجد معايير صناعية يمكنك الرجوع إليها ، فقم بتخمين متعلم بناءً على متوسط الاحتمالات الأفضل والأسوأ والأكثر ترجيحًا. تقدير الموارد المطلوبة لكل نشاط مشروع.
تذكر أن تخصيص الموارد له تأثير على جدولك ؛ إذا كان نفس عضو الفريق مسؤولاً عن العديد من المهام ، فلا يمكن إجراؤها في نفس الوقت ، مما يؤثر على جدولك الزمني.
تطبيق تقنيات إدارة الوقت بكفاءة
ستكون بداية جيدة إذا كنت تخطط مسبقًا وتوظف أدوات إدارة المشروع الصحيحة. حان الوقت الآن لإضافة بعض أساليب إدارة الوقت لإدارة مشروعك.
# 1. قم بعمل قوائم مهام
قم بإنشاء قوائم مهام لنفسك ، منفصلة عن قائمة عمل مشروعك (رغم أن ذلك أمر حيوي) ، وحث زملائك على فعل الشيء نفسه. من الضروري تطوير قائمة مهام لفترة زمنية محددة ، حتى لو كان يومًا واحدًا فقط.
# 2. ضع الأولويات
كانت آيفي لي خبيرة أمريكية في العلاقات العامة ، لكن الطريقة التي تحمل اسمه تدور حول الإنتاجية. طريقته المكونة من خمس خطوات لإنجاز المزيد بسيطة للغاية ، لكن لا تستبعدها. لأكثر من قرن من الزمان ، ساعدت الأشخاص في شطب بعض العناصر من قوائم مهامهم.
- اكتب الأشياء الستة - والستة فقط - الأهم التي تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي في نهاية يوم عملك.
- فرز المهام حسب الأهمية.
- امنح انتباهك الكامل للمهمة رقم 1 عندما تعود إلى العمل في صباح اليوم التالي. اعمل على هذه المهمة حتى تنتهي قبل الانتقال إلى المهمة رقم 2.
- كرر للمهمة رقم 2 وهكذا أسفل القائمة. إذا أوقفتك حالة طوارئ حقيقية ، فارجع إلى مهمتك في أسرع وقت ممكن.
- قم بعمل قائمة بست أولويات ليوم العمل التالي في نهاية اليوم ، مع نقل أي عناصر معلقة.
# 3. تجنب المشتتات.
كما ذكرنا سابقًا ، الانتباه أمر بالغ الأهمية لإنجاز الأمور وإدارة وقتك بشكل فعال. خصص وقتًا للعمل المركز على مهامك. يمكنك أيضًا جدولة المواعيد في التقويم الخاص بك حتى يعرف فريقك أنك مشغول.
# 4. تعيين المندوبين
إذا لم يكن لديك ما يكفي من الوقت لإكمال قائمة عملك ، ففكر في تفويض المسؤوليات لأعضاء آخرين في فريقك. كونك مدير مشروع فعال لا يعني القيام بكل العمل بنفسك. يستلزم التأكد من اكتمال العمل وإتمامه بشكل جيد ، بغض النظر عمن يقوم به.
# 5. حدد الاختناقات
إذا كان فريقك يتأخر باستمرار عن الجدول الزمني ، فراجع سير عملك لترى أين توجد الاختناقات. عندما يكون أعضاء الفريق مثقلين بالأعباء ، فهذا سبب سائد.
استخدام أدوات وبرامج إدارة وقت المشروع المناسبة
على مدى السنوات القليلة الماضية ، توسع عالم إدارة المشاريع الرقمية بشكل كبير ، مما منح مديري المشاريع من جميع المستويات عددًا كبيرًا من الأدوات للمساعدة في إدارة المشروع والوقت.
فيما يلي بعض الأدوات لمساعدتك على إدارة وقتك في إدارة المشروع:
# 1. أنظمة كانبان
لوحة كانبان هي نوع من إدارة المشاريع المرئية التي تتيح لكل فرد في الفريق رؤية المشروع ومهامه في لمح البصر. يتم تمثيل كل مهمة ببطاقة تحتوي على معلومات مهمة مثل الشخص المخصص للمهمة وتاريخ الاستحقاق.
# 2. ضابط الوقت
يتطلب كل جزء من مشروعك وقتًا ، ولكن عندما تصل إلى نهاية المشروع ، قد يكون من الصعب تحديد من قضى مقدار الوقت في أنشطة معينة عند النظر إلى لوحة معلومات المشروع. إذا كان لديك مشروع مشابه قادم ، فأنت تشعر أنه يجب عليك معرفة مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مهمة ومرحلة مشروع ، ولكن إذا لم يكن فريقك قادرًا في السابق على قياس وقتهم ، فهذه لعبة تخمين نوعًا ما.
يساعد متعقب وقت المشروع المختص في الفوترة غير الدقيقة وإدارة الفريق الذكية والتخطيط الدقيق.
# 3. أداة للتعاون
تهدر العديد من الفرق الوقت نتيجة لأدوات الاتصال غير الفعالة. في بعض الأحيان يصعب استخدام الأدوات ؛ في أوقات أخرى ، هناك العديد من قنوات الاتصال ويفشل الأشخاص في التحقق منها جميعًا. قد يستغرق التحقق من جميع القنوات (البريد الإلكتروني ، والرسائل القصيرة ، والرسائل الفورية ، والبريد الصوتي ... والقائمة تطول وتطول!) الكثير من الوقت. يعد تبسيط قنوات الاتصال الخاصة بفريقك جزءًا من الإدارة الجيدة للوقت.
يمكنك استخدام برنامج إدارة وقت المشروع ، والذي يتضمن جميع الميزات المطلوبة لإدارة مشاريعك بشكل فعال.
أفضل برامج إدارة وقت المشروع
# 1. ProofHub
تتمثل أهم ميزة لـ ProofHub في أنها توفر حلاً "الكل في واحد" لإدارة وقت المشروع والتواصل. بصرف النظر عن برنامج تتبع الوقت ، فإنه يحتوي أيضًا على مجموعة متنوعة من الميزات الأساسية الأخرى مثل التدقيق ، ووضع العلامات البيضاء ، والمهام ، ولوحات Kanban ، و Gantt Charts ، والتقارير ، والدردشة ، والتقويم لمساعدة الفرق في القيام بالمزيد في وقت أقل.
# 2. Toggl
Toggl هو برنامج بسيط لمراقبة الوقت يمكنك إضافته إلى أدواتك الحالية لمساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية على مدار اليوم. ومع ذلك ، فإن قدراتها محدودة نوعًا ما. قد لا يرقى موقع Toggl إلى مستوى توقعاتك وتوقعات فريقك ، خاصة إذا كنت تحتاج إلى تتبع شامل لوقت المشروع. كثيرا ما يتم الإشادة بالأداة لسهولة استخدامها.
# 3. هوبستاف
Hubstaff هي أداة أخرى شائعة لإدارة الوقت تتضمن إدارة وقت المشروع. في شكل تقارير النشاط ، يتتبع البرنامج الوقت الذي يقضيه في العمل وكذلك وقت فراغ موظفيك. كما يوفر عرض تقويم قابل للتكوين يسمح لك بمشاهدة إدخالات الوقت على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري. هذه ميزة رائعة للتحليل المستمر لأداء فريقك وإدارة المشاريع.
# 4. كليك تايم
ClickTime هو برنامج تتبع الوقت لإدارة ميزانية المشروع الذي يوفر بيانات في الوقت الفعلي عن ساعات الموظفين ، والتوافر ، والنفقات. يساعدك في التنبؤ بمتطلبات المشروع من خلال تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الفريق في أي مشروع. ومع ذلك ، يحتوي البرنامج على منحنى تعليمي ، وإعداد التقارير صعب وغير متسق.
# 5. العمل بروح الفريق الواحد
باستخدام Teamwork ، يمكنك تقدير مقدار الوقت الذي تعتقد أنه سيستغرقه لإكمال المهام ثم تتبع وقتك الفعلي مقابل هذا التقدير. يسمح لك بتتبع المدة التي تستغرقها الأنشطة حتى تتمكن من التخطيط للعمل لفريقك.
إذا كنت تتلاعب دائمًا بالمواعيد النهائية والتسليمات ، فمن المحتمل أن تستفيد من برنامج إدارة وقت المشروع.
فوائد استخدام إدارة وقت المشروع
الإدارة الفعالة للوقت لها تأثير إيجابي على الحياة المهنية والشخصية للجميع. تتمتع إدارة وقت المشروع أيضًا بالمزايا التالية:
وصول للهدف
تساعد استراتيجيات إدارة الوقت في إكمال المشاريع ولها تأثير على الأهداف الشخصية والمهنية المتنوعة.
يعزز الإنتاجية
تعمل إدارة الوقت في المشاريع على تعزيز الإنتاجية وتساعدك على التركيز على الأشياء الأكثر أهمية. أنها تمكنك من تحديد أولويات أنشطتك.
يقلل من الإجهاد
تستخدم إدارة وقت المشروع الاستراتيجيات والبرامج التي تساعد على تخفيف التوتر الذي يصاحب الالتزام بالمواعيد النهائية.
يقلل من الأخطاء
يتيح لك التركيز على منطقة واحدة من المشروع إكمال العمل بشكل صحيح وكذلك تجنب ارتكاب الأخطاء على المدى الطويل.
يؤدي إلى الخبرة
يعد الجدول الزمني للمشروع قابلاً للتطبيق ويسمح للفرق برؤية ما يتعين عليهم القيام به ومتى يتعين عليهم القيام بذلك. هذا يؤدي إلى الخبرة والكفاءة في جميع جوانب عملهم.
فرص أكبر
تساعد إدارة وقت المشروع الفرق أو الأقسام في أن تكون أكثر فعالية في إدارة المشاريع واستكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. هذا يبني القدرة على فعل المزيد في المستقبل.
قطع الزيادات
فهو يساعد على إبقاء إنفاقك تحت السيطرة من خلال خفض التكاليف ويؤكد أيضًا لأصحاب المصلحة أن أموالهم تُنفق بحكمة.
وفي الختام
الوقت ، مثل المال ، قيمة ومحدودة. الأشخاص الذين يستخدمون تقنيات إدارة الوقت الفعالة ؛
- أكثر كفاءة
- لديك قدرة أكبر على التحمل
- تشعر بتوتر أقل
- أكمل المهام الإضافية.
- إنهم سعداء بأنفسهم.
نتيجة لذلك ، من الجيد معرفة أفضل طريقة لإدارة الوقت تناسبك. لذلك هناك لديك. أطيب التمنيات!
الأسئلة الشائعة حول إدارة وقت المشروع
ما هي العناصر الأربعة للإدارة الفعالة للوقت؟
الأربعة Ds هي: القيام والتأجيل (التأخير) والتفويض والحذف (الإفلات).
ما هي الخطوة الأولى في إدارة الوقت؟
تتبع النشاط هي الخطوة الأولى في تحديد الأهداف وإدارة الوقت لأنها تضع معايير لتقييم تقدمك.
ما هي بعض الأمثلة على أدوات إدارة الوقت
التقاويم وبرامج تدوين الملاحظات ومتعقبات الوقت وتطبيقات إدارة الوقت المحددة وما إلى ذلك.
